Fizetési és szállítási információk

Fizetési módok

Ön választhat, hogy átutalással fizet német üzleti számlánkra, bankkártyával (Stripe-on keresztül) vagy PayPal-lel; további fizetési módok, mint az iDEAL vagy Bancontact, a megrendelés során a Mollie-n keresztül is elérhetők lehetnek. A fizetési adatokat az adott fizetési szolgáltató dolgozza fel; teljes kártyaadatok nem jutnak el rendszereinkhez.

Fizetési terv projektek esetén

A projekt szolgáltatások, amennyiben az ajánlat másként nem rendelkezik, 50%-ban a megbízáskor és 50%-ban a szállításkor esedékesek. A havi csomagok havonta előre számlázásra kerülnek. Minden számla pontosan megegyezik az ajánlattal – tételek, árak, áfa; meglepetés tételek nincsenek.

Számlák és megőrzés

A számlákat elektronikus formában, PDF-ben kapja meg, feltüntetve az áfát és minden kötelező adatot; az ügyfélportálon tartósan elérhetők. Az EU más tagállamaiban lévő, érvényes áfa-azonosító számmal rendelkező üzleti ügyfelek esetében a fordított adózást alkalmazzuk, a számla tartalmazza a megfelelő megjegyzést.

Digitális szolgáltatások teljesítése

A teljesítés elektronikusan történik: telepítés az Ön rendszereire, letölthető átadási csomagként vagy CMS-be történő feltöltéssel – az ajánlatban foglaltak szerint. A szállítási határidőt a szerződés tartalmazza; az előre látható késésekről kérelem nélkül és a határidő előtt tájékoztatjuk Önt, nem azt követően.

Fizetési késedelem és felfüggesztés

Fizetési késedelem esetén a törvényi szabályok irányadók (a német Ptk. 288. §-a); minden fizetési felszólítás előtt egy barátságos emlékeztetőt küldünk. Jelentős késedelem esetén a folyamatban lévő szolgáltatásokat előzetes bejelentés után felfüggeszthetjük; a már leszállított és kifizetett munkaeredményeket ez nem érinti.

Gyakorlati példa: Hogyan zajlik egy tipikus projekt kifizetése

Képzelje el, hogy megbíz minket vállalati weboldala fordításával és lokalizálásával. Az ajánlatban 5.000 euró fix ár szerepel, fizetési ütemezés: 50% megrendeléskor, 50% szállításkor. A megrendelés után kap egy megrendelés-visszaigazolást és egy első számlát 2.500 euróról. Az összeget átutalja német üzleti számlánkra, vagy kártyával fizet Stripe-on keresztül – a befizetés automatikusan rögzítésre kerül rendszerünkben. Elkezdjük a munkát. Amint a fordítások és módosítások elkészültek, a lokalizált weboldalcsomagot letöltési linkként szállítjuk, vagy közvetlenül a tartalomkezelő rendszerébe töltjük. Ezzel egyidejűleg kiállítjuk a második számlát a fennmaradó 2.500 euróról. Mindkét számla pontosan az ajánlatában szereplő tételeket tartalmazza, az áfával együtt. Ha áfamentességet (reverse charge) kér, a számlázás előtt szükségünk van érvényes adószámára (USt-IdNr.). A teljes kifizetés után végleges hozzáférést kap az összes számlához ügyfélterületén.

Gyakori félreértések a fizetéssel és szállítással kapcsolatban

Egy gyakori félreértés az előleg esedékességére vonatkozik: egyes ügyfelek azt feltételezik, hogy az első részlet csak a szállításkor vagy részleges teljesítés után válik esedékessé. Valójában az első 50%-os részlet – ha az ajánlat másként nem rendelkezik – már a megbízással esedékes, tehát még a munka megkezdése előtt. Ez a tervezhetőséget szolgálja, és fedezi a kezdeti projekt-szervezés költségeit. Egy másik félreértés: a szállítási határidő csak a teljes kifizetés után válik kötelező érvényűvé. A helyes értelmezés: a szállítási határidő a szerződésben szerepel, és független a fizetés beérkezésétől. Várható késések esetén időben tájékoztatjuk Önt, függetlenül attól, hogy az első részletet már kifizette-e. A fizetési késedelem esetén a folyamatban lévő szolgáltatások felfüggesztését is gyakran félreértelmezik: mi csak előzetes bejelentés után és jelentős késedelem esetén függesztjük fel a szolgáltatásokat. A már leszállított és kifizetett munkák eredményét ez nem érinti. Végül a számlázás: Ön minden esetben áfát feltüntető számlát kap, kivéve, ha EU-n kívüli üzleti ügyfél, és érvényes adószámmal rendelkezik – ekkor a bizonylaton a fordított adózást tüntetjük fel.

Mit jelentenek ezek az információk az Ön számára

A fizetési és szállítási információk egyértelmű folyamatot biztosítanak Önnek, mint ügyfélnek. Pontosan tudja, mikor melyik fizetés esedékes, és milyen formában kapja meg a szolgáltatást. Az 50/50-es fizetési tervvel rendelkező projekteknél az első részlettel kötelezettséget vállal: ezzel már jogosulttá válik a szerződésben foglalt szolgáltatásra, még ha a munka nem is kezdődött el. Fordítva, a második részlettel biztosítjuk, hogy a szállítás után fizessen. Ön számára ez azt jelenti: a kifizetéseket a projekt fázisainak megfelelően ütemezze. A havi csomagoknál (pl. karbantartás vagy tartalomgondozás) havonta előre számlázunk – Ön mindig a következő hónapért fizet. Így költségei kiszámíthatóak. Az elektronikus PDF-számlázás biztosítja, hogy a dokumentumokat bármikor előhívhassa, akár évekkel később is. És ha késés következik be, Ön profitál abból a szabályunkból, hogy kérés nélkül, a szállítási határidő előtt tájékoztatjuk – nem csak kérésre. Ez tervezhetőséget ad az Ön saját határidőihez. A mi fizetési késedelmünk esetén (pl. ha jóváírást kell teljesítenünk) szintén a törvényes határidők érvényesek – erről külön tájékoztatjuk Önt.

Kapcsolat egyéb irányelveinkkel

Ezek a fizetési és szállítási információk szorosan kapcsolódnak további irányelveinkhez. A megbízás után kapott megrendelés-visszaigazolás egyaránt hivatkozik erre az oldalra és Általános Szerződési Feltételeinkre (ÁSZF). Az ÁSZF többek között tartalmazza a jótállásra, felelősségre és felmondásra vonatkozó pontos szabályokat – ezek kiegészítik az itt leírt fizetési és szállítási feltételeket. Ha például egy hiba miatt szeretné visszatartani a számlát, a törvényes jótállási jogok lépnek érvénybe, amelyeket az ÁSZF részletez.

Adatvédelmi tájékoztatónk is szerepet játszik: Az Ön által a fizetési folyamat során megadott adatokat (pl. címe és fizetési információk) kizárólag a tranzakció lebonyolítására használjuk, és nem adjuk át illetéktelen harmadik feleknek. A Stripe, PayPal és Mollie fizetési szolgáltatók az Ön adatait a saját adatvédelmi szabályzataik szerint kezelik, amelyekre adatvédelmi tájékoztatónkban külön felhívjuk a figyelmet. Ha kérdése van egy számlával kapcsolatban, bármikor fordulhat ügyfélszolgálatunkhoz – az elérhetőségeket az Impresszumban találja. A különböző irányelvek együtt világos keretet biztosítanak együttműködésünkhöz, és elkerülik a félreértéseket.

Belső folyamataink

A Baduno kulisszái mögött a fizetési és szállítási folyamatok nagyrészt automatizáltan zajlanak. Amint egy megrendelés beérkezik, rögzítésre kerül a rendszerünkben, és egy megrendelés-visszaigazolás generálódik. Ezzel párhuzamosan a könyvelésünk elkészíti az első számlát az ajánlatban meghatározott fizetési ütemezés szerint. Ez a számla elektronikus PDF formátumban készül, és tartalmazza az összes jogszabály által előírt kötelező adatot. Amikor egy fizetés beérkezik üzleti számlánkra, bankkártyára vagy PayPalra, rendszerünk automatikusan egyezteti a fizetést a nyitott tétellel. Bankkártyás fizetés esetén a feldolgozás a Stripe-on keresztül történik, anélkül, hogy a teljes kártyaadatok hozzánk kerülnének. Az EU-n kívüli, áfaszámos ügyfelek részére történő számlázás esetén csapatunk ellenőrzi az áfaszám érvényességét, és szükség esetén alkalmazza a reverse-charge eljárást. Digitális szolgáltatások szállítása esetén a teljesítést követően letöltési linket biztosítunk, vagy elindítjuk a telepítést az Ön rendszerébe. A szállítással egy időben a végszámla is kiállításra kerül. A fizetési felszólítási eljárás során először egy barátságos emlékeztető automatikusan kiküldésre kerül. Csak további késedelem esetén végez az ügyfélszolgálatunk manuális ellenőrzést, mielőtt a szolgáltatások felfüggesztését fontolóra vennénk. Minden eljárási lépés egyértelműen meghatározott a transzparens folyamat biztosítása érdekében.

Egyéb irányelveinkkel való összhang

A fizetési és szállítási információk irányelvrendszerünk részét képezik, és kiegészítik az olyan egyéb dokumentumokat, mint az ÁSZF, az adatvédelmi nyilatkozat vagy az elállási tájékoztató. Például az ÁSZF szabályozza, hogy mikor jön létre a szerződés, és milyen jogok és kötelezettségek állnak fenn – a fizetési és szállítási információk ezeket a pontokat konkretizálják a kereskedelmi folyamat szempontjából. Az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti, hogyan kezeljük személyes adatait, különösen a Stripe vagy Mollie által nyújtott harmadik feles fizetésfeldolgozással összefüggésben. Az elállási tájékoztató a fogyasztókra vonatkozik, és tájékoztat a szerződés meghatározott határidőn belüli elállásának jogáról – ami hatással lehet a fizetési kötelezettségekre. A fordított adózás is kapcsolódik az áfarendelkezésekhez, amelyeket Általános Szerződési Feltételeink üzleti ügyfeleink számára részletesebben is kifejthetnek. Az itt leírt eljárások, mint az automatikus számlakészítés vagy a fizetési felszólítási folyamat, összhangban vannak belső megfelelőségi előírásainkkal, és biztosítják, hogy minden jogszabályi követelményt betartsunk. Ha Ön ügyfélként elolvassa a fizetési és szállítási információkat, akkor az általános szabályokban elvontan meghatározottak gyakorlati megvalósítását látja. Ez az összjáték egységes és átlátható összképet teremt együttműködésünkhöz.

Fogalmak érthető magyarázata

A félreértések elkerülése végett szeretnénk néhány kulcsfogalmat megmagyarázni fizetési és szállítási információinkból.

A fizetés esedékessége azt az időpontot jelöli, amikor a számla összegét könyvelni tudjuk – nem feltétlenül az átutalás időpontját. Projektjellegű szolgáltatások esetén az első 50%-os részlet már a megbízással esedékessé válik, vagyis még a munka megkezdése előtt. Ez lehetővé teszi számunkra a megbízható tervezést és fedezi a kezdeti projektszervezést.

A részletfizetés olyan részfizetés, amely a teljes teljesítés előtt válik esedékessé. Standard fizetési ütemezésünkben ez két egyenlő részlet. A fogalom eltér az előleggel szemben, amelyet gyakran nem kötelező érvényű foglalásnak tekintenek.

A fordított adózás az EU áfajogának egyik mechanizmusa, amelyben a szolgáltatás igénybevevője (azaz Ön, mint üzleti ügyfél) vallja be az áfát. Feltétele az érvényes adószám megléte. Ekkor a számlát nettó összegben állítjuk ki, és feltüntetjük a megfelelő megjegyzést.

A deployment (telepítés) a digitális szolgáltatások technikai átadását jelenti – például a fordítások feltöltését az Ön tartalomkezelő rendszerébe, vagy egy letöltési csomag elérhetővé tételét. A szerződésben szereplő szállítási határidő erre a folyamatra vonatkozik.

A folyamatban lévő szolgáltatások felfüggesztése fizetési késedelem esetén csak előzetes értesítést követően következik be, és kizárólag a még nem teljesített szolgáltatásokra vonatkozik. A már leszállított és kifizetett munkák eredményeit ez nem érinti. Minden fizetési felszólítás előtt udvarias emlékeztetőt küldünk.

Mit jelent ez konkrétan az ügyfeleknek

Fizetési és szállítási információinkat úgy alakítottuk ki, hogy Ön, mint ügyfél maximális átláthatóságot élvezzen. Ez konkrétan a következőket jelenti:

Már a kezdetektől tudja, mikor esedékesek az egyes kifizetések – legkésőbb a megrendelés visszaigazolásával megkapja az első számlát. Költségmeglepetések kizárva, mivel minden számla pontosan a megállapított tételeket és árakat tartalmazza. Amennyiben áfamentességet szeretne, azt az érvényes adószáma alapján rendezzük – egy egyszerű folyamat.

A digitális szolgáltatások teljesítése az ajánlatban rögzítettek szerint történik. Ha késedelem várható, proaktívan és időben tájékoztatjuk Önt a határidő előtt. Ez azt jelenti, hogy nem kell utánaérdeklődnie, hanem időben értesítést kap tőlünk.

Fizetési késedelem esetén mértéktartóan járunk el: minden egyes felszólítás előtt egy barátságos emlékeztetőt küldünk. Csak jelentős késedelem és előzetes bejelentés után függeszthetjük fel a folyamatban lévő szolgáltatásokat. A már leszállított és kifizetett munkaeredményeket ez nem érinti.

EU-n belüli üzleti ügyfélként adószáma birtokában alkalmazhatja a fordított adózást. Kérjük, a számlázás előtt közölje adószámát, hogy helyesen állíthassuk ki a számlát.

Ezenkívül minden számla tartósan elérhető letöltésre az Ön személyes ügyfélterületén – ez megkönnyíti a könyvelést és az archiválást.

Belső folyamataink

Annak érdekében, hogy Ön is nyomon követhessük, hogyan kezeljük a Baduno-nál a fizetéseket és szállításokat belsőleg, rövid betekintést nyújtunk:

A megrendelés leadása után az rögzítésre kerül a rendszerünkben. Az első számla automatikusan generálódik, és elküldésre kerül az Ön által megadott e-mail címre. Ezzel egyidejűleg létrejön egy ügyfélfiók, ahol az összes számlát és befizetést megtekintheti.

A befizetés rögzítése a fizetési szolgáltatók (Stripe, PayPal, Mollie) felületein keresztül, vagy átutalás esetén manuálisan történik. Mi nem kapjuk meg a teljes bankkártyaadatokat – ezeket kizárólag a szolgáltató kezeli. Amint a fizetés rögzítésre került, a státusz frissül az ügyfélterületen.

Projektek esetén a munkát az első részlet beérkezése után kezdjük meg. A szállítási határidőt a szerződés rögzíti, és belsőleg a tervezőszoftverünkben tároljuk. Ha a határidő közeledtével késedelem körvonalazódik, a felelős projektcsapat önként és a határidő előtt tájékoztatja Önt.

Felszólításokhoz fokozatos rendszert használunk: először egy barátságos fizetési emlékeztető, majd egy hivatalos felszólítás. Csak jelentős késedelem és előzetes bejelentés után kerül sor a folyamatban lévő szolgáltatások felfüggesztésére. Eközben mindig ellenőrizzük, hogy átmeneti fizetési nehézségről van-e szó.

Minden folyamat adatvédelmi szabályoknak megfelelően és revízióbiztosan dokumentálásra kerül a rendszerünkben. Számlái tartósan elérhetők – még a projekt befejezése után is.