Защита на сигнализиращите лица

Какво може да бъде докладвано

Могат да бъдат докладвани сигнали за нарушения на закона, свързани с нашата стопанска дейност – например нарушения на защитата на данните, санкционното или конкурентното право, корупция или съществени нарушения на този кодекс за поведение. Допустимо е да се повдигат и неясноти („това в ред ли е?“); по-добре задайте излишен въпрос.

Начини за подаване на сигнали

Изпращайте сигнали на [email protected] с тема „Поверително съобщение“ или по пощата на управителния орган, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Франкфурт на Майн, с парола „Лично/Поверително“. При желание третираме самоличността Ви поверително; анонимни сигнали също обработваме, доколкото са проверими.

Как обработваме сигналите

Потвърждаваме получаването в рамките на седем дни. Проверката се извършва от управителния орган с привличане на външни консултанти, ако е необходимо; за резултата или напредъка информираме в рамките на три месеца. Документирането и съхранението се извършват поверително и отделно от останалата кореспонденция.

Защита на сигнализиращите лица

Репресии срещу лица, които подават сигнал добросъвестно, са забранени – от гледна точка на трудовото, договорното и фактическото право. Това важи за служители, както и за freelance специалисти от нашата мрежа и за служители на бизнес партньори. Злоупотребителните, съзнателно неверни сигнали не се ползват от тази защита.

Практически пример стъпка по стъпка

Да предположим, че freelance преводач от нашата мрежа забелязва по време на проект, че лични данни на клиенти се съхраняват в незащитен облак, противно на вътрешните политики. Той иска да съобщи това, но не е сигурен как точно протича процедурата.

Стъпка 1: Преводачът изпраща имейл на [email protected] с тема „Поверително съобщение“ и описва инцидента накратко, без да прави собствена правна оценка. Той може да посочи дали иска да бъде назован поименно или да остане анонимен.

Стъпка 2: Ръководството потвърждава получаването на сигнала в рамките на седем дни. В потвърждението се съобщава, че проверката е започнала.

Стъпка 3: Проверката се извършва от ръководството, при необходимост с участието на външни консултанти. При това се проверява конфигурацията на защитения облак и, ако е необходимо, се коригира.

Стъпка 4: В рамките на три месеца преводачът получава обратна връзка за резултата или текущото състояние. В този случай му се съобщава, че сигурността на данните е възстановена.

През цялата процедура неговата самоличност се третира поверително, ако той желае това. Сигналът се документира и съхранява отделно от останалата кореспонденция.

Често срещани недоразумения

Във връзка със защитата на лицата, подаващи сигнали, често се сблъскваме с въпроси, произтичащи от несигурност. Често срещано недоразумение е, че сигналът е допустим само ако подаващият може да докаже нарушението без съмнение. Всъщност е достатъчно конкретно подозрение или искане за изясняване („това наред ли е?“); проверката се поема от ръководството.

Друго недоразумение се отнася до анонимността: този, който не посочва името си, все пак може да подаде сигнал. Въпреки това разследването на анонимни сигнали понякога е по-трудно, тъй като не са възможни последващи въпроси. Ние се стремим да проверяваме и анонимни сигнали, доколкото те са проверими.

Някои се опасяват, че подаването на сигнал автоматично води до започване на трудово или договорно производство срещу обвиненото лице. Това не е така. Целта е първо да се изясни ситуацията и да се предприемат мерки, ако е необходимо. Само при потвърдени и съществени нарушения могат да последват допълнителни стъпки.

Накрая, понякога се смята, че защитата от репресии важи и за умишлено неверни твърдения. Това не е вярно: който знае, че подава невярен сигнал, не се ползва от защита и трябва да очаква последствия.

Какво означава това конкретно за клиентите

Нашите B2B клиенти – например компании, които възлагат локализация на уебсайтовете си от нас – са индиректно засегнати от нашата система за защита на лицата, подаващи сигнали. Пример: Ръководител на качеството на клиент наблюдава по време на съвместен преглед на проект, че в Baduno се нарушават лицензионни условия (напр. използване на нелицензиран софтуер). Тя иска да подаде сигнал, без да натоварва бизнес отношенията.

За такива случаи тя също има достъп до канала за подаване на сигнали: може да изпрати имейл на [email protected] с тема „Поверителен сигнал“. Ръководството третира сигнала поверително и го проверява независимо от текущата дейност. Предаването на информация на контактния клиент става само със съгласие на подаващото лице, за да не се рискуват неблагоприятни последици.

Клиентите могат да разчитат, че приемаме сигналите сериозно и запълваме пропуските в съответствието. Това укрепва партньорството и избягва рискове и за двете страни. Подаващото лице (дори и да не е служител на Baduno) се ползва от защита срещу репресии, ако действа добросъвестно.

Препоръчваме на нашите клиенти да информират служителите си за тази възможност – например чрез бележка в насоките за сътрудничество. Защото функционираща система за подаване на сигнали е от полза за всички участници.

Взаимодействие с другите ни политики

Системата за сигнализиране не стои изолирано, а е част от нашата цялостна рамка за съответствие. Тя допълва съществуващите политики като нашия кодекс за поведение, политиката за защита на данните, както и специфичните правила относно корупцията или конкурентното право. Сигналите, получени чрез системата за сигнализиране, могат да се отнасят до нарушения на всяка от тези разпоредби. Ние проверяваме всеки сигнал в контекста на съответната политика и при необходимост включваме отговорното лице за тази политика.

Пример: Сигнал за нарушение на защитата на данните се обработва по същата система като сигнал за нарушение на нашия кодекс за поведение. Каналите за подаване на сигнали са централизирани, така че не е необходимо да решавате сами коя политика е приложима. Нашият вътрешен екип осигурява правилното насочване.

В същото време, наред със системата за сигнализиране, съществуват специфични канали за подаване на сигнали, например за въпроси относно защитата на данните директно до нашия служител по защита на данните. Системата за сигнализиране е проектирана като допълнителен, поверителен канал, който може да се използва и когато не сте сигурни дали даден сигнал попада в специализирана процедура. Ние координираме обработката вътрешно, за да избегнем дублиране и да осигурим единна оценка.

Вътрешен процес при нас

След получаване на сигнал, той незабавно се регистрира в защитена система, отделена от останалата кореспонденция. Ръководството или упълномощено от него лице – при конфликт на интереси външен омбудсман – прави първоначална оценка. При това се проверява дали сигналът е правдоподобен и попада в обхвата на системата за сигнализиране.

Следва разследване на фактите. То включва преглед на документи, разпит на свидетели и, ако е необходимо, ангажиране на външни консултанти. Резултатите се документират в поверителен доклад. За напредъка или резултата информираме лицето, подало сигнала, в рамките на три месеца – стига да можем да се свържем с него.

Цялата документация се съхранява след приключване на процедурата за предвидения от закона срок и се защитава от неоторизиран достъп. Отговорностите са разпределени така, че да се избегнат конфликти на интереси. Например при сигнали срещу членове на ръководството автоматично се включва външна инстанция. Този вътрешен процес гарантира, че всеки сигнал се взема на сериозно и се разглежда безпристрастно.

Вътрешен процес при нас

След получаване на сигнал той преминава през определен вътрешен процес. Първо, сигналът се регистрира от ръководството и се изпраща потвърждение за получаване до лицето, подало сигнала, ако са налични данни за контакт. Сигналът се съхранява в отделна поверителна папка, отделена от останалата кореспонденция. Проверката се извършва от ръководството; при необходимост се привлича външен консултант, например при сложни правни въпроси или когато трябва да се осигури независимост на вътрешната проверка. Проверката включва събиране на факти, разпит на засегнати лица и анализ на документи. Документацията се допълва непрекъснато и след приключване на процеса се съхранява за законно определения срок. Уведомяваме подателя на сигнала за напредъка в срок до три месеца. По време на цялата процедура се запазва поверителността на самоличността на подателя, освен ако той не даде съгласие за разкриване. Злоупотребите със сигнали не се проследяват след установяване и защитата на подателя отпада в такива случаи. Вътрешният процес е проектиран да осигури справедлива и задълбочена проверка.

Взаимодействие с другите ни политики

Страницата за защита на лицата, подаващи сигнали, не трябва да се разглежда изолирано, а допълва съществуващите ни вътрешни политики. Така например нашият Кодекс за поведение (Code of Conduct) съдържа общи принципи за почтеност и съответствие, докато страницата за защита на сигнализиращите описва конкретния процес за подаване на сигнали. Политиката за защита на данните урежда как обработваме лични данни – включително в рамките на сигнал. Когато подавате сигнал, гарантираме, че самоличността ви се третира поверително, доколкото желаете, и че данните се използват единствено за целите на проверката. Антикорупционната политика от своя страна определя конкретни забрани, нарушенията на които също могат да бъдат предмет на сигнализиране. При подаване на сигнал тези политики взаимодействат: Ръководството проверява случая, като взема предвид всички приложими изисквания. Например сигнал за нарушение на защитата на данните може да активира както правилата за защита на сигнализиращите, така и политиката за защита на данните. Ние документираме случая отделно от останалата кореспонденция, за да гарантираме поверителност. Ако се наложи вътрешно разследване, то се провежда съгласно стандартите на съответната политика. По този начин гарантираме, че сигналите се обработват последователно и прозрачно.

Какво означава това конкретно за клиентите

Като клиент или бизнес партньор на Baduno имате възможност да докладвате нарушения, свързани с нашата дейност – например ако забележите, че служител на Baduno нарушава приложимото законодателство или нашия кодекс за поведение. Не е необходимо да доказвате, че действително има грешка; достатъчно е конкретно подозрение. Можете да подадете сигнала си поверително или анонимно. Ние ще разгледаме вашия сигнал внимателно и в рамките на законовите срокове. Ако се притеснявате, че в резултат на сигнала ви може да понесете неблагоприятни последици (например прекратяване на договор), бъдете сигурни: Ние няма да отправяме запитвания към вашия договорен партньор, които да водят до разкриване на самоличността ви като сигнализиращо лице. Забранени са ни репресии срещу лица, подаващи сигнали. Това важи независимо дали имате пряк договор с нас или работите с нас само в рамките на проект. На практика това означава: можете по всяко време да ни изпратите имейл с тема „Поверителен сигнал“ и да опишете ситуацията. Ще потвърдим получаването в рамките на седем дни и ще ви информираме в рамките на три месеца за резултата или напредъка на проверката – без да разкриваме вашата самоличност, ако желаете това.

Понятия, обяснени разбираемо

За да избегнем недоразумения, тук поясняваме някои основни термини в областта на защитата на сигнализиращите лица: Сигнализиращо лице е всяко лице, което подава сигнал за правно нарушение в професионален контекст – независимо дали е служител, freelance преводач от нашата мрежа, клиент или друг бизнес партньор. Сигнал е съобщаването на такъв сигнал чрез някой от посочените канали. Добросъвестен сигнал означава, че сигнализиращото лице към момента на подаване на сигнала счита, че информацията отговаря на истината. Само такива сигнали се ползват със защита от репресии. Репресии са неблагоприятни последици, причинени на някого поради подаден сигнал, като предупреждение, прекратяване на трудов договор или договорни санкции. Те са забранени. Сигнал, подлежащ на проверка, е сигнал, който е достатъчно конкретен, за да може ръководството да разследва случая – например с посочване на време, място и участници. Анонимните сигнали могат да бъдат проверяеми, ако съдържат достатъчно подробности. Поверителност означава, че вашата самоличност ще бъде разкрита само на лицата, занимаващи се с проверката, и няма да бъде предоставяна на трети страни. Тези термини помагат за по-доброто разбиране на процеса и за премахване на неяснотите.