Betalnings- & leveransinformation

Betalningssätt

Ni betalar valfritt via banköverföring till vårt tyska företagskonto, med kreditkort (via Stripe) eller med PayPal; ytterligare betalningssätt som iDEAL eller Bancontact kan erbjudas under beställningsprocessen via Mollie. Betalningsuppgifter behandlas av respektive betalningstjänstleverantör; fullständiga kortuppgifter når inte våra system.

Betalningsplan för projekt

Projektarbeten förfaller, om inte offerten anger annat, till 50 % vid uppdrag och 50 % vid leverans. Månadspaket faktureras månatligen i förskott. Varje faktura överensstämmer exakt med offerten – poster, priser, moms; det finns inga överraskningsposter.

Fakturor & arkivering

Fakturor erhåller du elektroniskt som PDF med redovisad moms och alla obligatoriska uppgifter; i kundområdet finns de varaktigt tillgängliga. För företagskunder i EU-området med giltig momsregistreringsnummer tillämpar vi omvänd betalningsskyldighet (reverse charge), och fakturan innehåller en motsvarande anmärkning.

Leverans av digitala tjänster

Leverans sker elektroniskt: som distribution till dina system, som överlämningspaket för nedladdning eller via inläsning i CMS – enligt överenskommelse i offerten. Leveransdatum anges i avtalet; om förseningar kan förutses informerar vi utan uppmaning och före datumet, inte efter.

Betalningsdröjsmål & avstängning

Vid betalningsdröjsmål gäller lagstadgade regler (§ 288 BGB); före varje betalningspåminnelse skickas en vänlig påminnelse. Vi kan efter meddelande avbryta pågående tjänster vid betydande dröjsmål; redan levererade och betalda arbetsresultat påverkas inte.

Praktiskt exempel: Så här går en typisk projektbetalning till

Föreställ er att ni ger oss i uppdrag att översätta och lokalisera er företagswebbplats. I offerten avtalas ett fast pris på 5 000 euro, med betalningsplan 50 % vid uppdrag och 50 % vid leverans. Efter er beställning får ni en orderbekräftelse och en första faktura på 2 500 euro. Ni överför beloppet till vårt tyska företagskonto eller betalar med kreditkort via Stripe – betalningen registreras automatiskt i vårt system. Vi påbörjar arbetet. När översättningarna och anpassningarna är klara levererar vi det lokaliserade webbplatspaketet som en nedladdningslänk eller lägger in det direkt i ert Content Management System. Samtidigt utfärdar vi den andra fakturan på resterande 2 500 euro. Båda fakturorna innehåller exakt samma poster som i ert anbud, inklusive moms. Om ni önskar befrielse från moms (omvänd skattskyldighet), behöver vi ert giltiga VAT-nummer före faktureringen. Efter full betalning har ni permanent tillgång till alla fakturor i ert kundområde.

Vanliga missförstånd om betalning och leverans

Ett vanligt missförstånd gäller förfallodagen för delbetalningen: Vissa kunder antar att den första betalningen förfaller först vid leverans eller efter en delprestation. I själva verket förfaller den första betalningen på 50 % – om inte annat anges i offerten – redan vid uppdraget, det vill säga innan vi påbörjar arbetet. Detta ger planeringssäkerhet och täcker våra kostnader för den initiala projektorganisationen. Ett annat missförstånd: Leveransdatumet skulle vara bindande först efter full betalning. Rätt är: Leveransdatumet anges i avtalet och är oberoende av betalningsmottagandet. Vi informerar dig i god tid vid förväntade förseningar, oavsett om du redan har betalat den första delbetalningen. Även avstängning av pågående tjänster vid betalningsförsening missuppfattas ofta: Vi avbryter tjänster först efter meddelande, och endast vid väsentlig försening. Redan levererade och betalda arbetsresultat påverkas inte. Slutligen faktureringen: Du får alltid en faktura med redovisad moms, om du inte är företagskund inom EU och har ett giltigt momsregistreringsnummer – då tillämpar vi omvänd beskattning på dokumentet.

Vad denna information konkret innebär för dig

Av betalnings- och leveransinformationen framgår en tydlig process för dig som kund. Du vet exakt när vilken betalning förfaller och i vilken form du får din tjänst. För projekt med 50/50-betalningsplan binder du dig med den första delbetalningen: Du har då redan en laglig rätt till den avtalade tjänsten, även om arbetet inte har påbörjats. Omvänt säkerställer vi med den andra delbetalningen att du betalar efter leverans. För dig innebär det: Planera betalningarna i enlighet med projektfaserna. För månatliga paket (t.ex. underhåll eller innehållshantering) faktureras månadsvis i förskott – du betalar alltså alltid för kommande månad. Därmed är dina kostnader förutsägbara. Den elektroniska faktureringen som PDF säkerställer att du alltid kan komma åt dokumenten, även år senare. Och om en försening skulle uppstå drar du nytta av vår regel att informera dig utan uppmaning och före leveransdatum – inte först på förfrågan. Detta ger dig planeringssäkerhet för dina egna deadlines. Vid dröjsmål från vår sida (t.ex. om vi måste utfärda en kreditnota) gäller även lagstadgade tidsfrister – vi informerar dig separat om detta.

Samspel med våra andra riktlinjer

Dessa betalnings- och leveransuppgifter är nära kopplade till våra andra riktlinjer. Orderbekräftelsen du får efter beställning hänvisar både till denna sida och till våra allmänna villkor (AGB). I AGB finns bland annat exakta regler om garanti, ansvar och uppsägning – dessa kompletterar de betalnings- och leveransvillkor som beskrivs här. Om du till exempel vill hålla inne en faktura på grund av ett fel, gäller de lagstadgade reklamationsrätterna som specificeras i AGB.

Även vår dataskyddsinformation spelar en roll: De uppgifter du lämnar i betalningsprocessen (som din adress och betalningsinformation) används endast för att genomföra transaktionen och lämnas inte ut till obehöriga tredje parter. Betaltjänstleverantörerna Stripe, PayPal och Mollie behandlar dina uppgifter enligt sina egna dataskyddsbestämmelser, vilket vi särskilt informerar om i vår dataskyddsinformation. Om du har frågor om en faktura kan du alltid kontakta vår kundtjänst – kontaktuppgifterna finns i impressum. De olika riktlinjerna bildar tillsammans en tydlig ram för vårt samarbete och undviker missförstånd.

Intern process hos oss

Bakom kulisserna hos Baduno löper betalnings- och leveransprocesserna till stor del automatiskt. Så snart en beställning kommer in registreras den i vårt system och en orderbekräftelse genereras. Parallellt skapar vår ekonomiavdelning den första fakturan enligt den betalningsplan som fastställts i offerten. Denna faktura skapas som en elektronisk PDF och innehåller alla lagstadgade obligatoriska uppgifter. När en betalning kommer in via vårt företagskonto, ett kreditkort eller PayPal, matchar vårt system automatiskt betalningen mot den öppna posten. Vid betalningar med kreditkort sker behandlingen via Stripe, utan att fullständiga kortuppgifter hamnar hos oss. För fakturering till EU-kunder utanför Sverige med momsregistreringsnummer kontrollerar vårt team giltigheten av momsnumret och tillämpar vid behov omvänd skattskyldighet. För leverans av digitala tjänster tillhandahålls efter slutförande en nedladdningslänk eller så påbörjas driftsättning i ert system. Samtidigt som leveransen sker genereras slutfakturan. Påminnelseförfarandet innebär att först skickas en vänlig påminnelse automatiskt. Först vid ytterligare försening görs en manuell kontroll av vår kundtjänst innan ett avbrott av tjänsterna övervägs. Alla processsteg är tydligt definierade för att säkerställa en transparent hantering.

Samspel med våra andra riktlinjer

Betalnings- och leveransinformationen är en del av vårt ramverk för riktlinjer och kompletterar andra dokument som allmänna villkor, integritetspolicy eller ångerrättsinformation. Exempelvis reglerar våra allmänna villkor när ett avtal ingås och vilka rättigheter och skyldigheter som gäller – betalnings- och leveransinformationen konkretiserar dessa punkter för den kommersiella processen. Integritetspolicyn förklarar hur vi hanterar dina personuppgifter, särskilt i samband med betalningshantering via tredje parter som Stripe eller Mollie. Ångerrättsinformationen gäller konsumenter och informerar om rätten att ångra avtalet inom en viss tidsfrist – vilket kan påverka betalningsskyldigheter. Även reverse-charge-förfarandet hänger samman med mervärdesskatteregler som kan vara närmare beskrivna i våra allmänna villkor för företagskunder. De processer som beskrivs här, såsom automatisk fakturering eller påminnelseförfarandet, är anpassade till våra interna efterlevnadskrav och säkerställer att vi uppfyller alla lagkrav. När du som kund läser betalnings- och leveransinformationen ser du den praktiska tillämpningen av vad som abstrakt fastställs i de allmänna bestämmelserna. Detta samspel skapar en enhetlig och transparent helhetsbild för vårt samarbete.

Begrepp förklarade på ett förståeligt sätt

För att undvika missförstånd vill vi förklara några centrala begrepp från våra betalnings- och leveransinformationer.

Betalningens förfallodag anger den tidpunkt då fakturabeloppet kan bokföras av oss – inte nödvändigtvis tidpunkten för överföringen. För projektarbeten förfaller den första delbetalningen på 50 % redan vid din beställning, det vill säga innan vi påbörjar arbetet. Detta möjliggör en tillförlitlig planering och täcker den initiala projektorganisationen.

En delbetalning är en betalning som förfaller innan tjänsten är helt utförd. I vår standardbetalningsplan är detta två lika stora delbetalningar. Begreppet skiljer sig från en handpenning, som ofta ses som en icke-bindande reservation.

Reverse-charge-förfarandet är en mekanism inom EU:s mervärdesskatterätt där mottagaren av tjänsten (det vill säga du som företagskund) själv redovisar mervärdesskatten. Förutsättningen är att du har ett giltigt VAT-nummer. Vi fakturerar då netto och anger en anmärkning.

Med deployment avses den tekniska leveransen av digitala tjänster – till exempel att lägga in översättningar i ditt Content Management System eller tillhandahålla ett nedladdningspaket. Leveransdatumet i avtalet avser denna process.

Uppsättandet av pågående tjänster vid betalningsförsening sker endast efter föregående meddelande och påverkar enbart ännu inte utförda tjänster. Redan levererade och betalda arbetsresultat påverkas inte. Du får alltid en vänlig påminnelse före en betalningspåminnelse.

Vad detta konkret innebär för kunder

Våra betalnings- och leveransinformationer är utformade för att ge dig som kund maximal transparens. Konkret innebär det:

Du vet från början när vilka betalningar förfaller – senast med orderbekräftelsen får du den första fakturan. Överraskningar i kostnaderna är uteslutna, eftersom varje faktura exakt motsvarar de överenskomna posterna och priserna. Om du önskar befrielse från moms hanterar vi det baserat på ditt giltiga VAT-nummer – en okomplicerad process.

Leverans av digitala tjänster sker enligt överenskommelse i offerten. Om en försening skulle uppstå informerar vi dig proaktivt och i god tid före datumet. Det innebär att du inte behöver fråga själv, utan du får ett tidigt meddelande från oss.

Vid betalningsförsummelse agerar vi måttfullt: Före varje påminnelse får du en vänlig erinran. Först vid betydande försummelse och efter meddelande kan vi ställa in pågående tjänster. Dina redan levererade och betalda arbetsresultat påverkas inte.

Som företagskund i EU-området kan du med ditt VAT-nummer använda omvänd skattskyldighet. Vänligen meddela oss ditt VAT-nummer före fakturering så att vi kan utfärda fakturan korrekt.

Dessutom finns alla fakturor permanent tillgängliga för nedladdning i din personliga kundportal – det förenklar din bokföring och arkivering.

Intern process hos oss

För att du ska förstå hur vi på Baduno internt hanterar betalningar och leveranser ger vi en kort inblick:

Efter att du lagt beställningen registreras den i vårt system. Den första fakturan genereras automatiskt och skickas till den e-postadress du angett. Samtidigt skapas ett kundkonto där du kan se alla fakturor och betalningsinbetalningar.

Betalmottagningen bokförs via gränssnitten hos betaltjänstleverantörerna (Stripe, PayPal, Mollie) eller vid banköverföring manuellt. Vi får inga fullständiga kreditkortsuppgifter – dessa behandlas endast av tjänsteleverantören. När betalningen är bokförd uppdateras statusen i kundportalen.

Vid projekt påbörjar vi arbetet så snart den första delbetalningen är bokförd. Leveransdatumet fastställs i avtalet och registreras internt i vår planeringsprogramvara. När datumet närmar sig och en försening anas informerar det ansvariga projektteamet dig utan uppmaning och före datumet.

För påminnelser använder vi ett stegvist system: Först en vänlig betalningspåminnelse, därefter en formell anmaning. Först vid betydande försummelse och efter meddelande sker en inställning av pågående tjänster. Därvid kontrollerar vi alltid om det rör sig om en tillfällig betalningssvårighet.

Alla processer dokumenteras dataskyddskonformt och revisionssäkert i vårt system. Dina fakturor finns permanent tillgängliga – även efter projektets slut.