Protection des lanceurs d'alerte

Ce qui peut être signalé

Peuvent être signalés les indices d'infractions juridiques liées à notre activité – par exemple les violations de la protection des données, du droit des sanctions ou de la concurrence, la corruption ou des violations graves de ce code de conduite. Les doutes (« est-ce acceptable ? ») peuvent également être soulevés ; mieux vaut poser une question de trop.

Voies de signalement

Veuillez adresser vos signalements à [email protected] avec l'objet « Avis confidentiel » ou par courrier à la direction, Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, mot de passe « Personnel/Confidentiel ». Sur demande, nous traitons votre identité de manière confidentielle ; nous traitons également les signalements anonymes dans la mesure où ils sont vérifiables.

Comment nous traitons les signalements

Nous accusons réception sous sept jours. L'examen est effectué par la direction avec le concours de conseils externes si nécessaire ; nous informons du résultat ou de l'état d'avancement sous trois mois. La documentation et la conservation sont effectuées de manière confidentielle et séparément du reste de la correspondance.

Protection des personnes signalant des faits

Les représailles contre les personnes qui signalent de bonne foi sont interdites – sur le plan du droit du travail, contractuel et factuel. Cela s'applique aux collaborateurs ainsi qu'aux freelances de notre réseau et aux employés de partenaires commerciaux. Les signalements abusifs et délibérément faux ne bénéficient pas de cette protection.

Exemple pratique étape par étape

Supposons qu'un traducteur freelance de notre réseau constate, au cours d'un projet, que des données personnelles de clients sont stockées dans un cloud non sécurisé, contrairement aux directives internes. Il souhaite le signaler, mais n'est pas sûr du déroulement exact.

Étape 1 : Le traducteur envoie un e-mail à [email protected] avec l'objet « Signalement confidentiel » et décrit brièvement l'incident, sans porter lui-même d'évaluation juridique. Il peut indiquer s'il souhaite être nommé ou rester anonyme.

Étape 2 : La direction confirme la réception du signalement sous sept jours. Dans l'accusé de réception, elle informe que l'examen a débuté.

Étape 3 : L'examen est effectué par la direction, avec l'implication de conseils externes si nécessaire. La configuration du cloud sécurisé est vérifiée et, le cas échéant, corrigée.

Étape 4 : Dans un délai de trois mois, le traducteur reçoit un retour sur le résultat ou l'état d'avancement. Dans ce cas, il est informé que la sécurité des données a été rétablie.

Pendant toute la procédure, son identité est traitée de manière confidentielle, s'il le souhaite. Le signalement est documenté et conservé séparément de la correspondance ordinaire.

Malentendus fréquents

Dans le cadre de la protection des lanceurs d'alerte, nous rencontrons régulièrement des questions fondées sur des incertitudes. Un malentendu courant est qu'un signalement n'est recevable que si le lanceur d'alerte peut déjà prouver l'infraction de manière certaine. En réalité, un soupçon concret ou une demande de clarification (« est-ce que c'est acceptable ? ») suffit ; la vérification incombe à la direction.

Un autre malentendu concerne l'anonymat : une personne qui ne donne pas son nom peut néanmoins effectuer un signalement. Cependant, l'enquête sur les signalements anonymes est parfois plus difficile car il n'est pas possible de poser des questions de suivi. Nous nous efforçons d'examiner également les signalements anonymes, dans la mesure où ils sont vérifiables.

Certains craignent qu'un signalement déclenche automatiquement une procédure disciplinaire ou contractuelle à l'encontre de la personne mise en cause. Ce n'est pas le cas. L'objectif est d'abord de clarifier les faits et, le cas échéant, de remédier à la situation. Seules des infractions graves et confirmées peuvent entraîner des mesures ultérieures.

Enfin, on suppose parfois que la protection contre les représailles s'applique également aux accusations délibérément fausses. Ce n'est pas correct : quiconque fait un signalement en connaissance de cause sans fondement ne bénéficie d'aucune protection et doit s'attendre à des conséquences.

Ce que cela signifie concrètement pour les clients

Nos clients B2B – par exemple les entreprises qui nous confient la localisation de leurs sites web – sont indirectement concernés par notre système de protection des lanceurs d'alerte. Exemple : une responsable qualité d'un client observe lors d'une revue de projet conjointe une violation interne des conditions de licence chez Baduno (p. ex. utilisation de logiciels non licenciés). Elle souhaite le signaler sans compromettre la relation commerciale.

Dans de tels cas, la voie de signalement lui est également ouverte : elle peut envoyer un e-mail à [email protected], objet « Signalement confidentiel ». La direction traite le signalement de manière confidentielle et l'examine indépendamment des activités courantes. Une transmission au contact client n'a lieu qu'avec l'accord de la personne qui signale, afin d'éviter tout désavantage.

Les clients peuvent compter sur le fait que nous prenons les signalements au sérieux et que nous comblons les lacunes en matière de conformité. Cela renforce le partenariat et évite les risques pour les deux parties. La personne qui signale (même si elle n'est pas employée chez Baduno) bénéficie de la protection contre les représailles, à condition qu'elle agisse de bonne foi.

Nous recommandons à nos clients d'informer leurs collaborateurs de cette possibilité – par exemple par une mention dans la directive de collaboration. Car un système de signalement fonctionnel profite à toutes les parties prenantes.

Interaction avec nos autres directives

Le système de signalement ne fonctionne pas de manière isolée, mais fait partie intégrante de notre cadre de conformité global. Il complète les directives existantes telles que notre code de conduite, la politique de protection des données ainsi que les règles spécifiques en matière de corruption ou de droit de la concurrence. Les signalements reçus via le système de signalement peuvent concerner des violations de chacune de ces réglementations. Nous examinons chaque information dans le contexte de la directive applicable et impliquons, si nécessaire, le responsable de la directive concernée.

Exemple : Un signalement d'une violation de la protection des données est traité selon la même méthodologie qu'un signalement de violation de notre code de conduite. Les voies de signalement sont centralisées, de sorte que vous n'avez pas à décider vous-même quelle directive est applicable. Notre équipe interne assure l'affectation correcte.

Parallèlement, il existe, en plus du système de signalement, des voies de signalement spécifiques, par exemple pour les questions de protection des données directement auprès de notre délégué à la protection des données. Le système de signalement est conçu comme un canal supplémentaire et confidentiel, qui peut également être utilisé si vous n'êtes pas sûr qu'un signalement relève d'une procédure spécialisée. Nous coordonnons le traitement en interne pour éviter les doublons et garantir une évaluation uniforme.

Notre procédure interne

Dès réception d'un signalement, celui-ci est immédiatement enregistré dans un système protégé, séparé de la correspondance générale. La direction ou une personne désignée par elle – en cas de conflit d'intérêts, un médiateur externe – effectue une première évaluation. Il est alors vérifié si le signalement est plausible et relève du champ d'application du système de signalement.

Ensuite, l'enquête sur les faits suit. Celle-ci comprend l'examen de documents, l'interrogation de personnes susceptibles de fournir des informations et, si nécessaire, l'implication de conseillers externes. Les résultats sont consignés dans un rapport confidentiel. Nous informons la personne à l'origine du signalement de l'avancement ou du résultat dans un délai de trois mois – à condition de pouvoir la joindre.

L'ensemble de la documentation est conservé après la clôture de la procédure pour la durée légale prescrite et sécurisé contre tout accès non autorisé. Les responsabilités sont réparties de manière à éviter les conflits d'intérêts. Par exemple, en cas de signalement visant des membres de la direction, un organe externe est automatiquement impliqué. Cette procédure interne garantit que chaque information est prise au sérieux et examinée sans préjugés.

Procédure interne chez nous

Après réception d'un signalement, celui-ci suit un processus interne défini. La direction enregistre d'abord le signalement et envoie un accusé de réception à l'auteur, si ses coordonnées sont disponibles. Le signalement est conservé dans un dossier séparé et confidentiel, distinct des autres correspondances. L'examen est effectué par la direction ; si nécessaire, un conseil externe est sollicité, par exemple pour des questions juridiques complexes ou pour garantir l'indépendance de l'enquête interne. L'examen comprend la collecte de faits, l'interrogation des personnes concernées et l'analyse de documents. La documentation est mise à jour en continu et conservée après la clôture du dossier pour la durée légale requise. Nous informons l'auteur du signalement de l'avancement dans un délai de trois mois. Pendant toute la procédure, la confidentialité de l'identité de l'auteur est préservée, sauf s'il consent à sa divulgation. Les signalements abusifs ne sont pas traités après constatation, et la protection de la personne signalante prend fin dans ces cas. Le processus interne est conçu pour garantir un examen équitable et approfondi.

Articulation avec nos autres politiques

La page relative à la protection des lanceurs d'alerte ne doit pas être considérée isolément, mais complète nos politiques internes existantes. Ainsi, notre code de conduite énonce des principes généraux d'intégrité et de conformité, tandis que la page relative à la protection des lanceurs d'alerte décrit le processus concret pour les signalements. La politique de confidentialité régit la manière dont nous traitons les données personnelles, y compris dans le cadre d'un signalement. Lorsque vous effectuez un signalement, nous veillons à ce que votre identité soit traitée de manière confidentielle, dans la mesure où vous le souhaitez, et que les données soient utilisées uniquement aux fins de l'examen. La politique anti-corruption définit quant à elle des interdictions spécifiques dont les violations peuvent également faire l'objet d'un signalement. En cas de signalement, ces politiques interagissent : la direction examine l'affaire en tenant compte de toutes les exigences pertinentes. Par exemple, un signalement d'une violation de la protection des données peut activer à la fois les règles de protection des lanceurs d'alerte et la politique de confidentialité. Nous documentons l'affaire séparément des autres correspondances afin de garantir la confidentialité. Si une enquête interne s'avère nécessaire, elle est menée conformément aux normes de la politique concernée. Ainsi, nous assurons un traitement cohérent et traçable des signalements.

Ce que cela signifie concrètement pour les clients

En tant que client ou partenaire commercial de Baduno, vous avez la possibilité de signaler des violations liées à notre activité – par exemple, si vous constatez qu'un employé de Baduno enfreint la loi ou notre code de conduite. Vous n'avez pas besoin de prouver qu'une erreur a effectivement été commise ; un soupçon concret suffit. Vous pouvez soumettre votre signalement de manière confidentielle ou anonyme. Nous examinons votre information avec soin et dans les délais légaux. Si vous craignez de subir des désavantages suite à votre signalement (par exemple, la résiliation d'un contrat), soyez assuré que nous ne posons aucune question à votre cocontractant qui permettrait de vous identifier comme lanceur d'alerte. Les représailles contre les personnes qui signalent des violations nous sont interdites. Cela s'applique que vous soyez directement lié contractuellement avec nous ou que vous collaboriez uniquement dans le cadre d'un projet. Concrètement, vous pouvez nous envoyer un e-mail avec l'objet « Signalement confidentiel » à tout moment et décrire la situation. Nous accusons réception sous sept jours et vous informons dans un délai de trois mois des résultats ou de l'état de l'examen – sans divulguer votre identité si vous le souhaitez.

Termes expliqués simplement

Afin d'éviter tout malentendu, nous expliquons ici quelques termes clés relatifs à la protection des lanceurs d'alerte : Un lanceur d'alerte est toute personne qui signale une infraction dans un contexte professionnel – qu'il s'agisse d'un employé, d'un traducteur indépendant de notre réseau, d'un client ou d'un autre partenaire commercial. Un signalement est la communication d'une telle information via l'un des canaux mentionnés. Un signalement de bonne foi signifie que le lanceur d'alerte estime, au moment de la communication, que l'information est véridique. Seuls ces signalements bénéficient d'une protection contre les représailles. Les représailles sont des désavantages infligés à une personne en raison d'un signalement, tels qu'un avertissement, un licenciement ou des pénalités contractuelles. Elles sont interdites. Un signalement vérifiable est une communication suffisamment concrète pour permettre à la direction d'enquêter sur les faits – par exemple avec des indications de date, de lieu et de personnes impliquées. Les signalements anonymes peuvent être vérifiables s'ils contiennent suffisamment de détails. La confidentialité signifie que votre identité n'est communiquée qu'aux personnes chargées de l'enquête et n'est pas divulguée à des tiers. Ces termes aident à mieux comprendre le processus et à dissiper les incertitudes.