Protecția avertizorilor

Ce poate fi raportat

Pot fi raportate indicii privind încălcări ale legii în legătură cu activitatea noastră – de exemplu, încălcări ale protecției datelor, ale legislației privind sancțiunile sau concurența, corupția sau încălcări grave ale acestui cod de conduită. De asemenea, pot fi aduse în discuție incertitudinile („este în regulă?”); mai bine o întrebare în plus.

Căi de raportare

Rapoartele se trimit la [email protected] cu subiectul „Indicație confidențială” sau prin poștă către conducere, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, cu mențiunea „Personal/Confidențial”. La cerere, tratăm identitatea dvs. confidențial; procesăm și indicațiile anonime, în măsura în care pot fi verificate.

Cum gestionăm rapoartele

Confirmăm primirea în termen de șapte zile. Verificarea este efectuată de conducere, cu implicarea consultanței externe, după caz; informăm despre rezultat sau stadiu în termen de trei luni. Documentarea și păstrarea se fac confidențial și separat de corespondența obișnuită.

Protecția persoanelor care raportează

Represaliile împotriva persoanelor care raportează cu bună-credință sunt interzise – atât din punct de vedere al dreptului muncii, contractual și faptic. Aceasta se aplică atât angajaților, cât și freelancerilor din rețeaua noastră și angajaților partenerilor de afaceri. Rapoartele abuzive, în mod conștient false, nu beneficiază de această protecție.

Exemplu practic pas cu pas

Să presupunem că un traducător freelancer din rețeaua noastră constată, în timpul unui proiect, că datele personale ale clienților sunt stocate într-un cloud nesecurizat, contrar politicilor interne. El dorește să raporteze acest lucru, dar nu este sigur cum decurge exact procesul.

Pasul 1: Traducătorul trimite un e-mail la [email protected] cu subiectul „Notificare confidențială” și descrie pe scurt incidentul, fără a oferi el însuși o evaluare juridică. El poate specifica dacă dorește să fie menționat pe nume sau să rămână anonim.

Pasul 2: Conducerea confirmă primirea raportării în termen de șapte zile. În confirmare se comunică faptul că a început verificarea.

Pasul 3: Verificarea este efectuată de conducere, implicând consultanță externă dacă este necesar. Se examinează configurația cloud securizată și, dacă este cazul, se corectează.

Pasul 4: În termen de trei luni, traducătorul primește un feedback privind rezultatul sau stadiul actual. În acest caz, i se comunică faptul că securitatea datelor a fost restabilită.

Pe tot parcursul procedurii, identitatea sa este tratată confidențial, dacă acesta dorește acest lucru. Notificarea este documentată și păstrată separat de cealaltă corespondență.

Confuzii frecvente

În legătură cu protecția avertizorilor de integritate, întâlnim adesea întrebări care provin din incertitudini. O confuzie frecventă este aceea că o raportare este admisibilă doar dacă avertizorul poate dovedi deja în mod cert încălcarea. În realitate, este suficient un suspiciune concretă sau o cerere de clarificare („este în regulă?”); verificarea este preluată de conducere.

O altă confuzie se referă la anonimat: cine nu își dezvăluie numele poate totuși face o raportare. Cu toate acestea, investigarea raportărilor anonime este uneori mai dificilă, deoarece nu sunt posibile întrebări suplimentare. Ne străduim să verificăm și raportările anonime, în măsura în care pot fi verificate.

Unii se tem că o raportare va declanșa automat o procedură de muncă sau contractuală împotriva persoanei acuzate. Nu este cazul. Scopul este, în primul rând, clarificarea situației și, dacă este cazul, remedierea acesteia. Numai în cazul unor încălcări confirmate și grave pot urma pași suplimentari.

În cele din urmă, se presupune ocazional că protecția împotriva represaliilor se aplică și acuzațiilor false intenționate. Acest lucru nu este corect: cine face o raportare falsă cu bună știință nu beneficiază de protecție și trebuie să se aștepte la consecințe.

Ce înseamnă acest lucru concret pentru clienți

Clienții noștri B2B – de exemplu, companii care externalizează localizarea site-urilor lor web – sunt afectați indirect de sistemul nostru de protecție a avertizorilor. Un exemplu: un manager de calitate al unui client observă, în cadrul unei revizuiri comune a proiectului, că la Baduno se încalcă intern termenii licențelor (de ex., utilizarea de software nelicențiat). Dorește să raporteze acest lucru fără a afecta relația de afaceri.

Pentru astfel de cazuri, și acesta are acces la canalul de raportare: poate trimite un e-mail la [email protected], cu subiectul „Sesizare confidențială”. Conducerea executivă tratează raportarea cu confidențialitate și o analizează independent de activitatea zilnică. Divulgarea către contactul clientului are loc doar cu acordul persoanei care raportează, pentru a nu risca dezavantaje.

Clienții se pot baza pe faptul că luăm în serios sesizările și închidem lacunele de conformitate. Aceasta întărește parteneriatul și evită riscuri pentru ambele părți. Persoana care raportează (chiar dacă nu este angajată la Baduno) beneficiază de protecție împotriva represaliilor, cu condiția să acționeze cu bună-credință.

Recomandăm clienților noștri să își informeze angajații despre această posibilitate – de exemplu, printr-o notă în politica de colaborare. Un sistem funcțional de avertizare este benefic pentru toți cei implicați.

Interacțiunea cu celelalte politici ale noastre

Sistemul de avertizare nu este izolat, ci face parte din cadrul nostru cuprinzător de conformitate. Acesta completează politicile existente, cum ar fi codul nostru de conduită, politica de confidențialitate, precum și reguli specifice privind corupția sau dreptul concurenței. Raportările primite prin sistemul de avertizare se pot referi la încălcări ale oricăreia dintre aceste reglementări. Analizăm fiecare sesizare în contextul politicii relevante și, dacă este necesar, implicăm responsabilul respectiv.

Exemplu: o sesizare privind o încălcare a confidențialității este tratată după aceeași sistematică precum o sesizare privind încălcarea codului nostru de conduită. Canalele de raportare sunt centralizate, astfel încât nu trebuie să decideți singur care politică este aplicabilă. Echipa noastră internă asigură clasificarea corectă.

În același timp, există și canale specifice de raportare în afara sistemului de avertizare – de exemplu, pentru întrebări legate de confidențialitate direct către responsabilul nostru cu protecția datelor. Sistemul de avertizare este conceput ca un canal suplimentar, confidențial, care poate fi utilizat chiar și atunci când nu sunteți sigur dacă o sesizare aparține unei proceduri specializate. Coordonăm intern procesarea pentru a evita dublarea eforturilor și a asigura o evaluare unitară.

Procedura internă la noi

După primirea unei raportări, aceasta este înregistrată imediat într-un sistem protejat, separat de restul corespondenței. Conducerea executivă sau o persoană desemnată de aceasta – în caz de incompatibilitate, un ombudsman extern – efectuează o primă evaluare. Se verifică dacă raportarea este plauzibilă și se încadrează în domeniul de aplicare al sistemului de avertizare.

Urmează apoi investigarea faptelor. Aceasta include examinarea documentelor, interogarea persoanelor care pot oferi informații și, dacă este necesar, implicarea unor consultanți externi. Rezultatele sunt consemnate într-un raport confidențial. Informăm persoana care a făcut raportarea cu privire la stadiul sau rezultatul în termen de trei luni – cu condiția să o putem contacta.

Întreaga documentație este păstrată după încheierea procedurii pe durata prevăzută de lege și securizată împotriva accesului neautorizat. Responsabilitățile sunt distribuite astfel încât să se evite conflictele de interese. De exemplu, în cazul raportărilor împotriva membrilor conducerii executive, se implică automat o entitate externă. Această procedură internă asigură că fiecare sesizare este luată în serios și examinată imparțial.

Procedura internă la noi

După primirea unei raportări, aceasta parcurge un proces intern prestabilit. Mai întâi, raportarea este înregistrată de conducerea executivă și se trimite o confirmare de primire avertizorului, dacă există date de contact. Raportarea este stocată într-un dosar separat și confidențial, distinct de restul corespondenței. Examinarea este efectuată de conducerea executivă; la nevoie, se apelează la consultanță externă, de exemplu în cazul unor probleme juridice complexe sau pentru a asigura independența verificării interne. Examinarea include colectarea de fapte, interogarea persoanelor implicate și analiza documentelor. Documentația este completată continuu și păstrată după finalizarea cazului pe durata prevăzută de lege. Informăm avertizorul cu privire la stadiul procedurii în termen de trei luni. Pe întreaga durată a procedurii, confidențialitatea identității avertizorului este menținută, cu excepția cazului în care acesta consimte la dezvăluire. Raportările abuzive nu sunt urmărite după constatare, iar protecția persoanei care face raportarea încetează în astfel de cazuri. Procesul intern este conceput pentru a asigura o examinare echitabilă și amănunțită.

Interacțiunea cu celelalte politici ale noastre

Pagina de protecție a avertizorilor nu trebuie privită izolat, ci completează politicile noastre interne existente. Astfel, Codul nostru de conduită (Code of Conduct) conține principii generale privind integritatea și conformitatea, în timp ce pagina de protecție a avertizorilor descrie procesul concret pentru raportări. Politica de confidențialitate reglementează modul în care procesăm datele personale – inclusiv în contextul unei raportări. Atunci când transmiteți o sesizare, ne asigurăm că identitatea dumneavoastră este tratată confidențial, în măsura în care doriți acest lucru, și că datele sunt utilizate doar în scopul verificării. Politica anticorupție, la rândul său, definește interdicții specifice, ale căror încălcări pot fi, de asemenea, supuse raportării. În cazul unei sesizări, aceste politici se completează reciproc: conducerea executivă analizează cazul ținând cont de toate cerințele relevante. De exemplu, o raportare privind o încălcare a confidențialității poate activa atât normele de protecție a avertizorilor, cât și politica de confidențialitate. Documentăm cazul separat de restul corespondenței pentru a asigura confidențialitatea. Dacă este necesară o investigație internă, aceasta se desfășoară conform standardelor politicii respective. Astfel, ne asigurăm că sesizările sunt tratate în mod consecvent și transparent.

Ce înseamnă concret pentru clienți

În calitate de client sau partener de afaceri al Baduno, aveți posibilitatea de a raporta încălcări legate de activitatea noastră comercială – de exemplu, dacă observați că un angajat Baduno încalcă legislația în vigoare sau Codul nostru de conduită. Nu trebuie să dovediți că există efectiv o eroare; o suspiciune concretă este suficientă. Puteți transmite sesizarea în mod confidențial sau anonim. Examinăm cu atenție sesizarea dumneavoastră și în termenele legale. Dacă vă temeți că veți suferi dezavantaje din cauza raportării (de exemplu, rezilierea unui contract), fiți sigur: Nu adresăm întrebări partenerului dumneavoastră contractual care să permită identificarea dumneavoastră ca avertizor. Represaliile împotriva persoanelor care raportează ne sunt interzise. Aceasta se aplică indiferent dacă aveți o relație contractuală directă cu noi sau colaborați doar în cadrul unui proiect. În practică, aceasta înseamnă: ne puteți trimite oricând un e-mail cu subiectul „Sesizare confidențială” și descrieți situația. Confirmăm primirea în termen de șapte zile și vă informăm în termen de trei luni cu privire la rezultat sau stadiul verificării – fără a dezvălui identitatea dumneavoastră, dacă doriți acest lucru.

Termeni explicați pe înțeles

Pentru a evita neînțelegerile, explicăm mai jos câțiva termeni esențiali din domeniul protecției avertizorilor de integritate: Avertizor este orice persoană care semnalează o încălcare a legii în context profesional – fie că este un angajat, un traducător freelancer din rețeaua noastră, un client sau un alt partener de afaceri. O raportare reprezintă comunicarea unei astfel de semnalări prin unul dintre canalele menționate. Raportarea de bună-credință înseamnă că avertizorul, în momentul transmiterii, consideră că informațiile corespund adevărului. Doar astfel de raportări beneficiază de protecție împotriva represaliilor. Represaliile sunt prejudicii cauzate cuiva din cauza unei raportări, cum ar fi avertismentul, concedierea sau penalitățile contractuale. Acestea sunt interzise. O indicație verificabilă este o raportare suficient de concretă pentru ca conducerea să poată investiga situația – de exemplu, cu specificarea timpului, locului și persoanelor implicate. Semnalările anonime pot fi verificabile dacă conțin suficiente detalii. Confidențialitatea înseamnă că identitatea dumneavoastră este dezvăluită doar persoanelor implicate în investigație și nu este transmisă terților. Acești termeni ajută la o mai bună înțelegere a procesului și la eliminarea incertitudinilor.