Informacje o płatności i dostawie

Metody płatności

Możesz płacić przelewem na nasze niemieckie konto firmowe, kartą kredytową (przez Stripe) lub przez PayPal; inne metody płatności, takie jak iDEAL czy Bancontact, mogą być oferowane w procesie zamówienia za pośrednictwem Mollie. Dane płatności przetwarza odpowiedni dostawca usług płatniczych; pełne dane karty nie docierają do naszych systemów.

Plan płatności przy projektach

Usługi projektowe są wymagalne, o ile oferta nie stanowi inaczej, w 50% przy zleceniu i 50% przy dostawie. Pakiety miesięczne są rozliczane z góry co miesiąc. Każda faktura jest dokładnie zgodna z ofertą – pozycje, ceny, podatek VAT; nie ma żadnych ukrytych pozycji.

Faktury i przechowywanie

Faktury otrzymujecie Państwo elektronicznie w formacie PDF z wykazanym podatkiem VAT i wszystkimi wymaganymi informacjami; w strefie klienta są one trwale dostępne do pobrania. Dla klientów biznesowych z krajów UE posiadających ważny numer VAT stosujemy procedurę odwrotnego obciążenia, a faktura zawiera odpowiednią adnotację.

Dostawa usług cyfrowych

Dostawa odbywa się elektronicznie: jako wdrożenie na Państwa systemy, jako pakiet do pobrania lub przez wgranie do CMS – zgodnie z ustaleniami oferty. Termin dostawy określono w umowie; o przewidywanych opóźnieniach informujemy bez wezwania i przed terminem, a nie po nim.

Opóźnienie w płatności i zawieszenie

W przypadku opóźnienia w płatności obowiązują przepisy ustawowe (§ 288 BGB); przed każdym wezwaniem do zapłaty wysyłamy uprzejme przypomnienie. Możemy zawiesić bieżące usługi w przypadku znacznego opóźnienia po uprzednim powiadomieniu; wcześniej dostarczone i opłacone wyniki pracy pozostają nienaruszone.

Przykład praktyczny: jak przebiega typowa płatność za projekt

Wyobraź sobie, że zlecasz nam tłumaczenie i lokalizację strony internetowej Twojej firmy. W ofercie uzgodniono cenę ryczałtową w wysokości 5 000 euro, harmonogram płatności: 50% przy zleceniu, 50% przy dostawie. Po złożeniu zamówienia otrzymasz potwierdzenie zamówienia i pierwszą fakturę na kwotę 2 500 euro. Przelewasz kwotę na nasze niemieckie konto firmowe lub płacisz kartą kredytową przez Stripe – wpływ płatności jest automatycznie odnotowywany w naszym systemie. Rozpoczynamy pracę. Po zakończeniu tłumaczeń i dostosowań dostarczamy spakowaną zlokalizowaną stronę internetową jako link do pobrania lub wgrywamy ją bezpośrednio do Twojego systemu zarządzania treścią. Jednocześnie wystawiamy drugą fakturę na pozostałe 2 500 euro. Obie faktury zawierają dokładnie te same pozycje co w Twojej ofercie, łącznie z podatkiem VAT. Jeśli chcesz skorzystać z odwrotnego obciążenia (Reverse-Charge), potrzebujemy Twojego ważnego numeru VAT przed wystawieniem faktury. Po dokonaniu pełnej płatności masz stały dostęp do wszystkich faktur w swoim panelu klienta.

Częste nieporozumienia dotyczące płatności i dostawy

Często spotykanym nieporozumieniem jest termin wymagalności płatności zaliczkowej: niektórzy klienci zakładają, że pierwsza rata staje się wymagalna dopiero przy dostawie lub po częściowym wykonaniu. W rzeczywistości pierwsza rata w wysokości 50% – o ile w ofercie nie postanowiono inaczej – jest wymagalna już z chwilą zlecenia, czyli zanim rozpoczniemy pracę. Służy to zapewnieniu bezpieczeństwa planowania i pokrywa nasze koszty wstępnej organizacji projektu. Kolejne nieporozumienie: termin dostawy jest wiążący dopiero po dokonaniu pełnej zapłaty. Prawda jest taka, że termin dostawy jest ustalony w umowie i niezależny od wpływu płatności. Informujemy Cię o przewidywanych opóźnieniach w odpowiednim czasie, niezależnie od tego, czy uiściłeś już pierwszą ratę. Również zawieszenie bieżących usług w przypadku opóźnienia w płatności jest często błędnie interpretowane: wstrzymujemy świadczenie usług dopiero po powiadomieniu i tylko w przypadku znacznego opóźnienia. Już dostarczone i opłacone wyniki pracy pozostają tym nienaruszone. Wreszcie kwestia fakturowania: zawsze otrzymujesz fakturę z wykazanym podatkiem VAT, chyba że jesteś klientem biznesowym spoza UE i posiadasz ważny numer VAT – wówczas w dokumencie wykazujemy procedurę odwrotnego obciążenia.

Co te informacje oznaczają dla Państwa konkretnie

Z informacji o płatnościach i dostawach wynika dla Państwa jako klienta jasny przebieg. Dokładnie wiedzą Państwo, kiedy dana płatność jest wymagalna i w jakiej formie otrzymają Państwo usługę. W przypadku projektów z planem płatności 50/50, pierwsza rata wiąże Państwa – mają Państwo wówczas już roszczenie prawne do uzgodnionej umownie usługi, nawet jeśli prace jeszcze się nie rozpoczęły. Z drugiej strony, druga rata zabezpiecza nas, że zapłacą Państwo po dostawie. Dla Państwa oznacza to: prosimy planować płatności zgodnie z fazami projektu. W przypadku pakietów miesięcznych (np. utrzymanie lub pielęgnacja treści) rozliczenie następuje z góry co miesiąc – płacą Państwo zatem zawsze za nadchodzący miesiąc. Dzięki temu Państwa koszty są przewidywalne. Elektroniczne fakturowanie w formie PDF zapewnia, że mogą Państwo w każdej chwili uzyskać dostęp do dokumentów, nawet po latach. A jeśli dojdzie do opóźnienia, korzystają Państwo z naszej zasady informowania Państwa bez wezwania i przed terminem dostawy – a nie dopiero na zapytanie. Daje to Państwu pewność planowania własnych terminów. W przypadku opóźnienia w płatności z naszej strony (np. gdy musimy dokonać korekty) obowiązują również ustawowe terminy – o czym informujemy Państwa osobno.

Współdziałanie z naszymi innymi politykami

Te informacje o płatnościach i dostawach są ściśle powiązane z naszymi innymi politykami. Potwierdzenie zamówienia, które otrzymują Państwo po złożeniu zlecenia, odsyła zarówno do tej strony, jak i do naszych Ogólnych Warunków Handlowych (OWH). W OWH zawarte są między innymi szczegółowe przepisy dotyczące gwarancji, odpowiedzialności i wypowiedzenia – uzupełniają one opisane tutaj warunki płatności i dostawy. Jeśli chcą Państwo wstrzymać fakturę z powodu wady, mają zastosowanie ustawowe prawa gwarancyjne, które są skonkretyzowane w OWH.

Również nasza informacja o ochronie danych odgrywa rolę: dane podane przez Państwa w trakcie procesu płatności (takie jak adres i informacje o płatności) są wykorzystywane wyłącznie do realizacji transakcji i nie są przekazywane nieuprawnionym stronom trzecim. Dostawcy usług płatniczych Stripe, PayPal i Mollie przetwarzają Państwa dane zgodnie z własnymi politykami ochrony danych, na które osobno zwracamy uwagę w naszej informacji o ochronie danych. W przypadku pytań dotyczących faktury mogą Państwo w każdej chwili skontaktować się z naszym działem obsługi klienta – dane kontaktowe znajdują się w stopce redakcyjnej (Impressum). Poszczególne polityki tworzą razem jasne ramy dla naszej współpracy i pozwalają uniknąć nieporozumień.

Wewnętrzny proces u nas

Za kulisami w Baduno procesy płatności i dostawy przebiegają w dużej mierze automatycznie. Po otrzymaniu zamówienia jest ono rejestrowane w naszym systemie i generowane jest potwierdzenie zamówienia. Równolegle nasza księgowość wystawia pierwszą fakturę zgodnie z planem płatności określonym w ofercie. Faktura ta jest tworzona jako elektroniczny PDF i zawiera wszystkie wymagane prawem informacje. Po otrzymaniu płatności na nasze konto firmowe, kartą kredytową lub przez PayPal, nasz system automatycznie dopasowuje płatność do otwartej pozycji. W przypadku płatności kartą kredytową przetwarzanie odbywa się za pośrednictwem Stripe, bez przekazywania nam pełnych danych karty. W przypadku fakturowania klientów z UE posiadających numer VAT, nasz zespół sprawdza ważność numeru VAT i w razie potrzeby stosuje procedurę odwrotnego obciążenia. W przypadku dostawy usług cyfrowych po zakończeniu udostępniany jest link do pobrania lub rozpoczynane jest wdrożenie w Państwa systemie. Równocześnie z dostawą wystawiana jest faktura końcowa. Procedury windykacyjne przewidują, że najpierw automatycznie wysyłane jest przyjazne przypomnienie. Dopiero w przypadku dalszej zwłoki przeprowadzana jest ręczna weryfikacja przez nasz dział obsługi klienta, zanim rozważone zostanie zawieszenie świadczeń. Wszystkie etapy procesu są jasno określone, aby zapewnić przejrzysty przebieg.

Współdziałanie z naszymi innymi politykami

Informacje o płatnościach i dostawach są częścią naszych ram regulaminowych i uzupełniają inne dokumenty, takie jak Ogólne Warunki Handlowe (OWH), Politykę Prywatności czy Informację o prawie odstąpienia od umowy. Przykładowo, nasze OWH określają, kiedy dochodzi do zawarcia umowy oraz jakie prawa i obowiązki obowiązują – Informacje o płatnościach i dostawach konkretyzują te kwestie dla procesu handlowego. Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób postępujemy z danymi osobowymi, w szczególności w związku z przetwarzaniem płatności przez zewnętrznych dostawców, takich jak Stripe czy Mollie. Informacja o prawie odstąpienia od umowy dotyczy konsumentów i informuje o prawie do odstąpienia od umowy w określonym terminie – co może mieć wpływ na zobowiązania płatnicze. Również procedura odwrotnego obciążenia jest powiązana z przepisami VAT, które mogą być szczegółowo opisane w naszych Ogólnych Warunkach Handlowych dla klientów biznesowych. Opisane tutaj procesy, takie jak automatyczne wystawianie faktur czy procedura windykacyjna, są zgodne z naszymi wewnętrznymi wymogami compliance i zapewniają spełnienie wszystkich wymogów prawnych. Kiedy jako klient czytasz Informacje o płatnościach i dostawach, widzisz praktyczną realizację tego, co w ogólnych regulacjach jest określone abstrakcyjnie. To współdziałanie tworzy spójny i przejrzysty obraz naszej współpracy.

Pojęcia wyjaśnione w zrozumiały sposób

Aby uniknąć nieporozumień, chcielibyśmy wyjaśnić kilka kluczowych pojęć z naszych informacji o płatnościach i dostawach.

Termin płatności oznacza moment, w którym kwota faktury może zostać przez nas zaksięgowana – niekoniecznie moment przelewu. W przypadku usług projektowych pierwsza rata w wysokości 50% jest wymagalna już z chwilą zlecenia, jeszcze przed rozpoczęciem prac. Pozwala nam to na niezawodne planowanie i pokrywa wstępną organizację projektu.

Płatność częściowa to płatność częściowa, która staje się wymagalna przed całkowitym wykonaniem usługi. W naszym standardowym harmonogramie płatności są to dwie równe raty. Pojęcie to różni się od zaliczki, która często postrzegana jest jako niezobowiązująca rezerwacja.

Procedura odwrotnego obciążenia to mechanizm w unijnym prawie podatku VAT, w którym nabywca usługi (czyli Państwo jako klient biznesowy) samodzielnie rozlicza podatek VAT. Warunkiem jest posiadanie ważnego numeru VAT UE. Wówczas wystawiamy fakturę netto i zamieszczamy odpowiednią adnotację.

Przez wdrożenie rozumiemy techniczne dostarczenie usług cyfrowych – na przykład załadowanie tłumaczeń do Państwa systemu zarządzania treścią lub udostępnienie paczki do pobrania. Termin dostawy w umowie odnosi się do tego procesu.

Zawieszenie bieżących usług w przypadku opóźnienia w płatności następuje tylko po wcześniejszym powiadomieniu i dotyczy wyłącznie jeszcze niewykonanych usług. Już dostarczone i opłacone wyniki pracy pozostają nienaruszone. Przed wezwaniem do zapłaty zawsze otrzymują Państwo przyjazne przypomnienie.

Co to konkretnie oznacza dla klientów

Nasze informacje o płatnościach i dostawach mają na celu zapewnienie Państwu jako klientom maksymalnej przejrzystości. Konkretnie oznacza to:

Od samego początku wiedzą Państwo, kiedy które płatności są wymagalne – najpóźniej wraz z potwierdzeniem zamówienia otrzymają Państwo pierwszą fakturę. Niespodzianki kosztowe są wykluczone, ponieważ każda faktura dokładnie odpowiada uzgodnionym pozycjom i cenom. W przypadku chęci zwolnienia z podatku VAT regulujemy to na podstawie ważnego numeru VAT UE – to prosty proces.

Dostawa usług cyfrowych odbywa się zgodnie z uzgodnieniami oferty. W przypadku przewidywania opóźnienia informujemy Państwa proaktywnie i odpowiednio wcześnie przed terminem. Oznacza to, że nie muszą Państwo sami pytać, lecz otrzymują od nas wczesne powiadomienie.

W przypadku opóźnienia w płatności postępujemy z umiarem: przed każdym wezwaniem do zapłaty otrzymują Państwo przyjazne przypomnienie. Dopiero przy znaczącym opóźnieniu i po powiadomieniu możemy zawiesić bieżące usługi. Państwa już dostarczone i opłacone wyniki pracy nie są tym dotknięte.

Jako klient biznesowy z innego kraju UE mogą Państwo skorzystać z procedury odwrotnego obciążenia, podając Państwa numer VAT UE. Prosimy o przekazanie nam numeru VAT przed wystawieniem faktury, abyśmy mogli prawidłowo wystawić fakturę.

Ponadto wszystkie faktury są stale dostępne do pobrania w Państwa osobistym panelu klienta – co ułatwia prowadzenie księgowości i archiwizację.

Nasz wewnętrzny proces

Abyście mogli zrozumieć, jak wewnętrznie zarządzamy płatnościami i dostawami w Baduno, przedstawiamy krótki wgląd:

Po złożeniu zamówienia jest ono rejestrowane w naszym systemie. Pierwsza faktura jest generowana automatycznie i wysyłana na podany przez Państwa adres e-mail. Jednocześnie zakładane jest konto klienta, na którym można przeglądać wszystkie faktury i wpływy płatności.

Wpływ płatności jest księgowany poprzez interfejsy dostawców usług płatniczych (Stripe, PayPal, Mollie) lub ręcznie w przypadku przelewu. Nie otrzymujemy pełnych danych kart kredytowych – są one przetwarzane wyłącznie przez dostawcę usług. Po zaksięgowaniu płatności status w strefie klienta jest aktualizowany.

W przypadku projektów rozpoczynamy pracę po zaksięgowaniu pierwszej raty. Termin dostawy jest określony w umowie i wewnętrznie zapisany w naszym oprogramowaniu planistycznym. Gdy termin się zbliża i pojawia się opóźnienie, odpowiedzialny zespół projektowy informuje Państwa bez wezwania i przed terminem.

Do windykacji stosujemy system stopniowy: najpierw przyjazne przypomnienie o płatności, następnie formalne wezwanie do zapłaty. Dopiero przy znacznym opóźnieniu i po zapowiedzi następuje zawieszenie bieżących usług. Przy tym zawsze sprawdzamy, czy jest to przejściowa trudność płatnicza.

Wszystkie procesy są dokumentowane w naszym systemie zgodnie z ochroną danych i w sposób umożliwiający kontrolę. Państwa faktury są dostępne na stałe – również po zakończeniu projektu.