Bejelentők védelme

Mi jelenthető be

Bejelenthetők a tevékenységünkkel kapcsolatos jogsértésekre utaló információk – például adatvédelmi, szankciós vagy versenyjogi szabályok megsértése, korrupció, illetve a jelen magatartási kódex súlyos megsértése. Bizonytalanságok („ez rendben van?”) is jelezhetők; inkább egy kérdéssel több.

Bejelentési csatornák

A bejelentéseket a [email protected] címre küldje a „Bizalmas bejelentés” tárgymegjelöléssel, vagy postai úton a vezetőségnek, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, „Személyes/Bizalmas” jeligével. Kérésére bizalmasan kezeljük személyazonosságát; az anonim bejelentéseket is feldolgozzuk, amennyiben azok ellenőrizhetők.

Így dolgozzuk fel a bejelentéseket

A beérkezést hét napon belül visszaigazoljuk. A vizsgálatot az ügyvezetés végzi, szükség esetén külső tanácsadók bevonásával; az eredményről vagy az állásról három hónapon belül tájékoztatjuk. A dokumentáció és megőrzés bizalmasan, a többi levelezéstől elkülönítve történik.

Bejelentő személyek védelme

Tilos a megtorlás azon személyekkel szemben, akik jóhiszeműen tesznek bejelentést – munkaügyi, szerződéses és tényleges értelemben egyaránt. Ez vonatkozik a munkavállalókra, a hálózatunkhoz tartozó szabadúszókra és az üzleti partnerek alkalmazottaira is. A visszaélésszerű, tudatosan hamis bejelentések nem élvezik ezt a védelmet.

Gyakorlati példa lépésről lépésre

Tegyük fel, hogy hálózatunk egy szabadúszó fordítója egy projekt során észleli, hogy az ügyfelek személyes adatait a belső irányelvekkel ellentétben egy nem biztonságos felhőben tárolják. Szeretné ezt bejelenteni, de bizonytalan a pontos eljárást illetően.

1. lépés: A fordító e-mailt küld a [email protected] címre, tárgysorban „Bizalmas bejelentés” megjelöléssel, és röviden ismerteti az esetet anélkül, hogy jogi értékelést adna. Megjelölheti, hogy nevét feltüntetve kíván-e eljárni, vagy anonim szeretne maradni.

2. lépés: A vezetőség hét napon belül visszaigazolja a bejelentés kézhezvételét. A visszaigazolás közli, hogy a vizsgálat megkezdődött.

3. lépés: A vizsgálatot a vezetőség végzi, szükség esetén külső tanácsadók bevonásával. Ennek során ellenőrzik a biztonságos felhőkonfigurációt, és szükség esetén korrigálják azt.

4. lépés: Három hónapon belül a fordító visszajelzést kap az eredményről vagy az aktuális állapotról. Ebben az esetben tájékoztatják, hogy az adatbiztonság helyreállításra került.

Az eljárás teljes időtartama alatt személyazonosságát bizalmasan kezelik, amennyiben ezt kéri. A bejelentést dokumentálják és a többi levelezéstől elkülönítve őrzik.

Gyakori félreértések

A bejelentői védelemmel kapcsolatban gyakran találkozunk olyan kérdésekkel, amelyek bizonytalanságból fakadnak. Az egyik gyakori félreértés az, hogy egy bejelentés csak akkor megengedett, ha a bejelentő a jogsértést már kétséget kizáróan bizonyítani tudja. Valójában elegendő egy konkrét gyanú vagy a tisztázás iránti kérelem („ez rendben van?”); a vizsgálatot a vezetőség végzi.

Egy másik félreértés az anonimitásra vonatkozik: aki nem adja meg a nevét, az is tehet bejelentést. Az anonim bejelentések kivizsgálása azonban néha nehezebb, mivel nincs lehetőség visszakérdezésre. Törekszünk arra, hogy az anonim bejelentéseket is megvizsgáljuk, amennyiben azok vizsgálhatók.

Egyesek attól tartanak, hogy egy bejelentés automatikusan munkajogi vagy szerződéses eljárást indít a bepanaszolt személlyel szemben. Ez nem így van. A cél elsődlegesen a tényállás tisztázása és adott esetben a jogorvoslat biztosítása. Csak megerősített, jelentős jogsértések esetén következhetnek további lépések.

Végül néha azt feltételezik, hogy a megtorlással szembeni védelem a szándékosan hamis vádakra is vonatkozik. Ez nem helyes: aki tudatosan hamis bejelentést tesz, nem részesül védelemben, és következményekkel kell számolnia.

Mit jelent ez konkrétan az ügyfelek számára

B2B-ügyfeleink – például vállalatok, amelyek weboldalaik lokalizálását bízzák ránk – közvetetten érintettek visszaélés-bejelentési rendszerünkben. Példa: Egy ügyfél minőségbiztosítási vezetője egy közös projektértékelés során észleli, hogy a Baduno-n belül belső szabályzatokat sértének (pl. nem licencelt szoftver használata). Jelenteni szeretné ezt anélkül, hogy az üzleti kapcsolatot terhelné.

Ilyen esetekben számára is nyitott a bejelentési útvonal: küldhet e-mailt a [email protected] címre, tárgy: „Bizalmas bejelentés”. A vezetőség bizalmasan kezeli a bejelentést, és a napi ügymenettől függetlenül vizsgálja. A bejelentő személy hozzájárulása nélkül az ügyfélkapcsolati kontaktnak nem adjuk tovább, hogy elkerüljük a hátrányokat.

Ügyfeleink számíthatnak rá, hogy a bejelentéseket komolyan vesszük, és megszüntetjük a megfelelési hiányosságokat. Ez erősíti a partnerséget és csökkenti a kockázatokat mindkét fél számára. A bejelentő személy (még ha nem is a Baduno alkalmazottja) védelemben részesül a megtorlással szemben, amennyiben jóhiszeműen jár el.

Javasoljuk ügyfeleinknek, hogy tájékoztassák munkatársaikat erről a lehetőségről – például az együttműködési irányelvben szereplő megjegyzéssel. Hiszen egy működő bejelentési rendszer minden érintett számára előnyös.

Együttműködés egyéb irányelveinkkel

A visszaélés-bejelentési rendszer nem elszigetelt, hanem átfogó megfelelési keretrendszerünk része. Kiegészíti meglévő irányelveinket, mint az etikai kódex, az adatvédelmi szabályzat, valamint a korrupcióra vagy versenyjogra vonatkozó specifikus szabályokat. A bejelentési rendszeren keresztül érkező bejelentések ezen szabályok bármelyikének megsértésére vonatkozhatnak. Minden bejelentést az érintett irányelv kontextusában vizsgálunk, és szükség esetén bevonjuk az adott irányelvért felelős személyt.

Példa: Egy adatvédelmi jogsértésre vonatkozó bejelentést ugyanazzal a módszertannal kezelünk, mint egy etikai kódex megsértésére vonatkozót. A bejelentési útvonalak központosítottak, így Önnek nem kell eldöntenie, melyik irányelv releváns. Belső csapatunk biztosítja a helyes besorolást.

Emellett a visszaélés-bejelentési rendszer mellett specifikus bejelentési útvonalak is léteznek, például adatvédelmi kérdésekben közvetlenül adatvédelmi tisztviselőnkhöz. A bejelentési rendszer egy kiegészítő, bizalmas csatornaként szolgál, amely akkor is használható, ha bizonytalan, hogy egy bejelentés egy speciális eljárásba tartozik-e. A feldolgozást belsőleg koordináljuk a párhuzamos munka elkerülése és egységes értékelés biztosítása érdekében.

Belső folyamat nálunk

Bejelentés beérkezését követően azt haladéktalanul rögzítjük egy védett, a többi levelezéstől elkülönített rendszerben. Az ügyvezetés vagy az általa kijelölt személy – összeférhetetlenség esetén külső ombudsman – elvégzi az első értékelést. Ennek során megvizsgáljuk, hogy a bejelentés hihető-e és a bejelentőrendszer hatálya alá tartozik-e.

Ezt követi a tényállás tisztázása. Ez magában foglalja a dokumentumok áttekintését, a tájékoztatást nyújtó személyek meghallgatását, és szükség esetén külső tanácsadók bevonását. Az eredményeket egy bizalmas jelentésben rögzítjük. A bejelentőt a folyamat előrehaladásáról vagy eredményéről három hónapon belül tájékoztatjuk – amennyiben elérhető.

A teljes dokumentációt az eljárás lezárása után a jogszabályban előírt ideig megőrizzük, és illetéktelen hozzáférés ellen védjük. A felelősségi köröket úgy osztjuk el, hogy elkerüljük az összeférhetetlenséget. Például az ügyvezetés tagjai elleni bejelentések esetén automatikusan külső szervet vonunk be. Ez a belső eljárás biztosítja, hogy minden bejelentést komolyan vegyünk és elfogulatlanul kivizsgáljunk.

Belső eljárásunk

Bejelentés beérkezése után az egy meghatározott belső folyamaton megy keresztül. Először az ügyvezetés rögzíti a bejelentést, és visszaigazolást küld a bejelentőnek, amennyiben rendelkezésre állnak elérhetőségi adatai. A bejelentést egy külön, bizalmas mappában tároljuk, elkülönítve a többi levelezéstől. A vizsgálatot az ügyvezetés végzi; szükség esetén külső tanácsadót vonunk be, például összetett jogi kérdésekben vagy ha a belső vizsgálat függetlenségét kell biztosítani. A vizsgálat magában foglalja a tények összegyűjtését, az érintett személyek meghallgatását és a dokumentumok értékelését. A dokumentációt folyamatosan kiegészítjük, és az eljárás lezárása után a jogszabályban előírt ideig megőrizzük. A bejelentőt három hónapon belül tájékoztatjuk a folyamat előrehaladásáról. Az eljárás teljes időtartama alatt biztosítjuk a bejelentő személyazonosságának bizalmas kezelését, kivéve, ha hozzájárul a nyilvánosságra hozatalhoz. A visszaélésszerű bejelentéseket megállapításuk után nem vizsgáljuk tovább, és ilyen esetekben a bejelentő védelme megszűnik. A belső eljárás célja a tisztességes és alapos vizsgálat biztosítása.

Együttműködés egyéb irányelveinkkel

A bejelentővédelmi oldalt nem elszigetelten kell kezelni, hanem kiegészíti meglévő belső irányelveinket. Magatartási kódexünk (Code of Conduct) általános elveket tartalmaz az integritásra és a megfelelésre vonatkozóan, míg a bejelentővédelmi oldal a bejelentések konkrét folyamatát írja le. Az adatvédelmi szabályzat szabályozza, hogyan kezeljük a személyes adatokat – a bejelentések keretében is. Ha bejelentést tesz, biztosítjuk, hogy személyazonosságát bizalmasan kezeljük, amennyiben ezt kéri, és az adatokat csak a kivizsgálás céljára használjuk fel. A korrupcióellenes irányelv pedig meghatározza azokat a konkrét tilalmakat, amelyek megsértése szintén bejelentendő lehet. Bejelentés esetén ezek az irányelvek egymásba fonódnak: a vezetőség az összes releváns előírás figyelembevételével vizsgálja az ügyet. Például egy adatvédelmi jogsértésre vonatkozó bejelentés aktiválhatja mind a bejelentővédelmi szabályokat, mind az adatvédelmi szabályzatot. Az ügyet a többi levelezéstől elkülönítve dokumentáljuk a bizalmas jelleg biztosítása érdekében. Ha belső vizsgálatra van szükség, azt az adott irányelv szabványai szerint végzik. Így biztosítjuk, hogy a bejelentéseket egységesen és nyomon követhetően kezeljük.

Mit jelent ez konkrétan az ügyfelek számára

Baduno ügyfeleként vagy üzleti partnereként lehetősége van a tevékenységünkkel kapcsolatos jogsértések bejelentésére – például ha azt tapasztalja, hogy egy Baduno-munkatárs megsérti a hatályos jogot vagy magatartási kódexünket. Nem kell bizonyítania, hogy tényleges hiba történt; elegendő egy konkrét gyanú. Bejelentését bizalmasan vagy névtelenül is megteheti. A bejelentést gondosan és a törvényes határidőkön belül megvizsgáljuk. Ha attól tart, hogy bejelentése miatt hátrány éri (például szerződés felmondása), biztosíthatjuk: nem teszünk fel olyan kérdéseket szerződő partnerének, amelyek Önre mint bejelentőre utalnának. A bejelentőkkel szembeni megtorlás tilos. Ez független attól, hogy közvetlen szerződéses kapcsolatban áll-e velünk, vagy csak egy projekt keretében dolgozunk együtt. A gyakorlatban ez azt jelenti: bármikor küldhet nekünk egy e-mailt a „Bizalmas bejelentés” tárggyal, és leírhatja a tényállást. Hét napon belül visszaigazoljuk a beérkezést, és három hónapon belül tájékoztatjuk a vizsgálat eredményéről vagy állásáról – anélkül, hogy kilétét felfednénk, amennyiben ezt kéri.

Fogalmak érthető magyarázata

A félreértések elkerülése érdekében az alábbiakban ismertetjük a bejelentővédelem területének néhány központi fogalmát: Bejelentő minden olyan személy, aki a szakmai kapcsolatai során tudomására jutott jogsértésre vonatkozó bejelentést tesz – legyen az munkavállaló, hálózatunk szabadúszó fordítója, ügyfél vagy más üzleti partner. A bejelentés az ilyen jelzés közlése a megjelölt bejelentési csatornák valamelyikén. Jóhiszemű bejelentés azt jelenti, hogy a bejelentő a bejelentés megtételekor feltételezi, hogy az információ megfelel a valóságnak. Csak az ilyen bejelentések részesülnek védelemben a megtorlásokkal szemben. Megtorlásnak minősülnek azok a hátrányok, amelyeket valaki a bejelentés miatt szenved el, mint például figyelmeztetés, felmondás vagy szerződéses bírságok. Ezek tilosak. Ellenőrizhető bejelentés az olyan jelzés, amely olyan konkrét, hogy a vezetőség ki tudja vizsgálni az ügyet – például időpont, helyszín és érintettek megadásával. Az anonim bejelentések akkor lehetnek ellenőrizhetők, ha elegendő részletet tartalmaznak. Bizalmas kezelés azt jelenti, hogy az Ön személyazonosságát csak a vizsgálattal foglalkozó személyek ismerhetik meg, és azt harmadik félnek nem adják ki. Ezek a fogalmak segítenek jobban megérteni a folyamatot és eloszlatni a bizonytalanságokat.