Proteção de Denunciantes

O que pode ser denunciado

São denunciáveis indícios de violações legais relacionadas às nossas atividades comerciais – por exemplo, violações de proteção de dados, direito sancionatório ou concorrencial, corrupção ou violações graves deste código de conduta. Também podem ser abordadas incertezas ('isso está correto?'); melhor uma pergunta a mais.

Canais de denúncia

Envie denúncias para [email protected] com o assunto "Aviso Confidencial" ou por correio para a Direção, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, com a senha "Pessoal/Confidencial". Se desejar, trataremos sua identidade de forma confidencial; também processamos denúncias anônimas, desde que sejam verificáveis.

Como processamos denúncias

Confirmamos o recebimento em até sete dias. A análise é realizada pela Direção, com envolvimento de consultoria externa quando necessário; informamos o resultado ou o andamento em até três meses. A documentação e o arquivamento são feitos de forma confidencial e separados das demais correspondências.

Proteção de denunciantes

Represálias contra pessoas que denunciam de boa-fé são proibidas – do ponto de vista trabalhista, contratual e factual. Isso se aplica tanto a funcionários quanto a freelancers de nossa rede e funcionários de parceiros de negócios. Denúncias abusivas ou sabidamente falsas não gozam desta proteção.

Exemplo prático passo a passo

Suponha que um tradutor freelancer de nossa rede descubra, durante um projeto, que dados pessoais de clientes estão sendo armazenados em uma nuvem não segura, em desacordo com as políticas internas. Ele deseja denunciar, mas não tem certeza de como exatamente funciona o processo.

Etapa 1: O tradutor envia um e-mail para [email protected] com o assunto "Aviso Confidencial" e descreve brevemente o incidente, sem fazer qualquer avaliação jurídica por conta própria. Ele pode indicar se deseja ser identificado nominalmente ou permanecer anônimo.

Etapa 2: A diretoria confirma o recebimento da denúncia no prazo de sete dias. Na confirmação, é comunicado que a análise foi iniciada.

Etapa 3: A análise é realizada pela diretoria, com o envolvimento de consultoria externa, se necessário. A configuração da nuvem segura é verificada e, se for o caso, corrigida.

Etapa 4: Dentro de três meses, o tradutor recebe um retorno sobre o resultado ou o status atual. Neste caso, é informado de que a segurança dos dados foi restaurada.

Durante todo o processo, sua identidade é tratada de forma confidencial, caso ele deseje. A denúncia é documentada e arquivada separadamente da correspondência geral.

Mal-entendidos comuns

Em relação à proteção dos denunciantes, surgem-nos frequentemente perguntas baseadas em incertezas. Um mal-entendido comum é que uma denúncia só é admissível se o denunciante puder provar a infração de forma inequívoca. Na verdade, basta uma suspeita concreta ou um pedido de esclarecimento ("isso é permitido?"); a análise é feita pela direção.

Outro mal-entendido diz respeito ao anonimato: quem não revela o nome pode ainda assim apresentar uma denúncia. No entanto, a investigação de denúncias anónimas é por vezes mais difícil, uma vez que não é possível fazer perguntas de acompanhamento. Esforçamo-nos por analisar também as denúncias anónimas, desde que sejam passíveis de verificação.

Alguns temem que uma denúncia desencadeie automaticamente um processo laboral ou contratual contra a pessoa acusada. Não é o caso. O objetivo é, antes de mais, esclarecer os factos e, se necessário, encontrar uma solução. Apenas em caso de infrações confirmadas e graves podem ser tomadas medidas adicionais.

Por último, ocasionalmente presume-se que a proteção contra represálias também se aplica a acusações deliberadamente falsas. Isso não é correto: quem apresenta uma denúncia falsa conscientemente não goza de proteção e terá de enfrentar consequências.

O que isso significa concretamente para os clientes

Os nossos clientes B2B – por exemplo, empresas que nos mandam localizar os seus websites – são indiretamente afetados pelo nosso sistema de proteção de denunciantes. Exemplo: Uma gestora de qualidade de um cliente observa, durante uma revisão conjunta de projeto, que na Baduno se está a violar internamente disposições de licenciamento (por exemplo, utilização de software não licenciado). Ela pretende denunciar isso sem prejudicar a relação comercial.

Para tais casos, também ela tem acesso à via de denúncia: pode enviar um e-mail para [email protected] com o assunto "Comunicação Confidencial". A direção trata a denúncia de forma confidencial e analisa-a independentemente do negócio quotidiano. A comunicação ao contacto do cliente só é feita com o consentimento da pessoa denunciante, para não arriscar desvantagens.

Os clientes podem confiar que levamos as denúncias a sério e fechamos lacunas de compliance. Isso fortalece a parceria e evita riscos para ambas as partes. A pessoa denunciante (mesmo que não seja funcionária da Baduno) goza de proteção contra represálias, desde que aja de boa fé.

Recomendamos aos nossos clientes que informem os seus colaboradores sobre esta possibilidade – por exemplo, através de uma menção na diretriz de colaboração. Porque um sistema de denúncia funcional beneficia todos os envolvidos.

Interação com nossas outras políticas

O sistema de denúncias não opera isoladamente, mas faz parte do nosso abrangente quadro de compliance. Ele complementa políticas existentes, como nosso código de conduta, a política de proteção de dados e regras específicas sobre corrupção ou direito da concorrência. As denúncias recebidas pelo sistema podem se referir a violações de qualquer uma dessas normas. Analisamos cada denúncia no contexto da política aplicável e, quando necessário, envolvemos o responsável pela respectiva política.

Exemplo: uma denúncia de violação de proteção de dados é tratada seguindo a mesma sistemática de uma denúncia de violação do nosso código de conduta. Os canais de denúncia são centralizados, para que você não precise decidir qual política é aplicável. Nossa equipe interna garante a correta alocação.

Paralelamente, existem canais de denúncia específicos além do sistema, por exemplo, para questões de proteção de dados diretamente ao nosso encarregado de dados. O sistema de denúncias foi concebido como um canal adicional e confidencial, que pode ser utilizado mesmo quando você não tem certeza se a denúncia se enquadra em um procedimento especializado. Coordenamos o processamento internamente para evitar retrabalho e garantir uma avaliação uniforme.

Procedimento interno

Após o recebimento de uma denúncia, ela é imediatamente registrada em um sistema protegido e separado das demais correspondências. A diretoria ou uma pessoa por ela designada – em caso de impedimento, um ombudsman externo – realiza uma primeira avaliação. Nessa etapa, verifica-se se a denúncia é plausível e se enquadra no âmbito de aplicação do sistema de denúncias.

Em seguida, realiza-se a apuração dos fatos. Isso inclui a análise de documentos, a oitiva de pessoas informantes e, se necessário, a contratação de consultoria externa. Os resultados são documentados em um relatório confidencial. Informamos o denunciante sobre o andamento ou o resultado no prazo de três meses – desde que possamos contatá-lo.

Toda a documentação é arquivada pelo período legalmente exigido após a conclusão do processo e protegida contra acesso não autorizado. As responsabilidades são distribuídas de forma a evitar conflitos de interesses. Por exemplo, denúncias contra membros da diretoria são automaticamente encaminhadas a uma entidade externa. Esse fluxo interno garante que cada denúncia seja levada a sério e examinada imparcialmente.

Processo interno em nossa empresa

Após o recebimento de uma denúncia, esta passa por um processo interno definido. Inicialmente, a denúncia é registrada pela direção e um aviso de recebimento é enviado ao denunciante, caso existam dados de contato. A denúncia é arquivada em uma pasta separada e confidencial, mantida apartada da correspondência geral. A averiguação é realizada pela direção; se necessário, recorre-se a consultoria externa, por exemplo, em questões jurídicas complexas ou quando se pretende garantir a independência da investigação interna. A averiguação inclui a coleta de fatos, a entrevista de pessoas afetadas e a análise de documentos. A documentação é continuamente complementada e, após a conclusão do processo, mantida pelo período legalmente exigido. Informamos o denunciante sobre o andamento dentro de três meses. Durante todo o procedimento, a confidencialidade da identidade do denunciante é mantida, a menos que ele consinta com a divulgação. Denúncias abusivas, após constatação, não são processadas, e a proteção ao denunciante cessa nesses casos. O processo interno é concebido para garantir uma averiguação justa e minuciosa.

Interação com nossas outras políticas

A página de proteção ao denunciante não deve ser considerada isoladamente, mas complementa nossas diretrizes internas existentes. Por exemplo, nosso Código de Conduta contém princípios gerais de integridade e conformidade, enquanto a página de proteção ao denunciante descreve o processo específico para denúncias. A Política de Privacidade regula como tratamos dados pessoais – inclusive no âmbito de uma denúncia. Ao fazer uma denúncia, garantimos que sua identidade seja tratada de forma confidencial, conforme seu desejo, e que os dados sejam usados apenas para fins de averiguação. A Política Anticorrupção, por sua vez, define proibições específicas, cujas violações também podem ser objeto de denúncia. Em caso de denúncia, essas políticas interagem: a direção examina o processo considerando todas as normas relevantes. Por exemplo, uma denúncia de violação de privacidade pode ativar tanto as regras de proteção ao denunciante quanto a Política de Privacidade. Documentamos o processo separadamente da correspondência geral para garantir a confidencialidade. Caso seja necessária uma investigação interna, esta será conduzida de acordo com os padrões da respectiva política. Assim, garantimos que as denúncias sejam tratadas de forma consistente e rastreável.

O que isso significa concretamente para os clientes

Como cliente ou parceiro de negócios da Baduno, você tem a oportunidade de relatar violações relacionadas às nossas atividades comerciais – por exemplo, se observar que um funcionário da Baduno está infringindo a legislação vigente ou nosso código de conduta. Não é necessário comprovar que realmente houve um erro; uma suspeita concreta é suficiente. Você pode fazer seu relato de forma confidencial ou anônima. Examinaremos sua denúncia cuidadosamente e dentro dos prazos legais. Caso tema sofrer desvantagens devido ao seu relato (como a rescisão de um contrato), fique tranquilo: não faremos perguntas ao seu parceiro contratual que possam identificá-lo como denunciante. Represálias contra denunciantes são proibidas. Isso se aplica independentemente de você ter uma relação contratual direta conosco ou apenas colaborar em um projeto. Na prática, significa que você pode nos enviar um e-mail a qualquer momento com o assunto "Denúncia Confidencial" e descrever os fatos. Confirmaremos o recebimento em até sete dias e informaremos sobre o resultado ou o andamento da investigação dentro de três meses – sem divulgar sua identidade, se assim desejar.

Termos explicados de forma clara

Para evitar mal-entendidos, explicamos aqui alguns termos centrais da área de proteção a denunciantes: Denunciante é qualquer pessoa que faz uma denúncia sobre uma violação legal no contexto profissional – seja um funcionário, um tradutor freelancer da nossa rede, um cliente ou outro parceiro de negócios. Uma denúncia é a comunicação de tal indício por meio de um dos canais mencionados. Denúncia de boa-fé significa que o denunciante, ao fazer a denúncia, acredita que a informação corresponde à verdade. Apenas essas denúncias gozam de proteção contra represálias. Represálias são desvantagens impostas a alguém devido a uma denúncia, como advertência, rescisão ou multas contratuais. Elas são proibidas. Uma denúncia verificável é aquela suficientemente concreta para que a administração possa investigar os fatos – por exemplo, com indicação de hora, local e envolvidos. Denúncias anônimas podem ser verificáveis se contiverem detalhes suficientes. Confidencialidade significa que sua identidade será revelada apenas às pessoas envolvidas na investigação e não será divulgada a terceiros. Esses termos ajudam a entender melhor o processo e a eliminar incertezas.