Informazioni su pagamento e consegna

Modalità di pagamento

Paghi a scelta tramite bonifico sul nostro conto corrente tedesco, con carta di credito (tramite Stripe) o con PayPal; ulteriori modalità di pagamento come iDEAL o Bancontact possono essere offerte durante il processo d'ordine tramite Mollie. I dati di pagamento vengono elaborati dal rispettivo fornitore di servizi di pagamento; i dati completi della carta non raggiungono i nostri sistemi.

Piano di pagamento per progetti

I servizi del progetto sono, salvo diversa disposizione dell'offerta, pagabili per il 50% al momento dell'incarico e per il 50% alla consegna. I pacchetti mensili vengono fatturati mensilmente in anticipo. Ogni fattura corrisponde esattamente all'offerta – voci, prezzi, IVA; non ci sono voci a sorpresa.

Fatture e conservazione

Le fatture vengono ricevute elettronicamente in formato PDF con IVA indicata e tutti i dati obbligatori; nell'area clienti sono disponibili in modo permanente per il download. Per i clienti commerciali in altri paesi dell'UE con partita IVA valida, applichiamo il metodo del reverse charge; la fattura contiene la relativa dicitura.

Consegna di servizi digitali

La consegna avviene elettronicamente: come implementazione sui vostri sistemi, come pacchetto di trasferimento scaricabile o tramite caricamento nel CMS – come concordato nell'offerta. La data di consegna è specificata nel contratto; per eventuali ritardi prevedibili informiamo tempestivamente e prima del termine, non successivamente.

Mora nei pagamenti e sospensione

In caso di mora si applicano le disposizioni di legge (§ 288 BGB); prima di ogni sollecito viene inviato un cortese promemoria. Possiamo sospendere le prestazioni in corso in caso di ritardo significativo previa comunicazione; i risultati già consegnati e pagati non ne sono interessati.

Esempio pratico: come funziona un tipico pagamento di progetto

Immaginate di affidarci la traduzione e localizzazione del vostro sito web aziendale. Nel preventivo è concordato un prezzo fisso di 5.000 euro, con un piano di pagamento del 50% all'incarico e del 50% alla consegna. Dopo il vostro ordine, riceverete una conferma d'ordine e una prima fattura di 2.500 euro. Trasferite l'importo sul nostro conto corrente tedesco o pagate con carta di credito tramite Stripe: l'incasso viene registrato automaticamente nel nostro sistema. Iniziamo il lavoro. Una volta completate le traduzioni e gli adattamenti, consegniamo il pacchetto del sito localizzato tramite link per il download o lo carichiamo direttamente nel vostro sistema di gestione dei contenuti. Contestualmente emettiamo la seconda fattura per i restanti 2.500 euro. Entrambe le fatture contengono esattamente le voci del vostro preventivo, inclusa l'IVA. Se desiderate un'esenzione IVA (inversione contabile), abbiamo bisogno del vostro numero di partita IVA valido prima dell'emissione della fattura. Dopo il pagamento completo, avrete accesso permanente a tutte le fatture nella vostra area clienti.

Fraintendimenti comuni su pagamento e consegna

Un fraintendimento comune riguarda la scadenza del pagamento anticipato: alcuni clienti presumono che la prima rata sia dovuta solo alla consegna o dopo un servizio parziale. In realtà, la prima rata del 50% – salvo diversa indicazione nel preventivo – è dovuta già al momento dell'incarico, quindi prima che iniziamo il lavoro. Ciò garantisce la sicurezza della pianificazione e copre i nostri costi per l'organizzazione iniziale del progetto. Un altro fraintendimento: la data di consegna sarebbe vincolante solo dopo il pagamento completo. In realtà, la data di consegna è stabilita nel contratto ed è indipendente dal ricevimento del pagamento. Vi informeremo tempestivamente in caso di ritardi prevedibili, indipendentemente dal fatto che abbiate già pagato la prima rata. Anche la sospensione dei servizi in caso di ritardo di pagamento viene spesso interpretata erroneamente: sospendiamo i servizi solo dopo preavviso e solo in caso di ritardo significativo. I risultati di lavoro già consegnati e pagati rimangono invariati. Infine, la fatturazione: riceverete sempre una fattura con IVA esposta, a meno che non siate un cliente commerciale extra-UE con un numero di partita IVA valido – in tal caso, nel documento indicheremo il regime di inversione contabile.

Cosa significano concretamente queste informazioni per voi

Dalle informazioni sui pagamenti e sulla consegna risulta per voi, come cliente, una procedura chiara. Sapete esattamente quando ciascun pagamento è dovuto e in quale forma riceverete il servizio. Per i progetti con piano di pagamento 50/50, vi impegnate con la prima rata: avete già un diritto legale al servizio contrattualmente concordato, anche se il lavoro non è ancora iniziato. Al contrario, con la seconda rata ci assicuriamo che paghiate dopo la consegna. Per voi significa: pianificate i pagamenti in base alle fasi del progetto. Per i pacchetti mensili (ad es. manutenzione o gestione dei contenuti) la fatturazione avviene mensilmente in anticipo – pagate sempre per il mese successivo. In questo modo i vostri costi sono calcolabili. La fatturazione elettronica in formato PDF garantisce che possiate recuperare i documenti in qualsiasi momento, anche anni dopo. E in caso di ritardo, beneficiate della nostra regola di informarvi senza sollecitazione e prima della data di consegna – non solo su richiesta. Questo vi dà sicurezza nella pianificazione delle vostre scadenze. In caso di ritardo nel pagamento da parte nostra (ad esempio se dobbiamo emettere un accredito), si applicano anche i termini legali – vi informeremo separatamente.

Interazione con le nostre altre policy

Queste informazioni su pagamenti e consegna sono strettamente collegate alle nostre altre policy. La conferma d'ordine che ricevete dopo l'incarico fa riferimento sia a questa pagina sia alle nostre Condizioni Generali di Contratto (CGC). Nelle CGC sono contenute, tra l'altro, le disposizioni precise su garanzia, responsabilità e recesso – queste integrano le condizioni di pagamento e consegna qui descritte. Se desiderate trattenere una fattura a causa di un difetto, si applicano i diritti legali di garanzia, specificati nelle CGC.

Anche la nostra informativa sulla privacy gioca un ruolo: i dati da voi forniti durante il processo di pagamento (come indirizzo e informazioni di pagamento) vengono utilizzati solo per l'esecuzione della transazione e non vengono comunicati a terzi non coinvolti. I fornitori di servizi di pagamento Stripe, PayPal e Mollie trattano i vostri dati secondo le proprie norme sulla privacy, a cui facciamo riferimento nella nostra informativa sulla privacy. Se avete domande su una fattura, potete contattare in qualsiasi momento il nostro servizio clienti – i dati di contatto si trovano nell'imprint. Le varie policy insieme costituiscono un quadro chiaro per la nostra collaborazione ed evitano fraintendimenti.

Il nostro processo interno

Dietro le quinte di Baduno, i processi di pagamento e consegna sono ampiamente automatizzati. Non appena viene ricevuto un ordine, viene registrato nel nostro sistema e viene generata una conferma d'ordine. Parallelamente, la nostra contabilità emette la prima fattura secondo il piano di pagamento stabilito nell'offerta. Questa fattura viene creata come PDF elettronico e contiene tutte le informazioni obbligatorie per legge. Al ricevimento di un pagamento tramite il nostro conto commerciale, una carta di credito o PayPal, il nostro sistema abbina automaticamente il pagamento alla partita aperta. Per i pagamenti con carta di credito, l'elaborazione avviene tramite Stripe, senza che i dati completi della carta finiscano presso di noi. Per la fatturazione a clienti extra-UE con partita IVA, il nostro team verifica la validità dell'ID IVA e, se necessario, applica il meccanismo del reverse charge. Per la consegna di servizi digitali, dopo il completamento viene fornito un link per il download o avviato il deployment nel vostro sistema. Contestualmente alla consegna viene emessa la fattura finale. Per i solleciti di pagamento, viene prima inviato automaticamente un cortese promemoria. Solo in caso di ulteriore ritardo, viene effettuata una verifica manuale dal nostro servizio clienti prima di considerare la sospensione dei servizi. Tutti i passaggi del processo sono chiaramente definiti per garantire un flusso trasparente.

Interazione con le nostre altre politiche

Le informazioni su pagamento e consegna sono parte del nostro quadro normativo e completano altri documenti come i Termini e Condizioni Generali, l'Informativa sulla Privacy o la Politica di Recesso. Ad esempio, i nostri Termini e Condizioni Generali stabiliscono quando un contratto viene concluso e quali diritti e doveri esistono – le informazioni su pagamento e consegna concretizzano questi punti per l'aspetto commerciale. L'Informativa sulla Privacy spiega come gestiamo i vostri dati personali, in particolare in relazione all'elaborazione dei pagamenti tramite fornitori terzi come Stripe o Mollie. La Politica di Recesso si applica ai consumatori e informa sul diritto di recedere dal contratto entro un determinato periodo – il che può avere effetti sugli obblighi di pagamento. Anche il meccanismo del reverse charge è correlato alle normative IVA, che possono essere ulteriormente dettagliate nei nostri Termini e Condizioni Generali per i clienti commerciali. I processi qui descritti, come la creazione automatica della fattura o il processo di sollecito, sono allineati con le nostre linee guida interne di conformità e garantiscono il rispetto di tutti i requisiti legali. Quando leggete le informazioni su pagamento e consegna come cliente, vedete l'attuazione pratica di quanto stabilito astrattamente nelle regole generali. Questa interazione crea un quadro unitario e trasparente per la nostra collaborazione.

Termini spiegati in modo chiaro

Per evitare fraintendimenti, desideriamo chiarire alcuni termini chiave delle nostre informazioni su pagamento e consegna.

La scadenza di un pagamento indica il momento in cui l'importo della fattura può essere contabilizzato da noi – non necessariamente il momento del bonifico. Per i servizi di progetto, la prima rata del 50% è dovuta già con il vostro incarico, quindi prima che iniziamo a lavorare. Ciò ci consente una pianificazione affidabile e copre l'organizzazione iniziale del progetto.

Un pagamento in acconto è un pagamento parziale dovuto prima del completamento del servizio. Nel nostro piano di pagamento standard si tratta di due rate di uguale importo. Il termine si distingue da un anticipo, che spesso è visto come una prenotazione non vincolante.

Il meccanismo del Reverse Charge è un istituto del diritto IVA dell'UE in cui il destinatario del servizio (cioè voi come cliente commerciale) versa l'IVA da sé. Il presupposto è il vostro valido numero di partita IVA. Noi emettiamo quindi la fattura al netto e riportiamo l'indicazione.

Con Deployment si intende la consegna tecnica di servizi digitali – ad esempio il caricamento di traduzioni nel vostro sistema di gestione dei contenuti o la fornitura di un pacchetto di download. La data di consegna nel contratto si riferisce a questa operazione.

La sospensione dei servizi in corso in caso di mora avviene solo previa comunicazione e riguarda esclusivamente le prestazioni non ancora eseguite. I risultati già consegnati e pagati rimangono invariati. Riceverete sempre un cortese sollecito prima di un avviso di mora.

Cosa significa concretamente per i clienti

Le nostre informazioni su pagamento e consegna sono concepite per offrirvi, come clienti, la massima trasparenza. Concretamente, ciò significa:

Sapete fin dall'inizio quando quali pagamenti sono dovuti – al più tardi con la conferma d'ordine ricevete la prima fattura. Sono escluse sorprese sui costi, poiché ogni fattura corrisponde esattamente alle voci e ai prezzi concordati. Se desiderate un'esenzione IVA, lo regoliamo sulla base del vostro valido numero di partita IVA – un processo semplice.

La consegna di servizi digitali avviene come concordato nell'offerta. Se dovesse profilarsi un ritardo, vi informiamo in modo proattivo e tempestivo prima della scadenza. Ciò significa che non dovete chiedere voi stessi, ma ricevete da noi una comunicazione tempestiva.

In caso di mora agiamo con moderazione: prima di ogni avviso di mora ricevete un cortese sollecito. Solo in caso di ritardo significativo e dopo comunicazione possiamo sospendere i servizi in corso. I vostri risultati di lavoro già consegnati e pagati non ne sono interessati.

In qualità di cliente commerciale in un altro paese UE potete utilizzare il meccanismo del Reverse Charge con il vostro numero di partita IVA. Vi preghiamo di comunicarci il vostro numero di partita IVA prima dell'emissione della fattura, affinché possiamo emetterla correttamente.

Inoltre, tutte le fatture sono permanentemente disponibili per il download nella vostra area clienti personale – ciò semplifica la vostra contabilità e archiviazione.

Procedura interna

Affinché possiate comprendere come gestiamo internamente i pagamenti e le consegne presso Baduno, vi forniamo una breve panoramica:

Dopo aver effettuato l'ordine, questo viene registrato nel nostro sistema. La prima fattura viene generata automaticamente e inviata all'indirizzo e-mail da voi indicato. Contestualmente viene creato un account cliente, dove potrete visualizzare tutte le fatture e gli incassi.

L'incasso viene contabilizzato tramite le interfacce dei fornitori di servizi di pagamento (Stripe, PayPal, Mollie) o manualmente in caso di bonifico. Non riceviamo i dati completi della carta di credito – questi vengono elaborati esclusivamente dal fornitore di servizi. Non appena il pagamento viene contabilizzato, lo stato viene aggiornato nell'area clienti.

Per i progetti, iniziamo il lavoro non appena viene contabilizzata la prima rata. La data di consegna viene stabilita nel contratto e inserita internamente nel nostro software di pianificazione. Se la data si avvicina e si profila un ritardo, il team di progetto responsabile vi informerà senza sollecito e prima della scadenza.

Per i solleciti utilizziamo un sistema graduato: prima un promemoria di pagamento amichevole, poi un sollecito formale. Solo in caso di ritardo significativo e previa comunicazione, viene sospesa l'erogazione dei servizi in corso. In tal caso, verifichiamo sempre se si tratti di una difficoltà di pagamento temporanea.

Tutte le operazioni vengono documentate nel nostro sistema in modo conforme alla protezione dei dati e a prova di revisione. Le vostre fatture sono sempre disponibili – anche dopo il completamento del progetto.