Ilmoittajansuoja

Mitä voidaan ilmoittaa

Ilmoitettavissa ovat vihjeet lainvastaisuuksista, jotka liittyvät liiketoimintaamme – kuten tietosuojan, pakotteiden tai kilpailulainsäädännön rikkomukset, korruptio tai tämän eettisen ohjeiston merkittävät rikkomukset. Myös epävarmuuksia (”onko tämä ok?”) voidaan tuoda esiin; mieluummin yksi kysymys liikaa.

Ilmoituskanavat

Lähetä ilmoitukset osoitteeseen [email protected] aiheella 'Luottamuksellinen ilmoitus' tai postitse yhtiön johdolle, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, tunnussanalla 'Henkilökohtainen/Luottamuksellinen'. Pyynnöstä käsittelemme henkilöllisyytesi luottamuksellisesti; käsittelemme myös nimettömiä ilmoituksia, mikäli ne ovat tarkistettavissa.

Näin käsittelemme ilmoituksia

Vahvistamme vastaanoton seitsemän päivän kuluessa. Tarkastuksen suorittaa yhtiön johto tarvittaessa ulkopuolisen neuvonantajan avulla; ilmoitamme tuloksesta tai tilanteesta kolmen kuukauden kuluessa. Asiakirjat ja säilytys hoidetaan luottamuksellisesti ja erillään muusta kirjeenvaihdosta.

Ilmoittajien suojelu

Hyvässä uskossa ilmoittavien henkilöiden kostotoimenpiteet ovat kiellettyjä – työoikeudellisesti, sopimusoikeudellisesti ja tosiasiallisesti. Tämä koskee sekä työntekijöitä että verkostomme freelancereita ja liikekumppaneiden työntekijöitä. Väärinkäyttöön perustuvat, tietoisesti vääriä ilmoitukset eivät nauti tätä suojaa.

Käytännön esimerkki askel askeleelta

Oletetaan, että verkostomme freelancer-kääntäjä huomaa projektin aikana, että asiakkaiden henkilötietoja säilytetään sisäisten ohjeiden vastaisesti suojaamattomassa pilvipalvelussa. Hän haluaa ilmoittaa tästä, mutta on epävarma siitä, miten prosessi tarkalleen toimii.

Vaihe 1: Kääntäjä lähettää sähköpostin osoitteeseen [email protected] otsikolla ”Luottamuksellinen ilmoitus” ja kuvaa tapahtuman lyhyesti antamatta itse oikeudellista arviota. Hän voi ilmoittaa, haluaako tulla nimetyksi vai pysyä nimettömänä.

Vaihe 2: Johto vahvistaa ilmoituksen vastaanoton seitsemän päivän kuluessa. Vahvistuksessa ilmoitetaan, että tarkastelu on aloitettu.

Vaihe 3: Tarkastelun suorittaa johto, tarvittaessa ulkopuolista asiantuntijaa hyödyntäen. Tällöin tarkistetaan pilviturvallisuuskonfiguraatio ja se korjataan tarvittaessa.

Vaihe 4: Kolmen kuukauden kuluessa kääntäjä saa palautteen tuloksesta tai ajantasaisesta tilanteesta. Tässä tapauksessa hänelle ilmoitetaan, että tietoturva on palautettu.

Koko prosessin ajan hänen henkilöllisyyttään käsitellään luottamuksellisesti, mikäli hän sitä toivoo. Ilmoitus dokumentoidaan ja säilytetään erillään muusta kirjeenvaihdosta.

Yleisiä väärinkäsityksiä

Yhteydessä ilmiantosuojeluun kohtaamme toistuvasti kysymyksiä, jotka johtuvat epävarmuuksista. Yleinen väärinkäsitys on, että ilmoitus on sallittu vain, jos ilmiantaja pystyy todistamaan rikkomuksen kiistattomasti. Todellisuudessa riittää konkreettinen epäily tai pyyntö selvityksestä („onko tämä ok?“); tarkastuksen suorittaa johto.

Toinen väärinkäsitys koskee anonymiteettiä: nimeään kertomatta voi silti tehdä ilmoituksen. Anonyymien vihjeiden tutkiminen on kuitenkin joskus vaikeampaa, koska lisäkysymyksiä ei voida esittää. Pyrimme tarkistamaan myös anonyymit vihjeet siltä osin kuin ne ovat tarkistettavissa.

Jotkut pelkäävät, että ilmoitus johtaa automaattisesti työ- tai sopimusoikeudelliseen menettelyyn syytettyä henkilöä vastaan. Näin ei ole. Tavoitteena on ensin selvittää asia ja tarvittaessa korjata tilanne. Vain vahvistettujen, merkittävien rikkomusten jälkeen voidaan ryhtyä lisätoimiin.

Lopuksi toisinaan oletetaan, että suoja kostotoimia vastaan koskee myös tahallisia vääriä syytöksiä. Tämä ei pidä paikkaansa: se, joka tietoisesti tekee väärän ilmoituksen, ei nauti suojaa ja joutuu kohtaamaan seurauksia.

Mitä tämä konkreettisesti tarkoittaa asiakkaille

B2B-asiakkaamme – esimerkiksi yritykset, jotka teettävät verkkosivujensa lokalisoinnin meillä – ovat epäsuorasti ilmiantosuojajärjestelmämme piirissä. Esimerkki: Asiakkaan laatupäällikkö havaitsee yhteisessä projektitarkastuksessa, että Badunossa rikotaan sisäisesti lisenssiehtoja (esim. käytetään lisensoimatonta ohjelmistoa). Hän haluaa ilmoittaa tästä rasittamatta liikesuhdetta.

Tällaisissa tapauksissa myös hänellä on käytössään ilmoituskanava: hän voi lähettää sähköpostia osoitteeseen [email protected], aiheena „Luottamuksellinen ilmoitus“. Johto käsittelee ilmoituksen luottamuksellisesti ja tutkii sen riippumatta päivittäisestä liiketoiminnasta. Tietoja ei luovuteta asiakasyhteyshenkilölle ilman ilmoittajan suostumusta, jotta vältetään haitalliset seuraukset.

Asiakkaat voivat luottaa siihen, että otamme vihjeet vakavasti ja korjaamme compliance-aukot. Tämä vahvistaa kumppanuutta ja vähentää riskejä molemmille osapuolille. Ilmoittaja (vaikka hän ei olisikaan Badunon palveluksessa) nauttii suojaa kostotoimia vastaan, kunhan hän toimii hyvässä uskossa.

Suosittelemme asiakkaitamme tiedottamaan työntekijöilleen tästä mahdollisuudesta – esimerkiksi lisäämällä maininta yhteistyöohjeisiin. Toimiva ilmiantojärjestelmä hyödyttää kaikkia osapuolia.

Yhteensovittaminen muiden ohjeidemme kanssa

Väärinkäytösilmoitusjärjestelmä ei ole irrallinen, vaan osa kattavaa vaatimustenmukaisuuskehystämme. Se täydentää olemassa olevia ohjeistuksiamme, kuten eettisiä toimintaohjeitamme, tietosuojakäytäntöä sekä erityisiä korruptiota tai kilpailuoikeutta koskevia sääntöjä. Ilmoitusjärjestelmän kautta saapuvat ilmoitukset voivat koskea minkä tahansa näiden säännösten rikkomista. Tutkimme jokaisen vihjeen asianomaisen ohjeistuksen yhteydessä ja otamme tarvittaessa yhteyttä kyseisen ohjeistuksen vastuuhenkilöön.

Esimerkki: Tietosuojarikkomusta koskeva ilmoitus käsitellään samalla systematiikalla kuin eettisten toimintaohjeiden rikkomista koskeva ilmoitus. Ilmoituskanavat on keskitetty, joten sinun ei tarvitse itse päättää, mikä ohjeistus on sovellettavissa. Sisäinen tiimimme varmistaa oikean kohdistuksen.

Samanaikaisesti ilmoitusjärjestelmän rinnalla on erityisiä ilmoituskanavia, esimerkiksi tietosuoja-asioissa suoraan tietosuojavastaavallemme. Ilmoitusjärjestelmä on suunniteltu lisäkanavaksi, jota voidaan käyttää myös silloin, jos olet epävarma, kuuluuko ilmoitus erityiseen asiantuntijamenettelyyn. Koordinoimme käsittelyn sisäisesti päällekkäisen työn välttämiseksi ja yhdenmukaisen arvioinnin varmistamiseksi.

Sisäinen menettelymme

Kun ilmoitus saapuu, se kirjataan välittömästi suojattuun järjestelmään, joka on erillään muusta kirjeenvaihdosta. Johto tai sen nimeämä henkilö – esteellisyystapauksessa ulkopuolinen välimies – tekee alustavan arvion. Siinä tarkistetaan, onko ilmoitus uskottava ja kuuluuko se ilmoitusjärjestelmän soveltamisalaan.

Tämän jälkeen suoritetaan asian selvittäminen. Se sisältää asiakirjojen tarkastelun, tietolähteiden kuulemisen ja tarvittaessa ulkopuolisen asiantuntemuksen hyödyntämisen. Tulokset kirjataan luottamukselliseen raporttiin. Ilmoituksen tekijälle tiedotetaan edistymisestä tai lopputuloksesta kolmen kuukauden kuluessa – mikäli tavoitamme hänet.

Kaikki dokumentaatio säilytetään menettelyn päätyttyä laissa säädetyn ajan ja suojataan luvattomalta pääsyltä. Vastuut on jaettu siten, että eturistiriidat vältetään. Esimerkiksi jos ilmoitus koskee johdon jäseniä, kytketään automaattisesti ulkopuolinen taho mukaan. Tämä sisäinen menettely varmistaa, että jokaista vihjettä käsitellään vakavasti ja puolueettomasti.

Sisäinen prosessimme

Ilmoituksen saavuttua se käy läpi määritellyn sisäisen prosessin. Ensiksi johto kirjaa ilmoituksen ja lähettää vastaanottovahvistuksen ilmoittajalle, jos yhteystiedot ovat saatavilla. Ilmoitus tallennetaan erilliseen, luottamukselliseen kansioon, joka on erillään muusta kirjeenvaihdosta. Tarkastelun suorittaa johto; tarvittaessa käytetään ulkopuolisia asiantuntijoita, esimerkiksi monimutkaisissa oikeudellisissa kysymyksissä tai kun sisäisen tarkastelun riippumattomuus on varmistettava. Tarkastelu sisältää tosiseikkojen keräämisen, asianosaisten kuulemisen ja asiakirjojen arvioinnin. Dokumentaatiota täydennetään jatkuvasti, ja se säilytetään lakisääteisen ajan menettelyn päätyttyä. Ilmoittajalle tiedotetaan etenemisestä kolmen kuukauden kuluessa. Koko menettelyn ajan ilmoittajan henkilöllisyyden luottamuksellisuus säilytetään, ellei hän suostu paljastamiseen. Väärinkäyttöilmoituksia ei todettuaan jatketa, eikä ilmoittajan suojelu tällöin ole voimassa. Sisäinen menettely on suunniteltu varmistamaan oikeudenmukainen ja perusteellinen tarkastelu.

Yhteensovittaminen muiden ohjeidemme kanssa

Ilmoituskanavasivu ei ole erillinen osa, vaan se täydentää muita sisäisiä ohjeitamme. Käytännesääntömme (Code of Conduct) sisältävät yleiset periaatteet koskien rehellisyyttä ja vaatimustenmukaisuutta, kun taas ilmoituskanavasivu kuvaa konkreettisen ilmoitusmenettelyn. Tietosuojasäännöstö määrittelee, miten käsittelemme henkilötietoja – myös ilmoituksen yhteydessä. Kun teet ilmoituksen, varmistamme, että henkilöllisyyttäsi käsitellään luottamuksellisesti siltä osin kuin toivot, ja että tietoja käytetään vain tarkastelutarkoitukseen. Korruptiontorjuntasäännöstö puolestaan määrittelee erityiset kiellot, joiden rikkomuksista voidaan myös tehdä ilmoitus. Ilmoituksen sattuessa nämä ohjeet toimivat yhdessä: johto tarkastelee asiaa ottaen huomioon kaikki asiaankuuluvat määräykset. Esimerkiksi ilmoitus tietosuojarikkomuksesta voi aktivoida sekä ilmoittajansuojasäännöt että tietosuojasäännöstön. Dokumentoimme menettelyn erillään muusta kirjeenvaihdosta luottamuksellisuuden varmistamiseksi. Jos sisäinen tutkinta on tarpeen, se suoritetaan asianomaisen säännöstön standardien mukaisesti. Näin varmistamme, että ilmoituksia käsitellään johdonmukaisesti ja läpinäkyvästi.

Mitä tämä tarkoittaa asiakkaille käytännössä

Badunon asiakkaana tai liikekumppanina sinulla on mahdollisuus ilmoittaa liiketoimintaamme liittyvistä rikkomuksista – esimerkiksi jos havaitset, että Badunon työntekijä rikkoo voimassa olevaa lakia tai käytännesääntöjämme. Sinun ei tarvitse todistaa, että virhe todella on tapahtunut; konkreettinen epäilys riittää. Voit tehdä ilmoituksen luottamuksellisesti tai nimettömästi. Tutkimme ilmoituksesi huolellisesti ja lakisääteisissä määräajoissa. Jos pelkäät, että ilmoituksestasi aiheutuu sinulle haittaa (esimerkiksi sopimuksen irtisanominen), voit olla varma: Emme esitä sopimuskumppanillesi kyselyitä, jotka paljastaisivat sinut ilmoittajaksi. Ilmoittajiin kohdistuvat vastatoimet ovat kiellettyjä. Tämä koskee riippumatta siitä, oletko suoraan sopimussuhteessa kanssamme vai työskenteletkö kanssamme vain projektin puitteissa. Käytännössä tämä tarkoittaa: Voit lähettää meille milloin tahansa sähköpostin aiheella "Luottamuksellinen ilmoitus" ja kuvata asian. Vahvistamme vastaanoton seitsemän päivän kuluessa ja ilmoitamme kolmen kuukauden kuluessa tutkinnan tuloksesta tai tilanteesta – paljastamatta henkilöllisyyttäsi, jos niin toivot.

Käsitteet selitetty ymmärrettävästi

Väärinkäsitysten välttämiseksi selitämme tässä joitakin keskeisiä käsitteitä ilmoittajansuojan alalta: Ilmoittaja on jokainen henkilö, joka tekee ilmoituksen työhön liittyvästä lainrikkomuksesta – olipa kyseessä työntekijä, verkostomme freelance-kääntäjä, asiakas tai muu liikekumppani. Ilmoitus on tällaisen vihjeen välittäminen jonkin mainitun ilmoituskanavan kautta. Vilpittömässä mielessä tehty ilmoitus tarkoittaa, että ilmoittaja uskoo ilmoituksen tehdessään tiedon olevan totta. Vain tällaiset ilmoitukset nauttivat suojaa vastatoimia vastaan. Vastatoimet ovat haittoja, joita jollekulle aiheutetaan ilmoituksen vuoksi, kuten huomautus, irtisanominen tai sopimussakot. Ne ovat kiellettyjä. Tutkittava ilmoitus on ilmoitus, joka on niin konkreettinen, että johto voi tutkia asian – esimerkiksi ajan, paikan ja osallisten mainitseminen. Nimetön ilmoitus voi olla tutkittava, jos se sisältää riittävästi yksityiskohtia. Luottamuksellisuus tarkoittaa, että henkilöllisyytesi paljastetaan vain tutkintaan osallistuville henkilöille eikä sitä luovuteta kolmansille osapuolille. Nämä käsitteet auttavat ymmärtämään prosessia paremmin ja poistamaan epävarmuuksia.