Ziņotāju aizsardzība

Ko var ziņot

Ziņojami ir norādījumi par tiesību pārkāpumiem saistībā ar mūsu uzņēmējdarbību – piemēram, pārkāpumi pret datu aizsardzību, sankciju vai konkurences tiesībām, korupcija vai būtiski pārkāpumi pret šo rīcības kodeksu. Arī neskaidrības („vai tas ir kārtībā?”) drīkst pieminēt; labāk viens jautājums par daudz.

Ziņošanas ceļi

Ziņojumus nosūtiet uz [email protected] ar tematu „Konfidenciāls paziņojums” vai pa pastu vadībai, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, atzīme „Personīgi/Konfidenciāli”. Pēc vēlēšanās mēs apstrādājam jūsu identitāti konfidenciāli; anonīmus ziņojumus mēs arī apstrādājam, ciktāl tie ir pārbaudāmi.

Kā mēs apstrādājam ziņojumus

Saņemšanu apstiprinām septiņu dienu laikā. Pārbaudi veic vadība, iesaistot ārējos konsultantus, ja nepieciešams; par rezultātu vai statusu informējam trīs mēnešu laikā. Dokumentēšana un glabāšana notiek konfidenciāli un atsevišķi no pārējās korespondences.

Ziņotāju aizsardzība

Represijas pret personām, kuras ziņo labticīgi, ir aizliegtas – darba tiesību, līgumu un faktiskā ziņā. Tas attiecas gan uz darbiniekiem, gan mūsu tīkla ārštata darbiniekiem un biznesa partneru darbiniekiem. Ļaunprātīgi, apzināti nepatiesi ziņojumi nebauda šo aizsardzību.

Praktisks piemērs soli pa solim

Pieņemsim, ka mūsu tīkla ārštata tulkotājs projekta laikā atklāj, ka klientu personas dati pretēji iekšējām vadlīnijām tiek glabāti nenodrošinātā mākoņdatošanas vidē. Viņš vēlas to ziņot, bet nav pārliecināts par precīzu procedūru.

1. solis: Tulkotājs nosūta e-pastu uz [email protected] ar tēmu „Konfidenciāls paziņojums” un īsi apraksta notikumu, nesniedzot juridisku vērtējumu. Viņš var norādīt, vai vēlas tikt minēts vārdā vai palikt anonīms.

2. solis: Vadība apstiprina ziņojuma saņemšanu septiņu dienu laikā. Apstiprinājumā tiek paziņots, ka ir uzsākta pārbaude.

3. solis: Pārbaudi veic vadība, nepieciešamības gadījumā iesaistot ārējos konsultantus. Tiek pārbaudīta un, ja nepieciešams, koriģēta nodrošinātās mākoņdatošanas konfigurācija.

4. solis: Triju mēnešu laikā tulkotājs saņem atsauksmi par rezultātu vai pašreizējo statusu. Šajā gadījumā viņam tiek paziņots, ka datu drošība ir atjaunota.

Visā procesa laikā viņa identitāte tiek konfidenciāli apstrādāta, ja viņš to vēlas. Ziņojums tiek dokumentēts un glabāts atsevišķi no pārējās sarakstes.

Bieži sastopamie pārpratumi

Saistībā ar ziņotāju aizsardzību mēs bieži sastopamies ar jautājumiem, kas balstīti uz nenoteiktību. Izplatīts pārpratums ir, ka ziņojums ir pieļaujams tikai tad, ja ziņotājs jau var neapšaubāmi pierādīt pārkāpumu. Patiesībā pietiek ar konkrētām aizdomām vai lūgumu pēc skaidrojuma („vai tas ir pareizi?”); pārbaudi veic vadība.

Vēl viens pārpratums attiecas uz anonimitāti: persona, kas nenorāda savu vārdu, joprojām var iesniegt ziņojumu. Tomēr anonīmu ziņojumu izmeklēšana dažkārt ir sarežģītāka, jo nav iespējami papildu jautājumi. Mēs cenšamies pārbaudīt arī anonīmus ziņojumus, ciktāl tie ir pārbaudāmi.

Daži baidās, ka ziņojums automātiski uzsāk darba vai līgumtiesisku procesu pret apsūdzēto personu. Tas tā nav. Mērķis ir vispirms noskaidrot apstākļus un, ja nepieciešams, novērst pārkāpumu. Tikai apstiprinātu, būtisku pārkāpumu gadījumā var sekot turpmāki soļi.

Visbeidzot, dažkārt tiek pieņemts, ka aizsardzība pret represijām attiecas arī uz apzināti nepatiesām apsūdzībām. Tas nav pareizi: persona, kas apzināti iesniedz nepatiesu ziņojumu, nebauda aizsardzību un var saskarties ar sekām.

Ko tas konkrēti nozīmē klientiem

Mūsu B2B klienti – piemēram, uzņēmumi, kas pasūta savu vietņu lokalizāciju – ir netieši saistīti ar mūsu trauksmes celšanas sistēmu. Piemērs: Klienta kvalitātes vadītāja kopīgā projekta pārskatā novēro, ka Baduno iekšēji tiek pārkāpti licences noteikumi (piemēram, izmantota nelicencēta programmatūra). Viņa vēlas to ziņot, neapdraudot biznesa attiecības.

Šādos gadījumos arī viņai ir pieejams ziņošanas ceļš: viņa var nosūtīt e-pastu uz [email protected] ar tēmu "Konfidenciāls paziņojums". Vadība apstrādā paziņojumu konfidenciāli un izskata to neatkarīgi no ikdienas darbībām. Informācijas nodošana klienta kontaktpersonai notiek tikai ar ziņotājas piekrišanu, lai neradītu nelabvēlīgas sekas.

Klienti var paļauties, ka mēs uztveram paziņojumus nopietni un novēršam atbilstības nepilnības. Tas stiprina partnerību un novērš riskus abām pusēm. Ziņotāja (arī ja tā nav Baduno darbiniece) saņem aizsardzību pret atriebības pasākumiem, ja tā rīkojas labticīgi.

Mēs iesakām saviem klientiem informēt savus darbiniekus par šo iespēju – piemēram, iekļaujot norādi sadarbības noteikumos. Jo funkcionējoša trauksmes celšanas sistēma nāk par labu visiem iesaistītajiem.

Mijiedarbība ar mūsu citiem noteikumiem

Trauksmes celšanas sistēma nav izolēta, bet ir daļa no mūsu visaptverošās atbilstības sistēmas. Tā papildina esošās vadlīnijas, piemēram, mūsu rīcības kodeksu, datu aizsardzības politiku, kā arī īpašus noteikumus par korupciju vai konkurences tiesībām. Paziņojumi, kas tiek saņemti, izmantojot trauksmes celšanas sistēmu, var attiekties uz pārkāpumiem, kas saistīti ar jebkuru no šiem noteikumiem. Mēs izvērtējam katru paziņojumu attiecīgās vadlīnijas kontekstā un nepieciešamības gadījumā iesaistām par šo vadlīniju atbildīgo personu.

Piemērs: Paziņojums par datu aizsardzības pārkāpumu tiek apstrādāts saskaņā ar to pašu sistēmu kā paziņojums par mūsu rīcības kodeksa pārkāpumu. Ziņošanas ceļi ir centralizēti apkopoti, lai jums nebūtu pašiem jāizlemj, kura vadlīnija ir piemērojama. Mūsu iekšējā komanda nodrošina pareizu paziņojuma klasifikāciju.

Vienlaikus papildus trauksmes celšanas sistēmai pastāv arī specifiski ziņošanas ceļi, piemēram, datu aizsardzības jautājumiem tieši mūsu datu aizsardzības speciālistam. Trauksmes celšanas sistēma ir izveidota kā papildu konfidenciāls kanāls, ko var izmantot arī tad, ja neesat pārliecināti, vai paziņojums ir jāiesniedz kādā īpašā procedūrā. Mēs iekšēji koordinējam izskatīšanu, lai izvairītos no dublēšanās un nodrošinātu vienotu novērtējumu.

Iekšējā procedūra mūsu uzņēmumā

Pēc ziņojuma saņemšanas tas nekavējoties tiek reģistrēts aizsargātā sistēmā, kas ir nošķirta no pārējās korespondences. Vadība vai tās norīkota persona – interešu konflikta gadījumā ārējais ombuds – veic sākotnējo izvērtējumu. Tiek pārbaudīts, vai ziņojums ir ticams un ietilpst trauksmes celšanas sistēmas darbības jomā.

Pēc tam seko faktu noskaidrošana. Tā ietver dokumentu pārskatīšanu, personu aptaujāšanu un, ja nepieciešams, ārējo konsultantu piesaisti. Rezultāti tiek fiksēti konfidenciālā ziņojumā. Par procesa virzību vai rezultātu mēs informējam ziņotāju trīs mēnešu laikā – ja vien varam ar viņu sazināties.

Visa dokumentācija pēc procedūras pabeigšanas tiek glabāta likumā noteikto termiņu un aizsargāta pret nesankcionētu piekļuvi. Atbildības ir sadalītas tā, lai izvairītos no interešu konfliktiem. Piemēram, ja ziņojums ir par vadības locekli, automātiski tiek iesaistīta ārēja institūcija. Šī iekšējā kārtība nodrošina, ka katra norāde tiek uztverta nopietni un objektīvi izvērtēta.

Iekšējā procedūra mūsu uzņēmumā

Pēc ziņojuma saņemšanas tas iziet noteiktu iekšējo procesu. Vispirms vadība reģistrē ziņojumu un nosūta saņemšanas apstiprinājumu trauksmes cēlējam, ja ir pieejami kontakt dati. Ziņojums tiek ievietots atsevišķā, konfidenciālā mapē, kas ir nošķirta no pārējās korespondences. Pārbaudi veic vadība; nepieciešamības gadījumā tiek piesaistīta ārēja konsultācija, piemēram, sarežģītos juridiskos jautājumos vai lai nodrošinātu iekšējās pārbaudes neatkarību. Pārbaude ietver faktu vākšanu, iesaistīto personu aptaujāšanu un dokumentu izvērtēšanu. Dokumentācija tiek pastāvīgi papildināta un pēc procesa pabeigšanas tiek glabāta likumā noteikto termiņu. Par procesa virzību mēs informējam trauksmes cēlēju trīs mēnešu laikā. Visā procesa laikā tiek saglabāta trauksmes cēlēja identitātes konfidencialitāte, ja vien viņš nepiekrīt izpaušanai. Ļaunprātīgi ziņojumi pēc konstatēšanas netiek tālāk izskatīti, un aizsardzība ziņotājam šādos gadījumos zaudē spēku. Iekšējā kārtība ir izstrādāta, lai nodrošinātu taisnīgu un rūpīgu pārbaudi.

Saskaņotība ar citām mūsu politikām

Trauksmes celšanas aizsardzības lapa nav jāvērtē atsevišķi, bet tā papildina mūsu esošās iekšējās politikas. Mūsu Rīcības kodekss ietver vispārējus principus par integritāti un atbilstību, savukārt Trauksmes celšanas aizsardzības lapa apraksta konkrēto ziņošanas procesu. Datu aizsardzības politika nosaka, kā mēs apstrādājam personas datus – arī ziņojuma ietvaros. Sniedzot ziņojumu, mēs nodrošinām, ka jūsu identitāte tiek konfidenciāli apstrādāta, ciktāl jūs to vēlaties, un dati tiek izmantoti tikai izmeklēšanas nolūkā. Savukārt Pretkorupcijas politika definē konkrētus aizliegumus, kuru pārkāpumi arī var būt ziņojami. Ziņojuma gadījumā šīs politikas darbojas kopā: vadība izvērtē lietu, ņemot vērā visus attiecīgos noteikumus. Piemēram, ziņojums par datu aizsardzības pārkāpumu var aktivizēt gan trauksmes celšanas noteikumus, gan datu aizsardzības politiku. Mēs dokumentējam lietu atsevišķi no pārējās sarakstes, lai nodrošinātu konfidencialitāti. Ja nepieciešama iekšēja izmeklēšana, to veic saskaņā ar attiecīgās politikas standartiem. Tādējādi mēs nodrošinām, ka ziņojumi tiek apstrādāti konsekventi un izsekojami.

Ko tas konkrēti nozīmē klientiem

Kā Baduno klients vai biznesa partneris jums ir iespēja ziņot par pārkāpumiem saistībā ar mūsu uzņēmējdarbību – piemēram, ja novērojat, ka Baduno darbinieks pārkāpj spēkā esošos tiesību aktus vai mūsu Rīcības kodeksu. Jums nav jāpierāda, ka tiešām ir kļūda; pietiek ar konkrētām aizdomām. Jūsu ziņojumu var iesniegt konfidenciāli vai anonīmi. Mēs rūpīgi izvērtējam jūsu norādījumus un ievērojam likumā noteiktos termiņus. Ja baidāties, ka ziņojuma dēļ jums var rasties neērtības (piemēram, līguma laušana), esiet droši: mēs nevēršamies pie jūsu līgumpartnera ar jautājumiem, kas varētu atklāt jūs kā ziņotāju. Represijas pret ziņotājiem mums ir aizliegtas. Tas ir spēkā neatkarīgi no tā, vai jums ir tiešs līgums ar mums vai sadarbojaties projekta ietvaros. Praksē tas nozīmē: jebkurā laikā varat nosūtīt e-pastu ar tēmu 'Konfidenciāls ziņojums' un aprakstīt situāciju. Mēs apstiprinām saņemšanu septiņu dienu laikā un informējam jūs triju mēnešu laikā par rezultātu vai izvērtēšanas gaitu – neatklājot jūsu identitāti, ja to vēlaties.

Skaidri izskaidroti jēdzieni

Lai izvairītos no pārpratumiem, šeit skaidrojam dažus galvenos jēdzienus trauksmes celšanas aizsardzības jomā: Trauksmes cēlējs ir jebkura persona, kas ziņo par tiesību pārkāpumu darba kontekstā – vai tas būtu darbinieks, ārštata tulks no mūsu tīkla, klients vai cits biznesa partneris. Ziņojums ir šāda paziņojuma sniegšana pa kādu no minētajiem ziņošanas kanāliem. Labticīgs ziņojums nozīmē, ka trauksmes cēlējs, iesniedzot ziņojumu, uzskata, ka informācija atbilst patiesībai. Tikai šādi ziņojumi saņem aizsardzību pret represijām. Represijas ir nelabvēlīgas sekas, kas tiek nodarītas personai ziņojuma dēļ, piemēram, brīdinājums, atlaišana vai līgumsodi. Tās ir aizliegtas. Pārbaudāms ziņojums ir tāds, kas ir pietiekami konkrēts, lai vadība varētu izmeklēt lietu – piemēram, norādot laiku, vietu un iesaistītās personas. Anonīmi ziņojumi var būt pārbaudāmi, ja tie satur pietiekami daudz detaļu. Konfidencialitāte nozīmē, ka jūsu identitāte tiek atklāta tikai personām, kas ir iesaistītas izmeklēšanā, un netiek nodota trešajām pusēm. Šie jēdzieni palīdz labāk izprast procesu un kliedēt neskaidrības.