Pranešėjų apsauga

Ką galima pranešti

Pranešti galima apie teisės pažeidimus, susijusius su mūsų verslo veikla – pavyzdžiui, duomenų apsaugos, sankcijų ar konkurencijos teisės pažeidimus, korupciją arba reikšmingus šio elgesio kodekso pažeidimus. Taip pat galima išsakyti abejones („ar tai normalu?“); geriau užduoti vienu klausimu per daug.

Pranešimo būdai

Pranešimus siųskite adresu [email protected] su tema „Konfidenciali informacija“ arba paštu vadovybei: Baduno GmbH, Mainzer Landstraße 166, 60327 Frankfurt am Main, su žyma „Asmeniška/Konfidencialu“. Jūsų pageidavimu jūsų tapatybė bus laikoma konfidencialia; anoniminius pranešimus taip pat nagrinėjame, jei juos galima patikrinti.

Kaip tvarkome pranešimus

Gavimą patvirtiname per septynias dienas. Tikrinimą atlieka vadovybė, prireikus įtraukiant išorinius konsultantus; apie rezultatą ar būklę informuojame per tris mėnesius. Dokumentacija ir saugojimas atliekami konfidencialiai ir atskirai nuo kitos korespondencijos.

Pranešančių asmenų apsauga

Represijos prieš sąžiningai pranešančius asmenis yra draudžiamos – darbo teisės, sutartiniu ir faktiniu požiūriu. Tai taikoma tiek darbuotojams, tiek mūsų tinklo laisvai samdomiems specialistams, tiek verslo partnerių darbuotojams. Piktnaudžiaujantys, sąmoningai melagingi pranešimai tokios apsaugos nesulaukia.

Praktinis pavyzdys žingsnis po žingsnio

Tarkime, laisvai samdomas vertėjas iš mūsų tinklo projekto metu pastebi, kad klientų asmens duomenys priešingai vidaus taisyklėms yra saugomi neužtikrintoje debesijoje. Jis nori tai pranešti, bet nėra tikras, kaip tiksliai vyksta procesas.

1 veiksmas: Vertėjas siunčia el. laišką adresu [email protected] tema „Konfidenciali informacija“ ir trumpai aprašo įvykį, nepateikdamas teisinio vertinimo. Jis gali nurodyti, ar nori būti įvardytas vardu, ar likti anonimas.

2 veiksmas: Vadovybė per septynias dienas patvirtina pranešimo gavimą. Patvirtinime pranešama, kad pradėtas tyrimas.

3 veiksmas: Tyrimą atlieka vadovybė, prireikus įtraukiant išorinius konsultantus. Patikrinama ir prireikus pataisoma debesijos konfigūracija.

4 veiksmas: Per tris mėnesius vertėjas gauna atsiliepimą apie rezultatą arba dabartinę būklę. Šiuo atveju jam pranešama, kad duomenų saugumas buvo atkurtas.

Visos procedūros metu jo tapatybė laikoma konfidencialia, jei jis to pageidauja. Pranešimas dokumentuojamas ir saugomas atskirai nuo kitos korespondencijos.

Dažni nesusipratimai

Kalbant apie pranešėjų apsaugą, dažnai susiduriame su klausimais, kylančiais dėl neaiškumų. Dažnas nesusipratimas, kad pranešimas priimamas tik tada, kai pranešėjas jau gali neabejotinai įrodyti pažeidimą. Iš tiesų pakanka konkretaus įtarimo ar prašymo išsiaiškinti („ar tai normalu?“); tyrimą atlieka vadovybė.

Kitas nesusipratimas susijęs su anonimiškumu: kas nenurodo savo vardo, vis tiek gali pateikti pranešimą. Tačiau anoniminių pranešimų tyrimas kartais būna sudėtingesnis, nes negalima užduoti papildomų klausimų. Mes stengiamės tikrinti ir anoniminius pranešimus, kiek jie yra patikrinami.

Kai kurie baiminasi, kad pranešimas automatiškai pradeda darbo ar sutarties teisės procesą prieš kaltinamą asmenį. Taip nėra. Tikslas pirmiausia yra išsiaiškinti aplinkybes ir prireikus imtis priemonių. Tik patvirtinus didelius pažeidimus gali būti imamasi tolesnių veiksmų.

Galiausiai kartais manoma, kad apsauga nuo represijų taikoma ir tyčiniams melagingiems kaltinimams. Tai neteisinga: kas žinodamas pateikia melagingą pranešimą, negauna jokios apsaugos ir turi susidurti su pasekmėmis.

Ką tai konkrečiai reiškia klientams?

Mūsų B2B klientai – pavyzdžiui, įmonės, kurios mums patiki savo svetainių lokalizavimą – yra netiesiogiai paveikti mūsų pranešėjų apsaugos sistemos. Pavyzdys: kliento kokybės vadybininkė bendro projekto peržiūros metu pastebi, kad „Baduno“ viduje pažeidžiamos licencijavimo sąlygos (pvz., naudojama nelicencijuota programinė įranga). Ji nori apie tai pranešti, nesukeldama pavojaus verslo santykiams.

Tokiais atvejais jai taip pat atviras pranešimo kanalas: ji gali išsiųsti el. laišką adresu [email protected] su tema „Konfidencialus pranešimas“. Vadovybė nagrinėja pranešimą konfidencialiai ir nepriklausomai nuo kasdienių reikalų. Informacija perduodama kliento kontaktiniam asmeniui tik gavus pranešėjo sutikimą, kad nekiltų neigiamų pasekmių.

Klientai gali pasitikėti, kad mes rimtai vertiname pranešimus ir užpildome atitikties spragas. Tai stiprina partnerystę ir padeda išvengti rizikos abiem pusėms. Pranešėjas (net jei nėra „Baduno“ darbuotojas) yra apsaugotas nuo represijų, jei veikia sąžiningai.

Rekomenduojame savo klientams informuoti darbuotojus apie šią galimybę – pavyzdžiui, įtraukiant pastabą į bendradarbiavimo gaires. Nes veikianti pranešėjų sistema naudinga visoms šalims.

Sąveika su mūsų kitomis direktyvomis

Pranešėjų sistema nėra izoliuota – ji yra mūsų išsamios atitikties sistemos dalis. Ji papildo esamas direktyvas, tokias kaip mūsų elgesio kodeksas, privatumo politika bei konkrečias kovos su korupcija ar konkurencijos teisės taisykles. Per pranešėjų sistemą gauti pranešimai gali būti susiję su bet kurios iš šių taisyklių pažeidimais. Kiekvieną pranešimą nagrinėjame atitinkamos direktyvos kontekste ir prireikus įtraukiame už tą direktyvą atsakingą asmenį.

Pavyzdys: Pranešimas apie privatumo pažeidimą nagrinėjamas pagal tą pačią tvarką kaip ir pranešimas apie mūsų elgesio kodekso pažeidimą. Pranešimo kanalai yra centralizuotai sujungti, todėl jums nereikia patiems nuspręsti, kuri direktyva taikoma. Mūsų vidinė komanda užtikrina teisingą priskyrimą.

Tuo pačiu metu, be pranešėjų sistemos, egzistuoja specialūs pranešimo kanalai, pavyzdžiui, dėl privatumo klausimų tiesiogiai mūsų duomenų apsaugos pareigūnui. Pranešėjų sistema sukurta kaip papildomas, konfidencialus kanalas, kuriuo galima naudotis ir tada, kai nesate tikri, ar pranešimas priklauso konkrečiai procedūrai. Vidine tvarka koordinuojame nagrinėjimą, kad išvengtume dvigubo darbo ir užtikrintume vienodą vertinimą.

Vidinis procesas pas mus

Gavus pranešimą, jis nedelsiant užregistruojamas apsaugotoje sistemoje, atskirtoje nuo kitų raštų. Vadovybė ar jos paskirtas asmuo – esant šališkumui – išorinis ombudsmenas – atlieka pirmąjį vertinimą. Tikrinama, ar pranešimas yra pagrįstas ir patenka į pranešėjų sistemos taikymo sritį.

Po to seka faktinių aplinkybių tyrimas. Tai apima dokumentų peržiūrą, asmenų apklausą ir, jei reikia, išorinių konsultantų įtraukimą. Rezultatai fiksuojami konfidencialioje ataskaitoje. Apie eigą ar rezultatą informuojame pranešėją per tris mėnesius – jei galime su juo susisiekti.

Visa dokumentacija po procedūros pabaigos saugoma įstatymų nustatytą laikotarpį ir apsaugoma nuo neteisėtos prieigos. Atsakomybės paskirstytos taip, kad būtų išvengta interesų konfliktų. Pavyzdžiui, pranešimams prieš vadovybės narius automatiškai įtraukiama išorinė institucija. Ši vidinė procedūra užtikrina, kad kiekvienas pranešimas būtų vertinamas rimtai ir nešališkai.

Vidinis procesas pas mus

Gavus pranešimą, jis pereina nustatytą vidinį procesą. Pirmiausia vadovybė užregistruoja pranešimą ir išsiunčia gavimo patvirtinimą pranešėjui, jei yra kontaktiniai duomenys. Pranešimas saugomas atskirame konfidencialiame aplanke, atskirtame nuo kitų raštų. Tikrinimą atlieka vadovybė; prireikus pasitelkiama išorinė konsultacija, pavyzdžiui, sudėtingais teisiniais klausimais arba kai norima užtikrinti vidinio patikrinimo nepriklausomumą. Patikrinimas apima faktų rinkimą, suinteresuotų asmenų apklausą ir dokumentų analizę. Dokumentacija nuolat pildoma, o pasibaigus procesui saugoma įstatymų nustatytą laikotarpį. Informuojame pranešėją apie eigą per tris mėnesius. Visos procedūros metu užtikrinamas pranešėjo tapatybės konfidencialumas, išskyrus atvejus, kai jis sutinka atskleisti. Piktybiniai pranešimai nėra toliau nagrinėjami, o tokiu atveju pranešėjo apsauga netaikoma. Vidinė procedūra sukurta taip, kad užtikrintų sąžiningą ir išsamų patikrinimą.

Sąveika su kitomis mūsų politikomis

Pranešėjų apsaugos puslapis neturėtų būti vertinamas izoliuotai, o papildo mūsų galiojančias vidaus taisykles. Mūsų elgesio kodekse (Code of Conduct) pateikiami bendri principai dėl integriteto ir atitikties, o Pranešėjų apsaugos puslapis aprašo konkretų pranešimų teikimo procesą. Privatumo politika reglamentuoja, kaip tvarkome asmens duomenis – taip pat ir pranešimo kontekste. Kai pateikiate pranešimą, užtikriname, kad jūsų tapatybė būtų konfidenciali, jei to pageidaujate, ir kad duomenys būtų naudojami tik patikrinimo tikslais. Kova su korupcija politika savo ruožtu apibrėžia konkrečius draudimus, kurių pažeidimai taip pat gali būti praneštini. Pranešimo atveju šios politikos veikia kartu: vadovybė patikrina procesą atsižvelgdama į visas reikšmingas nuostatas. Pavyzdžiui, pranešimas apie privatumo pažeidimą gali suaktyvinti tiek pranešėjų apsaugos taisykles, tiek privatumo politiką. Procesą dokumentuojame atskirai nuo kitos korespondencijos, kad užtikrintume konfidencialumą. Jei reikalingas vidinis tyrimas, jis atliekamas pagal atitinkamos politikos standartus. Taip užtikriname, kad pranešimai būtų tvarkomi nuosekliai ir pagrįstai.

Ką tai konkrečiai reiškia klientams

Kaip Baduno klientas ar verslo partneris, turite galimybę pranešti apie pažeidimus, susijusius su mūsų veikla – pavyzdžiui, jei pastebite, kad Baduno darbuotojas pažeidžia galiojančius įstatymus ar mūsų elgesio kodeksą. Jums nereikia įrodyti, kad iš tikrųjų įvyko klaida; pakanka konkretaus įtarimo. Savo pranešimą galite pateikti konfidencialiai arba anonimiškai. Mes atidžiai patikrinsime jūsų pranešimą ir laikysimės teisinių terminų. Jei baiminatės, kad dėl jūsų pranešimo jums gali kilti neigiamų pasekmių (pvz., sutarties nutraukimas), būkite tikri: mes nesiųsime jokių užklausų jūsų sutarties šaliai, kurios leistų atpažinti jus kaip pranešėją. Represijos prieš pranešėjus yra draudžiamos. Tai galioja nepriklausomai nuo to, ar esate tiesiogiai sutartimi susieti su mumis, ar dirbate kartu projekto metu. Praktiškai tai reiškia: bet kada galite atsiųsti mums el. laišką su tema „Konfidencialus pranešimas“ ir aprašyti situaciją. Mes patvirtinsime gavimą per septynias dienas ir per tris mėnesius informuosime jus apie rezultatą ar patikrinimo būklę – neatskleisdami jūsų tapatybės, jei to pageidaujate.

Terminai aiškiai paaiškinti

Siekiant išvengti nesusipratimų, čia paaiškiname keletą pagrindinių sąvokų iš pranešėjų apsaugos srities: Pranešėjas yra bet kuris asmuo, kuris pateikia informaciją apie teisės pažeidimą darbo aplinkoje – ar tai būtų darbuotojas, nepriklausomas vertėjas iš mūsų tinklo, klientas ar kitas verslo partneris. Pranešimas yra tokios informacijos perdavimas vienu iš nurodytų pranešimo kanalų. Sąžiningas pranešimas reiškia, kad pranešėjas, pateikdamas pranešimą, mano, kad informacija atitinka tiesą. Tik tokie pranešimai yra apsaugoti nuo represijų. Represijos yra nepalankios priemonės, taikomos asmeniui dėl pranešimo, pvz., įspėjimas, atleidimas iš darbo ar sutartinės baudos. Jos yra draudžiamos. Patikrinamas pranešimas yra toks konkretus pranešimas, kad vadovybė gali ištirti aplinkybes – pavyzdžiui, nurodant laiką, vietą ir dalyvius. Anoniminiai pranešimai gali būti patikrinami, jei juose yra pakankamai išsamios informacijos. Konfidencialumas reiškia, kad jūsų tapatybė bus atskleista tik tyrimą atliekantiems asmenims ir nebus perduota tretiesiems asmenims. Šios sąvokos padeda geriau suprasti procesą ir pašalinti neaiškumus.