Maksu- ja toimitustiedot

Maksutavat

Voit maksaa joko tilisiirrolla saksalaiselle yritystilillemme, luottokortilla (Stripen kautta) tai PayPalilla; muita maksutapoja, kuten iDEAL tai Bancontact, voidaan tarjota tilausprosessin aikana Mollien kautta. Maksutiedot käsittelee kunkin maksupalveluntarjoaja; täydelliset korttitiedot eivät saavuta järjestelmiämme.

Maksuaikataulu projekteille

Projektipalvelut ovat, ellei tarjouksessa toisin mainita, erääntyneet 50 % toimeksiannosta ja 50 % toimituksesta. Kuukausipaketit laskutetaan kuukausittain etukäteen. Jokainen lasku vastaa täsmälleen tarjousta – rivit, hinnat, arvonlisävero; yllätyseräpositioita ei ole.

Laskut & säilytys

Laskut toimitetaan sähköisesti PDF-muodossa, jossa on ilmoitettu arvonlisävero ja kaikki pakolliset tiedot; asiakasalueella ne ovat pysyvästi saatavilla. Yritysasiakkaille EU:n muissa maissa, joilla on voimassa oleva ALV-tunnus, sovellamme käännettyä verovelvollisuutta, ja lasku sisältää vastaavan maininnan.

Digitaalisten palveluiden toimitus

Toimitetaan sähköisesti: asennuksena järjestelmiinne, latauspakettina tai CMS-järjestelmään syöttämisenä – kuten tarjouksessa on sovittu. Toimitusaika on määritelty sopimuksessa; ennakoitavissa olevista viivästyksistä ilmoitamme pyytämättä ja ennen määräaikaa, ei sen jälkeen.

Maksuviivästys ja keskeyttäminen

Maksuviivästyksessä sovelletaan lain säännöksiä (§ 288 BGB); ennen jokaista maksumuistutusta lähetämme ystävällisen muistutuksen. Voimme keskeyttää käynnissä olevat palvelut ilmoituksen jälkeen merkittävän viivästyksen sattuessa; jo toimitetut ja maksetut työtulokset eivät tästä kärsi.

Käytännön esimerkki: Näin tyypillinen projektimaksu etenee

Kuvittele, että annat meille tehtäväksi yritysverkkosivustosi käännös- ja lokalisointiprojektin. Tarjouksessa on sovittu kiinteä hinta 5 000 euroa ja maksuaikataulu: 50 % toimeksiannosta, 50 % toimituksesta. Tilauksen jälkeen saat tilausvahvistuksen ja ensimmäisen laskun 2 500 eurosta. Siirrät summan saksalaiselle liiketilillemme tai maksat luottokortilla Stripen kautta – maksu kirjautuu automaattisesti järjestelmäämme. Aloitamme työt. Kun käännökset ja mukautukset on valmis, toimitamme lokalisoidun verkkosivupaketin latauslinkkinä tai asennamme sen suoraan sisällönhallintajärjestelmääsi. Samalla lähetämme toisen laskun jäljellä olevasta 2 500 eurosta. Molemmissa laskuissa on tarkalleen tarjouksesi mukaiset erät, mukaan lukien arvonlisävero. Jos haluat arvonlisäverovapautuksen (käännetty verovelvollisuus), tarvitsemme voimassa olevan ALV-tunnuksesi ennen laskutusta. Täyden maksun jälkeen sinulla on pysyvä pääsy kaikkiin laskuihin asiakasportaalissasi.

Yleiset väärinkäsitykset maksusta ja toimituksesta

Yleinen väärinkäsitys koskee ennakkomaksun erääntymistä: Jotkut asiakkaat olettavat, että ensimmäinen erä erääntyy vasta toimituksen tai osasuorituksen jälkeen. Todellisuudessa ensimmäinen 50 %:n erä – ellei tarjouksessa toisin sovita – erääntyy jo toimeksiannon yhteydessä, ennen kuin aloitamme työt. Tämä varmistaa suunnitteluvarmuuden ja kattaa alkuvaiheen projektiorganisaation kustannukset. Toinen väärinkäsitys: Toimitusaika olisi sitova vasta täyden maksun jälkeen. Oikeasti: Toimitusaika on sopimuksessa eikä riipu maksun saapumisesta. Ilmoitamme sinulle odotettavissa olevista viivästyksistä hyvissä ajoin riippumatta siitä, oletko maksanut ensimmäistä erää. Myös meneillään olevien suoritusten keskeyttäminen maksuviivästyksen vuoksi tulkitaan usein väärin: Keskeytämme suoritukset vasta ilmoituksen jälkeen ja vain merkittävän viivästyksen tapauksessa. Jo toimitetut ja maksetut työtulokset eivät siihen vaikuta. Lopuksi laskutus: Saat aina laskun, jossa arvonlisävero on eritelty, paitsi jos olet EU:n ulkomainen yritysasiakas ja sinulla on voimassa oleva ALV-tunnus – silloin dokumentissa mainitaan käännetty verovelvollisuus.

Mitä nämä tiedot tarkoittavat sinulle konkreettisesti

Maksu- ja toimitustiedoista ilmenee asiakkaalle selkeä prosessi. Tiedät tarkalleen, milloin mikäkin maksu erääntyy ja missä muodossa saat palvelun. 50/50-maksusuunnitelman projekteissa sitoudut ensimmäisellä erällä: sinulla on tällöin jo oikeus sopimuksessa sovittuun palveluun, vaikka työ ei olisi vielä alkanut. Toisaalta turvaamme toisella erällä sen, että maksat toimituksen jälkeen. Sinulle tämä tarkoittaa: suunnittele maksut projektivaiheiden mukaisesti. Kuukausipaketeissa (esim. ylläpito tai sisällönhoito) laskutus tapahtuu kuukausittain etukäteen – maksat siis aina tulevasta kuukaudesta. Näin kulut ovat ennakoitavissa. Sähköinen laskutus PDF-muodossa varmistaa, että voit ladata asiakirjat milloin tahansa, jopa vuosien päästä. Ja jos viivästystä ilmenee, hyödyt säännöstämme, jossa ilmoitamme siitä pyytämättä ja ennen toimitusta – ei vasta kysyttäessä. Tämä antaa sinulle suunnitelmavarmuutta omiin määräaikoihisi. Mikäli meiltä viivästyy maksu (esim. hyvityksen tapauksessa), noudatetaan myös lakisääteisiä määräaikoja – ilmoitamme tästä erikseen.

Yhteys muihin ohjeisiimme

Nämä maksu- ja toimitustiedot ovat tiiviisti sidoksissa muihin ohjeisiimme. Tilausvahvistus, jonka saat toimeksiannon jälkeen, viittaa tähän sivuun sekä yleisiin sopimusehtoihimme (YSE). YSE:ssä on muun muassa tarkat säännöt takuusta, vastuusta ja irtisanomisesta – ne täydentävät tässä kuvattuja maksu- ja toimitusehtoja. Jos esimerkiksi haluat pidättää laskun virheen vuoksi, sovelletaan lakisääteisiä takuuoikeuksia, jotka on tarkemmin määritelty YSE:ssä.

Myös tietosuojailmoituksemme on tärkeä: maksutapahtumassa antamiasi tietoja (kuten osoite ja maksutiedot) käytetään vain maksun käsittelyyn, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille. Maksupalveluntarjoajat Stripe, PayPal ja Mollie käsittelevät tietojasi omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti, joihin viittaamme tietosuojailmoituksessamme erikseen. Jos sinulla on kysyttävää laskusta, voit aina ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme – yhteystiedot löytyvät yritystiedoista. Eri ohjeistukset muodostavat yhdessä selkeät puitteet yhteistyöllemme ja ehkäisevät väärinkäsityksiä.

Sisäinen prosessimme

Badunon kulissien takana maksu- ja toimitusprosessit toimivat pitkälti automaattisesti. Kun tilaus saapuu, se kirjataan järjestelmäämme ja tilausvahvistus luodaan. Samanaikaisesti kirjanpitomme laatii ensimmäisen laskun tarjouksessa määritellyn maksusuunnitelman mukaisesti. Tämä lasku luodaan sähköisenä PDF-tiedostona ja se sisältää kaikki lakisääteiset pakolliset tiedot. Kun maksu saapuu yritystilillemme, luottokortilla tai PayPalilla, järjestelmämme täsmäyttää maksun automaattisesti avoimen erän kanssa. Luottokorttimaksujen käsittely tapahtuu Stripen kautta, eivätkä täydelliset korttitiedot päädy meille. Laskutettaessa EU:n ulkomaisia asiakkaita, joilla on ALV-tunnus, tiimimme tarkistaa arvonlisäverotunnuksen voimassaolon ja soveltaa tarvittaessa käännettyä verovelvollisuutta. Digitaalisten palvelujen toimituksen yhteydessä toimitetaan valmistumisen jälkeen latauslinkki tai käynnistetään käyttöönotto järjestelmässänne. Toimituksen yhteydessä lähetetään loppulasku. Maksukehotusmenettelyssä lähetetään ensin automaattisesti ystävällinen muistutus. Vasta viivästyksen jatkuessa asiakaspalvelumme suorittaa manuaalisen tarkastuksen ennen kuin palvelujen keskeyttämistä harkitaan. Kaikki prosessivaiheet on selkeästi määritelty läpinäkyvän kulun varmistamiseksi.

Yhteys muihin ohjeistuksiimme

Maksu- ja toimitustiedot ovat osa ohjeistuskokonaisuuttamme ja täydentävät muita asiakirjoja, kuten yleisiä sopimusehtoja (YSE), tietosuojaselostetta tai peruuttamista koskevaa ohjeistusta. Esimerkiksi YSE:issämme määrätään, milloin sopimus syntyy ja mitkä oikeudet ja velvollisuudet ovat voimassa – maksu- ja toimitustiedot tarkentavat näitä kohtia kaupallisen menettelyn osalta. Tietosuojaseloste kertoo, miten käsittelemme henkilötietojanne, erityisesti maksujen käsittelyn yhteydessä kolmansien osapuolten, kuten Stripen tai Mollien, kautta. Peruuttamista koskeva ohjeistus koskee kuluttajia ja tiedottaa oikeudesta peruuttaa sopimus tietyn ajan kuluessa – millä voi olla vaikutuksia maksuvelvoitteisiin. Myös käännetty verovelvollisuus liittyy arvonlisäverosäännöksiin, joita voidaan käsitellä tarkemmin yritysasiakkaita koskevissa yleisissä sopimusehdoissamme. Tässä kuvatut menettelyt, kuten automaattinen laskutus tai maksukehotusprosessi, on sovitettu yhteen sisäisten vaatimustemme noudattamisen kanssa ja varmistavat, että täytämme kaikki lakisääteiset vaatimukset. Kun asiakkaana luette maksu- ja toimitustietoja, näette käytännön toteutuksen siitä, mikä yleisissä säännöissä on abstraktisti määritelty. Tämä yhteensopivuus luo yhtenäisen ja läpinäkyvän kokonaiskuvan yhteistyöstämme.

Termit selitetty ymmärrettävästi

Välttääksemme väärinkäsityksiä haluamme selittää joitakin keskeisiä termejä maksu- ja toimitusehdoistamme.

Maksun erääntyminen tarkoittaa ajankohtaa, jolloin laskun summa voidaan kirjata meillä – ei välttämättä tilisiirron ajankohtaa. Projektilaskutuksessa ensimmäinen 50 %:n erä erääntyy jo toimeksiannon yhteydessä, eli ennen kuin aloitamme työn. Tämä mahdollistaa luotettavan suunnittelun ja kattaa alkuvaiheen projektiorganisaation.

Välimaksu on osamaksu, joka erääntyy ennen täyttä suoritusta. Vakiolaskutussuunnitelmassamme nämä ovat kaksi yhtä suurta erää. Termi eroaa käsirahasta, jota usein pidetään sitomattomana varauksena.

Käännetty verovelvollisuus (reverse charge) on EU:n arvonlisäverolainsäädännön mekanismi, jossa palvelun vastaanottaja (eli te yritysasiakkaana) tilittää arvonlisäveron itse. Edellytyksenä on voimassa oleva ALV-tunnuksenne. Laskutamme tällöin nettona ja merkitsemme siitä maininnan.

Käyttöönotolla (deployment) tarkoitetaan digitaalisten palvelujen teknistä toimittamista – esimerkiksi käännösten lataamista sisällönhallintajärjestelmäänne tai latauspaketin toimittamista. Sopimuksessa mainittu toimituspäivä viittaa tähän toimenpiteeseen.

Keskeytämme käynnissä olevat palvelut maksuviivästyksen vuoksi vasta etukäteen ilmoitettuamme, ja se koskee vain vielä toimittamattomia palveluita. Jo toimitetut ja maksetut työtulokset eivät vaikuta. Saatte aina ystävällisen muistutuksen ennen maksumuistutusta.

Mitä tämä käytännössä tarkoittaa asiakkaille

Maksu- ja toimitusehdot on suunniteltu tarjoamaan teille asiakkaille mahdollisimman suurta läpinäkyvyyttä. Käytännössä tämä tarkoittaa:

Tiedätte alusta alkaen, milloin mitkäkin maksut erääntyvät – viimeistään tilausvahvistuksen yhteydessä saatte ensimmäisen laskun. Kustannusyllätykset ovat poissuljettuja, koska jokainen lasku vastaa täsmälleen sovittuja eriä ja hintoja. Jos haluatte arvonlisäverovapautuksen, hoidamme sen voimassa olevan ALV-tunnuksenne perusteella – vaivaton prosessi.

Digitaalisten palvelujen toimitus tapahtuu tarjouksen mukaisesti. Jos viivästys on odotettavissa, ilmoitamme siitä ennakoivasti ja hyvissä ajoin ennen määräaikaa. Tämä tarkoittaa, että teidän ei tarvitse kysyä erikseen, vaan saatte meiltä varhaisen ilmoituksen.

Maksuviivästyksen tapauksessa toimimme maltillisesti: ennen jokaista maksumuistutusta saatte ystävällisen muistutuksen. Vasta merkittävän viivästyksen ja ilmoituksen jälkeen voimme keskeyttää käynnissä olevat palvelut. Jo toimitetut ja maksetut työtulokset eivät tähän vaikuta.

Toisessa EU-maassa toimivana yritysasiakkaana voitte käyttää käännettyä verovelvollisuutta ALV-tunnuksellanne. Ilmoittakaa tunnuksenne ennen laskutusta, jotta voimme laatia laskun oikein.

Lisäksi kaikki laskut ovat pysyvästi ladattavissa henkilökohtaisella asiakassivullanne – tämä yksinkertaistaa kirjanpitoanne ja arkistointia.

Sisäinen prosessimme

Jotta ymmärrätte, miten käsittelemme maksuja ja toimituksia Badunossa, annamme lyhyen katsauksen:

Kun olette tehnyt tilauksen, se kirjataan järjestelmäämme. Ensimmäinen lasku luodaan automaattisesti ja lähetetään antamaanne sähköpostiosoitteeseen. Samalla luodaan asiakastili, jolla voitte tarkastella kaikkia laskuja ja maksusuorituksia.

Maksun saapuminen kirjataan maksupalveluntarjoajien (Stripe, PayPal, Mollie) rajapintojen kautta tai manuaalisesti tilisiirroissa. Emme saa täydellisiä luottokorttitietoja – niitä käsittelee ainoastaan palveluntarjoaja. Kun maksu on kirjattu, tila päivitetään asiakasalueella.

Projektien osalta aloitamme työn, kun ensimmäinen erä on kirjattu. Toimitusaika määritellään sopimuksessa ja kirjataan sisäiseen suunnitteluohjelmistoimme. Kun määräaika lähestyy ja viivästys on odotettavissa, vastuullinen projektitiimi ilmoittaa siitä teille oma-aloitteisesti ja ennen määräaikaa.

Maksukehotuksissa käytämme porrastettua järjestelmää: ensin ystävällinen maksumuistutus, sitten virallinen maksukehotus. Vasta huomattavan viivästyksen ja ilmoituksen jälkeen keskeytämme käynnissä olevat palvelut. Tarkistamme aina, onko kyse väliaikaisesta maksuvaikeudesta.

Kaikki toimenpiteet dokumentoidaan tietosuojanmukaisesti ja tilintarkastuskelpoisesti järjestelmässämme. Laskunne ovat pysyvästi saatavilla – myös projektin päätyttyä.