Betalings- & leveringsoplysninger

Betalingsmetoder

Du betaler valgfrit via bankoverførsel til vores tyske erhvervskonto, via kreditkort (via Stripe) eller via PayPal; yderligere betalingsmetoder som iDEAL eller Bancontact kan tilbydes i bestillingsprocessen via Mollie. Betalingsdata behandles af den pågældende betalingstjenesteudbyder; fulde kortdata når ikke vores systemer.

Betalingsplan for projekter

Projektydelser forfalder, medmindre tilbuddet foreskriver andet, med 50% ved bestilling og 50% ved levering. Månedspakker faktureres månedligt forud. Hver faktura svarer nøjagtigt til tilbuddet – poster, priser, moms; der er ingen overraskelsesposter.

Fakturaer & opbevaring

Fakturaer modtager De elektronisk som PDF med angivet moms og alle obligatoriske oplysninger; i kundeområdet står de permanent til rådighed. For erhvervskunder i EU-udlandet med gyldigt momsnummer anvender vi reverse charge-proceduren, fakturaen indeholder den tilsvarende bemærkning.

Levering af digitale ydelser

Levering sker elektronisk: som deployment på Deres systemer, som overleveringspakke til download eller ved indlæsning i CMS – som aftalt i tilbuddet. Leveringsdatoen fremgår af kontrakten; om forventede forsinkelser informerer vi uopfordret og inden datoen, ikke bagefter.

Betalingsforsinkelse & suspension

Ved betalingsforsinkelse gælder de lovgivningsmæssige regler (§ 288 BGB); før hver rykker sendes en venlig påmindelse. Vi kan suspendere løbende ydelser ved væsentlig forsinkelse efter forudgående meddelelse; allerede leverede og betalte arbejdsresultater forbliver uanset dette uberørt.

Praktisk eksempel: Sådan forløber en typisk projektbetaling

Forestil dig, at du giver os til opgave at oversætte og lokalisere din virksomheds hjemmeside. I tilbuddet er aftalt en fast pris på 5.000 euro, betalingsplan 50 % ved bestilling, 50 % ved levering. Efter din bestilling modtager du en ordrebekræftelse og en første faktura på 2.500 euro. Du overfører beløbet til vores tyske erhvervskonto eller betaler med kreditkort via Stripe – betalingsmodtagelsen registreres automatisk i vores system. Vi begynder arbejdet. Når oversættelserne og tilpasningerne er færdige, leverer vi den lokaliserede hjemmesidepakke som et download-link eller implementerer den direkte i dit content management-system. Samtidig udsteder vi den anden faktura på de resterende 2.500 euro. Begge fakturaer indeholder nøjagtigt de samme poster som i dit tilbud, inklusive moms. Hvis du ønsker momsfritagelse (reverse charge), har vi brug for din gyldige momsnummer før fakturering. Efter fuld betaling har du permanent adgang til alle fakturaer i dit kundeområde.

Hyppige misforståelser om betaling og levering

En ofte forekommende misforståelse vedrører forfaldstidspunktet for acontobetalingen: Nogle kunder antager, at den første rate først forfalder ved levering eller efter delvis ydelse. Faktisk forfalder den første rate på 50 % – medmindre andet er aftalt i tilbuddet – allerede ved ordrebekræftelsen, altså før vi påbegynder arbejdet. Dette giver planlægningssikkerhed og dækker vores omkostninger til den indledende projektorganisering. En anden misforståelse: At leveringsdatoen først er bindende efter fuld betaling. Det korrekte er: Leveringsdatoen står i kontrakten og er uafhængig af betalingsmodtagelsen. Vi informerer Dem rettidigt om forventelige forsinkelser, uanset om De allerede har betalt den første rate. Også suspension af løbende ydelser ved betalingsmisligholdelse misforstås ofte: Vi suspenderer først ydelser efter varsel og kun ved væsentlig misligholdelse. Allerede leverede og betalte arbejdsresultater forbliver upåvirkede. Endelig faktureringen: De modtager altid en faktura med angivet moms, medmindre De er erhvervskunde i et andet EU-land og har et gyldigt momsregistreringsnummer – så angiver vi på dokumentet reverse-charge-proceduren.

Hvad disse oplysninger konkret betyder for Dem

Af betalings- og leveringsoplysningerne fremgår en klar procedure for Dem som kunde. De ved præcis, hvornår hvilken betaling forfalder, og i hvilken form De modtager Deres ydelse. Ved projekter med 50/50-betalingsplan binder De Dem med første rate: De har da allerede et retskrav på den kontraktligt aftalte ydelse, selvom arbejdet endnu ikke er påbegyndt. Omvendt sikrer vi os med anden rate, at De betaler efter levering. For Dem betyder det: Planlæg betalingerne i overensstemmelse med projektfaserne. Ved månedlige pakker (f.eks. vedligeholdelse eller indholdspleje) faktureres der månedligt forud – De betaler således altid for den kommende måned. Dermed er Deres omkostninger kalkulerbare. Den elektroniske fakturering som PDF sikrer, at De til enhver tid kan hente dokumenterne – også år senere. Og hvis der skulle opstå en forsinkelse, drager De fordel af vores regel om at informere Dem uopfordret og før leveringsdatoen – ikke først efter forespørgsel. Dette giver Dem planlægningssikkerhed for Deres egne deadlines. I tilfælde af betalingsmisligholdelse fra vores side (f.eks. hvis vi skal udstede en kreditnota) gælder ligeledes de lovbestemte frister – herom informerer vi Dem særskilt.

Samspil med vores andre retningslinjer

Disse betalings- og leveringsoplysninger er tæt forbundet med vores øvrige retningslinjer. Ordrebekræftelsen, som du modtager efter bestilling, henviser både til denne side og til vores almindelige forretningsbetingelser (AFB). I AFB er blandt andet de præcise regler om garanti, ansvar og opsigelse fastlagt – disse supplerer de her beskrevne betalings- og leveringsbetingelser. Hvis du for eksempel ønsker at tilbageholde en faktura på grund af en mangel, gælder de lovbestemte garantirettigheder, som er specificeret i AFB.

Vores databeskyttelsesmeddelelse spiller også en rolle: De data, du angiver under betalingsprocessen (som din adresse og betalingsoplysninger), bruges kun til afvikling af transaktionen og videregives ikke til uvedkommende tredjeparter. Betalingstjenesteudbyderne Stripe, PayPal og Mollie behandler dine data i henhold til deres egne databeskyttelsesbestemmelser, som vi særskilt henviser til i vores databeskyttelsesmeddelelse. Hvis du har spørgsmål til en faktura, kan du altid kontakte vores kundeservice – kontaktoplysningerne findes i impressum. De forskellige retningslinjer danner tilsammen en klar ramme for vores samarbejde og undgår misforståelser.

Intern proces hos os

Bag kulisserne hos Baduno foregår betalings- og leveringsprocesser stort set automatiseret. Så snart en ordre modtages, registreres den i vores system, og der genereres en ordrebekræftelse. Parallelt hermed opretter vores bogholderi den første faktura i henhold til den i tilbuddet fastlagte betalingsplan. Denne faktura udarbejdes som en elektronisk PDF og indeholder alle lovpligtige oplysninger. Ved modtagelse af en betaling via vores forretningskonto, et kreditkort eller PayPal, afstemmer vores system automatisk betalingen med den åbne post. Ved betaling med kreditkort foregår behandlingen via Stripe, uden at fulde kortdata lander hos os. For fakturering til EU-udenlandskunder med momsnummer kontrollerer vores team gyldigheden af moms-ID'et og anvender om nødvendigt reverse charge-proceduren. For levering af digitale ydelser stilles efter færdiggørelse et downloadlink til rådighed, eller der iværksættes et deployment i dit system. Samtidig med leveringen udløses slutregningen. Rykkerprocesser indebærer, at der først sendes en venlig påmindelse automatisk. Først ved yderligere forsinkelse foretages en manuel gennemgang af vores kundeservice, før en suspension af ydelserne overvejes. Alle procestrin er klart definerede for at sikre et transparent forløb.

Samspil med vores andre retningslinjer

Betalings- og leveringsoplysningerne er en del af vores retningslinjeramme og supplerer andre dokumenter såsom AGB, databeskyttelseserklæringen eller fortrydelsesvejledningen. Eksempelvis regulerer vores AGB, hvornår en aftale indgås, og hvilke rettigheder og forpligtelser der gælder – betalings- og leveringsoplysningerne konkretiserer disse punkter for den kommercielle proces. Databeskyttelseserklæringen forklarer, hvordan vi håndterer dine personoplysninger, navnlig i forbindelse med betalingsbehandling via tredjeparter som Stripe eller Mollie. Fortrydelsesvejledningen gælder for forbrugere og informerer om retten til at fortryde aftalen inden for en given frist – hvilket kan påvirke betalingsforpligtelser. Også reverse-charge-proceduren hænger sammen med momsregler, som kan være nærmere beskrevet i vores almindelige forretningsbetingelser for erhvervskunder. De her beskrevne processer, såsom automatisk fakturaoprettelse eller rykkerproceduren, er afstemt med vores interne compliance-krav og sikrer, at vi overholder alle lovkrav. Når du som kunde læser betalings- og leveringsoplysningerne, ser du den praktiske gennemførelse af det, der er fastlagt abstrakt i de generelle regler. Dette samspil skaber et samlet og transparent billede for vores samarbejde.

Begreber forklaret forståeligt

For at undgå misforståelser vil vi forklare nogle centrale begreber fra vores betalings- og leveringsoplysninger.

Forfaldstidspunktet for en betaling betegner det tidspunkt, hvor fakturabeløbet kan bogføres af os – ikke nødvendigvis overførselstidspunktet. Ved projektydelser forfalder den første rate på 50 % allerede ved din ordre, dvs. før vi påbegynder arbejdet. Dette muliggør en pålidelig planlægning og dækker den indledende projektorganisering.

En acontobetaling er en delbetaling, der forfalder før fuld ydelse. I vores standardbetalingsplan er dette to lige store rater. Begrebet adskiller sig fra en forudbetaling, som ofte ses som en uforpligtende reservation.

Reverse-charge-proceduren er en mekanisme i EU's momslovgivning, hvor modtageren (dvs. dig som erhvervskunde) selv afregner momsen. Forudsætningen er dit gyldige momsnummer. Vi udsteder da fakturaen uden moms og anfører en bemærkning herom.

Med deployment menes den tekniske levering af digitale ydelser – f.eks. indlæsning af oversættelser i dit content management-system eller levering af en download-pakke. Leveringstidspunktet i kontrakten refererer til denne proces.

Suspension af igangværende ydelser ved betalingsforsinkelse indtræder kun efter forudgående varsel og vedrører udelukkende endnu ikke leverede ydelser. Allerede leverede og betalte arbejdsresultater forbliver upåvirkede. Du modtager altid en venlig påmindelse før en rykker.

Hvad dette konkret betyder for kunder

Vores betalings- og leveringsoplysninger er designet til at give dig som kunde maksimal gennemsigtighed. Konkret betyder det:

Du ved fra starten, hvornår hvilke betalinger forfalder – senest med ordrebekræftelsen modtager du den første faktura. Overraskelser med hensyn til omkostninger er udelukket, da hver faktura nøjagtigt svarer til de aftalte poster og priser. Hvis du ønsker en momsfritagelse, ordner vi det på grundlag af dit gyldige momsnummer – en ukompliceret proces.

Levering af digitale ydelser sker som aftalt i tilbuddet. Hvis der skulle opstå en forsinkelse, informerer vi dig proaktivt og i god tid før deadline. Det betyder, at du ikke selv behøver at spørge, men modtager en rettidig meddelelse fra os.

Ved betalingsforsinkelse går vi mådeholdent frem: Før enhver rykker modtager du en venlig påmindelse. Først ved væsentlig forsinkelse og efter varsel kan vi suspendere løbende ydelser. Dine allerede leverede og betalte arbejdsresultater er ikke berørt.

Som erhvervskunde i et andet EU-land kan du med dit momsnummer benytte reverse charge-proceduren. Del venligst dit momsnummer med os før fakturering, så vi kan udstede fakturaen korrekt.

Derudover er alle fakturaer permanent tilgængelige til download i din personlige kundesektion – det forenkler din bogføring og arkivering.

Intern proces hos os

For at du kan følge med i, hvordan vi hos Baduno internt håndterer betalinger og leveringer, giver vi et kort indblik:

Når du har afgivet ordren, registreres den i vores system. Den første faktura genereres automatisk og sendes til den e-mailadresse, du har angivet. Samtidig oprettes en kundekonto, hvor du kan se alle fakturaer og betalingsindgange.

Betalingsindgangen bogføres via betalingstjenesteudbydernes grænseflader (Stripe, PayPal, Mollie) eller manuelt ved bankoverførsel. Vi modtager ikke fulde kreditkortoplysninger – disse behandles udelukkende af udbyderen. Når betalingen er bogført, opdateres status i kundesektionen.

For projekter starter vi arbejdet, så snart den første rate er bogført. Leveringsdatoen fastsættes i kontrakten og registreres internt i vores planlægningssoftware. Nærmer datoen sig, og der tegner sig en forsinkelse, informerer det ansvarlige projektteam dig uopfordret og før datoen.

Til rykkere anvender vi et trinbaseret system: Først en venlig betalingspåmindelse, derefter en formel rykker. Først ved væsentlig forsinkelse og efter varsel sker en suspension af løbende ydelser. Vi undersøger altid, om der er tale om en midlertidig betalingsvanskelighed.

Alle processer dokumenteres databeskyttelses- og revisionssikkert i vores system. Dine fakturaer er permanent tilgængelige – også efter projektets afslutning.