Protezione degli informatori

Cosa può essere segnalato

Sono segnalabili le indicazioni di violazioni di legge connesse alla nostra attività commerciale, ad esempio violazioni della protezione dei dati, delle norme sanzionatorie o della concorrenza, corruzione o violazioni sostanziali del presente codice di condotta. Anche i dubbi ("è corretto?") possono essere sollevati; meglio una domanda in più.

Canali di segnalazione

Le segnalazioni vanno inviate a [email protected] con oggetto "Segnalazione riservata" o per posta alla direzione, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, con la dicitura "Personale/Riservata". Su richiesta, tratteremo la vostra identità in modo riservato; gestiremo anche segnalazioni anonime, purché verificabili.

Come gestiamo le segnalazioni

Confermiamo la ricevuta entro sette giorni. La verifica è effettuata dalla direzione con il coinvolgimento di consulenti esterni, ove necessario; comunichiamo l'esito o lo stato entro tre mesi. La documentazione e la conservazione avvengono in modo riservato e separato dalla restante corrispondenza.

Protezione dei segnalanti

Le ritorsioni contro persone che segnalano in buona fede sono vietate – sul piano del diritto del lavoro, contrattuale e di fatto. Ciò vale sia per i dipendenti che per i liberi professionisti della nostra rete e per i dipendenti di partner commerciali. Le segnalazioni abusive o consapevolmente false non godono di questa protezione.

Esempio pratico passo dopo passo

Supponiamo che un traduttore freelance della nostra rete scopra durante un progetto che dati personali dei clienti vengono depositati in un cloud non protetto, in violazione delle policy interne. Vuole segnalarlo, ma non è sicuro di come funzioni esattamente la procedura.

Passo 1: Il traduttore invia un'email a [email protected] con oggetto 'Segnalazione riservata' e descrive brevemente l'incidente, senza fornire una propria valutazione giuridica. Può indicare se desidera essere menzionato per nome o rimanere anonimo.

Passo 2: La direzione conferma la ricezione della segnalazione entro sette giorni. Nella conferma viene comunicato che l'esame è stato avviato.

Passo 3: L'esame è condotto dalla direzione, con il coinvolgimento di consulenti esterni se necessario. Viene verificata la configurazione del cloud protetto e, se del caso, corretta.

Passo 4: Entro tre mesi il traduttore riceve un feedback sul risultato o sullo stato di avanzamento. In questo caso gli viene comunicato che la sicurezza dei dati è stata ripristinata.

Durante l'intera procedura la sua identità viene trattata in modo riservato, se lo desidera. La segnalazione viene documentata e conservata separatamente dalla restante corrispondenza.

Malintesi frequenti

In relazione alla protezione degli informatori, riceviamo spesso domande basate su incertezze. Un malinteso comune è che una segnalazione sia ammissibile solo se il segnalante può già provare inequivocabilmente la violazione. In realtà, è sufficiente un sospetto concreto o una richiesta di chiarimento („è corretto?“); la verifica è a carico della direzione aziendale.

Un altro malinteso riguarda l'anonimato: chi non fornisce il proprio nome può comunque effettuare una segnalazione. Tuttavia, l'indagine di segnalazioni anonime è talvolta più difficile perché non è possibile porre domande di approfondimento. Ci impegniamo a esaminare anche le segnalazioni anonime, purché siano verificabili.

Alcuni temono che una segnalazione comporti automaticamente l'avvio di un procedimento lavorativo o contrattuale nei confronti della persona accusata. Non è così. L'obiettivo è innanzitutto chiarire i fatti e, se del caso, porvi rimedio. Solo in caso di violazioni confermate e gravi possono seguire ulteriori passi.

Infine, talvolta si presume che la protezione contro le ritorsioni valga anche per accuse consapevolmente false. Non è corretto: chi effettua intenzionalmente una segnalazione falsa non gode di alcuna protezione e deve aspettarsi conseguenze.

Cosa significa concretamente per i clienti

I nostri clienti B2B – ad esempio aziende che ci affidano la localizzazione dei loro siti web – sono indirettamente interessati dal nostro sistema di whistleblowing. Un esempio: una responsabile qualità di un cliente osserva, durante una revisione congiunta del progetto, che internamente in Baduno si violano le condizioni di licenza (ad esempio uso di software non licenziato). Desidera segnalarlo senza compromettere il rapporto commerciale.

Per tali casi, anche per lei è aperta la via della segnalazione: può inviare un'email a [email protected], oggetto „Segnalazione riservata“. La direzione aziendale tratta la segnalazione in modo riservato e la esamina indipendentemente dall'operatività quotidiana. Un inoltro al referente cliente avviene solo con il consenso della persona segnalante, per evitare di esporla a svantaggi.

I clienti possono contare sul fatto che prendiamo sul serio le segnalazioni e colmiamo le lacune di conformità. Ciò rafforza la partnership e riduce i rischi per entrambe le parti. La persona segnalante (anche se non dipendente di Baduno) gode della protezione contro le ritorsioni, purché agisca in buona fede.

Raccomandiamo ai nostri clienti di informare i propri dipendenti su questa possibilità – ad esempio tramite un avviso nella direttiva di collaborazione. Un sistema di whistleblowing funzionante è vantaggioso per tutti i soggetti coinvolti.

Interazione con le nostre altre politiche

Il sistema di segnalazione non è isolato, ma fa parte del nostro quadro complessivo di conformità. Esso integra le direttive esistenti come il nostro codice di condotta, la politica sulla privacy e le norme specifiche in materia di corruzione o diritto della concorrenza. Le segnalazioni che giungono tramite il sistema di segnalazione possono riguardare violazioni di qualsiasi di queste disposizioni. Esaminiamo ogni segnalazione nel contesto della direttiva pertinente e coinvolgiamo, se necessario, il responsabile della direttiva.

Esempio: una segnalazione di violazione della privacy viene trattata con la stessa metodologia di una segnalazione di violazione del nostro codice di condotta. I canali di segnalazione sono centralizzati, in modo che non sia necessario decidere personalmente quale direttiva sia applicabile. Il nostro team interno garantisce la corretta attribuzione.

Allo stesso tempo, oltre al sistema di segnalazione, esistono canali specifici, ad esempio per questioni relative alla privacy direttamente al nostro responsabile della protezione dei dati. Il sistema di segnalazione è concepito come un canale aggiuntivo e riservato, che può essere utilizzato anche quando si è incerti se una segnalazione rientri in una procedura specialistica. Coordiniamo internamente l'elaborazione per evitare duplicazioni e garantire una valutazione uniforme.

Procedura interna aziendale

Una volta ricevuta una segnalazione, questa viene immediatamente registrata in un sistema protetto, separato dalla restante corrispondenza. La direzione o una persona da essa designata – in caso di conflitto di interessi un mediatore esterno – effettua una prima valutazione. Viene verificato se la segnalazione è plausibile e rientra nell'ambito di applicazione del sistema di segnalazione.

Segue poi l'accertamento dei fatti. Ciò include l'esame dei documenti, l'interrogatorio di persone informate e, se necessario, il coinvolgimento di consulenti esterni. I risultati sono documentati in un rapporto riservato. Informiamo la persona segnalante sullo stato di avanzamento o sul risultato entro tre mesi – purché sia possibile contattarla.

L'intera documentazione viene conservata per il periodo legalmente prescritto dopo la conclusione della procedura e protetta da accessi non autorizzati. Le responsabilità sono distribuite in modo da evitare conflitti di interessi. Ad esempio, in caso di segnalazioni contro membri della direzione, viene automaticamente coinvolto un organo esterno. Questa procedura interna garantisce che ogni segnalazione venga presa sul serio ed esaminata senza pregiudizi.

Procedura interna

Dopo la ricezione di una segnalazione, questa segue un processo interno prestabilito. Inizialmente, la segnalazione viene registrata dalla direzione e viene inviata una conferma di ricevimento al segnalante, se sono disponibili i dati di contatto. La segnalazione viene archiviata in una cartella separata e riservata, distinta dalla corrispondenza generale. L'esame viene condotto dalla direzione; se necessario, viene consultata una consulenza esterna, ad esempio per questioni giuridiche complesse o per garantire l'indipendenza dell'indagine interna. L'esame comprende la raccolta di fatti, l'intervista alle persone coinvolte e la valutazione dei documenti. La documentazione viene costantemente aggiornata e conservata per il periodo legalmente prescritto dopo la conclusione del caso. Informiamo il segnalante sullo stato di avanzamento entro tre mesi. Durante l'intera procedura, viene garantita la riservatezza dell'identità del segnalante, a meno che questi non acconsenta alla divulgazione. Le segnalazioni abusive, una volta accertate, non vengono perseguite e la protezione del segnalante viene meno in tali casi. La procedura interna è concepita per garantire un esame equo e approfondito.

Interazione con le nostre altre policy

La pagina sulla protezione dei segnalanti non va considerata in isolamento, ma integra le nostre policy interne esistenti. Il nostro Codice di condotta contiene i principi generali di integrità e conformità, mentre la pagina sulla protezione dei segnalanti descrive il processo specifico per le segnalazioni. La policy sulla privacy regola il trattamento dei dati personali – anche nell'ambito di una segnalazione. Quando si effettua una segnalazione, garantiamo che la sua identità venga trattata in modo riservato, per quanto da Lei desiderato, e che i dati vengano utilizzati solo ai fini dell'esame. La policy anticorruzione definisce invece divieti specifici, le cui violazioni possono essere anch'esse oggetto di segnalazione. In caso di segnalazione, queste policy interagiscono tra loro: la direzione esamina il caso tenendo conto di tutte le disposizioni pertinenti. Ad esempio, una segnalazione relativa a una violazione della privacy può attivare sia le norme sulla protezione dei segnalanti sia la policy sulla privacy. Documentiamo il caso separatamente dalla corrispondenza generale per garantire la riservatezza. Se è necessaria un'indagine interna, questa viene condotta secondo gli standard della rispettiva policy. In questo modo, garantiamo che le segnalazioni siano gestite in modo coerente e trasparente.

Cosa significa concretamente per i clienti

In qualità di cliente o partner commerciale di Baduno, Lei ha la possibilità di segnalare violazioni in relazione alle nostre attività commerciali – ad esempio se osserva che un dipendente di Baduno viola la legge applicabile o il nostro codice di condotta. Non è necessario dimostrare che esista effettivamente un errore; è sufficiente un sospetto concreto. Può presentare la Sua segnalazione in modo confidenziale o anonimo. Esaminiamo la Sua segnalazione con attenzione e entro i termini di legge. Se teme che la Sua segnalazione possa comportare svantaggi (ad esempio la risoluzione di un contratto), Le assicuriamo: non rivolgiamo domande al Suo partner contrattuale che possano far risalire a Lei come segnalante. Le ritorsioni contro i segnalanti ci sono vietate. Ciò vale indipendentemente dal fatto che Lei sia contrattualmente legato direttamente a noi o che collabori con noi solo nell'ambito di un progetto. In pratica, ciò significa: può inviarci in qualsiasi momento un'email con oggetto "Segnalazione confidenziale" e descrivere i fatti. Confermiamo la ricezione entro sette giorni e La informiamo entro tre mesi sull'esito o sullo stato dell'esame, senza rivelare la Sua identità, se lo desidera.

Termini spiegati in modo chiaro

Per evitare malintesi, qui spieghiamo alcuni termini chiave nell'ambito della protezione dei segnalanti: Segnalante è ogni persona che fornisce una segnalazione di una violazione di legge in un contesto professionale – che si tratti di un dipendente, di un traduttore freelance della nostra rete, di un cliente o di altro partner commerciale. Una segnalazione è la comunicazione di tale indicazione attraverso uno dei canali menzionati. Segnalazione in buona fede significa che il segnalante, al momento della segnalazione, presume che l'informazione corrisponda al vero. Solo tali segnalazioni godono di protezione contro le ritorsioni. Le ritorsioni sono svantaggi inflitti a qualcuno a causa di una segnalazione, come ammonimenti, licenziamento o penali contrattuali. Esse sono vietate. Una segnalazione verificabile è una segnalazione così concreta che la direzione può esaminare i fatti – ad esempio con indicazione di tempo, luogo e persone coinvolte. Le segnalazioni anonime possono essere verificabili se contengono dettagli sufficienti. La riservatezza significa che la Sua identità viene rivelata solo alle persone coinvolte nell'esame e non viene trasmessa a terzi. Questi termini aiutano a comprendere meglio il processo e a dissipare le incertezze.