Teavitajakaitse

Mida saab teatada

Teatatavad on vihjed õigusrikkumistele meie äritegevuse käigus – nt andmekaitse, sanktsiooni- või konkurentsiõiguse rikkumised, korruptsioon või olulised selle käitumisjuhendi rikkumised. Samuti võib väljendada ebakindlust („kas see on korras?“); parem liiga palju kui liiga vähe küsimusi.

Teatamiskanalid

Teatised saatke aadressile [email protected] teemaga „Konfidentsiaalne teade“ või posti teel juhtkonnale, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, märgusõnaga „Isiklik/Konfidentsiaalne“. Soovi korral käsitleme teie isikut konfidentsiaalselt; anonüümseid teateid töötleme samuti, kui need on kontrollitavad.

Kuidas me teateid töötleme

Kinnitame kättesaamist seitsme päeva jooksul. Kontrolli teostab juhtkond, kaasates vajadusel väliseid nõustajaid; tulemusest või edenemisest teavitame kolme kuu jooksul. Dokumentatsioon ja säilitamine toimuvad konfidentsiaalselt ja eraldi muust kirjavahetusest.

Teavitavate isikute kaitse

Repressaalid heauskselt teavitavate isikute vastu on keelatud – tööõiguslikult, lepinguliselt ja faktiliselt. See kehtib nii töötajate, meie võrgustiku vabakutseliste kui ka äripartnerite töötajate kohta. Kuritarvitavad, teadlikult valed teated seda kaitset ei saa.

Praktiline näide samm-sammult

Oletame, et meie võrgustikku kuuluv vabakutseline tõlkija avastab projekti käigus, et klientide isikuandmeid hoitakse sise-eeskirjade vastaselt turvamata pilves. Ta soovib seda teatada, kuid pole kindel, kuidas protseduur täpselt käib.

1. samm: tõlkija saadab e-kirja aadressile [email protected] teemareaga „Konfidentsiaalne teade“ ja kirjeldab juhtumit lühidalt, andmata ise õiguslikku hinnangut. Ta võib märkida, kas ta soovib oma nime avaldada või jääda anonüümseks.

2. samm: juhtkond kinnitab teate kättesaamist seitsme päeva jooksul. Kinnituses teatatakse, et kontroll on alustatud.

3. samm: kontrolli viib läbi juhtkond, vajadusel kaasates väliseid konsultante. Seejuures kontrollitakse turvatud pilve konfiguratsiooni ja vajadusel parandatakse seda.

4. samm: kolme kuu jooksul saab tõlkija tagasisidet tulemuse või hetkeseisu kohta. Antud juhul teatatakse talle, et andmeturve on taastatud.

Kogu menetluse vältel käsitletakse tema identiteeti konfidentsiaalselt, kui ta seda soovib. Teade dokumenteeritakse ja hoitakse eraldi muust kirjavahetusest.

Levinud arusaamatused

Seoses teavitajakaitsega puutume pidevalt kokku küsimustega, mis tulenevad ebakindlusest. Levinud arusaamatus on, et teade on lubatud ainult siis, kui teavitaja suudab rikkumist juba vaieldamatult tõendada. Tegelikult piisab konkreetsest kahtlusest või palvest asja selgitada („kas see on okei?“); kontrolli viib läbi juhtkond.

Teine arusaamatus puudutab anonüümsust: see, kes oma nime ei avalda, võib siiski teate esitada. Siiski on anonüümsete teadete uurimine mõnikord keerulisem, kuna järelpärimised pole võimalikud. Me püüame kontrollida ka anonüümseid teateid, kuivõrd need on kontrollitavad.

Mõned kardavad, et teate esitamisega algatatakse automaatselt töö- või lepinguõiguslik menetlus süüdistatava isiku suhtes. See ei vasta tõele. Eesmärk on kõigepealt asjaolud selgitada ja vajadusel abi pakkuda. Alles kinnitatud ja oluliste rikkumiste korral võivad järgneda edasised sammud.

Lõpuks arvatakse mõnikord, et kaitse repressaalide eest kehtib ka tahtlike valesüüdistuste korral. See pole õige: kellelgi, kes esitab teadlikult vale teate, ei ole kaitset ja ta peab arvestama tagajärgedega.

Mida see klientidele täpselt tähendab

Meie B2B-kliendid – näiteks ettevõtted, kes lasevad meil oma veebisaite lokaliseerida – on meie teavitussüsteemist kaudselt mõjutatud. Näiteks: kliendi kvaliteedijuht märkab ühisel projektiülevaatel, et Baduno-siseselt rikutakse litsentsitingimusi (nt kasutatakse litsentsimata tarkvara). Ta soovib sellest teatada, kahjustamata ärisuhet.

Sellistel juhtudel on ka temal avatud teavitustee: ta võib saata e-kirja aadressile [email protected] teemaga „Konfidentsiaalne teade“. Juhtkond käsitleb teadet konfidentsiaalselt ja kontrollib seda igapäevategevusest sõltumatult. Teate edastamine kliendikontaktile toimub ainult teataja nõusolekul, et vältida kahjulikke tagajärgi.

Kliendid võivad loota, et võtame teateid tõsiselt ja sulgeme vastavuslüngad. See tugevdab partnerlust ja väldib riske mõlemale poolele. Teataja (isegi kui ta ei ole Baduno töötaja) on kaitstud repressaalide eest, kui ta tegutseb heas usus.

Soovitame oma klientidel teavitada oma töötajaid sellest võimalusest – näiteks märkusega koostööjuhendis. Sest toimiv teavitussüsteem on kasulik kõigile osapooltele.

Koostoime meie teiste juhenditega

Teavitussüsteem ei ole eraldiseisev, vaid osa meie terviklikust vastavusraamistikust. See täiendab olemasolevaid juhendeid, nagu meie käitumiskoodeks, andmekaitsereeglid ning konkreetsed korruptsiooni- või konkurentsiõiguse reeglid. Teavitussüsteemi kaudu saadetud teated võivad puudutada mis tahes nende reeglite rikkumisi. Kontrollime iga teadet asjakohase juhendi kontekstis ja kaasame vajadusel vastava juhendi eest vastutava isiku.

Näiteks: andmekaitse rikkumise teade töödeldakse samas süsteemis kui teade meie käitumiskoodeksi rikkumisest. Teavitusteed on tsentraalselt koondatud, nii et te ei pea ise otsustama, milline juhend asjakohane on. Meie sisemine meeskond tagab õige liigituse.

Samas on lisaks teavitussüsteemile olemas ka spetsiifilised teavitusteed, näiteks andmekaitseteemade puhul otse meie andmekaitseametnikule. Teavitussüsteem on loodud täiendava konfidentsiaalse kanalina, mida saab kasutada ka siis, kui te pole kindel, kas teade kuulub erialasesse menetlusse. Koordineerime töötlemist seesmiselt, et vältida dubleerimist ja tagada ühtne hinnang.

Sisemine protseduur

Pärast teate saabumist registreeritakse see viivitamatult kaitstud süsteemis, mis on eraldatud ülejäänud kirjavahetusest. Juhatus või tema määratud isik – erapoolikuse korral väline ombudsman – teeb esialgse hinnangu. Seejuures kontrollitakse, kas teade on usutav ja kuulub vihjeliini süsteemi kohaldamisalasse.

Seejärel järgneb faktiliste asjaolude väljaselgitamine. See hõlmab dokumentide läbivaatamist, teavet andvate isikute küsitlemist ja vajadusel välise nõustaja kaasamist. Tulemused dokumenteeritakse konfidentsiaalses aruandes. Teavitame teate esitajat edenemisest või tulemusest kolme kuu jooksul – eeldusel, et suudame temaga ühendust võtta.

Kogu dokumentatsioon säilitatakse menetluse lõpetamisel seadusega ettenähtud ajaks ja kaitstakse volitamata juurdepääsu eest. Vastutused on jaotatud nii, et välditakse huvide konflikte. Näiteks juhatuse liikmete vastu suunatud teadete korral kaasatakse automaatselt väline asutus. See sisemine menetlus tagab, et iga vihjet võetakse tõsiselt ja hinnatakse erapooletult.

Sisemine protseduur

Pärast teate saabumist läbib see kindlaksmääratud sisemise protsessi. Esmalt registreerib juhatus teate ja saadab vihje esitajale kinnituskirja, kui kontaktandmed on olemas. Teade paigutatakse eraldi konfidentsiaalsesse kausta, mis on eraldatud ülejäänud kirjavahetusest. Kontrolli teostab juhatus; vajadusel kaasatakse väline nõustaja, näiteks keeruliste õigusküsimuste korral või kui soovitakse tagada sisekontrolli sõltumatus. Kontroll hõlmab faktide kogumist, asjaomaste isikute küsitlemist ja dokumentide analüüsi. Dokumentatsiooni täiendatakse pidevalt ja pärast toimingu lõpetamist säilitatakse seda seadusega ettenähtud aja jooksul. Teavitame vihje esitajat edenemisest kolme kuu jooksul. Kogu menetluse vältel säilitatakse vihje esitaja identiteedi konfidentsiaalsus, välja arvatud juhul, kui ta nõustub avaldamisega. Kuritarvitavad teated tuvastamise järel edasi ei menetleta ja kaitset sellistel juhtudel ei kohaldata. Sisemine menetlus on loodud tagamaks õiglane ja põhjalik kontroll.

Koostoime meie teiste juhenditega

Teavitajakaitse lehekülge ei tohiks vaadelda eraldiseisvana, vaid see täiendab meie kehtivaid sisejuhendeid. Meie käitumiskoodeks (Code of Conduct) sisaldab üldpõhimõtteid aususe ja vastavuse kohta, samas kui teavitajakaitse lehekülg kirjeldab konkreetset teavituste esitamise protsessi. Andmekaitsedirektiiv reguleerib, kuidas me töötleme isikuandmeid – ka teavituse raames. Kui esitate teavituse, tagame, et teie identiteeti käsitletakse konfidentsiaalselt niivõrd, kuivõrd seda soovite, ja et andmeid kasutatakse ainult kontrollimise eesmärgil. Korruptsioonivastane direktiiv omakorda määratleb konkreetsed keelud, mille rikkumised võivad samuti olla kohustuslikud teatamiseks. Teavituse korral toimivad need direktiivid koos: juhtkond kontrollib juhtumit, võttes arvesse kõiki asjakohaseid nõudeid. Näiteks võib andmekaitse rikkumise teavitus käivitada nii teavitajakaitse reeglid kui ka andmekaitsedirektiivi. Me dokumenteerime juhtumi eraldi muust kirjavahetusest, et tagada konfidentsiaalsus. Kui on vaja sisemist uurimist, viiakse see läbi vastava direktiivi standardite kohaselt. Nii tagame, et teavitusi käsitletakse järjepidevalt ja jälgitavalt.

Mida see klientidele konkreetselt tähendab

Baduno kliendi või äripartnerina on teil võimalik teatada meie äritegevusega seotud rikkumistest – näiteks kui märkate, et Baduno töötaja rikub kehtivat õigust või meie käitumiskoodeksit. Teil ei pea olema tõendeid, et viga tegelikult esineb; piisab konkreetsest kahtlusest. Saate oma teavituse esitada konfidentsiaalselt või anonüümselt. Kontrollime teie teadet hoolikalt ja seaduses ettenähtud tähtaegade jooksul. Kui kardate, et teavituse tõttu võivad teile tekkida kahjud (näiteks lepingu lõpetamine), olge kindel: me ei esita teie lepingupartnerile küsimusi, mis võimaldaksid teid teavitajana tuvastada. Repressaalid teavitavate isikute suhtes on meile keelatud. See kehtib sõltumata sellest, kas olete meiega otseses lepingulises suhtes või teete meiega koostööd ainult projekti raames. Praktikas tähendab see: võite meile igal ajal saata e-kirja teemaga „Konfidentsiaalne teade“ ja kirjeldada olukorda. Kinnitame kättesaamist seitsme päeva jooksul ja teavitame teid kolme kuu jooksul tulemusest või kontrollimise edenemisest – ilma teie identiteeti avaldamata, kui te seda soovite.

Mõisted arusaadavalt selgitatud

Valeinterpretatsioonide vältimiseks selgitame siin mõnda keskset mõistet teavitajakaitse valdkonnast: Teavitaja on iga isik, kes edastab teabe õigusrikkumise kohta tööalaselt – olgu selleks töötaja, meie võrgustiku vabakutseline tõlkija, klient või mõni muu äripartner. Teade on sellise teabe edastamine ühe nimetatud teavitamiskanali kaudu. Heauskne teade tähendab, et teavitaja eeldab teate esitamisel, et teave vastab tõele. Ainult sellised teated on kaitstud repressaalide eest. Repressaalid on kahjulikud tagajärjed, mida teavitajale teate tõttu põhjustatakse, nagu hoiatus, töölepingu lõpetamine või leppetrahvid. Need on keelatud. Kontrollitav teade on teade, mis on piisavalt konkreetne, et juhtkond saaks asjaolusid uurida – näiteks aja, koha ja osapoolte märkimisega. Anonüümsed teated võivad olla kontrollitavad, kui need sisaldavad piisavalt üksikasju. Konfidentsiaalsus tähendab, et teie identiteeti avaldatakse ainult kontrolliga tegelevatele isikutele ja mitte kolmandatele osapooltele. Need mõisted aitavad protsessi paremini mõista ja ebakindlust vähendada.