Ochrana oznamovateľov

Čo možno nahlásiť

Nahlásiť možno upozornenia na porušenia právnych predpisov v súvislosti s našou obchodnou činnosťou – napríklad porušenia ochrany údajov, sankčného alebo súťažného práva, korupcie alebo závažné porušenia tohto kódexu správania. Je možné uviesť aj neistoty („je to v poriadku?“); radšej jedna otázka navyše.

Spôsoby nahlasovania

Oznámenia zasielajte na adresu [email protected] s predmetom „Dôverný podnet“ alebo poštou na adresu vedenia spoločnosti, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, s heslom „Osobné/Dôverné“. Na žiadosť vašu totožnosť uchováme v dôvernosti; anonymné podnety spracúvame tiež, pokiaľ sú overiteľné.

Takto spracúvame oznámenia

Prijatie potvrdíme do siedmich dní. Overenie vykonáva vedenie spoločnosti so zapojením externej poradenskej činnosti, ak je to potrebné; o výsledku alebo stave vás informujeme do troch mesiacov. Dokumentácia a uchovávanie sa vykonávajú dôverne a oddelene od ostatnej korešpondencie.

Ochrana oznamujúcich osôb

Represálie voči osobám, ktoré podávajú správy v dobrej viere, sú zakázané – pracovnoprávne, zmluvne a fakticky. Platí to pre zamestnancov, ako aj pre freelancerov našej siete a zamestnancov obchodných partnerov. Zneužívajúce, vedome nepravdivé správy tento ochranu nepožívajú.

Príklad z praxe krok za krokom

Predpokladajme, že freelancer prekladateľ z našej siete počas projektu zistí, že osobné údaje klientov sú v rozpore s internými smernicami uložené v nezabezpečenom cloude. Chce to nahlásiť, ale nie je si istý, ako presne postupovať.

Krok 1: Prekladateľ pošle e-mail na [email protected] s predmetom „Dôverné oznámenie“ a stručne opíše incident, bez toho, aby sám poskytol právne hodnotenie. Môže uviesť, či chce byť menovaný alebo zostať anonymný.

Krok 2: Vedenie potvrdí prijatie oznámenia do siedmich dní. V potvrdení sa oznámi, že sa začalo prešetrovanie.

Krok 3: Prešetrovanie vykonáva vedenie, v prípade potreby so zapojením externého poradenstva. Skontroluje sa konfigurácia zabezpečeného cloudu a prípadne sa opraví.

Krok 4: Do troch mesiacov dostane prekladateľ spätnú väzbu o výsledku alebo aktuálnom stave. V tomto prípade mu bude oznámené, že bezpečnosť údajov bola obnovená.

Počas celého procesu bude jeho identita dôverne chránená, ak si to želá. Oznámenie sa dokumentuje a uchováva oddelene od ostatnej korešpondencie.

Časté nedorozumenia

V súvislosti s ochranou oznamovateľov sa opakovane stretávame s otázkami, ktoré pramenia z neistoty. Častým nedorozumením je, že oznámenie je prípustné len vtedy, ak oznamovateľ dokáže porušenie bezpochyby preukázať. V skutočnosti postačuje konkrétne podozrenie alebo žiadosť o objasnenie („je to v poriadku?“); overenie vykonáva vedenie spoločnosti.

Ďalšie nedorozumenie sa týka anonymity: kto neuvedie svoje meno, môže napriek tomu podať oznámenie. Vyšetrovanie anonymných podnetov je však niekedy náročnejšie, pretože nie sú možné spätné otázky. Usilujeme sa overiť aj anonymné podnety, pokiaľ sú overiteľné.

Niektorí sa obávajú, že oznámením sa automaticky začne pracovnoprávne alebo zmluvné konanie proti obvinenej osobe. Nie je to pravda. Cieľom je najprv objasniť skutkový stav a prípadne napraviť situáciu. Až pri potvrdených závažných porušeniach môžu nasledovať ďalšie kroky.

Nakoniec sa občas predpokladá, že ochrana pred represáliami sa vzťahuje aj na úmyselne nepravdivé obvinenia. To nie je správne: kto vedome podá nepravdivé oznámenie, nepožíva ochranu a musí počítať s následkami.

Čo to konkrétne znamená pre zákazníkov

Naši B2B zákazníci – napríklad spoločnosti, ktoré si u nás dávajú lokalizovať svoje webové stránky – sú nepriamo dotknutí naším systémom ochrany oznamovateľov. Príklad: Manažérka kvality jedného zákazníka si na spoločnom preskúmaní projektu všimne, že v Baduno interne dochádza k porušovaniu licenčných podmienok (napr. používanie nelicencovaného softvéru). Chce to nahlásiť bez toho, aby zaťažila obchodný vzťah.

Pre takéto prípady je aj jej otvorená cesta podania: môže poslať e-mail na [email protected] s predmetom „Dôverné oznámenie“. Vedenie spoločnosti zaobchádza s oznámením dôverne a overí ho nezávisle od bežnej prevádzky. Poskytnutie informácie kontaktnej osobe zákazníka sa uskutoční len so súhlasom oznamujúcej osoby, aby sa predišlo nevýhodám.

Zákazníci sa môžu spoľahnúť, že podnety berieme vážne a uzatvárame medzery v dodržiavaní predpisov. To posilňuje partnerstvo a predchádza rizikám na oboch stranách. Oznamujúca osoba (aj keď nie je zamestnancom Baduno) požíva ochranu pred represáliami, pokiaľ koná v dobrej viere.

Odporúčame našim zákazníkom, aby o tejto možnosti informovali svojich zamestnancov – napríklad prostredníctvom poznámky v smernici o spolupráci. Fungujúci systém oznamovania je totiž prínosom pre všetky zúčastnené strany.

Súčinnosť s našimi ďalšími smernicami

Systém oznamovania nie je izolovaný, ale je súčasťou nášho komplexného rámca dodržiavania predpisov. Dopĺňa existujúce smernice, ako je náš etický kódex, zásady ochrany osobných údajov, ako aj špecifické pravidlá týkajúce sa korupcie alebo práva hospodárskej súťaže. Oznámenia podané prostredníctvom systému oznamovania sa môžu týkať porušení ktorejkoľvek z týchto regulácií. Každý podnet posudzujeme v kontexte príslušnej smernice a v prípade potreby zapojíme zodpovednú osobu za danú smernicu.

Príklad: Oznámenie o porušení ochrany osobných údajov sa spracúva podľa rovnakej systematiky ako oznámenie o porušení nášho etického kódexu. Oznamovacie kanály sú centrálne zjednotené, takže nemusíte sami rozhodovať, ktorá smernica je relevantná. Náš interný tím zabezpečí správne priradenie.

Zároveň popri systéme oznamovania existujú špecifické oznamovacie cesty, napríklad pre otázky ochrany osobných údajov priamo našej zodpovednej osobe za ochranu osobných údajov. Systém oznamovania je koncipovaný ako dodatočný, dôverný kanál, ktorý možno využiť aj v prípade, že si nie ste istí, či oznámenie patrí do špecializovaného postupu. Spracovanie interne koordinujeme, aby sme predišli duplicitnej práci a zabezpečili jednotné posúdenie.

Interný postup u nás

Po prijatí oznámenia je toto bezodkladne zaznamenané v chránenom systéme, oddelenom od ostatnej korešpondencie. Vedenie spoločnosti alebo ním určená osoba – v prípade zaujatosti externá ombudsmanka – vykoná prvotné posúdenie. Pritom sa overí, či je oznámenie plauzibilné a spadá do rozsahu pôsobnosti systému oznamovania.

Následne prebieha zisťovanie skutkového stavu. To zahŕňa preskúmanie dokumentov, vypočutie informovaných osôb a v prípade potreby zapojenie externých konzultantov. Výsledky sú zdokumentované v dôvernej správe. O priebehu alebo výsledku informujeme oznamujúcu osobu do troch mesiacov – pokiaľ ju vieme kontaktovať.

Celá dokumentácia sa po ukončení konania uchováva po zákonom stanovenú dobu a je chránená pred neoprávneným prístupom. Zodpovednosti sú rozdelené tak, aby sa predišlo konfliktom záujmov. Napríklad pri oznámeniach proti členom vedenia spoločnosti sa automaticky zapája externý orgán. Tento interný postup zabezpečuje, že každý podnet je braný vážne a nestranne preskúmaný.

Interný postup u nás

Po prijatí oznámenia prebieha stanovený interný proces. Najprv oznámenie zaeviduje vedenie spoločnosti a odošle potvrdenie o prijatí oznamovateľovi, ak sú k dispozícii kontaktné údaje. Oznámenie sa ukladá do samostatného, dôverného priečinka oddeleného od ostatnej korešpondencie. Preskúmanie vykonáva vedenie spoločnosti; v prípade potreby sa prizve externé poradenstvo, napríklad pri zložitých právnych otázkach alebo ak je potrebné zabezpečiť nezávislosť interného preskúmania. Preskúmanie zahŕňa zhromažďovanie faktov, vypočúvanie dotknutých osôb a vyhodnocovanie dokumentov. Dokumentácia sa priebežne dopĺňa a po ukončení procesu sa uchováva po dobu stanovenú zákonom. O priebehu informujeme oznamovateľa do troch mesiacov. Počas celého konania sa zachováva dôvernosť totožnosti oznamovateľa, pokiaľ nesúhlasí so zverejnením. Zneužívajúce oznámenia sa po zistení ďalej neriešia a ochrana oznamujúcej osoby v takýchto prípadoch zaniká. Interný postup je navrhnutý tak, aby zabezpečil spravodlivé a dôkladné preskúmanie.

Súčinnosť s našimi ďalšími smernicami

Stránka o ochrane oznamovateľov nie je potrebné vnímať izolovane, ale dopĺňa naše existujúce interné smernice. Náš etický kódex (Code of Conduct) obsahuje všeobecné zásady integrity a dodržiavania predpisov, zatiaľ čo stránka o ochrane oznamovateľov opisuje konkrétny proces podávania oznámení. Zásady ochrany osobných údajov upravujú, ako spracúvame osobné údaje – aj v rámci oznámenia. Keď podáte oznámenie, zabezpečíme, aby sa s vašou totožnosťou zaobchádzalo dôverne, pokiaľ si to želáte, a aby sa údaje používali len na účely preskúmania. Protikorupčná smernica zase vymedzuje konkrétne zákazy, ktorých porušenia môžu byť tiež oznamovacie. V prípade oznámenia tieto smernice navzájom pôsobia: Vedanie spoločnosti preskúma prípad s prihliadnutím na všetky relevantné požiadavky. Napríklad oznámenie o porušení ochrany údajov môže aktivovať pravidlá ochrany oznamovateľov aj zásady ochrany osobných údajov. Dokumentujeme prípad oddelene od ostatnej korešpondencie, aby sme zabezpečili dôvernosť. Ak je potrebné interné vyšetrovanie, vykoná sa podľa noriem príslušnej smernice. Takto zabezpečujeme, aby sa oznámenia spracúvali konzistentne a prehľadne.

Čo to konkrétne znamená pre zákazníkov

Ako zákazník alebo obchodný partner spoločnosti Baduno máte možnosť nahlásiť porušenia v súvislosti s našou obchodnou činnosťou – napríklad ak spozorujete, že zamestnanec spoločnosti Baduno porušuje platné právo alebo náš etický kódex. Nemusíte pritom dokazovať, že skutočne došlo k chybe; stačí konkrétne podozrenie. Vaše oznámenie môžete podať dôverne alebo anonymne. Vaše podnety preveríme starostlivo a v zákonných lehotách. Ak sa obávate, že by vám v dôsledku oznámenia mohli vzniknúť nevýhody (napr. výpoveď zmluvy), buďte uistení: Vašej zmluvnej strane nebudeme klásť otázky, ktoré by viedli k odhaleniu vašej identity ako oznamovateľa. Represálie voči oznamujúcim osobám sú zakázané. Platí to bez ohľadu na to, či ste s nami v priamom zmluvnom vzťahu alebo spolupracujete len v rámci projektu. V praxi to znamená: Môžete nám kedykoľvek poslať e-mail s predmetom „Dôverné oznámenie“ a opísať situáciu. Prijatie potvrdíme do siedmich dní a do troch mesiacov vás informujeme o výsledku alebo stave preverovania – bez zverejnenia vašej totožnosti, ak si to želáte.

Pojmy zrozumiteľne vysvetlené

Aby sme predišli nedorozumeniam, vysvetľujeme tu niektoré kľúčové pojmy z oblasti ochrany oznamovateľov: Oznamovateľ je každá osoba, ktorá podá podnet na porušenie právnych predpisov v pracovnom kontexte – či už ide o zamestnanca, nezávislého prekladateľa z našej siete, zákazníka alebo iného obchodného partnera. Oznámenie je správa takéhoto podnetu prostredníctvom niektorého z uvedených kanálov. Oznámenie v dobrej viere znamená, že oznamovateľ pri podaní predpokladá, že informácia zodpovedá pravde. Len takéto oznámenia požívajú ochranu pred represáliami. Represálie sú nevýhody spôsobené niekomu v dôsledku oznámenia, ako napríklad výhrada, výpoveď alebo zmluvné pokuty. Sú zakázané. Preveriteľný podnet je oznámenie, ktoré je natoľko konkrétne, že vedenie spoločnosti môže situáciu preskúmať – napríklad s uvedením času, miesta a zúčastnených osôb. Anonymné podnety môžu byť preveriteľné, ak obsahujú dostatok podrobností. Dôvernosť znamená, že vaša totožnosť bude známa len osobám zapojeným do preverovania a nebude poskytnutá tretím stranám. Tieto pojmy pomáhajú lepšie pochopiť proces a odstrániť neistoty.