Visselblåsarskydd

Vad som kan rapporteras

Anmälningsbara är tips om rättsöverträdelser i samband med vår affärsverksamhet – till exempel överträdelser av dataskydd, sanktions- eller konkurrensrätt, korruption eller väsentliga överträdelser av denna uppförandekod. Även osäkerheter („är det okej?“) får tas upp; hellre en fråga för mycket.

Anmälningsvägar

Rapporteringar skickar du till [email protected] med ämnesraden „Konfidentiellt tips“ eller per post till företagsledningen, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, kodord „Personligt/Konfidentiellt“. På begäran behandlar vi din identitet konfidentiellt; anonyma tips hanterar vi också, i den mån de är granskningsbara.

Så hanterar vi anmälningar

Vi bekräftar mottagandet inom sju dagar. Granskningen genomförs av företagsledningen med stöd av extern rådgivning vid behov; vi informerar om resultatet eller status inom tre månader. Dokumentation och förvaring sker konfidentiellt och separat från övrig korrespondens.

Skydd för anmälande personer

Repressalier mot personer som anmäler i god tro är förbjudna – arbetsrättsligt, avtalsrättsligt och faktiskt. Detta gäller för anställda såväl som för frilansare i vårt nätverk och anställda hos affärspartners. Missbrukade, medvetet falska anmälningar åtnjuter inte detta skydd.

Praktikfall steg för steg

Antag att en frilansöversättare från vårt nätverk under ett projekt upptäcker att personuppgifter om kunder, i strid med interna riktlinjer, lagras i ett oskyddat moln. Han vill rapportera detta men är osäker på hur processen går till.

Steg 1: Översättaren skickar ett e-postmeddelande till [email protected] med ämnesraden ”Konfidentiell anmälan” och beskriver händelsen kortfattat, utan att själv göra en juridisk bedömning. Han kan ange om han vill nämnas vid namn eller förbli anonym.

Steg 2: Företagsledningen bekräftar mottagandet av anmälan inom sju dagar. I bekräftelsen meddelas att utredningen har inletts.

Steg 3: Utredningen genomförs av företagsledningen, vid behov med hjälp av extern rådgivning. Den säkra molnkonfigurationen kontrolleras och korrigeras om nödvändigt.

Steg 4: Inom tre månader får översättaren återkoppling om resultatet eller den aktuella statusen. I detta fall meddelas att datasäkerheten har återställts.

Under hela processen behandlas hans identitet konfidentiellt om så önskas. Anmälan dokumenteras och förvaras separat från övrig korrespondens.

Vanliga missförstånd

I samband med visselblåsarskydd möter vi ofta frågor som grundar sig på osäkerhet. Ett vanligt missförstånd är att en anmälan endast är tillåten om visselblåsaren redan otvetydigt kan bevisa överträdelsen. I själva verket räcker en konkret misstanke eller en begäran om klargörande (”är det okej?”); utredningen genomförs av företagsledningen.

Ett annat missförstånd gäller anonymitet: Den som inte uppger sitt namn kan ändå göra en anmälan. Dock är utredningen av anonyma anmälningar ibland svårare eftersom det inte är möjligt att ställa följdfrågor. Vi strävar efter att även granska anonyma anmälningar i den mån de är granskningsbara.

Vissa befarar att en anmälan automatiskt leder till ett arbetsrättsligt eller avtalsrättsligt förfarande mot den anklagade personen. Så är inte fallet. Målet är först och främst att klarlägga omständigheterna och vid behov vidta åtgärder. Endast vid bekräftade, allvarliga överträdelser kan ytterligare steg följa.

Slutligen antas ibland att skyddet mot repressalier även gäller för avsiktligt falska anklagelser. Det är inte korrekt: Den som medvetet gör en falsk anmälan åtnjuter inget skydd och måste räkna med konsekvenser.

Vad detta konkret innebär för kunder

Våra B2B-kunder – exempelvis företag som låter oss lokalisera deras webbplatser – påverkas indirekt av vårt visselblåsarskyddssystem. Ett exempel: En kvalitetschef hos en kund observerar under en gemensam projektreview att Baduno internt bryter mot licensvillkor (t.ex. användning av olicensierad programvara). Hon vill rapportera detta utan att belasta affärsrelationen.

För sådana fall står även henne rapporteringsvägen öppen: Hon kan skicka ett e-postmeddelande till [email protected] med ämnesraden "Konfidentiell anmälan". Företagsledningen behandlar anmälan konfidentiellt och granskar den oberoende av den dagliga verksamheten. Vidarebefordran till kundkontakten sker endast med den rapporterande personens samtycke för att inte riskera några nackdelar.

Kunder kan lita på att vi tar anmälningar på allvar och täpper till regelefterlevnadsbrister. Det stärker partnerskapet och undviker risker för båda parter. Den rapporterande personen (även om den inte är anställd hos Baduno) åtnjuter skydd mot repressalier, förutsatt att den agerar i god tro.

Vi rekommenderar våra kunder att informera sina medarbetare om denna möjlighet – till exempel genom en notis i samarbetsriktlinjen. Ett fungerande visselblåsarsystem gynnar alla inblandade.

Samspel med våra andra riktlinjer

Visselblåsarsystemet står inte isolerat utan är en del av vår omfattande regelefterlevnadsram. Det kompletterar befintliga riktlinjer som vår uppförandekod, dataskyddspolicy samt specifika regler om korruption eller konkurrensrätt. Anmälningar som kommer in via visselblåsarsystemet kan avse överträdelser av någon av dessa regelverk. Vi granskar varje anmälan i samband med den relevanta riktlinjen och involverar vid behov den ansvariga för respektive riktlinje.

Exempel: En anmälan om ett dataskyddsbrott behandlas enligt samma systematik som en anmälan om en överträdelse av vår uppförandekod. Rapporteringsvägarna är centralt samlade, så att du inte själv behöver avgöra vilken riktlinje som är tillämplig. Vårt interna team säkerställer korrekt klassificering.

Samtidigt finns det vid sidan av visselblåsarsystemet specifika rapporteringsvägar, exempelvis för dataskyddsfrågor direkt till vårt dataskyddsombud. Visselblåsarsystemet är utformat som en extra, konfidentiell kanal som även kan användas om du är osäker på om en anmälan hör till ett särskilt fackförfarande. Vi samordnar hanteringen internt för att undvika dubbelarbete och säkerställa en enhetlig bedömning.

Intern process hos oss

Efter mottagandet av en anmälan registreras den omedelbart i ett skyddat system som är avskilt från övrig korrespondens. Företagsledningen eller en av den utsedd person – vid jäv en extern ombudsperson – gör en första bedömning. Där kontrolleras om anmälan är trovärdig och faller inom tillämpningsområdet för visselblåsarsystemet.

Därefter följer faktagranskning. Denna omfattar granskning av dokument, förhör med personer som kan lämna upplysningar och, vid behov, anlitande av extern rådgivning. Resultaten dokumenteras i en konfidentiell rapport. Vi informerar den anmälande personen om framstegen eller resultatet inom tre månader – förutsatt att vi kan nå denne.

All dokumentation bevaras efter avslutat förfarande under den lagstadgade tiden och skyddas mot obehörig åtkomst. Ansvarsområdena är fördelade så att intressekonflikter undviks. Till exempel kopplas en extern instans automatiskt in vid anmälningar mot medlemmar i företagsledningen. Denna interna process säkerställer att varje tips tas på allvar och granskas utan förutfattade meningar.

Intern process hos oss

Efter mottagandet av en anmälan genomgår den en fastställd intern process. Först registrerar företagsledningen anmälan och skickar en mottagningsbekräftelse till visselblåsaren, om kontaktuppgifter finns. Anmälan placeras i en separat, konfidentiell mapp som är avskild från övrig korrespondens. Granskningen utförs av företagsledningen; vid behov anlitas extern rådgivning, till exempel vid komplexa rättsfrågor eller när oberoendet i den interna granskningen ska säkerställas. Granskningen omfattar insamling av fakta, förhör med berörda personer och utvärdering av dokument. Dokumentationen uppdateras löpande och bevaras efter avslutat ärende under den lagstadgade tiden. Vi informerar visselblåsaren om framstegen inom tre månader. Under hela förfarandet bevaras konfidentialiteten för visselblåsarens identitet, såvida inte denne samtycker till att den lämnas ut. Missbrukliga anmälningar följs inte upp efter fastställande, och skyddet för den anmälande personen upphör i sådana fall. Den interna processen är utformad för att säkerställa en rättvis och noggrann granskning.

Samspel med våra andra riktlinjer

Visselblåsarsidan ska inte betraktas isolerat, utan kompletterar våra befintliga interna riktlinjer. Vår uppförandekod (Code of Conduct) innehåller allmänna principer om integritet och regelefterlevnad, medan visselblåsarsidan beskriver den konkreta processen för rapportering. Dataskyddspolicyn reglerar hur vi behandlar personuppgifter – även inom ramen för en anmälan. När du lämnar en rapport säkerställer vi att din identitet behandlas konfidentiellt, i den utsträckning du önskar, och att uppgifterna endast används för granskningsändamål. Antikorruptionspolicyn definierar specifika förbud vars överträdelser också kan vara anmälningspliktiga. Vid en anmälan samverkar dessa riktlinjer: Företagsledningen granskar ärendet med beaktande av alla relevanta bestämmelser. Exempelvis kan en anmälan om en dataskyddsöverträdelse aktivera både visselblåsarskyddsreglerna och dataskyddspolicyn. Vi dokumenterar ärendet separat från övrig korrespondens för att garantera konfidentialitet. Om en intern utredning krävs, genomförs den enligt standarderna i respektive riktlinje. På så sätt säkerställer vi att anmälningar hanteras konsekvent och spårbart.

Vad detta konkret innebär för kunder

Som kund eller affärspartner till Baduno har du möjlighet att rapportera överträdelser i samband med vår verksamhet – till exempel om du observerar att en medarbetare på Baduno bryter mot gällande lag eller vår uppförandekod. Du behöver inte bevisa att ett faktiskt fel föreligger; en konkret misstanke är tillräcklig. Din anmälan kan lämnas konfidentiellt eller anonymt. Vi granskar din rapport noggrant och inom lagstadgade tidsfrister. Om du oroar dig för att du på grund av din anmälan kan drabbas av nackdelar (t.ex. uppsägning av ett avtal), var försäkrad: Vi ställer inga frågor till din avtalspartner som kan härledas till dig som visselblåsare. Repressalier mot personer som rapporterar är förbjudna för oss. Detta gäller oavsett om du har ett direkt avtalsförhållande med oss eller endast samarbetar med oss inom ramen för ett projekt. I praktiken innebär det: Du kan när som helst skicka ett e-postmeddelande med ämnesraden 'Konfidentiell anmälan' och beskriva ärendet. Vi bekräftar mottagandet inom sju dagar och informerar dig inom tre månader om resultatet eller statusen för granskningen – utan att avslöja din identitet, om du så önskar.

Begrepp tydligt förklarade

För att undvika missförstånd förklarar vi här några centrala begrepp inom visselblåsarskyddet: Visselblåsare är varje person som lämnar en uppgift om en rättsöverträdelse i ett yrkesmässigt sammanhang – vare sig det är en anställd, en frilansöversättare från vårt nätverk, en kund eller annan affärspartner. En anmälan är meddelandet av en sådan uppgift via en av de nämnda rapporteringskanalerna. En anmälan i god tro innebär att visselblåsaren vid tidpunkten för anmälan antar att informationen överensstämmer med sanningen. Endast sådana anmälningar åtnjuter skydd mot repressalier. Repressalier är nackdelar som tillfogas någon på grund av en anmälan, såsom varning, uppsägning eller avtalsviten. De är förbjudna. En granskningsbar uppgift är en anmälan som är så konkret att företagsledningen kan utreda ärendet – exempelvis med angivande av tid, plats och inblandade. Anonyma uppgifter kan vara granskningsbara om de innehåller tillräckligt med detaljer. Konfidentialitet innebär att din identitet endast görs känd för de personer som deltar i utredningen och inte lämnas ut till tredje part. Dessa begrepp hjälper till att bättre förstå processen och undanröja osäkerheter.