Ochrana oznamovatelů

Co lze nahlásit

Oznámit lze podněty týkající se právních porušení v souvislosti s naší podnikatelskou činností – například porušení ochrany osobních údajů, sankčních nebo soutěžních předpisů, korupce nebo závažná porušení tohoto etického kodexu. Lze také upozornit na nejistoty („je to v pořádku?“); raději jedna otázka navíc.

Způsoby podání oznámení

Hlášení zasílejte na [email protected] s předmětem „Důvěrné oznámení“ nebo poštou na adresu vedení společnosti, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt nad Mohanem, heslo „Osobní/Důvěrné“. Na přání Vaši totožnost uchováme v tajnosti; anonymní podněty rovněž zpracujeme, pokud jsou přezkoumatelné.

Jak zpracováváme hlášení

Příjem potvrdíme do sedmi dnů. Přezkoumání provádí vedení společnosti za účasti externího poradenství, je-li to nutné; o výsledku nebo stavu informujeme do tří měsíců. Dokumentace a uchovávání probíhají důvěrně a odděleně od ostatní korespondence.

Ochrana oznamujících osob

Represe vůči osobám, které podávají oznámení v dobré víře, jsou zakázány – z hlediska pracovního práva, smluvně i fakticky. To platí pro zaměstnance, stejně jako pro nezávislé spolupracovníky naší sítě a zaměstnance obchodních partnerů. Zneužívající, vědomě nepravdivá oznámení tento ochranu nepožívají.

Praktický příklad krok za krokem

Předpokládáme, že nezávislý překladatel z naší sítě během projektu zjistí, že osobní údaje klientů jsou v rozporu s interními směrnicemi ukládány v nezabezpečeném cloudu. Chce to nahlásit, ale není si jistý, jak přesně postupovat.

Krok 1: Překladatel odešle e-mail na [email protected] s předmětem „Důvěrné oznámení“ a stručně popíše událost, aniž by sám poskytl právní hodnocení. Může uvést, zda chce být jmenován, nebo zůstat v anonymitě.

Krok 2: Vedení společnosti potvrdí přijetí oznámení do sedmi dnů. V potvrzení bude uvedeno, že bylo zahájeno šetření.

Krok 3: Šetření provádí vedení společnosti, v případě potřeby za účasti externích poradců. Během něj je prověřena konfigurace zabezpečení cloudu a případně opravena.

Krok 4: Do tří měsíců obdrží překladatel zpětnou vazbu o výsledku nebo aktuálním stavu. V tomto případě mu bude sděleno, že bezpečnost dat byla obnovena.

Během celého procesu je jeho totožnost důvěrně chráněna, pokud si to přeje. Oznámení je zdokumentováno a uchováváno odděleně od ostatní korespondence.

Častá nedorozumění

V souvislosti s ochranou oznamovatelů se stále setkáváme s otázkami, které pramení z nejistoty. Častým nedorozuměním je, že oznámení je přípustné pouze tehdy, pokud oznamovatel může porušení bezpochyby prokázat. Ve skutečnosti postačuje konkrétní podezření nebo žádost o objasnění („je to v pořádku?“); přezkoumání provádí vedení společnosti.

Další nedorozumění se týká anonymity: kdo neuvede své jméno, může přesto podat oznámení. Vyšetřování anonymních podnětů je však někdy obtížnější, protože není možné klást doplňující otázky. Snažíme se prověřovat i anonymní podněty, pokud jsou způsobilé k přezkoumání.

Někteří se obávají, že oznámením automaticky dojde k zahájení pracovněprávního nebo smluvního řízení proti obviněné osobě. To není pravda. Cílem je nejprve objasnit skutečnosti a případně zajistit nápravu. Pouze v případě potvrzených závažných porušení mohou následovat další kroky.

Nakonec se někdy předpokládá, že ochrana před represemi platí i pro úmyslně nepravdivá obvinění. To není správné: kdo vědomě podá nepravdivé oznámení, nepožívá ochrany a musí počítat s důsledky.

Co to konkrétně znamená pro zákazníky

Naši B2B zákazníci – například společnosti, které si nechávají lokalizovat své webové stránky – jsou nepřímo dotčeni naším systémem ochrany oznamovatelů. Příklad: manažerka kvality u zákazníka při společném přezkumu projektu zjistí, že u společnosti Baduno dochází interně k porušování licenčních podmínek (např. používání nelicencovaného softwaru). Chce to oznámit, aniž by zatížila obchodní vztah.

Pro tyto případy je jí rovněž otevřena cesta k podání oznámení: může poslat e-mail na [email protected] s předmětem „Důvěrné oznámení“. Vedení společnosti zpracuje oznámení důvěrně a prověří jej nezávisle na běžném provozu. Předání kontaktní osobě zákazníka proběhne pouze se souhlasem oznamující osoby, aby se předešlo možným nevýhodám.

Zákazníci se mohou spolehnout, že podněty bereme vážně a uzavíráme mezery v compliance. To posiluje partnerství a předchází rizikům pro obě strany. Oznamující osoba (i když není zaměstnancem Baduno) požívá ochrany před represemi, pokud jedná v dobré víře.

Doporučujeme našim zákazníkům, aby o této možnosti informovali své zaměstnance – například uvedením v pravidlech spolupráce. Fungující systém oznamování totiž prospívá všem zúčastněným.

Součinnost s našimi dalšími směrnicemi

Systém pro podávání oznámení nestojí izolovaně, ale je součástí našeho komplexního rámce pro dodržování předpisů. Doplňuje stávající směrnice, jako je náš kodex chování, zásady ochrany osobních údajů a specifická pravidla týkající se korupce nebo hospodářské soutěže. Oznámení podaná prostřednictvím systému pro podávání oznámení se mohou týkat porušení kteréhokoli z těchto předpisů. Každé oznámení posuzujeme v kontextu příslušné směrnice a v případě potřeby zapojíme odpovědnou osobu za danou směrnici.

Příklad: Oznámení o porušení ochrany osobních údajů se zpracovává podle stejné systematiky jako oznámení o porušení našeho kodexu chování. Cesty pro podávání oznámení jsou centrálně sjednoceny, takže nemusíte sami rozhodovat, která směrnice je relevantní. Náš interní tým zajistí správné přiřazení.

Současně existují vedle systému pro podávání oznámení specifické cesty pro hlášení, například pro otázky ochrany osobních údajů přímo našemu pověřenci pro ochranu osobních údajů. Systém pro podávání oznámení je koncipován jako doplňkový, důvěrný kanál, který lze využít i v případě, že si nejste jisti, zda oznámení patří do zvláštního odborného postupu. Zpracování interně koordinujeme, abychom předešli duplicitě a zajistili jednotné posouzení.

Interní postup u nás

Po obdržení oznámení je toto neprodleně zaznamenáno v chráněném systému odděleném od ostatní korespondence. Vedení společnosti nebo jím pověřená osoba – v případě podjatosti externí ombudsman – provede prvotní posouzení. Přitom se zkoumá, zda je oznámení věrohodné a spadá do působnosti systému pro podávání oznámení.

Následuje šetření skutkového stavu. To zahrnuje prohlížení dokumentů, výslech osob podávajících informace a případně zapojení externího poradenství. Výsledky jsou zachyceny v důvěrné zprávě. O průběhu nebo výsledku informujeme oznamující osobu do tří měsíců – pokud jsme s ní schopni navázat kontakt.

Veškerá dokumentace je po ukončení řízení uchovávána po zákonem stanovenou dobu a zabezpečena proti neoprávněnému přístupu. Pravomoci jsou rozděleny tak, aby se předešlo střetu zájmů. Například v případě oznámení proti členům vedení společnosti je automaticky zapojen externí subjekt. Tento interní postup zajišťuje, že každé oznámení je bráno vážně a posuzováno bez předsudků.

Interní postup u nás

Po přijetí oznámení probíhá stanovený interní proces. Nejprve je oznámení zaevidováno vedením společnosti a oznamovateli je zasláno potvrzení o přijetí, pokud jsou k dispozici kontaktní údaje. Oznámení je uloženo v samostatné, důvěrné složce oddělené od ostatní korespondence. Přezkum provádí vedení společnosti; v případě potřeby je přizvána externí konzultace, například u složitých právních otázek nebo pokud má být zajištěna nezávislost interního přezkumu. Přezkum zahrnuje shromažďování faktů, výslech dotčených osob a vyhodnocení dokumentů. Dokumentace je průběžně doplňována a po ukončení procesu je uchovávána po zákonem stanovenou dobu. O průběhu informujeme oznamovatele do tří měsíců. Během celého procesu je zachována důvěrnost totožnosti oznamovatele, pokud nesouhlasí s jejím zveřejněním. Zneužívající oznámení po zjištění nejsou dále řešena a ochrana oznamovatele v takových případech zaniká. Interní postup je navržen tak, aby byla zajištěna spravedlivá a důkladná kontrola.

Souvislost s našimi dalšími směrnicemi

Stránka o ochraně oznamovatelů není izolovaná, ale doplňuje naše stávající interní směrnice. Náš etický kodex (Code of Conduct) obsahuje obecné zásady integrity a dodržování předpisů, zatímco stránka o ochraně oznamovatelů popisuje konkrétní proces pro oznámení. Směrnice o ochraně osobních údajů upravuje, jak nakládáme s osobními údaji – i v rámci oznámení. Pokud podáte podnět, zajistíme, aby vaše totožnost byla důvěrně chráněna, pokud si to přejete, a aby údaje byly použity pouze za účelem přezkumu. Protikorupční směrnice pak definuje konkrétní zákazy, jejichž porušení může být také oznamovací povinností. V případě oznámení tyto směrnice vzájemně působí: vedení společnosti přezkoumává případ s ohledem na všechny relevantní požadavky. Například oznámení o porušení ochrany osobních údajů může aktivovat jak pravidla pro ochranu oznamovatelů, tak směrnici o ochraně osobních údajů. Dokumentujeme případ odděleně od ostatní korespondence, abychom zajistili důvěrnost. Pokud je nutné interní vyšetřování, provádí se podle standardů příslušné směrnice. Tím zajišťujeme, že oznámení jsou zpracovávána konzistentně a transparentně.

Co to konkrétně znamená pro zákazníky

Jako zákazník nebo obchodní partner společnosti Baduno máte možnost nahlásit porušení související s naší obchodní činností – například pokud zjistíte, že zaměstnanec společnosti Baduno porušuje platné právo nebo náš etický kodex. Nemusíte prokazovat, že k porušení skutečně došlo; stačí konkrétní podezření. Vaše oznámení můžete podat důvěrně nebo anonymně. Vaši zprávu pečlivě prověříme v zákonných lhůtách. Pokud se obáváte, že by vám v důsledku oznámení mohly vzniknout nevýhody (např. ukončení smlouvy), ujišťujeme vás: nebudeme vašemu smluvnímu partnerovi klást otázky, které by vás jako oznamovatele odhalily. Represálie vůči oznamujícím osobám jsou zakázány. To platí bez ohledu na to, zda jste s námi v přímém smluvním vztahu nebo spolupracujete pouze v rámci projektu. V praxi to znamená: můžete nám kdykoli zaslat e-mail s předmětem „Důvěrné oznámení“ a popsat situaci. Do sedmi dnů potvrdíme příjem a do tří měsíců vás informujeme o výsledku nebo stavu šetření – aniž bychom prozradili vaši totožnost, pokud si to přejete.

Pojmy srozumitelně vysvětlené

Abychom předešli nedorozuměním, objasňujeme zde některé klíčové pojmy z oblasti ochrany oznamovatelů: Oznamovatel je každá osoba, která podá oznámení o porušení práva v pracovním kontextu – ať už zaměstnanec, překladatel na volné noze z naší sítě, zákazník nebo jiný obchodní partner. Oznámení je sdělení takového podnětu prostřednictvím některého z uvedených kanálů. Dobromyslné oznámení znamená, že oznamovatel v době podání předpokládá, že informace odpovídá pravdě. Pouze taková oznámení požívají ochrany před represáliemi. Represálie jsou nevýhody způsobené někomu v důsledku oznámení, jako je výtka, výpověď nebo smluvní pokuty. Jsou zakázány. Prověřitelný podnět je oznámení natolik konkrétní, že vedení společnosti může danou skutečnost prošetřit – například s uvedením času, místa a zúčastněných osob. Anonymní podněty mohou být prověřitelné, pokud obsahují dostatek podrobností. Důvěrnost znamená, že vaše totožnost bude sdělena pouze osobám zapojeným do šetření a nebude předána třetím stranám. Tyto pojmy pomáhají lépe porozumět procesu a odstranit nejistoty.