Προστασία καταγγελλόντων

Τι μπορεί να αναφερθεί

Αναφορές μπορούν να γίνουν για παραβάσεις του νόμου που σχετίζονται με τις επιχειρηματικές μας δραστηριότητες – για παράδειγμα, παραβιάσεις της προστασίας δεδομένων, του δικαίου των κυρώσεων ή του ανταγωνισμού, διαφθορά ή σοβαρές παραβιάσεις αυτού του κώδικα δεοντολογίας. Επιτρέπονται επίσης αβεβαιότητες („είναι αυτό εντάξει;“) – καλύτερα μια ερώτηση παραπάνω.

Οδοί αναφοράς

Αποστείλετε αναφορές στο [email protected] με θέμα «Εμπιστευτική Υπόδειξη» ή ταχυδρομικά στη Διεύθυνση, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, με τη λέξη-κλειδί «Προσωπικό/Εμπιστευτικό». Κατόπιν αιτήματος, διατηρούμε εμπιστευτική την ταυτότητά σας· επεξεργαζόμαστε επίσης ανώνυμες αναφορές, εφόσον είναι εξετάσιμες.

Πώς επεξεργαζόμαστε τις αναφορές

Επιβεβαιώνουμε την παραλαβή εντός επτά ημερών. Η εξέταση διενεργείται από τη Διεύθυνση, με τη συμμετοχή εξωτερικών συμβούλων, όπου απαιτείται· ενημερώνουμε για το αποτέλεσμα ή την πρόοδο εντός τριών μηνών. Η τεκμηρίωση και η φύλαξη γίνονται εμπιστευτικά και ξεχωριστά από την υπόλοιπη αλληλογραφία.

Προστασία των αναφερόντων προσώπων

Απαγορεύονται τα αντίποινα κατά προσώπων που υποβάλλουν αναφορά καλόπιστα – εργατικά, συμβατικά και πραγματικά. Αυτό ισχύει τόσο για εργαζομένους όσο και για ελεύθερους επαγγελματίες του δικτύου μας και για υπαλλήλους επιχειρηματικών εταίρων. Καταχρηστικές, εν γνώσει ψευδείς αναφορές δεν απολαμβάνουν αυτής της προστασίας.

Παράδειγμα πρακτικής βήμα προς βήμα

Ας υποθέσουμε ότι ένας ελεύθερος επαγγελματίας μεταφραστής από το δίκτυό μας διαπιστώνει κατά τη διάρκεια ενός έργου ότι προσωπικά δεδομένα πελατών αποθηκεύονται σε ένα μη ασφαλές cloud, αντίθετα με τις εσωτερικές οδηγίες. Θέλει να το αναφέρει, αλλά δεν είναι σίγουρος για την ακριβή διαδικασία.

Βήμα 1: Ο μεταφραστής στέλνει ένα email στη διεύθυνση [email protected] με θέμα «Εμπιστευτική αναφορά» και περιγράφει συνοπτικά το περιστατικό, χωρίς να προβεί ο ίδιος σε νομική αξιολόγηση. Μπορεί να δηλώσει αν επιθυμεί να αναφερθεί ονομαστικά ή να παραμείνει ανώνυμος.

Βήμα 2: Η διοίκηση επιβεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς εντός επτά ημερών. Στην επιβεβαίωση γνωστοποιείται ότι ξεκίνησε η εξέταση.

Βήμα 3: Η εξέταση διενεργείται από τη διοίκηση, με τη συμμετοχή εξωτερικών συμβούλων εάν χρειαστεί. Ελέγχεται η διαμόρφωση του ασφαλούς cloud και, εάν απαιτείται, διορθώνεται.

Βήμα 4: Εντός τριών μηνών ο μεταφραστής λαμβάνει ενημέρωση για το αποτέλεσμα ή την τρέχουσα κατάσταση. Στην περίπτωση αυτή, τον ενημερώνουν ότι η ασφάλεια των δεδομένων αποκαταστάθηκε.

Καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, η ταυτότητά του αντιμετωπίζεται εμπιστευτικά, εφόσον το επιθυμεί. Η αναφορά τεκμηριώνεται και φυλάσσεται ξεχωριστά από τον υπόλοιπο αλληλογραφικό φάκελο.

Συχνές παρανοήσεις

Στο πλαίσιο της προστασίας των καταγγελλόντων, αντιμετωπίζουμε συχνά ερωτήσεις που βασίζονται σε αβεβαιότητες. Μια κοινή παρανόηση είναι ότι μια αναφορά είναι αποδεκτή μόνο εάν ο καταγγέλλων μπορεί ήδη να αποδείξει την παράβαση χωρίς αμφιβολία. Στην πραγματικότητα, αρκεί μια συγκεκριμένη υποψία ή ένα αίτημα για διευκρίνιση ("είναι αυτό εντάξει;"); την εξέταση αναλαμβάνει η διοίκηση.

Μια άλλη παρανόηση αφορά την ανωνυμία: Όποιος δεν αναφέρει το όνομά του μπορεί ωστόσο να υποβάλει αναφορά. Ωστόσο, η διερεύνηση ανώνυμων αναφορών είναι μερικές φορές πιο δύσκολη, καθώς δεν είναι δυνατές οι διευκρινιστικές ερωτήσεις. Καταβάλλουμε προσπάθειες να εξετάζουμε και ανώνυμες αναφορές, εφόσον είναι εξετάσιμες.

Μερικοί φοβούνται ότι μια αναφορά θα οδηγήσει αυτόματα σε εργατική ή συμβατική διαδικασία κατά του κατηγορούμενου προσώπου. Αυτό δεν ισχύει. Στόχος είναι αρχικά η διαλεύκανση της υπόθεσης και, εάν χρειαστεί, η αποκατάσταση. Μόνο σε περίπτωση επιβεβαιωμένων, σοβαρών παραβάσεων ενδέχεται να ακολουθήσουν περαιτέρω βήματα.

Τέλος, μερικές φορές θεωρείται ότι η προστασία από αντίποινα ισχύει και για σκόπιμα ψευδείς κατηγορίες. Αυτό δεν είναι σωστό: Όποιος υποβάλλει εν γνώσει του ψευδή αναφορά δεν απολαμβάνει προστασίας και πρέπει να αναμένει συνέπειες.

Τι σημαίνει αυτό συγκεκριμένα για τους πελάτες

Οι B2B πελάτες μας – για παράδειγμα, εταιρείες που αναθέτουν την τοπική προσαρμογή των ιστοσελίδων τους σε εμάς – επηρεάζονται έμμεσα από το σύστημα προστασίας καταγγελλόντων. Ένα παράδειγμα: Μια υπεύθυνη ποιότητας ενός πελάτη παρατηρεί σε μια κοινή ανασκόπηση έργου ότι στο εσωτερικό της Baduno παραβιάζονται όροι αδειοδότησης (π.χ. χρήση μη αδειοδοτημένου λογισμικού). Θέλει να το αναφέρει χωρίς να επιβαρύνει την επιχειρηματική σχέση.

Για τέτοιες περιπτώσεις, και εκείνη έχει ανοιχτό τον δρόμο της αναφοράς: Μπορεί να στείλει ένα email στο [email protected], με θέμα "Εμπιστευτική αναφορά". Η διοίκηση χειρίζεται την αναφορά εμπιστευτικά και την εξετάζει ανεξάρτητα από την καθημερινή λειτουργία. Διαβίβαση στην επαφή του πελάτη γίνεται μόνο με τη συγκατάθεση του αναφέροντος, για να αποφευχθούν μειονεκτήματα.

Οι πελάτες μπορούν να βασίζονται ότι λαμβάνουμε σοβαρά υπόψη τις αναφορές και κλείνουμε τα κενά συμμόρφωσης. Αυτό ενισχύει τη συνεργασία και αποφεύγει κινδύνους και για τις δύο πλευρές. Το αναφέρον πρόσωπο (ακόμα κι αν δεν απασχολείται στη Baduno) απολαμβάνει προστασίας από αντίποινα, εφόσον ενεργεί καλόπιστα.

Συνιστούμε στους πελάτες μας να ενημερώνουν τους υπαλλήλους τους για αυτή τη δυνατότητα – για παράδειγμα, μέσω μιας σημείωσης στην πολιτική συνεργασίας. Διότι ένα λειτουργικό σύστημα καταγγελιών ωφελεί όλους τους εμπλεκόμενους.

Αλληλεπίδραση με τις άλλες πολιτικές μας

Το σύστημα υποβολής αναφορών δεν λειτουργεί μεμονωμένα, αλλά αποτελεί μέρος του συνολικού μας πλαισίου συμμόρφωσης. Συμπληρώνει υπάρχουσες πολιτικές, όπως ο κώδικας δεοντολογίας μας, η πολιτική απορρήτου, καθώς και ειδικοί κανόνες για τη διαφθορά ή το δίκαιο ανταγωνισμού. Οι αναφορές που υποβάλλονται μέσω του συστήματος μπορεί να αφορούν παραβάσεις οποιουδήποτε από αυτούς τους κανονισμούς. Εξετάζουμε κάθε αναφορά στο πλαίσιο της σχετικής πολιτικής και, εάν χρειαστεί, συμπεριλαμβάνουμε τον αρμόδιο υπεύθυνο πολιτικής.

Παράδειγμα: Μια αναφορά για παραβίαση απορρήτου αντιμετωπίζεται με την ίδια διαδικασία όπως μια αναφορά για παραβίαση του κώδικα δεοντολογίας μας. Τα κανάλια αναφοράς είναι συγκεντρωμένα κεντρικά, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να αποφασίσετε εσείς ποια πολιτική είναι σχετική. Η εσωτερική μας ομάδα διασφαλίζει τη σωστή αντιστοίχιση.

Ταυτόχρονα, εκτός από το σύστημα υποβολής αναφορών, υπάρχουν ειδικά κανάλια αναφοράς, για παράδειγμα για θέματα απορρήτου απευθείας στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων μας. Το σύστημα υποβολής αναφορών έχει σχεδιαστεί ως ένα πρόσθετο, εμπιστευτικό κανάλι που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ακόμα και όταν δεν είστε σίγουροι εάν μια αναφορά ανήκει σε μια ειδική διαδικασία. Συντονίζουμε την επεξεργασία εσωτερικά για να αποφύγουμε την επανάληψη εργασιών και να διασφαλίσουμε μια ομοιόμορφη αξιολόγηση.

Η εσωτερική μας διαδικασία

Μετά την παραλαβή μιας αναφοράς, αυτή καταγράφεται αμέσως σε ένα προστατευμένο σύστημα, ξεχωριστό από την υπόλοιπη αλληλογραφία. Η διοίκηση ή ένα πρόσωπο που ορίζεται από αυτήν – σε περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων, ένας εξωτερικός διαμεσολαβητής – προβαίνει σε μια πρώτη εκτίμηση. Σε αυτό το στάδιο, ελέγχεται εάν η αναφορά είναι εύλογη και εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του συστήματος υποβολής αναφορών.

Στη συνέχεια ακολουθεί η διερεύνηση των γεγονότων. Αυτή περιλαμβάνει την εξέταση εγγράφων, τη συνέντευξη μαρτύρων και, εάν είναι απαραίτητο, τη συμμετοχή εξωτερικών συμβούλων. Τα αποτελέσματα καταγράφονται σε μια εμπιστευτική έκθεση. Ενημερώνουμε το άτομο που υπέβαλε την αναφορά για την πρόοδο ή το αποτέλεσμα εντός τριών μηνών – εφόσον μπορούμε να το προσεγγίσουμε.

Όλη η τεκμηρίωση διατηρείται μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας για το χρονικό διάστημα που προβλέπει ο νόμος και προστατεύεται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Οι αρμοδιότητες κατανέμονται έτσι ώστε να αποφεύγονται συγκρούσεις συμφερόντων. Για παράδειγμα, σε αναφορές κατά μελών της διοίκησης, εμπλέκεται αυτόματα ένα εξωτερικό όργανο. Αυτή η εσωτερική διαδικασία διασφαλίζει ότι κάθε αναφορά λαμβάνεται σοβαρά υπόψη και εξετάζεται αμερόληπτα.

Η εσωτερική μας διαδικασία

Μετά την παραλαβή μιας αναφοράς, αυτή υποβάλλεται σε μια καθορισμένη εσωτερική διαδικασία. Αρχικά, η αναφορά καταγράφεται από τη διοίκηση και αποστέλλεται επιβεβαίωση παραλαβής στον καταγγέλλοντα, εφόσον υπάρχουν στοιχεία επικοινωνίας. Η αναφορά φυλάσσεται σε ξεχωριστό, εμπιστευτικό φάκελο, διαχωρισμένο από την υπόλοιπη αλληλογραφία. Η εξέταση διενεργείται από τη διοίκηση· εάν χρειαστεί, ζητείται εξωτερική συμβουλή, π.χ. για πολύπλοκα νομικά ζητήματα ή για τη διασφάλιση της ανεξαρτησίας της εσωτερικής εξέτασης. Η εξέταση περιλαμβάνει τη συλλογή γεγονότων, τη συνέντευξη εμπλεκόμενων προσώπων και την αξιολόγηση εγγράφων. Η τεκμηρίωση συμπληρώνεται συνεχώς και, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, φυλάσσεται για το νόμιμο χρονικό διάστημα. Ενημερώνουμε τον καταγγέλλοντα για την πρόοδο εντός τριών μηνών. Καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, τηρείται η εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του καταγγέλλοντος, εκτός αν συναινέσει στην αποκάλυψη. Καταχρηστικές αναφορές δεν διερευνώνται περαιτέρω μετά τη διαπίστωση, και η προστασία του καταγγέλλοντος παύει σε τέτοιες περιπτώσεις. Η εσωτερική διαδικασία έχει σχεδιαστεί για να διασφαλίζει μια δίκαιη και εμπεριστατωμένη εξέταση.

Αλληλεπίδραση με τις άλλες πολιτικές μας

Η σελίδα προστασίας καταγγελόντων δεν πρέπει να εξετάζεται μεμονωμένα, αλλά συμπληρώνει τις υπάρχουσες εσωτερικές πολιτικές μας. Συγκεκριμένα, ο Κώδικας Δεοντολογίας (Code of Conduct) περιέχει γενικές αρχές ακεραιότητας και συμμόρφωσης, ενώ η σελίδα προστασίας καταγγελόντων περιγράφει τη συγκεκριμένη διαδικασία για τις αναφορές. Η Πολιτική Απορρήτου ρυθμίζει τον τρόπο επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων – ακόμη και στο πλαίσιο μιας αναφοράς. Όταν υποβάλλετε μια καταγγελία, διασφαλίζουμε ότι η ταυτότητά σας αντιμετωπίζεται εμπιστευτικά, εφόσον το επιθυμείτε, και ότι τα δεδομένα χρησιμοποιούνται μόνο για τον σκοπό της εξέτασης. Η Πολιτική κατά της Διαφθοράς, από την πλευρά της, ορίζει συγκεκριμένες απαγορεύσεις, οι παραβάσεις των οποίων μπορεί επίσης να υπόκεινται σε υποχρέωση αναφοράς. Σε περίπτωση αναφοράς, αυτές οι πολιτικές αλληλεπιδρούν: Η διοίκηση εξετάζει την υπόθεση λαμβάνοντας υπόψη όλες τις σχετικές απαιτήσεις. Για παράδειγμα, μια αναφορά για παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μπορεί να ενεργοποιήσει τόσο τους κανόνες προστασίας καταγγελόντων όσο και την Πολιτική Απορρήτου. Τεκμηριώνουμε την υπόθεση ξεχωριστά από την υπόλοιπη αλληλογραφία για να διασφαλίσουμε την εμπιστευτικότητα. Εάν απαιτείται εσωτερική έρευνα, αυτή διενεργείται σύμφωνα με τα πρότυπα της εκάστοτε πολιτικής. Έτσι διασφαλίζουμε ότι οι αναφορές αντιμετωπίζονται με συνέπεια και διαφάνεια.

Τι σημαίνει αυτό συγκεκριμένα για τους πελάτες

Ως πελάτης ή επιχειρηματικός συνεργάτης της Baduno, έχετε τη δυνατότητα να αναφέρετε παραβιάσεις που σχετίζονται με τις επιχειρηματικές μας δραστηριότητες – για παράδειγμα, αν παρατηρήσετε ότι κάποιος υπάλληλος της Baduno παραβαίνει την ισχύουσα νομοθεσία ή τον κώδικα δεοντολογίας μας. Δεν χρειάζεται να αποδείξετε ότι υπάρχει πραγματικά σφάλμα· αρκεί μια συγκεκριμένη υπόνοια. Μπορείτε να υποβάλετε την αναφορά σας εμπιστευτικά ή ανώνυμα. Εξετάζουμε την υπόδειξή σας επιμελώς και εντός των νόμιμων προθεσμιών. Εάν φοβάστε ότι λόγω της αναφοράς σας θα υποστείτε μειονεκτήματα (όπως καταγγελία σύμβασης), να είστε βέβαιοι: Δεν υποβάλλουμε ερωτήσεις στον συμβατικό σας συνεργάτη που θα μπορούσαν να σας αποκαλύψουν ως τον αναφέροντα. Τα αντίποινα κατά των προσώπων που υποβάλλουν αναφορά απαγορεύονται. Αυτό ισχύει ανεξάρτητα από το αν έχετε άμεση συμβατική σχέση μαζί μας ή συνεργάζεστε μόνο στο πλαίσιο κάποιου έργου. Στην πράξη, αυτό σημαίνει: Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να μας στείλετε ένα email με θέμα «Εμπιστευτική υπόδειξη» και να περιγράψετε το περιστατικό. Επιβεβαιώνουμε την παραλαβή εντός επτά ημερών και σας ενημερώνουμε εντός τριών μηνών για το αποτέλεσμα ή την κατάσταση της εξέτασης – χωρίς να αποκαλύπτουμε την ταυτότητά σας, εφόσον το επιθυμείτε.

Επεξήγηση όρων με σαφήνεια

Για να αποφευχθούν παρεξηγήσεις, επεξηγούμε εδώ ορισμένους βασικούς όρους από τον τομέα της προστασίας των καταγγελλόντων: Καταγγέλλων είναι κάθε πρόσωπο που αναφέρει μια παράβαση νόμου σε επαγγελματικό πλαίσιο – είτε πρόκειται για υπάλληλο, είτε για ελεύθερο επαγγελματία μεταφραστή από το δίκτυό μας, είτε για πελάτη ή άλλο επιχειρηματικό συνεργάτη. Αναφορά είναι η γνωστοποίηση μιας τέτοιας υπόδειξης μέσω ενός από τα αναφερόμενα κανάλια υποβολής αναφορών. Καλόπιστη αναφορά σημαίνει ότι ο καταγγέλλων κατά την υποβολή της αναφοράς θεωρεί ότι η πληροφορία ανταποκρίνεται στην αλήθεια. Μόνο τέτοιες αναφορές απολαμβάνουν προστασίας από αντίποινα. Αντίποινα είναι μειονεκτήματα που προκαλούνται σε κάποιον λόγω μιας αναφοράς, όπως προειδοποίηση, απόλυση ή συμβατικές ποινές. Απαγορεύονται. Ελέγξιμη υπόδειξη είναι μια αναφορά που είναι αρκετά συγκεκριμένη ώστε η διοίκηση να μπορεί να εξετάσει το ζήτημα – για παράδειγμα, με αναφορά χρόνου, τόπου και εμπλεκομένων. Οι ανώνυμες υποδείξεις μπορεί να είναι ελέγξιμες εάν περιέχουν επαρκείς λεπτομέρειες. Εμπιστευτικότητα σημαίνει ότι η ταυτότητά σας γνωστοποιείται μόνο στα άτομα που ασχολούνται με την εξέταση και δεν διαβιβάζεται σε τρίτους. Αυτοί οι όροι βοηθούν στην καλύτερη κατανόηση της διαδικασίας και στην άρση αβεβαιοτήτων.