Informacije o plačilu in dostavi

Načini plačila

Plačujete lahko z nakazilom na naš nemški poslovni račun, s kreditno kartico (prek Stripe) ali PayPal; dodatni načini plačila, kot sta iDEAL ali Bancontact, so lahko na voljo med postopkom naročila prek Mollie. Podatke o plačilu obdeluje posamezni ponudnik plačilnih storitev; popolni podatki o kartici ne dosežejo naših sistemov.

Načrt plačil pri projektih

Storitve projekta so, razen če ponudba ne določa drugače, zapadle v višini 50 % ob naročilu in 50 % ob dobavi. Mesečni paketi se obračunavajo mesečno vnaprej. Vsak račun natančno ustreza ponudbi – postavke, cene, davek na dodano vrednost; presenetljivih postavk ni.

Računi in hramba

Račune prejmete elektronsko v obliki PDF z izkazanim DDV in vsemi obveznimi podatki; v uporabniškem območju so na voljo za trajno preverjanje. Za poslovne stranke v EU s veljavno ID številko za DDV uporabljamo postopek obrnjene davčne obveznosti, račun vsebuje ustrezno opombo.

Dostava digitalnih storitev

Dobava poteka elektronsko: kot namestitev v vaše sisteme, kot prenosni paket za prenos ali kot vnos v CMS – kot je dogovorjeno v ponudbi. Rok dobave je določen v pogodbi; o predvidljivih zamudah obvestimo brez poziva in pred rokom, ne po njem.

Zamuda pri plačilu & začasna ustavitev

V primeru zamude pri plačilu veljajo zakonska pravila (§ 288 BGB); pred vsakim opominom sledi prijazen opomnik. Lahko začasno ustavimo tekoče storitve v primeru znatne zamude po napovedi; že dostavljeni in plačani rezultati dela s tem niso prizadeti.

Praktični primer: Kako poteka tipično plačilo projekta

Predstavljajte si, da nas naročite za prevod in lokalizacijo vaše podjetniške spletne strani. V ponudbi je dogovorjena fiksna cena 5.000 EUR, plačilni načrt 50 % ob naročilu, 50 % ob dostavi. Po vašem naročilu prejmete potrditev naročila in prvi račun v višini 2.500 EUR. Znesek nakažete na naš nemški poslovni račun ali plačate s kreditno kartico prek Stripe – prejem plačila se samodejno zabeleži v našem sistemu. Začnemo z delom. Ko so prevodi in prilagoditve končani, dostavimo paket lokalizirane spletne strani kot povezavo za prenos ali ga neposredno namestimo v vaš sistem za upravljanje vsebin. Hkrati izstavimo drugi račun za preostalih 2.500 EUR. Oba računa vsebujeta natančne postavke iz vaše ponudbe, vključno z DDV. Če želite oprostitev DDV (reverse charge), potrebujemo vašo veljavno ID za DDV pred izdajo računa. Po celotnem plačilu imate trajen dostop do vseh računov v vašem uporabniškem območju.

Pogosti nesporazumi glede plačila in dobave

Pogost nesporazum se nanaša na zapadlost akontacije: nekateri kupci domnevajo, da prvi obrok zapade šele ob dobavi ali po delni izvedbi. Dejansko prvi 50-odstotni obrok – če v ponudbi ni določeno drugače – zapade že z naročilom, torej preden začnemo z delom. To zagotavlja načrtovalsko varnost in krije naše stroške za začetno organizacijo projekta. Drugi nesporazum: da je rok dobave zavezujoč šele po popolnem plačilu. Pravilno: rok dobave je določen v pogodbi in ni odvisen od prejema plačila. O morebitnih zamudah vas obveščamo pravočasno, ne glede na to, ali ste že plačali prvi obrok. Tudi začasna ustavitev tekočih storitev v primeru zamude pri plačilu je pogosto napačno razumljena: storitve ustavimo šele po napovedi in le ob večji zamudi. Že dobavljeni in plačani delovni rezultati s tem niso prizadeti. Nazadnje še izstavljanje računov: vedno prejmete račun z izkazanim DDV, razen če ste poslovna stranka iz EU in imate veljavno ID za DDV – v tem primeru na dokumentu izkažemo postopek obrnjene davčne obveznosti.

Kaj te informacije konkretno pomenijo za vas

Iz informacij o plačilu in dobavi izhaja jasen postopek za vas kot stranko. Natančno veste, kdaj zapade katero plačilo in v kakšni obliki boste prejeli storitev. Pri projektih s plačilnim načrtom 50/50 se z prvim obrokom zavežete: takrat že pridobite pravico do pogodbeno dogovorjene storitve, tudi če delo še ni začelo. Nasprotno si z drugim obrokom zagotovimo, da plačate po dobavi. Za vas to pomeni: načrtujte plačila v skladu s fazami projekta. Pri mesečnih paketih (npr. vzdrževanje ali urejanje vsebin) se obračunava mesečno vnaprej – torej vedno plačujete za prihodnji mesec. S tem so vaši stroški predvidljivi. Elektronsko izdajanje računov v obliki PDF zagotavlja, da lahko dokumentacijo kadar koli pridobite, tudi leta kasneje. In če pride do zamude, izkoristite naše pravilo, da vas obvestimo brez poziva in pred rokom dobave – ne šele na poizvedbo. To vam daje načrtovalsko varnost za lastne roke. V primeru zamude pri plačilu z naše strani (na primer, če moramo izvesti dobropis) veljajo prav tako zakonski roki – o tem vas bomo posebej obvestili.

Povezovanje z našimi drugimi politikami

Ta informacija o plačilu in dobavi je tesno povezana z našimi drugimi politikami. Potrdilo o naročilu, ki ga prejmete po naročilu, se sklicuje tako na to stran kot na naše splošne pogoje poslovanja (SPP). V SPP so med drugim natančno določena pravila glede garancije, odgovornosti in odpovedi – ta dopolnjujejo tukaj opisane pogoje plačila in dobave. Če želite na primer zadržati plačilo zaradi napake, veljajo zakonske pravice iz garancije, ki so opredeljene v SPP.

Tudi naš obvestilo o zasebnosti igra vlogo: Podatki, ki jih navedete med postopkom plačila (kot so vaš naslov in podatki o plačilu), se uporabljajo samo za izvedbo transakcije in se ne posredujejo nepooblaščenim tretjim osebam. Plačilni ponudniki Stripe, PayPal in Mollie obdelujejo vaše podatke v skladu s svojimi politikami zasebnosti, na katere posebej opozarjamo v našem obvestilu o zasebnosti. Če imate vprašanja v zvezi z računom, se lahko kadar koli obrnete na našo službo za pomoč strankam – kontaktne podatke najdete v impresumu. Različne politike skupaj tvorijo jasen okvir za naše sodelovanje in preprečujejo nesporazume.

Notranji potek pri nas

V zakulisju pri Baduno potekajo plačilni in dobavni procesi večinoma avtomatizirano. Takoj ko prispe naročilo, se zabeleži v našem sistemu in ustvari potrdilo o naročilu. Vzporedno s tem naše računovodstvo izda prvi račun v skladu s plačilnim načrtom, določenim v ponudbi. Ta račun se ustvari kot elektronski PDF in vsebuje vse zakonsko zahtevane podatke. Ob prejemu plačila preko našega poslovnega računa, kreditne kartice ali PayPala naš sistem samodejno poravna plačilo z odprto postavko. Pri plačilih s kreditno kartico obdelavo izvaja Stripe, pri čemer popolni podatki o kartici ne pridejo do nas. Za izdajanje računov za stranke iz EU s stopnjo DDV naše preverja veljavnost ID-ja za DDV in po potrebi uporabi postopek obrnjene davčne obveznosti. Za dobavo digitalnih storitev se po zaključku zagotovi povezava za prenos ali se uvede namestitev v vaš sistem. Hkrati z dobavo se sproži končni račun. Postopki opominjanja predvidevajo, da se najprej samodejno pošlje prijazen opomnik. Šele ob nadaljnji zamudi se izvede ročni pregled s strani naše službe za pomoč strankam, preden se upošteva začasna ustavitev storitev. Vsi koraki postopka so jasno opredeljeni za zagotovitev preglednega poteka.

Usklajevanje z našimi drugimi politikami

Informacije o plačilu in dobavi so del našega okvira pravilnikov in dopolnjujejo druge dokumente, kot so splošni pogoji poslovanja, izjava o zasebnosti ali obvestilo o odstopu od pogodbe. Na primer, naši splošni pogoji poslovanja urejajo, kdaj pogodba nastane in katere pravice in obveznosti obstajajo – informacije o plačilu in dobavi te točke konkretizirajo za komercialni potek postopka. Izjava o zasebnosti pojasnjuje, kako ravnamo z vašimi osebnimi podatki, zlasti v povezavi s plačilno obdelavo s strani tretjih ponudnikov, kot sta Stripe ali Mollie. Obvestilo o odstopu od pogodbe velja za potrošnike in obvešča o pravici do odstopa od pogodbe v določenem roku – kar lahko vpliva na plačilne obveznosti. Tudi postopek reverse charge je povezan s pravili o DDV, ki so lahko podrobneje opredeljena v naših splošnih pogojih poslovanja za poslovne stranke. Tukaj opisani postopki, kot sta samodejno izdajanje računov ali postopek opomina, so usklajeni z našimi notranjimi zahtevami glede skladnosti in zagotavljajo, da izpolnjujemo vse zakonske zahteve. Ko torej kot stranka preberete informacije o plačilu in dobavi, vidite praktično izvedbo tistega, kar je v splošnih pravilih abstraktno določeno. To medsebojno delovanje ustvarja enotno in pregledno celotno sliko našega sodelovanja.

Razlaga pojmov na razumljiv način

Da bi se izognili nesporazumom, želimo pojasniti nekatere ključne pojme iz naših informacij o plačilu in dobavi.

Zapadlost plačila označuje trenutek, ko lahko znesek računa knjižimo v dobro – ne nujno trenutek nakazila. Pri projektnih storitvah prvi obrok v višini 50 % zapade že ob vašem naročilu, torej še preden začnemo z delom. To nam omogoča zanesljivo načrtovanje in krije začetno organizacijo projekta.

Vmesno plačilo je delno plačilo, ki zapade pred popolno izvedbo storitve. V našem standardnem plačilnem načrtu sta to dva enaka obroka. Ta pojem se razlikuje od predplačila, ki ga pogosto razumemo kot nezavezujočo rezervacijo.

Postopek reverse charge je mehanizem v pravu EU o DDV, pri katerem prejemnik storitve (torej vi kot poslovna stranka) sam obračuna DDV. Pogoj je vaša veljavna ID številka za DDV. Račun nato izdamo neto in dodamo opombo.

Z uvedbo (deployment) je mišljena tehnična dostava digitalnih storitev – na primer nalaganje prevodov v vaš sistem za upravljanje vsebin ali zagotovitev paketa za prenos. Dobavni rok v pogodbi se nanaša na ta postopek.

Začasna ustavitev tekočih storitev v primeru zamude pri plačilu nastopi šele po predhodnem obvestilu in zadeva izključno še neizvedene storitve. Že dobavljeni in plačani rezultati dela ostanejo nespremenjeni. Pred opominom boste vedno prejeli prijazen opomnik.

Kaj to konkretno pomeni za stranke

Naš informaciji o plačilih in dobavah sta zasnovani tako, da vam kot strankam zagotavljata največjo preglednost. Konkretno to pomeni:

Že od samega začetka veste, kdaj so posamezna plačila zapadla – najpozneje s potrditvijo naročila prejmete prvi račun. Presenečenja glede stroškov so izključena, saj vsak račun natančno ustreza dogovorjenim postavkam in cenam. Če želite oprostitev DDV, to uredimo na podlagi vaše veljavne ID številke za DDV – preprost postopek.

Dobava digitalnih storitev poteka, kot je dogovorjeno v ponudbi. Če se nakazuje zamuda, vas proaktivno obvestimo pravočasno pred rokom. To pomeni, da vam ni treba spraševati, ampak od nas prejmete pravočasno obvestilo.

V primeru zamude pri plačilu ravnamo zmerno: pred vsakim opominom prejmete prijazen opomnik. Šele pri večji zamudi in po napovedi lahko začasno ustavimo tekoče storitve. Vaši že dobavljeni in plačani rezultati dela s tem niso prizadeti.

Kot poslovna stranka v EU-ju lahko s svojo ID številko za DDV uporabite postopek obrnjene davčne obveznosti. Prosimo, da nam svojo ID številko sporočite pred izdajo računa, da lahko račun pravilno izstavimo.

Poleg tega so vsi računi trajno na voljo za prenos v vašem osebnem prostoru za stranke – to poenostavi vaše računovodstvo in arhiviranje.

Notranji postopek pri nas

Da boste lahko razumeli, kako pri Baduno notranje obravnavamo plačila in dobave, vam podajamo kratek vpogled:

Po oddaji naročila se to zabeleži v našem sistemu. Prvi račun se samodejno ustvari in pošlje na vaš elektronski naslov. Hkrati se ustvari uporabniški račun, v katerem si lahko ogledate vse račune in prejeta plačila.

Prejem plačila se knjiži prek vmesnikov plačilnih storitev (Stripe, PayPal, Mollie) ali pri bančnem nakazilu ročno. Ne prejmemo popolnih podatkov o kreditni kartici – te obdeluje izključno ponudnik storitev. Ko je plačilo knjiženo, se status posodobi v prostoru za stranke.

Pri projektih začnemo z delom, ko je prvi obrok knjižen. Rok dobave je določen v pogodbi in notranje zabeležen v naši programski opremi za načrtovanje. Ko se rok približuje in se nakazuje zamuda, vas odgovorna projektna ekipa obvesti brez vašega povpraševanja in pred rokom.

Za opomine uporabljamo stopenjski sistem: najprej prijazen opomnik za plačilo, nato uradni opomin. Šele pri večji zamudi in po napovedi sledi začasna ustavitev tekočih storitev. Pri tem vedno preverimo, ali gre za začasne težave s plačilom.

Vsi postopki so dokumentirani v skladu z varstvom podatkov in revizijsko varno v našem sistemu. Vaši računi so vam trajno na voljo – tudi po zaključku projekta.