Whistleblowerbeskyttelse

Hvad der kan indberettes

Der kan indberettes oplysninger om overtrædelser af loven i forbindelse med vores forretningsaktiviteter – f.eks. overtrædelser af databeskyttelseslovgivning, sanktions- eller konkurrencelovgivning, korruption eller væsentlige overtrædelser af denne adfærdskodeks. Også usikkerheder ("er det i orden?") må påpeges; hellere ét spørgsmål for meget.

Indberetningskanaler

Indberetninger sendes til [email protected] med emnet "Fortrolig henvendelse" eller pr. post til ledelsen, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, med angivelse af "Personlig/Fortrolig". Efter ønske behandler vi din identitet fortroligt; vi behandler også anonyme indberetninger, i det omfang de kan kontrolleres.

Sådan behandler vi indberetninger

Vi bekræfter modtagelsen inden for syv dage. Gennemgangen foretages af direktionen med inddragelse af ekstern rådgivning, hvor nødvendigt; vi informerer om resultatet eller status inden for tre måneder. Dokumentation og opbevaring sker fortroligt og adskilt fra den øvrige korrespondance.

Beskyttelse af indberettende personer

Repressalier mod personer, der indberetter i god tro, er forbudt – ansættelsesretligt, kontraktligt og faktisk. Det gælder for medarbejdere såvel som for freelancere i vores netværk og ansatte hos forretningspartnere. Misbrug, bevidst falske indberetninger nyder ikke denne beskyttelse.

Praktisk eksempel trin for trin

Antag, at en freelancoversætter fra vores netværk under et projekt opdager, at personoplysninger om kunder i strid med interne retningslinjer bliver gemt i en usikret cloud. Han ønsker at indberette dette, men er usikker på, hvordan processen præcist foregår.

Trin 1: Oversætteren sender en e-mail til [email protected] med emnet „Fortrolig henvendelse“ og beskriver kort hændelsen uden selv at give en juridisk vurdering. Han kan angive, om han ønsker at blive nævnt ved navn eller forblive anonym.

Trin 2: Ledelsen bekræfter modtagelsen af indberetningen inden for syv dage. I bekræftelsen meddeles det, at undersøgelsen er påbegyndt.

Trin 3: Undersøgelsen foretages af ledelsen, om nødvendigt med inddragelse af ekstern rådgivning. Her kontrolleres den sikrede cloud-konfiguration og korrigeres om nødvendigt.

Trin 4: Inden for tre måneder modtager oversætteren en tilbagemelding om resultatet eller den aktuelle status. I dette tilfælde får han besked om, at datasikkerheden er blevet genoprettet.

Gennem hele processen behandles hans identitet fortroligt, hvis han ønsker det. Henvendelsen dokumenteres og opbevares adskilt fra den øvrige korrespondance.

Almindelige misforståelser

I forbindelse med whistleblowerbeskyttelse støder vi ofte på spørgsmål, der skyldes usikkerhed. En almindelig misforståelse er, at en indberetning kun er tilladt, hvis whistlebloweren allerede kan bevise overtrædelsen uden tvivl. Faktisk er en konkret mistanke eller en anmodning om afklaring („er det i orden?“) tilstrækkelig; undersøgelsen varetages af ledelsen.

En anden misforståelse vedrører anonymitet: Den, der ikke oplyser sit navn, kan stadig indgive en indberetning. Dog er undersøgelsen af anonyme henvendelser nogle gange vanskeligere, da opfølgende spørgsmål ikke er mulige. Vi bestræber os på også at undersøge anonyme henvendelser, i det omfang de kan undersøges.

Nogle frygter, at en indberetning automatisk fører til en arbejds- eller kontraktretlig procedure mod den anklagede person. Det er ikke tilfældet. Målet er først at opklare sagen og om nødvendigt afhjælpe problemet. Kun ved bekræftede, væsentlige overtrædelser kan der følge yderligere skridt.

Endelig antages det lejlighedsvis, at beskyttelsen mod repressalier også gælder for forsætligt falske anklager. Det er ikke korrekt: Den, der bevidst indgiver en falsk indberetning, nyder ingen beskyttelse og må regne med konsekvenser.

Hvad dette konkret betyder for kunder

Vores B2B-kunder – for eksempel virksomheder, der får os til at lokalisere deres hjemmesider – er indirekte berørt af vores whistleblowerbeskyttelsessystem. Et eksempel: En kvalitetschef hos en kunde observerer under en fælles projektgennemgang, at Baduno internt overtræder licensbestemmelser (f.eks. brug af ikke-licenseret software). Hun ønsker at rapportere dette uden at belaste forretningsforholdet.

I sådanne tilfælde står rapporteringsvejen også åben for hende: Hun kan sende en e-mail til [email protected] med emnet "Fortrolig indberetning". Ledelsen behandler indberetningen fortroligt og undersøger den uafhængigt af den daglige drift. Videresendelse til kundekontakten sker kun med samtykke fra den indberettende person for at undgå risiko for ulemper.

Kunder kan være trygge ved, at vi tager indberetninger alvorligt og lukker compliance-huller. Det styrker partnerskabet og undgår risici for begge parter. Den indberettende person (selvom de ikke er ansat hos Baduno) nyder beskyttelse mod repressalier, forudsat at de handler i god tro.

Vi anbefaler vores kunder at informere deres medarbejdere om denne mulighed – for eksempel gennem en note i samarbejdsretningslinjen. For et velfungerende whistleblowersystem gavner alle involverede.

Samspil med vores andre retningslinjer

Whistleblowersystemet står ikke isoleret, men er en del af vores omfattende compliance-ramme. Det supplerer eksisterende retningslinjer som vores adfærdskodeks, databeskyttelsesretningslinjen samt specifikke regler om korruption eller konkurrenceret. Indberetninger, der kommer ind via whistleblowersystemet, kan vedrøre overtrædelser af enhver af disse regler. Vi undersøger hver indberetning i sammenhæng med den relevante retningslinje og inddrager om nødvendigt den pågældende retningslinjeansvarlige.

Eksempel: En indberetning om en databeskyttelsesovertrædelse behandles efter samme systematik som en indberetning om en overtrædelse af vores adfærdskodeks. Rapporteringsvejene er centralt samlet, så du ikke selv skal beslutte, hvilken retningslinje der er relevant. Vores interne team sikrer den korrekte klassificering.

Samtidig findes der ved siden af whistleblowersystemet specifikke rapporteringsveje, for eksempel til direkte henvendelse til vores databeskyttelsesrådgiver vedrørende databeskyttelsesspørgsmål. Whistleblowersystemet er designet som en ekstra, fortrolig kanal, der også kan bruges, hvis du er usikker på, om en indberetning hører til en særlig faglig procedure. Vi koordinerer behandlingen internt for at undgå dobbeltarbejde og sikre en ensartet vurdering.

Intern procedure hos os

Efter modtagelse af en indberetning registreres den straks i et beskyttet system, der er adskilt fra den øvrige korrespondance. Ledelsen eller en person udpeget af denne – i tilfælde af inhabilitet en ekstern ombudsperson – foretager en første vurdering. Her undersøges det, om indberetningen er plausibel og falder ind under anvendelsesområdet for whistleblowerordningen.

Derefter følger en faktuel undersøgelse. Denne omfatter gennemgang af dokumenter, afhøring af personer, der kan give oplysninger, og om nødvendigt inddragelse af ekstern rådgivning. Resultaterne dokumenteres i en fortrolig rapport. Vi informerer indberetteren om fremdriften eller resultatet inden for tre måneder – forudsat at vi kan kontakte vedkommende.

Hele dokumentationen opbevares efter afslutningen af proceduren i den lovpligtige periode og sikres mod uautoriseret adgang. Ansvarsområderne er fordelt således, at interessekonflikter undgås. For eksempel inddrages der automatisk en ekstern instans ved indberetninger mod medlemmer af ledelsen. Denne interne procedure sikrer, at enhver henvendelse tages alvorligt og undersøges uvildigt.

Intern procedure hos os

Efter modtagelse af en indberetning gennemgår den en fastlagt intern proces. Først registreres indberetningen af ledelsen, og der sendes en modtagelsesbekræftelse til whistlebloweren, hvis der foreligger kontaktoplysninger. Indberetningen lægges i en separat, fortrolig mappe, der er adskilt fra den øvrige korrespondance. Undersøgelsen foretages af ledelsen; om nødvendigt inddrages ekstern rådgivning, f.eks. ved komplekse juridiske spørgsmål eller når uafhængigheden af den interne undersøgelse skal sikres. Undersøgelsen omfatter indsamling af fakta, afhøring af berørte personer og gennemgang af dokumenter. Dokumentationen løbende suppleres og opbevares efter afslutningen af sagen i den lovpligtige periode. Vi informerer whistlebloweren om fremdriften inden for tre måneder. Gennem hele proceduren bevares fortroligheden af whistleblowerens identitet, medmindre vedkommende giver samtykke til videregivelse. Misbrug af indberetninger forfølges ikke efter konstatering, og beskyttelsen af indberetteren bortfalder i sådanne tilfælde. Den interne procedure er designet til at sikre en retfærdig og grundig undersøgelse.

Samspil med vores andre retningslinjer

Whistleblower-siden skal ikke betragtes isoleret, men supplerer vores eksisterende interne retningslinjer. Vores adfærdskodeks (Code of Conduct) indeholder således generelle principper for integritet og compliance, mens whistleblower-siden beskriver den konkrete proces for indberetninger. Databeskyttelsespolitikken regulerer, hvordan vi behandler personoplysninger – også i forbindelse med en indberetning. Når du indgiver en indberetning, sikrer vi, at din identitet behandles fortroligt, i det omfang du ønsker det, og at dataene kun bruges til undersøgelsesformål. Antikorruptionspolitikken definerer specifikke forbud, hvis overtrædelser også kan være indberetningspligtige. I tilfælde af en indberetning griber disse retningslinjer ind i hinanden: Ledelsen undersøger sagen under hensyntagen til alle relevante krav. For eksempel kan en indberetning om et databeskyttelsesbrud aktivere både whistleblower-reglerne og databeskyttelsespolitikken. Vi dokumenterer sagen adskilt fra den øvrige korrespondance for at sikre fortrolighed. Hvis en intern undersøgelse er nødvendig, udføres den i overensstemmelse med standarderne i den pågældende retningslinje. På den måde sikrer vi, at indberetninger behandles konsekvent og transparent.

Hvad dette konkret betyder for kunder

Som kunde eller forretningspartner hos Baduno har du mulighed for at indberette overtrædelser i forbindelse med vores forretningsaktiviteter – for eksempel hvis du observerer, at en medarbejder hos Baduno overtræder gældende lov eller vores adfærdskodeks. Du behøver ikke at bevise, at der faktisk er en fejl; en konkret mistanke er tilstrækkelig. Du kan indgive din indberetning fortroligt eller anonymt. Vi undersøger din indberetning omhyggeligt og inden for de lovpligtige frister. Hvis du frygter, at du vil lide skade som følge af din indberetning (f.eks. opsigelse af en kontrakt), skal du vide: Vi stiller ikke spørgsmål til din kontraktpartner, der kan afsløre dig som whistleblower. Repressalier mod indberettere er forbudt for os. Det gælder uanset, om du er direkte kontraktligt forbundet med os eller kun samarbejder inden for rammerne af et projekt. I praksis betyder det: Du kan til enhver tid sende os en e-mail med emnet "Fortrolig indberetning" og beskrive situationen. Vi bekræfter modtagelsen inden for syv dage og informerer dig inden for tre måneder om resultatet eller status for undersøgelsen – uden at afsløre din identitet, hvis du ønsker det.

Begreber forklaret forståeligt

For at undgå misforståelser forklarer vi her nogle centrale begreber inden for whistleblowerbeskyttelse: En whistleblower er enhver person, der indberetter en overtrædelse af loven i en arbejdsmæssig sammenhæng – det kan være en medarbejder, en freelanceoversætter fra vores netværk, en kunde eller en anden forretningspartner. En indberetning er meddelelsen af en sådan oplysning via en af de nævnte kanaler. Godtroende indberetning betyder, at whistlebloweren på indberetningstidspunktet går ud fra, at oplysningen er sand. Kun sådanne indberetninger nyder beskyttelse mod repressalier. Repressalier er ulemper, som påføres en person på grund af en indberetning, f.eks. advarsel, opsigelse eller kontraktbøder. De er forbudt. En undersøgelsesegnet indberetning er en indberetning, der er så konkret, at ledelsen kan undersøge forholdet – f.eks. med angivelse af tid, sted og involverede personer. Anonyme indberetninger kan være undersøgelsesegnede, hvis de indeholder tilstrækkelige detaljer. Fortrolighed betyder, at din identitet kun videregives til de personer, der er involveret i undersøgelsen, og ikke til tredjeparter. Disse begreber hjælper med at forstå processen bedre og fjerne usikkerhed.