Betalings- & leveringsinformatie

Betaalmethoden

U betaalt naar keuze per overschrijving op onze Duitse zakelijke rekening, per creditcard (via Stripe) of per PayPal; andere betaalmethoden zoals iDEAL of Bancontact kunnen tijdens het bestelproces via Mollie worden aangeboden. Betalingsgegevens worden verwerkt door de betreffende betalingsdienstverlener; volledige kaartgegevens bereiken onze systemen niet.

Betalingsplan voor projecten

Projectprestaties zijn, tenzij de offerte anders bepaalt, voor 50% verschuldigd bij opdrachtverstrekking en voor 50% bij levering. Maandpakketten worden maandelijks vooraf gefactureerd. Elke factuur komt exact overeen met de offerte – posities, prijzen, btw; verrassingsposten zijn er niet.

Facturen & Bewaring

U ontvangt de facturen elektronisch als PDF met vermelding van BTW en alle verplichte gegevens; in het klantengedeelte zijn ze permanent beschikbaar. Voor zakelijke klanten in het buitenland van de EU met een geldig BTW-identificatienummer passen wij de verleggingsregeling (reverse charge) toe; de factuur bevat de desbetreffende vermelding.

Levering van digitale diensten

Levering geschiedt elektronisch: als implementatie op uw systemen, als overdrachtspakket om te downloaden of via upload in het CMS – zoals overeengekomen in de offerte. De leverdatum staat in het contract; over voorzienbare vertragingen informeren wij ongevraagd en vóór de datum, niet erna.

Betalingsverzuim & Opschorting

Bij betalingsverzuim gelden de wettelijke regels (§ 288 BGB); voor elke aanmaning staat een vriendelijke herinnering. Wij kunnen lopende prestaties bij aanzienlijk verzuim na aankondiging opschorten; reeds geleverde en betaalde werkresultaten blijven hiervan onaangetast.

Praktijkvoorbeeld: Zo verloopt een typische projectbetaling

Stelt u zich voor: u geeft ons de opdracht voor de vertaling en lokalisatie van uw bedrijfswebsite. In de offerte is een vaste prijs van 5.000 euro afgesproken, betalingsschema 50% bij opdrachtverstrekking, 50% bij levering. Na uw bestelling ontvangt u een orderbevestiging en een eerste factuur van 2.500 euro. U maakt het bedrag over naar onze Duitse zakelijke rekening of betaalt per creditcard via Stripe – de betalingsontvangst wordt automatisch in ons systeem geregistreerd. Wij beginnen met de werkzaamheden. Zodra de vertalingen en aanpassingen zijn voltooid, leveren wij het gelokaliseerde websitepakket als downloadlink of plaatsen wij het direct in uw contentmanagementsysteem. Tegelijkertijd stellen wij de tweede factuur op voor de resterende 2.500 euro. Beide facturen bevatten exact de posten uit uw offerte, inclusief btw. Indien u een btw-vrijstelling wenst (reverse-charge), hebben wij uw geldige btw-identificatienummer nodig vóór facturering. Na volledige betaling heeft u permanent toegang tot alle facturen in uw klantportaal.

Veelvoorkomende misverstanden over betaling en levering

Een veelvoorkomend misverstand betreft de vervaldatum van de aanbetaling: sommige klanten gaan ervan uit dat de eerste termijn pas bij levering of na gedeeltelijke prestatie verschuldigd is. In werkelijkheid is de eerste termijn van 50% – tenzij anders bepaald in de offerte – al verschuldigd bij opdrachtverlening, dus voordat we met de werkzaamheden beginnen. Dit dient de planningszekerheid en dekt onze kosten voor de initiële projectorganisatie. Een ander misverstand: de leverdatum zou pas bindend zijn na volledige betaling. Juist is: de leverdatum staat in het contract en is onafhankelijk van de betalingsontvangst. Wij informeren u tijdig over voorzienbare vertragingen, ongeacht of u de eerste termijn reeds heeft betaald. Ook het opschorten van lopende prestaties bij betalingsachterstand wordt vaak verkeerd beoordeeld: wij schorten prestaties pas op na aankondiging, en alleen bij aanzienlijke achterstand. Reeds geleverde en betaalde werkresultaten blijven hierdoor onaangetast. Tot slot de facturering: u ontvangt steeds een factuur met vermelding van omzetbelasting, tenzij u een zakelijke klant bent in een ander EU-land en over een geldig btw-identificatienummer beschikt – dan vermelden wij op het document de verleggingsregeling (reverse charge).

Wat deze informatie concreet voor u betekent

Uit de betalings- en leveringsinformatie volgt voor u als klant een duidelijke gang van zaken. U weet precies wanneer welke betaling verschuldigd is en in welke vorm u uw prestatie ontvangt. Bij projecten met een 50/50-betalingsplan bindt u zich met de eerste termijn: u heeft dan reeds een recht op de contractueel overeengekomen prestatie, ook al is het werk nog niet begonnen. Omgekeerd verzekeren wij ons met de tweede termijn dat u na levering betaalt. Voor u betekent dat: plan de betalingen in overeenstemming met de projectfasen. Bij maandelijkse pakketten (bijv. onderhoud of contentbeheer) wordt maandelijks vooraf gefactureerd – u betaalt dus steeds voor de komende maand. Daarmee zijn uw kosten voorspelbaar. De elektronische facturering als PDF zorgt ervoor dat u de documenten te allen tijde kunt raadplegen, ook jaren later. En als er een vertraging optreedt, profiteert u van onze regel om u ongevraagd en vóór de leverdatum te informeren – niet pas op verzoek. Dit geeft u planningszekerheid voor uw eigen deadlines. In geval van betalingsachterstand van onze zijde (bijvoorbeeld als wij een creditnota moeten verstrekken) gelden eveneens de wettelijke termijnen – hierover informeren wij u afzonderlijk.

Samenspel met onze andere richtlijnen

Deze betalings- en leveringsinformatie is nauw verbonden met ons andere beleid. De orderbevestiging die u na opdrachtverlening ontvangt, verwijst zowel naar deze pagina als naar onze Algemene Voorwaarden (AV). In de AV zijn onder meer de exacte regelingen met betrekking tot garantie, aansprakelijkheid en opzegging vastgelegd – deze vullen de hier beschreven betalings- en leveringsvoorwaarden aan. Als u bijvoorbeeld een factuur wegens een gebrek wilt inhouden, dan gelden de wettelijke garantierechten, zoals nader omschreven in de AV.

Ook onze privacyverklaring speelt een rol: De door u in het betalingsproces verstrekte gegevens (zoals uw adres en betalingsinformatie) worden alleen gebruikt voor de afwikkeling van de transactie en niet aan onbetrokken derden verstrekt. De betalingsdienstverleners Stripe, PayPal en Mollie verwerken uw gegevens volgens hun eigen privacybeleid, waarnaar wij in onze privacyverklaring apart verwijzen. Als u vragen heeft over een factuur, kunt u altijd contact opnemen met onze klantenservice – de contactgegevens vindt u in het colofon. De verschillende richtlijnen vormen samen een duidelijk kader voor onze samenwerking en voorkomen misverstanden.

Interne procedure bij ons

Achter de schermen bij Baduno verlopen betalings- en leveringsprocessen grotendeels geautomatiseerd. Zodra een bestelling binnenkomt, wordt deze in ons systeem geregistreerd en wordt een orderbevestiging gegenereerd. Parallel daaraan maakt onze boekhouding de eerste factuur op volgens het in de offerte vastgestelde betalingsschema. Deze factuur wordt als elektronische PDF opgemaakt en bevat alle wettelijk verplichte gegevens. Bij ontvangst van een betaling via onze zakelijke rekening, een creditcard of PayPal, vergelijkt ons systeem de betaling automatisch met de openstaande post. Bij betalingen per creditcard vindt de verwerking plaats via Stripe, zonder dat volledige kaartgegevens bij ons terechtkomen. Voor facturering aan EU-buitenlandse klanten met btw-identificatienummer controleert ons team de geldigheid van het btw-nummer en past indien nodig de verlegde btw (reverse charge) toe. Voor de levering van digitale prestaties wordt na voltooiing een downloadlink verstrekt of wordt de implementatie in uw systeem gestart. Gelijktijdig met de levering wordt de eindfactuur gegenereerd. Incassotrajecten voorzien in een eerst automatisch verzonden vriendelijke herinnering. Pas bij verdere vertraging wordt een handmatige controle door onze klantenservice uitgevoerd, voordat opschorting van de diensten wordt overwogen. Alle processtappen zijn duidelijk gedefinieerd om een transparante afhandeling te waarborgen.

Samenloop met onze andere richtlijnen

De betalings- en leveringsinformatie maakt deel uit van ons beleidskader en vult andere documenten aan, zoals de algemene voorwaarden, de privacyverklaring of de herroepingsinformatie. Onze algemene voorwaarden bepalen bijvoorbeeld wanneer een overeenkomst tot stand komt en welke rechten en plichten bestaan – de betalings- en leveringsinformatie concretiseert deze punten voor de commerciële afwikkeling. De privacyverklaring legt uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, met name in verband met de betalingsverwerking door derden zoals Stripe of Mollie. De herroepingsinformatie geldt voor consumenten en informeert over het recht om de overeenkomst binnen een bepaalde termijn te herroepen – wat gevolgen kan hebben voor betalingsverplichtingen. Ook de verleggingsregeling houdt verband met btw-regelgeving, die nader kan zijn uitgewerkt in onze algemene voorwaarden voor zakelijke klanten. De hier beschreven processen, zoals de automatische facturatie of het incassoproces, zijn afgestemd op onze interne compliance-voorschriften en waarborgen dat wij aan alle wettelijke eisen voldoen. Als klant de betalings- en leveringsinformatie leest, ziet u de praktische uitvoering van wat in de algemene regelingen abstract is vastgelegd. Deze samenhang creëert een uniform en transparant totaalbeeld voor onze samenwerking.

Begrippen begrijpelijk uitgelegd

Om misverstanden te voorkomen, willen wij enkele centrale begrippen uit onze betalings- en leveringsinformatie toelichten.

De vervaldatum van een betaling geeft het tijdstip aan waarop het factuurbedrag door ons kan worden geboekt – niet noodzakelijkerwijs het tijdstip van de overschrijving. Bij projectdiensten is de eerste termijn van 50 % reeds bij uw opdracht verschuldigd, dus voordat wij met de werkzaamheden beginnen. Dit stelt ons in staat om betrouwbaar te plannen en de initiële projectorganisatie te dekken.

Een termijnbetaling is een gedeeltelijke betaling die verschuldigd wordt vóór volledige uitvoering van de prestatie. In ons standaard betalingsplan zijn dit twee gelijke termijnen. Het begrip verschilt van een aanbetaling, die vaak wordt gezien als een vrijblijvende reservering.

De verleggingsregeling is een mechanisme in het EU-btw-recht waarbij de afnemer (u als zakelijke klant) de btw zelf afdraagt. Voorwaarde is uw geldige btw-nummer. Wij vermelden de factuur dan netto en vermelden de verwijzing.

Met implementatie wordt de technische levering van digitale diensten bedoeld – bijvoorbeeld het inladen van vertalingen in uw contentmanagementsysteem of het beschikbaar stellen van een downloadpakket. De leveringsdatum in het contract heeft betrekking op dit proces.

De opschorting van lopende diensten bij betalingsachterstand treedt slechts in na voorafgaande aankondiging en betreft uitsluitend nog niet geleverde prestaties. Reeds geleverde en betaalde werkresultaten blijven onaangetast. U ontvangt steeds een vriendelijke herinnering vóór een aanmaning.

Wat dit concreet voor klanten betekent

Onze betalings- en leveringsinformatie is erop gericht u als klant maximale transparantie te bieden. Concreet betekent dat:

U weet van meet af aan wanneer welke betalingen verschuldigd zijn – uiterlijk met de orderbevestiging ontvangt u de eerste factuur. Verrassingen qua kosten zijn uitgesloten, omdat elke factuur exact overeenkomt met de overeengekomen posten en prijzen. Mocht u een btw-vrijstelling wensen, dan regelen wij dat op basis van uw geldige btw-identificatienummer – een eenvoudig proces.

De levering van digitale prestaties vindt plaats zoals in de offerte overeengekomen. Indien zich een vertraging aftekent, informeren wij u proactief en tijdig voor de termijn. Dat betekent dat u niet zelf hoeft na te vragen, maar dat u van ons een tijdige mededeling ontvangt.

In geval van betalingsachterstand gaan wij gematigd te werk: vóór elke aanmaning ontvangt u een vriendelijke herinnering. Pas bij aanzienlijke achterstand en na aankondiging kunnen wij lopende prestaties opschorten. Uw reeds geleverde en betaalde werkresultaten worden hierdoor niet getroffen.

Als zakelijke klant in het EU-buitenland kunt u met uw btw-identificatienummer de verleggingsregeling (reverse charge) toepassen. Deel uw btw-nummer a.u.b. vóór facturatie met ons, zodat wij de factuur correct kunnen opstellen.

Bovendien staan alle facturen permanent in uw persoonlijke klantenomgeving klaar om te downloaden – dat vereenvoudigt uw boekhouding en archivering.

Interne werkwijze bij ons

Damit u kunt begrijpen hoe wij bij Baduno betalingen en leveringen intern afhandelen, geven wij u een kort inzicht:

Nadat u de bestelling heeft geplaatst, wordt deze in ons systeem geregistreerd. De eerste factuur wordt automatisch gegenereerd en verzonden naar het door u opgegeven e-mailadres. Tegelijkertijd wordt er een klantaccount aangemaakt waarin u alle facturen en betalingen kunt inzien.

De betaling wordt via de interfaces van de betalingsdienstverleners (Stripe, PayPal, Mollie) of bij overschrijving handmatig geboekt. Wij ontvangen geen volledige creditcardgegevens – deze worden uitsluitend door de dienstverlener verwerkt. Zodra de betaling is geboekt, wordt de status in de klantomgeving bijgewerkt.

Bij projecten starten wij met de werkzaamheden zodra de eerste termijn is geboekt. De leverdatum wordt in het contract vastgelegd en intern in onze planningssoftware opgeslagen. Wanneer de termijn nadert en een vertraging dreigt, informeert het verantwoordelijke projectteam u ongevraagd en vóór de termijn.

Voor aanmaningen gebruiken we een stapsgewijs systeem: eerst een vriendelijke betalingsherinnering, daarna een formele aanmaning. Pas bij aanzienlijke achterstand en na aankondiging volgt opschorting van lopende prestaties. Daarbij toetsen we telkens of het om een tijdelijke betalingsmoeilijkheid gaat.

Alle processen worden privacyconform en controleerbaar in ons systeem gedocumenteerd. Uw facturen staan permanent voor u klaar – ook na afronding van het project.