Platební a dodací informace

Způsoby platby

Platíte buď převodem na náš německý firemní účet, kreditní kartou (přes Stripe) nebo přes PayPal; další způsoby platby jako iDEAL nebo Bancontact mohou být v objednávkovém procesu nabízeny přes Mollie. Platební údaje zpracovává příslušný poskytovatel platebních služeb; úplné údaje o kartě se nedostanou do našich systémů.

Platební plán u projektů

Projektové služby jsou, pokud nabídka nestanoví jinak, splatné z 50 % při objednání a z 50 % při dodání. Měsíční balíčky jsou fakturovány měsíčně předem. Každá faktura přesně odpovídá nabídce – položky, ceny, DPH; žádné překvapivé položky neexistují.

Faktury a uchovávání

Faktury Vám zasíláme elektronicky jako PDF s vykázanou DPH a všemi povinnými údaji; v zákaznickém portálu jsou trvale k dispozici ke stažení. Pro obchodní zákazníky v EU s platným DIČ uplatňujeme režim přenesení daňové povinnosti (reverse charge), faktura obsahuje příslušnou poznámku.

Dodání digitálních služeb

Dodáváno je elektronicky: jako nasazení na vaše systémy, jako balíček ke stažení nebo nahráním do CMS – dle dohody v nabídce. Termín dodání je uveden ve smlouvě; o předvídatelných zpožděních vás informujeme bez vyzvání a před termínem, nikoli po něm.

Prodlení s platbou & pozastavení

Při prodlení s platbou platí zákonná pravidla (§ 288 BGB); před každou upomínkou předchází přátelské připomenutí. Můžeme pozastavit probíhající plnění při významném prodlení po oznámení; již dodané a zaplacené pracovní výsledky tím zůstávají nedotčeny.

Příklad z praxe: Jak probíhá typická platba za projekt

Představte si, že nás pověříte překladem a lokalizací vašich firemních webových stránek. V nabídce je dohodnuta pevná cena 5 000 eur, platební plán 50 % při zadání zakázky, 50 % při dodání. Po vaší objednávce obdržíte potvrzení objednávky a první fakturu na 2 500 eur. Částku převedete na náš německý firemní účet nebo zaplatíte kartou přes Stripe – příjem platby je automaticky zaznamenán v našem systému. Začneme pracovat. Jakmile jsou překlady a úpravy dokončeny, doručíme lokalizovaný balíček webových stránek jako odkaz ke stažení nebo jej nahrajeme přímo do vašeho systému pro správu obsahu. Současně vystavíme druhou fakturu na zbývajících 2 500 eur. Obě faktury obsahují přesně položky z vaší nabídky včetně DPH. Pokud požadujete osvobození od DPH (reverse charge), potřebujeme vaše platné DIČ před vystavením faktury. Po úplném zaplacení máte trvalý přístup ke všem fakturám ve svém zákaznickém portálu.

Častá nedorozumění ohledně platby a dodání

Častým nedorozuměním je splatnost zálohy: někteří zákazníci předpokládají, že první splátka je splatná až při dodání nebo po částečném plnění. Ve skutečnosti je první splátka ve výši 50 % – pokud není v nabídce stanoveno jinak – splatná již při zadání zakázky, tedy ještě před zahájením prací. To slouží k zajištění plánování a kryje naše náklady na počáteční organizaci projektu. Další nedorozumění: dodací lhůta je závazná až po úplném zaplacení. Správně je: dodací lhůta je uvedena ve smlouvě a nezávisí na přijetí platby. O případných zpožděních vás včas informujeme, bez ohledu na to, zda jste již zaplatili první splátku. Také pozastavení probíhajících služeb při prodlení s platbou je často chápáno nesprávně: služby pozastavujeme až po oznámení a pouze při výrazném prodlení. Již dodané a zaplacené pracovní výsledky tím nejsou dotčeny. A konečně fakturace: vždy obdržíte fakturu s uvedenou DPH, pokud nejste firemní zákazník z EU s platným DIČ – v takovém případě na dokladu uvedeme režim reverse charge.

Co tyto informace konkrétně znamenají pro vás

Z platebních a dodacích informací pro vás jako zákazníka vyplývá jasný postup. Přesně víte, kdy je která platba splatná a v jaké formě obdržíte svou službu. U projektů s 50/50 platebním plánem se zavazujete první splátkou: máte pak již právní nárok na smluvně sjednanou službu, i když práce ještě nezačala. Naopak my si druhou splátkou pojistíme, že zaplatíte po dodání. Pro vás to znamená: naplánujte platby podle fází projektu. U měsíčních balíčků (např. údržba nebo správa obsahu) se účtuje měsíčně předem – platíte tedy vždy za nadcházející měsíc. Tím jsou vaše náklady předvídatelné. Elektronické fakturování ve formátu PDF zajišťuje, že máte doklady kdykoli k dispozici, i po letech. A pokud dojde ke zpoždění, těžíte z našeho pravidla informovat vás bez vyzvání a před termínem dodání – nikoli až na dotaz. To vám dává jistotu při plánování vašich vlastních termínů. V případě prodlení s platbou z naší strany (např. když musíme poskytnout dobropis) platí rovněž zákonné lhůty – o tom vás informujeme zvlášť.

Souvislost s našimi ostatními směrnicemi

Tyto platební a dodací informace jsou úzce propojeny s našimi dalšími směrnicemi. Objednávkové potvrzení, které obdržíte po zadání objednávky, odkazuje jak na tuto stránku, tak na naše Všeobecné obchodní podmínky (VOP). V VOP jsou mimo jiné stanoveny přesné podmínky záruky, odpovědnosti a výpovědi – ty doplňují zde popsané platební a dodací podmínky. Pokud byste chtěli zadržet platbu faktury z důvodu vady, uplatní se zákonná záruční práva, která jsou blíže specifikována ve VOP.

Svou roli hraje také naše oznámení o ochraně osobních údajů: údaje, které zadáte v platebním procesu (jako vaše adresa a platební informace), jsou použity výhradně pro zpracování transakce a nejsou předávány nezávislým třetím stranám. Platební služby Stripe, PayPal a Mollie zpracovávají vaše údaje podle svých vlastních zásad ochrany osobních údajů, na které zvlášť upozorňujeme v našem oznámení o ochraně osobních údajů. Pokud máte dotazy k faktuře, můžete se kdykoli obrátit na náš zákaznický servis – kontaktní údaje naleznete v tiráži. Jednotlivé směrnice dohromady tvoří jasný rámec pro naši spolupráci a předcházejí nedorozuměním.

Interní postup u nás

V zákulisí společnosti Baduno probíhají platební a dodací procesy převážně automatizovaně. Jakmile je přijata objednávka, je zaznamenána v našem systému a je vygenerováno potvrzení objednávky. Souběžně naše účetní oddělení vystaví první fakturu podle platebního plánu stanoveného v nabídce. Tato faktura je vytvořena jako elektronické PDF a obsahuje všechny zákonem požadované údaje. Při přijetí platby na náš obchodní účet, kreditní kartou nebo přes PayPal náš systém automaticky spáruje platbu s otevřenou položkou. U plateb kreditní kartou probíhá zpracování přes Stripe, aniž by se k nám dostaly kompletní údaje o kartě. Pro fakturaci zákazníkům z EU s DIČ náš tým ověřuje platnost identifikačního čísla DPH a případně uplatňuje režim reverse charge. Pro dodání digitálních služeb je po dokončení poskytnut odkaz ke stažení nebo je zahájeno nasazení do vašeho systému. Současně s dodáním je vygenerována konečná faktura. Proces upomínek stanoví, že nejprve je automaticky odeslána přátelská připomínka. Teprve při dalším prodlení provede náš zákaznický servis manuální kontrolu, než je zvažováno pozastavení služeb. Všechny kroky procesu jsou jasně definovány, aby byl zajištěn transparentní průběh.

Souhru s našimi dalšími zásadami

Informace o platbách a dodání jsou součástí našeho rámce zásad a doplňují další dokumenty, jako jsou VOP, zásady ochrany osobních údajů nebo poučení o odstoupení od smlouvy. Například naše VOP upravují, kdy je smlouva uzavřena a jaká práva a povinnosti vznikají – informace o platbách a dodání tyto body konkretizují pro obchodní proces. Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak nakládáme s vašimi osobními údaji, zejména v souvislosti se zpracováním plateb prostřednictvím třetích stran jako Stripe nebo Mollie. Poučení o odstoupení od smlouvy platí pro spotřebitele a informuje o právu odstoupit od smlouvy v určité lhůtě – což může mít dopad na platební povinnosti. Režim reverse charge rovněž souvisí s pravidly DPH, která mohou být blíže popsána v našich VOP pro obchodní zákazníky. Zde popsané postupy, jako je automatické vystavování faktur nebo proces upomínek, jsou sladěny s našimi interními požadavky na shodu a zajišťují, že dodržujeme všechny zákonné požadavky. Když si tedy jako zákazník přečtete informace o platbách a dodání, vidíte praktickou realizaci toho, co je v obecných pravidlech abstraktně stanoveno. Tato souhra vytváří jednotný a transparentní celek pro naši spolupráci.

Pojmy srozumitelně vysvětleny

Abychom předešli nedorozuměním, rádi bychom vysvětlili některé klíčové pojmy z našich platebních a dodacích informací.

Splatnost platby označuje okamžik, kdy může být částka faktury námi zaúčtována – nikoli nutně okamžik převodu. U projektových služeb je první splátka ve výši 50 % splatná již s vaším zadáním, tedy ještě před zahájením prací. To nám umožňuje spolehlivé plánování a pokrývá počáteční organizaci projektu.

Zálohová platba je částečná platba splatná před úplným poskytnutím služby. V našem standardním splátkovém kalendáři se jedná o dvě stejně velké splátky. Tento pojem se liší od zálohy, která je často považována za nezávaznou rezervaci.

Reverse-Charge je mechanismus v právu EU o DPH, při kterém příjemce služby (tedy vy jako obchodní zákazník) odvádí DPH sám. Podmínkou je vaše platné IČ DPH. Fakturu pak vystavujeme v netto hodnotě a uvádíme poznámku.

Pojmem deployment se rozumí technické dodání digitálních služeb – například nahrání překladů do vašeho systému pro správu obsahu nebo poskytnutí balíčku ke stažení. Termín dodání ve smlouvě se vztahuje k tomuto úkonu.

Pozastavení probíhajících služeb při prodlení s platbou nastává až po předchozím oznámení a týká se výhradně dosud neposkytnutých služeb. Již dodané a zaplacené pracovní výsledky zůstávají nedotčeny. Vždy obdržíte přátelskou upomínku před samotnou výzvou k úhradě.

Co to konkrétně znamená pro klienty

Naše platební a dodací informace jsou navrženy tak, aby vám jako klientům poskytovaly maximální transparentnost. Konkrétně to znamená:

Od samého začátku víte, kdy jsou které platby splatné – nejpozději s potvrzením objednávky obdržíte první fakturu. Překvapení ohledně nákladů je vyloučeno, protože každá faktura přesně odpovídá dohodnutým položkám a cenám. Pokud si přejete osvobození od DPH, vyřídíme to na základě vašeho platného IČ DPH – jednoduchý proces.

Dodání digitálních služeb probíhá podle dohody v nabídce. Pokud by se rýsovalo zpoždění, informujeme vás proaktivně a včas před termínem. To znamená, že se nemusíte sami ptát, ale obdržíte od nás včasné oznámení.

V případě prodlení s platbou postupujeme zdrženlivě: před každou výzvou k úhradě obdržíte přátelskou upomínku. Teprve při výrazném prodlení a po oznámení můžeme pozastavit probíhající služby. Vaše již dodané a zaplacené pracovní výsledky tím nejsou dotčeny.

Jako obchodní zákazník v EU můžete využít reverse-charge s vaším IČ DPH. Sdělte nám prosím své IČ před vystavením faktury, abychom ji mohli správně vystavit.

Všechny faktury jsou navíc trvale k dispozici ke stažení ve vašem osobním zákaznickém portálu – to zjednodušuje vaše účetnictví a archivaci.

Interní postup u nás

Abyste si mohli udělat představu o tom, jak společnost Baduno interně zpracovává platby a dodávky, poskytujeme stručný přehled:

Po zadání objednávky je zaevidována v našem systému. První faktura je automaticky vygenerována a odeslána na vámi uvedenou e-mailovou adresu. Současně je vytvořen zákaznický účet, ve kterém si můžete prohlížet všechny faktury a příchozí platby.

Příchozí platba je zaznamenána prostřednictvím rozhraní platebních poskytovatelů (Stripe, PayPal, Mollie) nebo u bankovního převodu ručně. Nezískáváme úplné údaje o kreditních kartách – ty zpracovává výhradně poskytovatel plateb. Jakmile je platba zaúčtována, stav se aktualizuje v zákaznickém portálu.

U projektů zahajujeme práci po zaúčtování první splátky. Termín dodání je stanoven ve smlouvě a evidován v našem plánovacím softwaru. Pokud se termín blíží a je patrné zpoždění, odpovědný projektový tým vás o tom informuje bez vyzvání a před termínem.

Pro upomínky používáme stupňovitý systém: nejprve přátelská upomínka, poté formální upomínka. Teprve při výrazném prodlení a po oznámení dochází k pozastavení probíhajících služeb. Vždy přitom zvažujeme, zda se jedná o přechodné platební potíže.

Všechny úkony jsou dokumentovány v našem systému v souladu s ochranou údajů a s možností zpětné kontroly. Vaše faktury máte k dispozici trvale – i po dokončení projektu.