Protección de los denunciantes

Qué puede ser denunciado

Son denunciables las indicaciones de infracciones legales relacionadas con nuestra actividad comercial, como violaciones de la protección de datos, el derecho sancionador o de competencia, la corrupción o infracciones graves de este código de conducta. También pueden plantearse incertidumbres («¿está bien?»); mejor una pregunta de más.

Canales de denuncia

Dirija las denuncias a [email protected] con el asunto «Aviso confidencial» o por correo postal a la dirección de la gerencia, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, con la referencia «Personal/Confidencial». Si lo desea, trataremos su identidad de manera confidencial; también procesamos denuncias anónimas siempre que sean verificables.

Cómo procesamos las denuncias

Confirmamos la recepción en un plazo de siete días. La revisión la realiza la dirección, con la inclusión de asesoramiento externo cuando sea necesario; informamos sobre el resultado o el estado en un plazo de tres meses. La documentación y el almacenamiento se realizan de forma confidencial y separados del resto de la correspondencia.

Protección de las personas denunciantes

Se prohíben las represalias contra las personas que denuncian de buena fe, tanto en el ámbito laboral, contractual como de hecho. Esto aplica tanto a los empleados como a los autónomos de nuestra red y a los empleados de socios comerciales. Las denuncias abusivas o deliberadamente falsas no gozan de esta protección.

Ejemplo práctico paso a paso

Supongamos que un traductor autónomo de nuestra red descubre durante un proyecto que los datos personales de los clientes se almacenan en una nube no segura, en contra de las políticas internas. Desea informar de ello, pero no está seguro del procedimiento exacto.

Paso 1: El traductor envía un correo electrónico a [email protected] con el asunto "Aviso confidencial" y describe brevemente el incidente, sin ofrecer una valoración jurídica propia. Puede indicar si desea ser mencionado por su nombre o permanecer en el anonimato.

Paso 2: La dirección confirma la recepción del informe en un plazo de siete días. En la confirmación se comunica que se ha iniciado la investigación.

Paso 3: La investigación es llevada a cabo por la dirección, con la participación de asesores externos si es necesario. Se revisa la configuración de la nube segura y, en su caso, se corrige.

Paso 4: En un plazo de tres meses, el traductor recibe una respuesta sobre el resultado o el estado actual. En este caso, se le informa de que se ha restablecido la seguridad de los datos.

Durante todo el proceso, su identidad se trata de forma confidencial, si así lo desea. El aviso se documenta y se conserva por separado del resto de la correspondencia.

Malentendidos frecuentes

En relación con la protección de denunciantes, nos encontramos a menudo con preguntas basadas en incertidumbres. Un malentendido frecuente es que una denuncia solo es admisible si el denunciante ya puede probar la infracción de forma fehaciente. En realidad, basta con una sospecha concreta o una solicitud de aclaración ("¿está esto bien?"); la investigación corre a cargo de la dirección.

Otro malentendido se refiere al anonimato: quien no revela su nombre puede no obstante presentar una denuncia. Sin embargo, la investigación de denuncias anónimas a veces es más difícil, ya que no es posible formular preguntas de seguimiento. Nos esforzamos por investigar también las denuncias anónimas, siempre que sean verificables.

Algunos temen que una denuncia desencadene automáticamente un procedimiento laboral o contractual contra la persona denunciada. No es así. El objetivo es, en primer lugar, esclarecer los hechos y, en su caso, ponerles remedio. Solo en caso de infracciones graves confirmadas pueden seguirse otros pasos.

Por último, a veces se piensa que la protección contra represalias también se aplica a las acusaciones deliberadamente falsas. Esto no es correcto: quien realiza a sabiendas una denuncia falsa no goza de protección y debe asumir las consecuencias.

Lo que esto significa concretamente para los clientes

Nuestros clientes B2B —por ejemplo, empresas que nos encargan la localización de sus sitios web— se ven afectados indirectamente por nuestro sistema de protección de denunciantes. Un ejemplo: una responsable de calidad de un cliente observa durante una revisión conjunta de un proyecto que en Baduno se están infringiendo internamente disposiciones sobre licencias (p. ej., uso de software sin licencia). Desea denunciarlo sin perjudicar la relación comercial.

Para estos casos, también ella tiene a su disposición la vía de denuncia: puede enviar un correo electrónico a [email protected], con el asunto «Aviso confidencial». La dirección trata la denuncia de forma confidencial y la examina con independencia del día a día. La comunicación al contacto del cliente solo se realiza con el consentimiento de la persona denunciante, para no correr el riesgo de sufrir desventajas.

Los clientes pueden confiar en que tomamos en serio las denuncias y cerramos las brechas de cumplimiento. Esto fortalece la colaboración y evita riesgos para ambas partes. La persona denunciante (incluso si no trabaja en Baduno) goza de protección contra represalias, siempre que actúe de buena fe.

Recomendamos a nuestros clientes que informen a sus empleados sobre esta posibilidad —por ejemplo, mediante una nota en la directriz de colaboración. Porque un sistema de denuncias que funcione beneficia a todos los implicados.

Interacción con nuestras demás directrices

El sistema de denuncias no está aislado, sino que forma parte de nuestro marco integral de cumplimiento. Complementa directrices existentes como nuestro código de conducta, la política de protección de datos, así como normas específicas sobre corrupción o derecho de la competencia. Las denuncias recibidas a través del sistema de denuncias pueden referirse a infracciones de cualquiera de estas disposiciones. Examinamos cada aviso en el contexto de la directriz correspondiente e implicamos, si es necesario, al responsable de dicha directriz.

Ejemplo: un aviso sobre una violación de la protección de datos se tramita con el mismo procedimiento que un aviso sobre una infracción de nuestro código de conducta. Las vías de denuncia están centralizadas, de modo que usted no tiene que decidir qué directriz es aplicable. Nuestro equipo interno garantiza la asignación correcta.

Al mismo tiempo, además del sistema de denuncias, existen vías de denuncia específicas, por ejemplo, para cuestiones de protección de datos directamente a nuestro delegado de protección de datos. El sistema de denuncias está concebido como un canal adicional y confidencial que también se puede utilizar si no está seguro de si una denuncia corresponde a un procedimiento especializado. Coordinamos internamente el tratamiento para evitar duplicidades y garantizar una evaluación uniforme.

Procedimiento interno en nuestra empresa

Tras la recepción de una comunicación, esta se registra inmediatamente en un sistema protegido y separado del resto de la correspondencia. La dirección o una persona designada por ella – en caso de conflicto de intereses, un defensor del pueblo externo – realiza una primera evaluación. Se verifica si la comunicación es plausible y si entra en el ámbito de aplicación del sistema de denuncias.

A continuación, se procede a la investigación de los hechos. Esta incluye la revisión de documentos, la entrevista a personas informantes y, si es necesario, la incorporación de asesoramiento externo. Los resultados se recogen en un informe confidencial. Informamos a la persona denunciante sobre el progreso o el resultado en un plazo de tres meses – siempre que podamos contactarla.

Toda la documentación se conserva durante el período legalmente prescrito después de la finalización del procedimiento y se protege contra el acceso no autorizado. Las responsabilidades están distribuidas de manera que se eviten conflictos de intereses. Por ejemplo, en caso de denuncias contra miembros de la dirección, se recurre automáticamente a una instancia externa. Este proceso interno garantiza que cada indicio se tome en serio y se examine de forma imparcial.

Procedimiento interno en nuestra empresa

Tras la recepción de una comunicación, esta sigue un proceso interno definido. En primer lugar, la dirección registra la comunicación y envía un acuse de recibo al denunciante, siempre que se disponga de datos de contacto. La comunicación se archiva en una carpeta separada y confidencial, distinta del resto de la correspondencia. La revisión la realiza la dirección; si es necesario, se recurre a asesoramiento externo, por ejemplo en cuestiones jurídicas complejas o cuando se deba garantizar la independencia de la revisión interna. La revisión incluye la recopilación de hechos, la entrevista a las personas afectadas y la evaluación de documentos. La documentación se complementa continuamente y se conserva durante el período legalmente prescrito tras la finalización del proceso. Informamos al denunciante sobre el progreso en un plazo de tres meses. Durante todo el procedimiento se mantiene la confidencialidad de la identidad del denunciante, a menos que este consienta su divulgación. Las comunicaciones abusivas no se persiguen una vez constatadas, y en tales casos la protección de la persona denunciante queda sin efecto. El proceso interno está diseñado para garantizar una revisión justa y exhaustiva.

Interacción con nuestras demás directrices

La página de protección de denunciantes no debe considerarse de forma aislada, sino que complementa nuestras políticas internas existentes. Así, nuestro Código de Conducta contiene principios generales de integridad y cumplimiento normativo, mientras que la página de protección de denunciantes describe el proceso concreto para las denuncias. La Política de Privacidad regula cómo tratamos los datos personales, también en el contexto de una denuncia. Cuando usted presenta una denuncia, nos aseguramos de que su identidad se trate de forma confidencial, en la medida en que así lo desee, y de que los datos se utilicen únicamente con fines de investigación. La Política Anticorrupción, por su parte, define prohibiciones específicas cuyas infracciones también pueden ser objeto de denuncia. En caso de una denuncia, estas políticas se interrelacionan: la dirección examina el asunto teniendo en cuenta todas las disposiciones relevantes. Por ejemplo, una denuncia por una violación de la privacidad puede activar tanto las normas de protección de denunciantes como la Política de Privacidad. Documentamos el proceso por separado del resto de la correspondencia para garantizar la confidencialidad. Si es necesaria una investigación interna, se realiza de acuerdo con los estándares de la política correspondiente. De este modo, nos aseguramos de que las denuncias se tramiten de forma coherente y trazable.

Lo que esto significa concretamente para los clientes

Como cliente o socio comercial de Baduno, usted tiene la posibilidad de denunciar infracciones relacionadas con nuestra actividad comercial, por ejemplo, si observa que un empleado de Baduno infringe la legislación vigente o nuestro Código de Conducta. No es necesario que demuestre que realmente existe un error; basta con una sospecha concreta. Puede presentar su denuncia de forma confidencial o anónima. Examinamos su aviso cuidadosamente y dentro de los plazos legales. Si teme que pueda sufrir desventajas debido a su denuncia (como la rescisión de un contrato), tenga la seguridad: no realizamos consultas a su socio contractual que puedan revelar su identidad como denunciante. Tenemos prohibido tomar represalias contra las personas denunciantes. Esto se aplica independientemente de que tenga una relación contractual directa con nosotros o de que colabore con nosotros únicamente en el marco de un proyecto. En la práctica, esto significa: puede enviarnos un correo electrónico en cualquier momento con el asunto "Aviso confidencial" y describir los hechos. Confirmamos la recepción en un plazo de siete días y le informamos en un plazo de tres meses sobre el resultado o el estado de la investigación, sin revelar su identidad si así lo desea.

Términos explicados de forma comprensible

Para evitar malentendidos, explicamos aquí algunos términos clave del ámbito de la protección de denunciantes: Denunciante es toda persona que reporta una infracción legal en el contexto laboral – ya sea un empleado, un traductor independiente de nuestra red, un cliente u otro socio comercial. Una denuncia es la comunicación de dicha información a través de uno de los canales indicados. Denuncia de buena fe significa que el denunciante, al realizar la denuncia, cree que la información es veraz. Solo estas denuncias gozan de protección contra represalias. Las represalias son desventajas infligidas a alguien debido a una denuncia, como amonestaciones, despidos o sanciones contractuales. Están prohibidas. Una denuncia verificable es aquella que es lo suficientemente concreta para que la dirección pueda investigar el caso – por ejemplo, con indicación de fecha, lugar y personas involucradas. Las denuncias anónimas pueden ser verificables si contienen detalles suficientes. Confidencialidad significa que su identidad solo se revela a las personas encargadas de la investigación y no se comparte con terceros. Estos términos ayudan a comprender mejor el proceso y a eliminar incertidumbres.