Klokkenluidersbescherming

Wat gemeld kan worden

Meldingen van rechtsinbreuken in verband met onze bedrijfsactiviteiten zijn meldbaar – bijvoorbeeld inbreuken op gegevensbescherming, sanctie- of mededingingsrecht, corruptie of ernstige inbreuken op deze gedragscode. Ook onzekerheden ('is dit in orde?') mogen worden aangekaart; liever een vraag te veel.

Meldingskanalen

Stuur meldingen naar [email protected] met als onderwerp 'Vertrouwelijke Melding' of per post aan het bestuur, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, met vermelding 'Persoonlijk/Vertrouwelijk'. Op verzoek behandelen wij uw identiteit vertrouwelijk; anonieme meldingen verwerken wij eveneens, mits zij controleerbaar zijn.

Zo verwerken wij meldingen

Wij bevestigen de ontvangst binnen zeven dagen. Het onderzoek wordt uitgevoerd door de directie, met externe advisering waar nodig; over het resultaat of de stand van zaken informeren wij binnen drie maanden. Documentatie en bewaring geschieden vertrouwelijk en gescheiden van de overige correspondentie.

Bescherming van meldende personen

Represailles tegen personen die te goeder trouw melden zijn verboden – arbeidsrechtelijk, contractueel en feitelijk. Dit geldt voor medewerkers, zzp'ers in ons netwerk en werknemers van zakenpartners. Misbruik of willens en wetens valse meldingen genieten deze bescherming niet.

Praktijkvoorbeeld stap voor stap

Stel dat een freelancevertaler uit ons netwerk tijdens een project ontdekt dat persoonsgegevens van klanten in strijd met de interne richtlijnen in een onbeveiligde cloud worden opgeslagen. Hij wil dit melden, maar is onzeker over hoe de procedure precies verloopt.

Stap 1: De vertaler stuurt een e-mail naar [email protected] met als onderwerp „Vertrouwelijke melding” en beschrijft het incident kort, zonder zelf een juridische beoordeling te geven. Hij kan aangeven of hij met naam genoemd wil worden of anoniem wil blijven.

Stap 2: De directie bevestigt de ontvangst van de melding binnen zeven dagen. In de bevestiging wordt meegedeeld dat het onderzoek is gestart.

Stap 3: Het onderzoek wordt uitgevoerd door de directie, indien nodig met inschakeling van extern advies. Hierbij wordt de beveiligde cloudconfiguratie gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd.

Stap 4: Binnen drie maanden ontvangt de vertaler een terugkoppeling over het resultaat of de huidige stand van zaken. In dit geval wordt hem meegedeeld dat de gegevensbeveiliging is hersteld.

Gedurende de hele procedure wordt zijn identiteit vertrouwelijk behandeld, als hij dat wenst. De melding wordt gedocumenteerd en apart van de overige correspondentie bewaard.

Veelvoorkomende misverstanden

In verband met de klokkenluidersbescherming krijgen we steeds weer vragen die voortkomen uit onzekerheid. Een veelvoorkomend misverstand is dat een melding alleen geldig is als de melder de overtreding al onomstotelijk kan bewijzen. In werkelijkheid is een concreet vermoeden of een verzoek om opheldering („is dit in orde?”) voldoende; het onderzoek wordt door de directie uitgevoerd.

Een ander misverstand betreft de anonimiteit: wie zijn naam niet noemt, kan toch een melding doen. Het onderzoek van anonieme meldingen is echter soms moeilijker omdat terugvragen niet mogelijk is. Wij doen ons best om ook anonieme meldingen te onderzoeken, voor zover ze onderzoekbaar zijn.

Sommigen vrezen dat een melding automatisch leidt tot een arbeids- of contractrechtelijke procedure tegen de beschuldigde persoon. Dat is niet het geval. Het doel is eerst de feiten op te helderen en zo nodig corrigerende maatregelen te treffen. Alleen bij bevestigde, ernstige overtredingen kunnen verdere stappen volgen.

Ten slotte wordt soms aangenomen dat de bescherming tegen represailles ook geldt voor opzettelijk valse beschuldigingen. Dat is niet juist: wie bewust een valse melding doet, geniet geen bescherming en moet rekening houden met consequenties.

Wat dit concreet betekent voor klanten

Onze B2B-klanten – bijvoorbeeld bedrijven die hun websites door ons laten lokaliseren – worden indirect getroffen door ons klokkenluiderssysteem. Een voorbeeld: Een kwaliteitsmanager van een klant merkt tijdens een gezamenlijke projectreview dat bij Baduno intern inbreuk wordt gemaakt op licentievoorwaarden (bijv. gebruik van niet-gelicentieerde software). Zij wil dit melden zonder de zakelijke relatie te belasten.

Voor dergelijke gevallen staat ook haar de meldingsweg open: zij kan een e-mail sturen naar [email protected] met onderwerp „Vertrouwelijke melding“. Het management behandelt de melding vertrouwelijk en onderzoekt deze onafhankelijk van de dagelijkse gang van zaken. Doorgifte aan het klantcontact vindt alleen plaats met toestemming van de meldende persoon om geen nadelige gevolgen te riskeren.

Klanten kunnen erop vertrouwen dat wij meldingen serieus nemen en compliance-leemten dichten. Dit versterkt de samenwerking en voorkomt risico's voor beide partijen. De meldende persoon (ook als deze niet in dienst is bij Baduno) geniet bescherming tegen represailles, mits zij te goeder trouw handelt.

Wij raden onze klanten aan om hun medewerkers over deze mogelijkheid te informeren – bijvoorbeeld via een opmerking in de samenwerkingsrichtlijn. Want een functionerend klokkenluiderssysteem komt alle betrokkenen ten goede.

Samenspel met onze andere richtlijnen

Het klokkenluiderssysteem staat niet op zichzelf, maar maakt deel uit van ons uitgebreide compliance-kader. Het vult bestaande richtlijnen aan, zoals onze gedragscode, het privacybeleid en specifieke regels met betrekking tot corruptie of mededingingsrecht. Meldingen die via het klokkenluiderssysteem binnenkomen, kunnen betrekking hebben op overtredingen van al deze regelingen. Wij onderzoeken elke melding in de context van de desbetreffende richtlijn en betrekken indien nodig de verantwoordelijke voor die richtlijn.

Voorbeeld: Een melding van een inbreuk op de privacy wordt volgens dezelfde systematiek behandeld als een melding van een overtreding van onze gedragscode. De meldingswegen zijn centraal gebundeld, zodat u niet zelf hoeft te beslissen welke richtlijn van toepassing is. Ons interne team zorgt voor de juiste toewijzing.

Tegelijkertijd bestaan er naast het klokkenluiderssysteem specifieke meldingswegen, bijvoorbeeld voor privacyvragen rechtstreeks aan onze functionaris voor gegevensbescherming. Het klokkenluiderssysteem is ontworpen als een extra, vertrouwelijk kanaal dat ook kan worden gebruikt wanneer u niet zeker weet of een melding in een speciale procedure thuishoort. Wij coördineren de afhandeling intern om dubbel werk te voorkomen en een uniforme beoordeling te waarborgen.

Interne procedure bij ons

Na ontvangst van een melding wordt deze onmiddellijk geregistreerd in een beveiligd systeem dat gescheiden is van de overige correspondentie. De directie of een door haar aangewezen persoon – bij verhindering een externe ombudspersoon – voert een eerste beoordeling uit. Hierbij wordt nagegaan of de melding aannemelijk is en binnen het toepassingsgebied van het klokkenluiderssysteem valt.

Vervolgens volgt het feitenonderzoek. Dit omvat het bestuderen van documenten, het ondervragen van informanten en, indien nodig, het inschakelen van extern advies. De resultaten worden vastgelegd in een vertrouwelijk rapport. Over de voortgang of de uitkomst informeren wij de meldende persoon binnen drie maanden – voor zover wij haar kunnen bereiken.

De volledige documentatie wordt na afronding van de procedure bewaard voor de wettelijk voorgeschreven duur en beveiligd tegen onbevoegde toegang. De verantwoordelijkheden zijn zodanig verdeeld dat belangenconflicten worden vermeden. Bijvoorbeeld, bij meldingen tegen leden van de directie wordt automatisch een externe instantie ingeschakeld. Deze interne procedure waarborgt dat elke melding serieus en onpartijdig wordt onderzocht.

Interne procedure bij ons

Na ontvangst van een melding doorloopt deze een vastgesteld intern proces. Eerst wordt de melding geregistreerd door de directie en wordt een ontvangstbevestiging aan de klokkenluider verzonden, voor zover contactgegevens beschikbaar zijn. De melding wordt in een aparte, vertrouwelijke map opgeslagen die gescheiden is van de overige correspondentie. Het onderzoek wordt uitgevoerd door de directie; indien nodig wordt extern advies ingewonnen, bijvoorbeeld bij complexe juridische kwesties of om de onafhankelijkheid van het interne onderzoek te waarborgen. Het onderzoek omvat het verzamelen van feiten, het ondervragen van betrokken personen en het bestuderen van documenten. De documentatie wordt voortdurend aangevuld en na afronding van de zaak bewaard voor de wettelijk voorgeschreven duur. Over de voortgang informeren wij de klokkenluider binnen drie maanden. Gedurende de gehele procedure wordt de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider gewaarborgd, tenzij hij instemt met openbaarmaking. Misbruikmeldingen worden na vaststelling niet verder behandeld, en de bescherming voor de meldende persoon vervalt in dergelijke gevallen. De interne procedure is erop gericht een eerlijk en grondig onderzoek te waarborgen.

Samenhang met onze andere richtlijnen

De klokkenluidersbeschermingspagina moet niet los worden gezien, maar vormt een aanvulling op ons bestaande interne beleid. Zo bevat onze gedragscode (Code of Conduct) algemene beginselen inzake integriteit en compliance, terwijl de klokkenluidersbeschermingspagina het concrete proces voor meldingen beschrijft. Het privacybeleid regelt hoe wij persoonsgegevens verwerken – ook in het kader van een melding. Wanneer u een melding doet, zorgen wij ervoor dat uw identiteit vertrouwelijk wordt behandeld, voor zover u dit wenst, en dat de gegevens alleen voor het doel van het onderzoek worden gebruikt. Het anticorruptiebeleid definieert op zijn beurt specifieke verboden, waarvan overtredingen eveneens meldingsplichtig kunnen zijn. In geval van een melding grijpen deze richtlijnen in elkaar: Het management onderzoekt de zaak met inachtneming van alle relevante vereisten. Bijvoorbeeld kan een melding van een inbreuk op de privacy zowel de klokkenluidersbeschermingsregels als het privacybeleid activeren. Wij documenteren de zaak gescheiden van de overige correspondentie om vertrouwelijkheid te waarborgen. Mocht een intern onderzoek nodig zijn, dan wordt dit uitgevoerd volgens de normen van het desbetreffende beleid. Zo zorgen wij ervoor dat meldingen consistent en traceerbaar worden afgehandeld.

Wat dit concreet betekent voor klanten

Als klant of zakenpartner van Baduno heeft u de mogelijkheid om overtredingen in verband met onze bedrijfsactiviteiten te melden – bijvoorbeeld wanneer u waarneemt dat een medewerker van Baduno in strijd handelt met het geldende recht of onze gedragscode. U hoeft daarbij niet aan te tonen dat er daadwerkelijk sprake is van een fout; een concreet vermoeden is voldoende. U kunt uw melding vertrouwelijk of anoniem indienen. Wij onderzoeken uw melding zorgvuldig en binnen de wettelijke termijnen. Mocht u vrezen dat u als gevolg van uw melding nadelen ondervindt (zoals de beëindiging van een contract), wees dan gerust: Wij stellen geen vragen aan uw contractpartij die op u als melder kunnen wijzen. Represailles tegen meldende personen zijn ons verboden. Dit geldt ongeacht of u rechtstreeks contractueel aan ons verbonden bent of alleen in het kader van een project met ons samenwerkt. In de praktijk betekent dit: U kunt ons te allen tijde een e-mail sturen met als onderwerp 'Vertrouwelijke melding' en de situatie beschrijven. Wij bevestigen de ontvangst binnen zeven dagen en informeren u binnen drie maanden over de uitkomst of de stand van het onderzoek – zonder uw identiteit prijs te geven, voor zover u dit wenst.

Begrippen helder uitgelegd

Om misverstanden te voorkomen, lichten we hier enkele centrale begrippen uit het klokkenluidersbeschermingsgebied toe: Een klokkenluider is elke persoon die een melding maakt van een inbreuk op de wet in een professionele context – of het nu een werknemer is, een freelance vertaler uit ons netwerk, een klant of een andere zakelijke partner. Een melding is de mededeling van een dergelijke aanwijzing via een van de genoemde meldingskanalen. Een te goeder trouw ingediende melding betekent dat de klokkenluider ervan uitgaat dat de informatie overeenkomt met de waarheid. Alleen dergelijke meldingen genieten bescherming tegen represailles. Represailles zijn nadelen die iemand wordt toegebracht als gevolg van een melding, zoals een waarschuwing, ontslag of contractuele boetes. Ze zijn verboden. Een onderzoekbare melding is een melding die zo concreet is dat het management de zaak kan onderzoeken – bijvoorbeeld met vermelding van tijd, plaats en betrokkenen. Anonieme meldingen kunnen onderzoekbaar zijn als ze voldoende details bevatten. Vertrouwelijkheid betekent dat uw identiteit alleen bekend wordt gemaakt aan de personen die met het onderzoek zijn belast en niet aan derden wordt doorgegeven. Deze begrippen helpen om het proces beter te begrijpen en onzekerheden weg te nemen.