Informácie o platbe a doručení

Spôsoby platby

Platíte buď prevodom na náš nemecký obchodný účet, kreditnou kartou (cez Stripe) alebo PayPal; ďalšie spôsoby platby ako iDEAL alebo Bancontact môžu byť ponúknuté v procese objednávky cez Mollie. Údaje o platbe spracúva príslušný poskytovateľ platobných služieb; úplné údaje o karte sa nedostanú do našich systémov.

Platobný plán pri projektoch

Služby projektu sú, ak ponuka neurčuje inak, splatné na 50 % pri zadaní zákazky a 50 % pri dodaní. Mesačné balíky sú fakturované mesačne vopred. Každá faktúra presne zodpovedá ponuke – položky, ceny, DPH; žiadne prekvapivé položky neexistujú.

Faktúry a uchovávanie

Faktúry dostávate elektronicky ako PDF s uvedenou DPH a všetkými povinnými údajmi; v zákazníckej sekcii sú trvalo k dispozícii na stiahnutie. Pre obchodných zákazníkov v krajinách EÚ s platným IČ DPH uplatňujeme režim reverse charge, faktúra obsahuje príslušnú poznámku.

Dodávka digitálnych služieb

Dodáva sa elektronicky: ako nasadenie do vašich systémov, ako preberací balík na stiahnutie alebo nahraním do CMS – ako bolo dohodnuté v ponuke. Termín dodania je uvedený v zmluve; o predvídateľných oneskoreniach vás informujeme bez výzvy a pred termínom, nie až po ňom.

Omeškanie platby a pozastavenie

V prípade omeškania s platbou platia zákonné pravidlá (§ 288 BGB); pred každou upomienkou nasleduje priateľská pripomienka. Pri závažnom omeškaní môžeme po oznámení pozastaviť prebiehajúce služby; už dodané a zaplatené pracovné výsledky tým nie sú dotknuté.

Príklad z praxe: Ako prebieha typická platba za projekt

Predstavte si, že nás poveríte prekladom a lokalizáciou vašej firemnej webovej stránky. V ponuke je dohodnutá pevná cena 5 000 eur, splátkový kalendár 50 % pri objednávke, 50 % pri dodaní. Po vašej objednávke dostanete potvrdenie objednávky a prvú faktúru na 2 500 eur. Sumu poukážete na náš nemecký podnikateľský účet alebo zaplatíte kreditnou kartou cez Stripe – príjem platby je automaticky zaznamenaný v našom systéme. Začneme s prácou. Hneď ako sú preklady a úpravy dokončené, doručíme lokalizovaný balík webovej stránky ako odkaz na stiahnutie alebo ho priamo nahrajeme do vášho systému na správu obsahu. Súčasne vystavíme druhú faktúru na zvyšných 2 500 eur. Obe faktúry obsahujú presne položky z vašej ponuky vrátane dane z pridanej hodnoty. Ak si želáte oslobodenie od dane (Reverse-Charge), potrebujeme vaše platné IČ DPH pred vystavením faktúry. Po úplnom zaplatení máte trvalý prístup ku všetkým faktúram vo vašom zákazníckom portáli.

Časté nedorozumenia ohľadom platby a dodania

Častým nedorozumením je splatnosť zálohovej platby: Niektorí zákazníci predpokladajú, že prvá splátka je splatná až pri dodaní alebo po čiastočnom plnení. V skutočnosti je prvá splátka vo výške 50 % – ak nie je v ponuke uvedené inak – splatná už pri objednávke, teda pred začatím prác. To slúži na zabezpečenie plánovania a pokrýva naše náklady na počiatočnú organizáciu projektu. Ďalšie nedorozumenie: Termín dodania je záväzný až po úplnom zaplatení. Správne je: Termín dodania je uvedený v zmluve a je nezávislý od prijatia platby. O prípadných oneskoreniach vás včas informujeme, bez ohľadu na to, či ste už zaplatili prvú splátku. Aj pozastavenie prebiehajúcich služieb pri omeškaní s platbou býva často nesprávne chápané: Služby pozastavujeme až po oznámení, a to iba pri výraznom omeškaní. Už dodané a zaplatené výsledky práce tým nie sú dotknuté. Nakoniec fakturácia: Vždy dostanete faktúru s uvedenou DPH, pokiaľ nie ste podnikateľský zákazník z inej krajiny EÚ a máte platné IČ DPH – vtedy na doklade uvedieme režim Reverse-Charge.

Čo tieto informácie pre vás konkrétne znamenajú

Z platobných a dodacích informácií pre vás ako zákazníka vyplýva jasný postup. Presne viete, kedy je ktorá platba splatná a v akej forme dostanete svoju službu. Pri projektoch s 50/50 platobným plánom sa viažete prvou splátkou: už vtedy máte zákonný nárok na zmluvne dohodnutú službu, aj keď sa ešte nezačalo pracovať. Naopak, druhou splátkou si poisťujeme, že zaplatíte po dodaní. Pre vás to znamená: naplánujte platby podľa fáz projektu. Pri mesačných balíkoch (napr. údržba alebo správa obsahu) sa fakturuje mesačne vopred – platíte teda vždy za nasledujúci mesiac. Tým sú vaše náklady kalkulovateľné. Elektronické faktúrovanie vo formáte PDF zaisťuje, že dokumenty máte kedykoľvek k dispozícii, aj o roky neskôr. A ak dôjde k oneskoreniu, profitujete z nášho pravidla informovať vás bez vyzvania a pred termínom dodania – nie až na požiadanie. To vám dáva istotu pri plánovaní vašich vlastných termínov. V prípade omeškania platby z našej strany (napríklad keď musíme uskutočniť dobropis) platia tiež zákonné lehoty – o tomto vás informujeme osobitne.

Súčinnosť s našimi ostatnými smernicami

Tieto platobné a dodacie informácie sú úzko prepojené s našimi ostatnými smernicami. Potvrdenie objednávky, ktoré dostanete po zadaní objednávky, odkazuje na túto stránku aj na naše Všeobecné obchodné podmienky (VOP). Vo VOP sú okrem iného uvedené presné pravidlá týkajúce sa záruky, zodpovednosti a výpovede – dopĺňajú tak platobné a dodacie podmienky popísané tu. Ak si napríklad chcete ponechať faktúru z dôvodu vady, uplatňujú sa zákonné záručné práva, ktoré sú konkretizované vo VOP.

Dôležitú úlohu zohráva aj naše vyhlásenie o ochrane údajov: Údaje, ktoré uvediete v platobnom procese (ako vaša adresa a platobné informácie), sa používajú výlučne na spracovanie transakcie a neposkytujú sa nezúčastneným tretím stranám. Platobní poskytovatelia Stripe, PayPal a Mollie spracúvajú vaše údaje v súlade so svojimi vlastnými zásadami ochrany údajov, na ktoré osobitne upozorňujeme v našom vyhlásení o ochrane údajov. Ak máte otázky týkajúce sa faktúry, kedykoľvek sa môžete obrátiť na náš zákaznícky servis – kontaktné údaje nájdete v tiráži. Jednotlivé smernice spolu tvoria jasný rámec pre našu spoluprácu a predchádzajú nedorozumeniam.

Interný postup u nás

V zákulisí spoločnosti Baduno prebiehajú platobné a dodacie procesy do značnej miery automatizovane. Hneď ako príde objednávka, je zachytená v našom systéme a je vygenerované potvrdenie objednávky. Súčasne naše účtovníctvo vytvorí prvú faktúru podľa platobného plánu stanoveného v ponuke. Táto faktúra je vytvorená ako elektronické PDF a obsahuje všetky zákonom požadované údaje. Pri prijatí platby na náš podnikateľský účet, kreditnú kartu alebo PayPal náš systém automaticky páruje platbu s otvorenou položkou. Pri platbách kreditnou kartou spracovanie prebieha cez Stripe, pričom k nám nedoputujú úplné údaje o karte. Pri fakturácii pre zákazníkov z EÚ s IČ DPH náš tím overuje platnosť identifikačného čísla DPH a v prípade potreby uplatňuje mechanizmus reverse charge. Pri dodaní digitálnych služieb je po dokončení poskytnutý odkaz na stiahnutie alebo je spustené nasadenie do vášho systému. Súčasne s dodaním je vygenerovaná konečná faktúra. Procesy upomienok počítajú s tým, že najskôr je automaticky odoslaná priateľská pripomienka. Až pri ďalšom omeškaní je vykonaná manuálna kontrola naším zákazníckym servisom, predtým ako sa zváži pozastavenie služieb. Všetky kroky procesu sú jasne definované, aby sa zabezpečil transparentný priebeh.

Súčinnosť s našimi ostatnými smernicami

Informácie o platbách a dodaní sú súčasťou nášho rámca smerníc a dopĺňajú ďalšie dokumenty, ako sú Všeobecné obchodné podmienky, Zásady ochrany osobných údajov alebo Poučenie o odstúpení od zmluvy. Napríklad naše VOP stanovujú, kedy dochádza k uzavretiu zmluvy a aké práva a povinnosti existujú – informácie o platbách a dodaní tieto body konkretizujú pre obchodný proces. Zásady ochrany osobných údajov vysvetľujú, ako nakladáme s vašimi osobnými údajmi, najmä v súvislosti so spracovaním platieb prostredníctvom tretích strán, ako sú Stripe alebo Mollie. Poučenie o odstúpení od zmluvy platí pre spotrebiteľov a informuje o práve odstúpiť od zmluvy v určitej lehote – čo môže mať vplyv na platobné povinnosti. Rovnako mechanizmus reverse charge súvisí s pravidlami DPH, ktoré môžu byť podrobnejšie uvedené v našich Všeobecných obchodných podmienkach pre podnikateľov. Tu opísané postupy, ako je automatické vytváranie faktúr alebo proces upomienok, sú zosúladené s našimi internými požiadavkami na dodržiavanie predpisov a zabezpečujú, že dodržiavame všetky zákonné požiadavky. Keď si ako zákazník prečítate informácie o platbách a dodaní, vidíte praktickú implementáciu toho, čo je vo všeobecných pravidlách abstraktne stanovené. Táto súčinnosť vytvára jednotný a transparentný celkový obraz pre našu spoluprácu.

Pojmy zrozumiteľne vysvetlené

Aby sme predišli nedorozumeniam, radi by sme objasnili niektoré kľúčové pojmy z našich platobných a dodacích informácií.

Splatnosť platby označuje okamih, kedy môže byť fakturovaná suma nami zaúčtovaná – nie nevyhnutne okamih prevodu. Pri projektových službách je prvá splátka vo výške 50 % splatná už pri vašom zadaní, teda pred začatím prác. To nám umožňuje spoľahlivé plánovanie a pokrýva počiatočnú organizáciu projektu.

Priebežná platba (akontácia) je čiastočná platba splatná pred úplným poskytnutím služby. V našom štandardnom platobnom pláne ide o dve rovnako veľké splátky. Tento pojem sa odlišuje od zálohy, ktorá sa často považuje za nezáväznú rezerváciu.

Reverse-Charge je mechanizmus v práve DPH EÚ, pri ktorom príjemca služby (teda vy ako obchodný zákazník) odvádza DPH sám. Podmienkou je vaše platné IČ DPH. Faktúru potom vystavujeme v netto sume a uvedieme poznámku.

Pod pojmom deployment sa rozumie technické dodanie digitálnych služieb – napríklad nahranie prekladov do vášho CMS alebo poskytnutie balíka na stiahnutie. Termín dodania v zmluve sa vzťahuje na tento proces.

Pozastavenie prebiehajúcich služieb pri omeškaní platby nastáva len po predchádzajúcom oznámení a týka sa výlučne ešte neposkytnutých služieb. Už dodané a zaplatené pracovné výsledky zostávajú nedotknuté. Vždy dostanete pripomienku pred upomienkou.

Čo to pre zákazníkov konkrétne znamená

Naše platobné a dodacie informácie sú navrhnuté tak, aby vám ako zákazníkom poskytli maximálnu transparentnosť. Konkrétne to znamená:

Od začiatku viete, kedy sú ktoré platby splatné – najneskôr s potvrdením objednávky dostanete prvú faktúru. Prekvapenia v nákladoch sú vylúčené, pretože každá faktúra presne zodpovedá dohodnutým položkám a cenám. Ak si želáte oslobodenie od DPH, vybavíme to na základe vášho platného IČ DPH – jednoduchý proces.

Dodanie digitálnych služieb prebieha podľa dohody v ponuke. Ak by sa malo oneskoriť, budeme vás proaktívne a včas informovať pred termínom. To znamená, že sa nemusíte pýtať sami, ale dostanete od nás včasné oznámenie.

V prípade omeškania platby postupujeme umiernene: pred každou upomienkou dostanete pripomienku. Až pri významnom omeškaní a po oznámení môžeme pozastaviť prebiehajúce služby. Vaše už dodané a zaplatené pracovné výsledky tým nie sú ovplyvnené.

Ako obchodný zákazník v EÚ môžete so svojím IČ DPH využiť Reverse-Charge. Oznamte nám svoje IČ DPH pred vystavením faktúry, aby sme faktúru vystavili správne.

Navyše sú všetky faktúry trvalo k dispozícii na stiahnutie vo vašej osobnej zákazníckej zóne – to zjednodušuje vaše účtovníctvo a archiváciu.

Interný postup u nás

Aby ste mohli sledovať, ako v Baduno interne spracúvame platby a dodávky, poskytujeme stručný prehľad:

Po odoslaní objednávky ju náš systém zaeviduje. Prvá faktúra sa vygeneruje automaticky a odošle na vašu e-mailovú adresu. Zároveň sa vytvorí zákaznícky účet, kde si môžete prezerať všetky faktúry a platby.

Prijaté platby sa účtujú prostredníctvom rozhraní platobných poskytovateľov (Stripe, PayPal, Mollie) alebo pri prevode manuálne. Nezískavame úplné údaje o kreditných kartách – tie spracúva výhradne poskytovateľ platby. Po zaúčtovaní platby sa stav aktualizuje v zákazníckej sekcii.

Pri projektoch začíname pracovať po zaúčtovaní prvej splátky. Termín dodania je stanovený v zmluve a zaznamenaný v našom plánovacom softvéri. Ak sa termín blíži a hrozí oneskorenie, zodpovedný projektový tím vás o tom informuje v predstihu.

Na upomienky používame stupňovitý systém: najprv priateľskú pripomienku platby, potom formálnu upomienku. Až pri výraznom oneskorení a po oznámení dôjde k pozastaveniu prebiehajúcich služieb. Vždy pritom zvažujeme, či ide o prechodný platobný problém.

Všetky operácie sú zdokumentované v našom systéme v súlade s ochranou údajov a pre potreby auditu. Vaše faktúry sú vám k dispozícii natrvalo – aj po ukončení projektu.