Информация за плащане и доставка

Начини на плащане

Може да платите чрез банков превод по нашата немска бизнес сметка, с кредитна карта (чрез Stripe) или с PayPal; други начини на плащане като iDEAL или Bancontact могат да бъдат предложени по време на поръчката чрез Mollie. Данните за плащане се обработват от съответния доставчик на платежни услуги; пълните данни за картата не достигат до нашите системи.

План за плащане при проекти

Услугите по проекта, освен ако в офертата не е предвидено друго, се дължат 50% при възлагане и 50% при доставка. Месечните пакети се фактурират авансово всеки месец. Всяка фактура съответства точно на офертата – позиции, цени, ДДС; няма изненадващи позиции.

Фактури и съхранение

Фактурите получавате електронно като PDF с посочено ДДС и всички задължителни данни; те са постоянно достъпни за изтегляне в клиентската зона. За бизнес клиенти от ЕС с валиден ДДС номер прилагаме процедурата на обратно начисляване, като фактурата съдържа съответното уведомление.

Доставка на цифрови услуги

Доставката е електронна: като внедряване във вашите системи, като пакет за изтегляне или чрез въвеждане в CMS – както е договорено в офертата. Срокът за доставка е посочен в договора; за предвидими закъснения ще Ви информираме своевременно и преди срока, а не след него.

Просрочие на плащане и спиране

При просрочие на плащане се прилагат законовите правила (§ 288 BGB); преди всяко напомняне изпращаме любезно припомняне. Можем да спрем текущите услуги при значително забавяне след предварително уведомление; вече доставените и платени работни резултати остават незасегнати.

Практически пример: Как протича типично плащане по проект

Представете си, че ни възлагате превод и локализация на корпоративния си уебсайт. В офертата е договорена фиксирана цена от 5 000 евро, с план за плащане 50% при възлагане, 50% при доставка. След вашата поръчка ще получите потвърждение и първа фактура за 2 500 евро. Превеждате сумата по нашата германска бизнес сметка или плащате с кредитна карта чрез Stripe – постъпването на плащането се отбелязва автоматично в нашата система. Започваме работа. Веднага след като преводите и корекциите са готови, предоставяме локализирания уебсайт като линк за изтегляне или го интегрираме директно във вашата система за управление на съдържание. В същото време издаваме втора фактура за оставащите 2 500 евро. И двете фактури съдържат точно позициите от вашата оферта, включително ДДС. Ако желаете освобождаване от ДДС (обратно начисляване), се нуждаем от валидния ви ДДС номер преди издаване на фактурата. След пълно плащане имате постоянен достъп до всички фактури във вашия клиентски акаунт.

Често срещани недоразумения относно плащането и доставката

Често срещано недоразумение се отнася до падежа на авансовото плащане: Някои клиенти смятат, че първата вноска става дължима едва при доставка или след частично изпълнение. В действителност първата вноска от 50% – освен ако не е договорено друго в офертата – става дължима още при възлагане, тоест преди да започнем работа. Това осигурява сигурност при планирането и покрива разходите ни за първоначалната организация на проекта. Друго недоразумение: Срокът за доставка е обвързващ едва след пълно плащане. Вярното е, че срокът за доставка е посочен в договора и не зависи от постъпването на плащането. Ще ви информираме своевременно при евентуални забавяния, независимо дали вече сте платили първата вноска. Също така спирането на текущите услуги при забавяне на плащане често се разбира погрешно: Ние спираме услугите само след предупреждение и само при съществено забавяне. Вече доставените и платени резултати от работа остават незасегнати. Накрая, фактурирането: Винаги получавате фактура с начислен ДДС, освен ако сте бизнес клиент от ЕС и имате валиден ДДС номер – тогава в документа посочваме процедурата на обратно начисляване (Reverse-Charge).

Какво означават конкретно тези данни за вас

От информацията за плащане и доставка за Вас като клиент произтича ясна процедура. Знаете точно кога всяко плащане е дължимо и по какъв начин получавате услугата. При проекти с 50/50 план за плащане, с първата вноска поемате ангажимент: тогава вече имате правно основание да изисквате договореното изпълнение, дори работата още да не е започнала. Обратно, ние се осигуряваме с втората вноска, че ще платите след доставка. За Вас това означава: планирайте плащанията съобразно фазите на проекта. При месечни пакети (например поддръжка или актуализиране на съдържание) се фактурира месечно авансово – плащате винаги за предстоящия месец. Така разходите Ви са предвидими. Електронното фактуриране като PDF гарантира, че можете да изтеглите документите по всяко време, дори след години. А ако възникне забавяне, се възползвате от нашето правило да Ви информираме своевременно и преди крайния срок за доставка – а не едва при запитване. Това Ви дава сигурност при планиране на собствените Ви крайни срокове. В случай на забавяне на плащането от наша страна (например когато трябва да извършим кредитиране) важат законовите срокове – за това Ви информираме отделно.

Връзка с другите ни политики

Тази информация за плащане и доставка е тясно свързана с другите ни политики. Потвърждението за поръчка, което получавате след възлагане, препраща както към тази страница, така и към нашите Общи условия (ОУ). В ОУ са посочени точните правила относно гаранция, отговорност и прекратяване – те допълват описаните тук условия за плащане и доставка. Ако например искате да задържите плащане поради дефект, се прилагат законовите права за гаранция, които са конкретизирани в ОУ.

Също така нашата политика за поверителност играе роля: данните, които предоставяте при плащане (като адрес и информация за плащане), се използват само за обработка на транзакцията и не се предоставят на трети страни, които не участват. Платежните доставчици Stripe, PayPal и Mollie обработват данните Ви съгласно собствените си политики за поверителност, за които се позоваваме отделно в нашите Условия за поверителност. Ако имате въпроси относно фактура, можете да се свържете с нашето клиентско обслужване по всяко време – данните за контакт се намират в импресума. Различните политики заедно създават ясна рамка за сътрудничеството ни и предотвратяват недоразумения.

Вътрешен процес при нас

Зад кулисите на Baduno процесите по плащане и доставка са до голяма степен автоматизирани. След получаване на поръчка, тя се регистрира в нашата система и се генерира потвърждение. Паралелно с това нашата счетоводна служба издава първата фактура според уговорения в офертата план за плащане. Тази фактура се създава като електронен PDF и съдържа всички задължителни по закон данни. При получаване на плащане по нашата бизнес сметка, кредитна карта или PayPal, системата автоматично съпоставя плащането с откритата позиция. При плащания с кредитна карта обработката се извършва чрез Stripe, без пълните данни за картата да попадат при нас. За фактуриране на клиенти от ЕС с ДДС номер, нашият екип проверява валидността на ДДС идентификатора и при необходимост прилага процедурата за обратно начисляване. За доставка на цифрови услуги, след завършване се предоставя връзка за изтегляне или се стартира внедряване във вашата система. Едновременно с доставката се издава и окончателната фактура. Процесът по напомняне предвижда първо автоматично изпращане на учтиво напомняне. Само при по-нататъшно забавяне се извършва ръчна проверка от нашия клиентски сервиз, преди да се обмисли спиране на услугите. Всички стъпки от процеса са ясно дефинирани, за да се гарантира прозрачност.

Връзка с другите ни политики

Информацията за плащане и доставка е част от нашата рамка от политики и допълва други документи като Общите условия, Политиката за поверителност или Информацията за отказ. Например, нашите Общи условия уреждат кога се сключва договор и какви права и задължения съществуват – информацията за плащане и доставка конкретизира тези точки за търговския процес. Политиката за поверителност обяснява как обработваме вашите лични данни, особено във връзка с обработката на плащания от трети страни като Stripe или Mollie. Информацията за отказ се прилага за потребители и уведомява за правото на отказ от договора в определен срок – което може да повлияе на задълженията за плащане. Процедурата за обратно начисляване също е свързана с разпоредбите за ДДС, които могат да бъдат подробно описани в нашите Общи условия за бизнес клиенти. Описаните тук процеси, като автоматичното издаване на фактури или процеса по напомняне, са съгласувани с нашите вътрешни изисквания за съответствие и гарантират спазването на всички законови изисквания. Когато като клиент прочетете информацията за плащане и доставка, виждате практическото прилагане на това, което е абстрактно определено в общите разпоредби. Това взаимодействие създава единна и прозрачна цялостна картина за нашето сътрудничество.

Понятия, обяснени разбираемо

За да избегнем недоразумения, бихме искали да разясним някои основни термини от нашите условия за плащане и доставка.

Падежът на плащане означава момента, в който сумата по фактурата може да бъде осчетоводена от нас – не непременно момента на превода. За проектни услуги първата вноска от 50% е дължима още при възлагането, т.е. преди да започнем работа. Това ни позволява надеждно планиране и покрива първоначалната организация на проекта.

Междинното плащане е частично плащане, дължимо преди пълното изпълнение на услугата. В нашия стандартен план за плащане това са две равни вноски. Терминът се различава от авансово плащане, което често се разглежда като необвързваща резервация.

Процедурата на обратно начисляване е механизъм в законодателството на ЕС за ДДС, при който получателят на услугата (т.е. Вие като бизнес клиент) сам начислява ДДС. Условие е Валиден ДДС номер. Тогава издаваме фактурата на нетна база и отбелязваме това.

С внедряване (Deployment) се обозначава техническата доставка на цифрови услуги – например зареждане на преводи във Вашата система за управление на съдържание или предоставяне на пакет за изтегляне. Срокът за доставка в договора се отнася до този процес.

Спирането на текущи услуги при забавяне на плащане настъпва само след предварително уведомление и засяга единствено още неизвършените услуги. Вече доставените и платени резултати от работа остават незасегнати. Винаги получавате любезно напомняне преди покана за плащане.

Какво означава това конкретно за клиентите

Нашите условия за плащане и доставка са създадени да предоставят максимална прозрачност за Вас като клиент. Конкретно това означава:

От самото начало знаете кога кои плащания са дължими – най-късно с потвърждението на поръчката получавате първата фактура. Изненадите с разходите са изключени, тъй като всяка фактура отговаря точно на договорените позиции и цени. Ако желаете освобождаване от ДДС, ние го уреждаме на базата на Вашия валиден ДДС номер – безпроблемен процес.

Доставката на цифрови услуги се извършва съгласно договореното в офертата. Ако се очертае забавяне, ние Ви информираме проактивно и своевременно преди срока. Това означава, че не е необходимо сами да питате, а получавате ранно уведомление от нас.

В случай на забавяне на плащане действаме умерено: преди всяка покана за плащане получавате любезно напомняне. Едва при значително забавяне и след уведомление можем да спрем текущите услуги. Вашите вече доставени и платени резултати от работа не се засягат.

Като бизнес клиент от друга държава в ЕС можете да използвате процедурата на обратно начисляване с Вашия ДДС номер. Моля, съобщете ни Вашия номер преди издаване на фактурата, за да можем да я издадем правилно.

Освен това всички фактури са постоянно достъпни за изтегляне в личния Ви клиентски портал – това опростява Вашето счетоводство и архивиране.

Вътрешен процес при нас

За да можете да проследите как обработваме плащанията и доставките в Baduno, ще ви дадем кратък преглед:

След като направите поръчка, тя се регистрира в нашата система. Първата фактура се генерира автоматично и се изпраща на предоставения от вас имейл адрес. В същото време се създава клиентски акаунт, в който можете да виждате всички фактури и постъпления на плащания.

Постъпването на плащане се осчетоводява чрез интерфейсите на доставчиците на платежни услуги (Stripe, PayPal, Mollie) или ръчно при банков превод. Ние не получаваме пълни данни за кредитни карти – те се обработват единствено от доставчика. След като плащането бъде осчетоводено, статусът в клиентската зона се актуализира.

При проекти започваме работа, след като първата вноска бъде осчетоводена. Срокът за доставка се определя в договора и се записва в нашия софтуер за планиране. Ако срокът наближава и се очертава забавяне, отговорният екип по проекта ви информира своевременно и преди срока.

За напомняния използваме поетапна система: първо приятелско напомняне за плащане, след това официално напомняне. Само при значително забавяне и след предупреждение се спират текущите услуги. При това винаги проверяваме дали става въпрос за временно затруднение с плащането.

Всички процеси се документират в нашата система в съответствие със защитата на данните и с възможност за одит. Вашите факти са налични постоянно – дори след приключване на проекта.