Zaštita prijavitelja

Što se može prijaviti

Prijavljivi su znakovi o kršenjima zakona u vezi s našim poslovnim aktivnostima – primjerice kršenja zaštite podataka, sankcijskog ili tržišnog prava, korupcija ili značajna kršenja ovog kodeksa ponašanja. Također je dopušteno iznositi nejasnoće („je li to u redu?“); bolje postaviti jedno pitanje više.

Kanali prijave

Prijave šaljite na [email protected] s naslovom „Povjerljiva napomena“ ili poštom na adresu uprave, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt na Majni, s oznakom „Osobno/Povjerljivo“. Na zahtjev vaš identitet tretiramo povjerljivo; anonimne prijave također obrađujemo, ukoliko su provjerljive.

Kako obrađujemo prijave

Potvrdu primitka šaljemo u roku od sedam dana. Provjeru provodi uprava uz uključivanje vanjskih savjetnika, gdje je potrebno; o rezultatu ili statusu obavještavamo u roku od tri mjeseca. Dokumentacija i čuvanje obavljaju se povjerljivo i odvojeno od ostale korespondencije.

Zaštita osoba koje prijavljuju

Represalije protiv osoba koje u dobroj vjeri prijavljuju zabranjene su – radno-pravno, ugovorno i stvarno. To se odnosi na zaposlenike jednako kao i na slobodne suradnike naše mreže i zaposlenike poslovnih partnera. Zloupotrebljavajuće, svjesno lažne prijave ne uživaju ovu zaštitu.

Praktični primjer korak po korak

Pretpostavimo da slobodni prevoditelj iz naše mreže tijekom projekta otkrije da su osobni podaci klijenata, suprotno internim politikama, pohranjeni u nesigurnom oblaku. Želi to prijaviti, ali nije siguran kako točno izgleda postupak.

Korak 1: Prevoditelj šalje e-mail na [email protected] s predmetom „Povjerljiva napomena“ i ukratko opisuje incident, bez davanja vlastite pravne procjene. Može navesti želi li biti imenovan ili ostati anoniman.

Korak 2: Uprava potvrđuje primitak prijave u roku od sedam dana. U potvrdi se navodi da je započeta provjera.

Korak 3: Provjeru provodi uprava, po potrebi uz uključivanje vanjskih savjetnika. Pritom se provjerava konfiguracija sigurnog oblaka i po potrebi ispravlja.

Korak 4: Unutar tri mjeseca prevoditelj dobiva povratnu informaciju o rezultatu ili trenutnom stanju. U ovom slučaju bit će obaviješten da je sigurnost podataka ponovno uspostavljena.

Tijekom cijelog postupka njegov identitet tretira se povjerljivo, ako to želi. Napomena se dokumentira i čuva odvojeno od ostale korespondencije.

Uobičajene zablude

U vezi sa zaštitom zviždača često se susrećemo s pitanjima koja proizlaze iz nesigurnosti. Uobičajena zabluda je da je prijava dopuštena samo ako zviždač može nedvojbeno dokazati prekršaj. Zapravo, dovoljna je konkretna sumnja ili zahtjev za pojašnjenjem („je li to u redu?“); provjeru preuzima uprava.

Još jedna zabluda odnosi se na anonimnost: onaj tko ne navede svoje ime ipak može podnijeti prijavu. Međutim, istraga anonimnih prijava ponekad je teža jer nije moguće postaviti dodatna pitanja. Trudimo se provjeriti i anonimne prijave, ukoliko su provjerljive.

Neki se boje da će prijava automatski pokrenuti radnopravni ili ugovorni postupak protiv optužene osobe. To nije slučaj. Cilj je prvo razjasniti činjenice i po potrebi otkloniti nepravilnosti. Samo u slučaju potvrđenih, ozbiljnih prekršaja mogu uslijediti daljnji koraci.

Konačno, povremeno se smatra da zaštita od odmazde vrijedi i za namjerno lažne optužbe. To nije točno: onaj tko svjesno podnese lažnu prijavu ne uživa zaštitu i mora računati s posljedicama.

Što to konkretno znači za klijente

Naši B2B klijenti – primjerice tvrtke koje od nas naručuju lokalizaciju svojih web stranica – neizravno su pogođeni našim sustavom zaštite prijavitelja. Primjer: Menadžerica kvalitete jednog klijenta tijekom zajedničkog pregleda projekta uočava da se unutar Baduna intern krše licencni uvjeti (npr. korištenje nelicenciranog softvera). Želi to prijaviti bez opterećivanja poslovnog odnosa.

U takvim slučajevima i njoj je otvoren put prijave: može poslati e-mail na [email protected] s predmetom „Povjerljiva prijava“. Uprava postupa s prijavom povjerljivo i provjerava je neovisno o svakodnevnim poslovima. Prosljeđivanje kontakt osobi klijenta vrši se samo uz pristanak osobe koja prijavljuje, kako bi se izbjegli rizici.

Klijenti mogu računati na to da prijave shvaćamo ozbiljno i zatvaramo rupe u usklađenosti. To jača partnerstvo i izbjegava rizike za obje strane. Osoba koja prijavljuje (čak i ako nije zaposlenik Baduna) uživa zaštitu od odmazde, pod uvjetom da djeluje u dobroj vjeri.

Preporučujemo našim klijentima da informiraju svoje zaposlenike o ovoj mogućnosti – primjerice napomenom u smjernicama za suradnju. Jer funkcionalni sustav prijavljivanja koristi svima.

Povezanost s našim drugim politikama

Sustav zaštite prijavitelja nije izoliran, već je dio našeg sveobuhvatnog okvira usklađenosti. Nadopunjuje postojeće politike poput našeg kodeksa ponašanja, politike privatnosti te specifičnih pravila o korupciji ili pravu tržišnog natjecanja. Prijave koje pristignu putem sustava zaštite prijavitelja mogu se odnositi na kršenja bilo kojeg od ovih propisa. Svaku prijavu provjeravamo u kontekstu relevantne politike i po potrebi uključujemo odgovornu osobu za tu politiku.

Primjer: Prijava kršenja privatnosti obrađuje se po istoj sistematizaciji kao i prijava kršenja našeg kodeksa ponašanja. Kanali prijavljivanja centralizirani su tako da ne morate sami odlučivati koja je politika relevantna. Naš interni tim osigurava ispravno dodjeljivanje.

Istovremeno, uz sustav zaštite prijavitelja postoje specifični kanali prijavljivanja, primjerice za pitanja privatnosti izravno našem službeniku za zaštitu podataka. Sustav zaštite prijavitelja zamišljen je kao dodatni, povjerljivi kanal koji se može koristiti čak i kada niste sigurni pripada li prijava u posebni stručni postupak. Unutarnje koordiniramo obradu kako bismo izbjegli dvostruki rad i osigurali jedinstvenu procjenu.

Interni postupak kod nas

Nakon zaprimanja prijave, ona se odmah evidentira u zaštićenom sustavu odvojenom od ostale korespondencije. Uprava ili osoba koju ona imenuje – u slučaju sukoba interesa vanjski povjerenik – provodi prvu procjenu. Pritom se provjerava je li prijava vjerodostojna i spada li u područje primjene sustava za prijavu nepravilnosti.

Zatim slijedi utvrđivanje činjenica. To uključuje pregled dokumentacije, ispitivanje osoba koje mogu dati informacije te, ako je potrebno, uključivanje vanjskih savjetnika. Rezultati se bilježe u povjerljivom izvješću. O napretku ili ishodu obavještavamo osobu koja je podnijela prijavu u roku od tri mjeseca – pod uvjetom da je možemo kontaktirati.

Cjelokupna dokumentacija čuva se po završetku postupka u zakonom propisanom roku i osigurava od neovlaštenog pristupa. Nadležnosti su raspoređene tako da se izbjegnu sukobi interesa. Primjerice, u slučaju prijava protiv članova uprave automatski se uključuje vanjsko tijelo. Ovaj interni postupak osigurava da se svaka prijava shvati ozbiljno i nepristrano ispita.

Naš interni postupak

Nakon zaprimanja prijave, ona prolazi kroz utvrđeni interni proces. Prijava se najprije evidentira od strane uprave i šalje se potvrda o primitku prijavitelju, ako su dostupni kontaktni podaci. Prijava se pohranjuje u zasebnoj, povjerljivoj mapi odvojenoj od ostale korespondencije. Provjeru provodi uprava; po potrebi se uključuje vanjsko savjetovanje, primjerice kod složenih pravnih pitanja ili kada je potrebno osigurati neovisnost interne provjere. Provjera uključuje prikupljanje činjenica, ispitivanje pogođenih osoba i analizu dokumenata. Dokumentacija se kontinuirano dopunjava i nakon završetka predmeta čuva u zakonom propisanom roku. O napretku obavještavamo prijavitelja u roku od tri mjeseca. Tijekom cijelog postupka čuva se povjerljivost identiteta prijavitelja, osim ako on pristane na otkrivanje. Zlonamjerne prijave se nakon utvrđenja ne nastavljaju, a zaštita prijavitelja u takvim slučajevima prestaje. Interni postupak osmišljen je kako bi se osigurala poštena i temeljita provjera.

Povezanost s našim ostalim pravilnicima

Stranicu za zaštitu zviždača ne treba promatrati izolirano, već ona nadopunjuje naše postojeće interne smjernice. Naš kodeks ponašanja (Code of Conduct) sadrži opća načela integriteta i usklađenosti, dok stranica za zaštitu zviždača opisuje konkretan postupak prijavljivanja. Politika privatnosti uređuje kako obrađujemo osobne podatke – uključujući i u okviru prijave. Kada podnesete prijavu, osiguravamo da se vaš identitet tretira povjerljivo, u mjeri u kojoj to želite, te da se podaci koriste isključivo u svrhu provjere. Politika protiv korupcije pak definira posebne zabrane, čija kršenja također mogu biti obvezna za prijavu. U slučaju prijave, ove smjernice se međusobno nadopunjuju: Uprava provjerava postupak uzimajući u obzir sve relevantne odredbe. Na primjer, prijava povrede privatnosti može aktivirati i pravila o zaštiti zviždača i politiku privatnosti. Dokumentiramo postupak odvojeno od ostale korespondencije kako bismo osigurali povjerljivost. Ako je potrebna interna istraga, provodi se prema standardima dotične smjernice. Na taj način osiguravamo da se prijave obrađuju dosljedno i transparentno.

Što to konkretno znači za klijente

Kao klijent ili poslovni partner tvrtke Baduno imate mogućnost prijaviti kršenja povezana s našim poslovanjem – primjerice ako primijetite da zaposlenik Baduna krši važeće zakone ili naš kodeks ponašanja. Pritom ne morate dokazivati da je stvarno došlo do pogreške; dovoljna je konkretna sumnja. Vašu prijavu možete podnijeti povjerljivo ili anonimno. Vašu dojavu pažljivo provjeravamo i u zakonskim rokovima. Ako se bojite da biste zbog svoje prijave mogli pretrpjeti štetu (primjerice raskid ugovora), budite uvjereni: nećemo postavljati pitanja vašem ugovornom partneru koja bi otkrila vas kao zviždača. Represalije protiv osoba koje prijavljuju su nam zabranjene. To vrijedi bez obzira na to jeste li s nama izravno ugovorno povezani ili samo surađujete u okviru projekta. U praksi to znači: možete nam u bilo kojem trenutku poslati e-mail s predmetom „Povjerljiva dojava“ i opisati situaciju. Potvrđujemo primitak u roku od sedam dana i obavještavamo vas u roku od tri mjeseca o rezultatu ili statusu provjere – bez otkrivanja vašeg identiteta, ako to želite.

Pojmovi jasno objašnjeni

Kako bismo izbjegli nesporazume, ovdje objašnjavamo nekoliko ključnih pojmova iz područja zaštite prijavitelja: Prijavitelj je svaka osoba koja prijavi povredu zakona u profesionalnom kontekstu – bilo da se radi o zaposleniku, vanjskom prevoditelju iz naše mreže, klijentu ili drugom poslovnom partneru. Prijava je podnošenje takve prijave putem jednog od navedenih kanala. Prijava u dobroj vjeri znači da prijavitelj prilikom podnošenja prijave vjeruje da informacija odgovara istini. Samo takve prijave uživaju zaštitu od odmazde. Odmazde su nepogodnosti koje se nekome nanose zbog prijave, poput opomene, otkaza ili ugovornih kazni. One su zabranjene. Provjerljiva prijava je prijava koja je dovoljno konkretna da uprava može istražiti slučaj – primjerice s navođenjem vremena, mjesta i sudionika. Anonimne prijave mogu biti provjerljive ako sadrže dovoljno detalja. Povjerljivost znači da će vaš identitet biti otkriven samo osobama koje se bave istragom, a ne trećim stranama. Ovi pojmovi pomažu u boljem razumijevanju procesa i otklanjanju nedoumica.