Protezzjoni tal-Informaturi

X'jista' jiġi rrappurtat

Jistgħu jiġu rrappurtati indikazzjonijiet ta' ksur legali relatati mal-attività kummerċjali tagħna – pereżempju ksur tal-protezzjoni tad-dejta, tal-liġijiet dwar sanzjonijiet jew kompetizzjoni, korruzzjoni, jew ksur sinifikanti ta' dan il-kodiċi ta' kondotta. Inkerta („dan huwa tajjeb?“) tista' wkoll titqajjem; aħjar wisq mistoqsija milli waħda nieqsa.

Rotot ta' rappurtaġġ

Indirizza r-rapporti lil [email protected] bis-suġġett 'Indikazzjoni Kunfidenzjali' jew bil-posta lill-Ġestjoni, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, bil-kelma 'Personali/Kunfidenzjali'. Fuq talba, aħna nżommu l-identità tiegħek kunfidenzjali; aħna wkoll nittrattaw rapporti anonimi sakemm ikunu jistgħu jiġu verifikati.

Kif nipproċessaw ir-rapporti

Nikkonfermaw ir-riċevuta fi żmien sebat ijiem. Il-verifika ssir mill-maniġment bl-appoġġ ta' konsulenza esterna, fejn meħtieġ; ninformaw dwar ir-riżultat jew l-istatus fi żmien tliet xhur. Id-dokumentazzjoni u l-preservazzjoni jsiru b'mod kunfidenzjali u separati mill-korrispondenza l-oħra.

Protezzjoni ta' persuni li jirrappurtaw

Ir-ritaljazzjoni kontra persuni li jirrappurtaw in buona fede hija pprojbita – legalment, kuntrattwalment u fattwalment. Dan japplika kemm għall-impjegati kif ukoll għall-freelancers tan-netwerk tagħna u għall-impjegati ta' sħab tan-negozju. Rapporti abbużivi u intenzjonalment foloz m'għandhomx din il-protezzjoni.

Eżempju prattiku, pass wara pass

Ejjew ngħidu li traduttur freelance min-netwerk tagħna jiskopri waqt proġett li data personali tal-klijenti qed titpoġġa f'cloud mhux sigur kontra l-politiki interni. Hu jrid jirrapporta dan, imma mhux ċert kif sejjer il-proċess.

Pass 1: It-traduttur jibgħat imejl lil [email protected] bis-suġġett 'Notifika Kunfidenzjali' u jiddeskrivi l-inċident fil-qosor, mingħajr ma jagħti evalwazzjoni legali hu stess. Jista' jispeċifika jekk jixtieqx jiġi msemmi b'ismu jew jibqa' anonimu.

Pass 2: It-tmexxija tikkonferma l-wasla tar-rapport fi żmien sebat ijiem. Fil-konferma jingħad li l-verifika bdiet.

Pass 3: Il-verifika ssir mit-tmexxija, jekk meħtieġ bl-involviment ta' konsulenza esterna. F'dan il-proċess, il-konfigurazzjoni tal-cloud sigur tiġi kkontrollata u, jekk meħtieġ, korretta.

Pass 4: Fi żmien tliet xhur, it-traduttur jirċievi feedback dwar ir-riżultat jew l-istat kurrenti. F'dan il-każ, jingħad li s-sigurtà tad-data ġiet restawrata.

Matul il-proċess kollu, l-identità tiegħu tiġi ttrattata b'mod kunfidenzjali, jekk hu jrid hekk. In-notifika tiġi dokumentata u miżmuma separatament mill-korrispondenza l-oħra.

Kunċetti żbaljati komuni

Fir-rigward tal-protezzjoni tal-whistleblower, niltaqgħu spiss ma' mistoqsijiet ibbażati fuq inċertezzi. Nuqqas ta' ftehim komuni huwa li rapport ikun ammissibbli biss jekk il-whistleblower ikun jista' jipprova l-ksur mingħajr dubju. Fir-realtà, suspett konkret jew talba għal kjarifika („dan huwa tajjeb?“) huwa biżżejjed; il-verifika ssir mit-tmexxija.

Nuqqas ieħor ta' ftehim jikkonċerna l-anonimità: Min ma jsemmix ismu jista' xorta jippreżenta rapport. Madankollu, l-investigazzjoni ta' rapporti anonimi hija kultant aktar diffiċli, peress li ma jistgħux isiru mistoqsijiet. Aħna nistinkaw biex nivverifikaw rapporti anonimi safejn ikunu verifikabbli.

Xi wħud jibżgħu li rapport awtomatikament iniedi proċedura ta' xogħol jew kuntrattwali kontra l-persuna akkużata. Dan mhux il-każ. L-għan huwa l-ewwel li jiġi ċċarat is-sitwazzjoni u, jekk meħtieġ, li tittieħed azzjoni korrettiva. Biss f'każ ta' ksur ikkonfermat u serju jistgħu jittieħdu passi ulterjuri.

Fl-aħħarnett, kultant jitqies li l-protezzjoni kontra r-ritaljazzjoni tapplika wkoll għal akkużi falzi intenzjonali. Dan mhux korrett: Min jippreżenta rapport falz b'mod konxju ma jgawdi l-ebda protezzjoni u jrid jaffaċċja konsegwenzi.

X'jfisser dan konkretament għall-klijenti

Il-klijenti B2B tagħna – pereżempju kumpaniji li jġagħluna nillokalizzaw il-websajts tagħhom – huma indirettament affettwati mis-sistema ta' protezzjoni tal-informaturi tagħna. Eżempju: Maniġer tal-kwalità ta' klijent josserva f'reviżjoni konġunta tal-proġett li ġewwa Baduno qed jinkisru r-regoli ta' liċenzjar (eż. użu ta' softwer mhux liċenzjat). Hija trid tirrapporta dan mingħajr ma tagħmel ħsara lir-relazzjoni kummerċjali.

Għal każijiet bħal dawn, hemm miftuħ għaliha wkoll il-kanal ta' rappurtar: Hija tista' tibgħat email lil [email protected], is-suġġett "Avviż Kunfidenzjali". It-tmexxija tittratta r-rapport b'mod kunfidenzjali u tiċċekkjaha indipendentement mill-operat ta' kuljum. It-trażmissjoni lill-kuntatt tal-klijent issir biss bil-kunsens tal-persuna li tirrapporta, sabiex ma jiġux riskjati żvantaġġi.

Il-klijenti jistgħu jafdaw li aħna nieħdu r-rapporti bis-serjetà u nagħlqu l-lakuni ta' konformità. Dan isaħħaħ is-sħubija u jevita riskji għaż-żewġ naħat. Il-persuna li tirrapporta (anki jekk mhix impjegata ma' Baduno) tgawdi protezzjoni minn ritaljazzjoni, sakemm taġixxi in bona fide.

Aħna nirrakkomandaw lill-klijenti tagħna li jinfurmaw lill-impjegati tagħhom dwar din il-possibbiltà – pereżempju permezz ta' nota fil-politika ta' kollaborazzjoni. Għaliex sistema ta' rappurtar li taħdem tajjeb tibbenefika lil kulħadd involut.

Interazzjoni mal-politiki l-oħra tagħna

Is-sistema ta' protezzjoni tal-informaturi mhix iżolata, iżda hija parti mill-qafas komprensiv ta' konformità tagħna. Din tikkomplementa politiki eżistenti bħall-kodiċi ta' kondotta tagħna, il-politika tal-privatezza, kif ukoll regoli speċifiċi dwar il-korruzzjoni jew il-liġi tal-kompetizzjoni. Rapporti li jaslu permezz tas-sistema ta' protezzjoni tal-informaturi jistgħu jirreferu għal ksur ta' kwalunkwe minn dawn ir-regoli. Aħna neżaminaw kull rapport fil-kuntest tal-politika rilevanti u, jekk meħtieġ, nikkonsultaw lill-persuna responsabbli għal dik il-politika.

Eżempju: Rapport dwar ksur tal-privatezza jiġi ttrattat bl-istess sistema bħal rapport dwar ksur tal-kodiċi ta' kondotta tagħna. Il-kanali ta' rappurtar huma ċċentralizzati, sabiex inti ma jkollokx għalfejn tiddeċiedi liema politika hija rilevanti. It-tim intern tagħna jiżgura l-allokazzjoni korretta.

Fl-istess ħin, minbarra s-sistema ta' protezzjoni tal-informaturi, jeżistu kanali ta' rappurtar speċifiċi, pereżempju għal kwistjonijiet ta' privatezza direttament lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tagħna. Is-sistema ta' protezzjoni tal-informaturi hija mfassla bħala kanal addizzjonali u kunfidenzjali, li jista' jintuża anki meta inti m'intix ċert jekk rapport huwiex rilevanti għal proċedura speċjalizzata. Aħna nikkoordinaw l-ipproċessar internament biex nevitaw duplikazzjoni u niżguraw valutazzjoni uniformi.

Proċess intern tagħna

Wara li tasal rapport, din tiġi rreġistrata minnufih f'sistema protetta, separata mill-korrispondenza l-oħra. Il-maniġment jew persuna maħtura minnu – f'każ ta' kunflitt ta' interess, ombudsperson estern – jagħmel evalwazzjoni inizjali. Jiġi vverifikat jekk ir-rapport huwiex plawżibbli u jekk jaqax fil-kamp ta' applikazzjoni tas-sistema ta' rappurtar.

Imbagħad issegwi investigazzjoni tal-fatti. Din tinkludi l-eżami ta' dokumenti, l-intervista ta' persuni informati u, jekk meħtieġ, l-involviment ta' konsulenza esterna. Ir-riżultati jiġu rreġistrati f'rapport kunfidenzjali. Aħna ninformaw lill-persuna li għamlet ir-rapport dwar il-progress jew ir-riżultat fi żmien tliet xhur – jekk nistgħu nikkuntattjawha.

Id-dokumentazzjoni kollha tinżamm għall-perjodu preskritt mil-liġi wara t-tmiem tal-proċedura u tiġi protetta minn aċċess mhux awtorizzat. Ir-responsabbiltajiet huma mqassma b'mod li jiġu evitati kunflitti ta' interess. Pereżempju, f'każ ta' rapporti kontra membri tal-maniġment, awtomatikament tiġi involuta entità esterna. Dan il-proċess intern jiżgura li kull rapport jittieħed bis-serjetà u jiġi eżaminat b'mod imparzjali.

Proċess intern tagħna

Wara li tasal rapport, din tgħaddi minn proċess intern stabbilit. L-ewwel, ir-rapport jiġi rreġistrat mill-maniġment u tintbagħat konferma ta' riċevuta lill-informatur, jekk id-dettalji ta' kuntatt ikunu disponibbli. Ir-rapport jinżamm f'folder separat u kunfidenzjali, separat mill-korrispondenza l-oħra. L-eżami jsir mill-maniġment; jekk meħtieġ, tiġi involuta konsulenza esterna, pereżempju f'kwistjonijiet legali kumplessi jew meta jkun hemm bżonn tiġi żgurata l-indipendenza tal-eżami intern. L-eżami jinkludi l-ġbir ta' fatti, l-intervista ta' persuni affettwati u l-analiżi ta' dokumenti. Id-dokumentazzjoni tiġi aġġornata kontinwament u tinżamm għall-perjodu preskritt mil-liġi wara t-tmiem tal-proċess. Aħna ninformaw lill-informatur dwar il-progress fi żmien tliet xhur. Matul il-proċedura kollha, il-kunfidenzjalità tal-identità tal-informatur tinżamm, sakemm ma jaqbilx li tiġi żvelata. Rapporti abbużivi, ladarba jiġu identifikati, ma jiġux segwiti, u l-protezzjoni għall-persuna li għamlet ir-rapport titneħħa f'dawn il-każijiet. Il-proċess intern huwa mfassal biex jiżgura eżami ġust u bir-reqqa.

Interazzjoni mal-politiki l-oħra tagħna

Il-paġna tal-protezzjoni tal-whistleblower m'għandhiex titqies b'mod iżolat, iżda tikkumplimenta l-politiki interni eżistenti tagħna. Għalhekk, il-Kodiċi ta' Kondotta tagħna fih prinċipji ġenerali dwar l-integrità u l-konformità, filwaqt li l-paġna tal-protezzjoni tal-whistleblower tiddeskrivi l-proċess konkret għar-rapporti. Il-politika tal-protezzjoni tad-dejta tirregola kif nipproċessaw dejta personali – anki fil-kuntest ta' rapport. Jekk tagħti informazzjoni, niżguraw li l-identità tiegħek tiġi trattata b'mod kunfidenzjali, safejn tixtieq, u li d-dejta tintuża biss għall-finijiet tal-investigazzjoni. Il-politika kontra l-korruzzjoni, min-naħa tagħha, tiddefinixxi projbizzjonijiet speċifiċi, li l-ksur tagħhom jista' jkun ukoll suġġett għal rapport. F'każ ta' rapport, dawn il-politiki jinteraġixxu: Il-maniġment jeżamina l-każ billi jqis ir-rekwiżiti rilevanti kollha. Pereżempju, rapport ta' ksur tal-protezzjoni tad-dejta jista' jattiva kemm ir-regoli tal-protezzjoni tal-whistleblower kif ukoll il-politika tal-protezzjoni tad-dejta. Niddokumentaw il-proċess separatament mill-korrispondenza l-oħra biex niżguraw il-kunfidenzjalità. Jekk ikun meħtieġ investigazzjoni interna, din titwettaq skont l-istandards tal-politika rispettiva. B'hekk niżguraw li r-rapporti jiġu pproċessati b'mod konsistenti u traċċabbli.

Xi tfisser dan konkretament għall-klijenti

Bħala klijent jew sieħeb kummerċjali ta' Baduno, għandek il-possibbiltà li tirrapporta ksur marbut mal-attivitajiet kummerċjali tagħna – pereżempju, jekk tosserva li impjegat ta' Baduno jikser il-liġi applikabbli jew il-Kodiċi ta' Kondotta tagħna. M'għandekx għalfejn tipprova li fil-fatt hemm żball; suspett konkret huwa biżżejjed. Tista' tissottometti r-rapport tiegħek b'mod kunfidenzjali jew anonimu. Nivverifikaw l-informazzjoni tiegħek bir-reqqa u fi żmien it-termini legali. Jekk tibża' li se jkollok żvantaġġi minħabba r-rapport tiegħek (pereżempju t-terminazzjoni ta' kuntratt), kun żgur: Aħna ma nagħmlu ebda mistoqsija lill-imsieħeb kuntrattwali tiegħek li tista' tidentifikak bħala min ta informazzjoni. Ir-ritaljazzjonijiet kontra persuni li jirrappurtaw huma pprojbiti għalina. Dan japplika irrispettivament minn jekk inti direttament marbut kuntrattwalment magħna jew biss tikkoopera magħna fil-qafas ta' proġett. Fil-prattika, dan ifisser: Tista' tibgħatilna email fi kwalunkwe ħin b'suġġett 'Informazzjoni Kunfidenzjali' u tiddeskrivi l-fatti. Nikkonfermaw ir-riċevuta fi żmien sebat ijiem u ninfurmawk fi żmien tliet xhur dwar ir-riżultat jew l-istatus tal-verifika – mingħajr ma niżvelaw l-identità tiegħek, jekk tixtieq hekk.

Termini spjegati b'mod ċar

Biex nevitaw nuqqas ta’ ftehim, hawnhekk nispjegaw xi termini ewlenin mill-qasam tal-protezzjoni tal-whistleblower: Whistleblower hija kull persuna li tagħti rapport dwar ksur tal-liġi f’kuntest professjonali – kemm jekk impjegat, traduttur freelance min-netwerk tagħna, klijent jew sieħeb ieħor. Rapport huwa l-komunikazzjoni ta’ tali rapport permezz ta’ wieħed mill-kanali ta’ rappurtar imsemmija. Rapport in buona fede jfisser li l-whistleblower jemmen, meta jagħmel ir-rapport, li l-informazzjoni hija vera. Biss tali rapporti jgawdu protezzjoni minn ritaljazzjoni. Ritaljazzjoni huma żvantaġġi kkawżati lil xi ħadd minħabba rapport, bħal twissija, tkeċċija jew penali kuntrattwali. Huma pprojbiti. Rapport verifikabbli huwa rapport li huwa daqshekk konkret li l-maniġment jista’ jinvestiga l-fatti – pereżempju billi jindika żmien, post u parteċipanti. Rapporti anonimi jistgħu jkunu verifikabbli jekk ikollhom biżżejjed dettalji. Kunfidenzjalità tfisser li l-identità tiegħek tiġi żvelata biss lill-persuni involuti fl-investigazzjoni u mhux lil partijiet terzi. Dawn it-termini jgħinu biex wieħed jifhem aħjar il-proċess u jeliminaw l-inċertezzi.