Glossarium en termbank opbouwen
Begin met een centrale termbank die alle relevante vakterm, productnamen en merkbenamingen bevat. Definieer voor elke invoer de voorkeursvertaling evenals context, woordsoort en bron. Gebruik tools zoals SDL MultiTerm of memoQ-TB om de termen taalgrensoverschrijdend te beheren. Zorg ervoor dat de termbank regelmatig wordt aangevuld met nieuwe termen uit actuele projecten. Een duidelijke verantwoordelijkheid voor het onderhoud voorkomt inconsistenties. Leg ook synoniemen en verboden alternatieven vast om foutieve vertalingen te vermijden.
Niet-vertalen-lijst opstellen
Leg alle elementen vast die in hun oorspronkelijke vorm behouden moeten blijven: productnamen, slogans, juridische benamingen, merklogo's, afkortingen of bepaalde technische termen. Bepaal voor elke invoer of deze ongewijzigd mag worden overgenomen of alleen getranslitereerd. De lijst moet in de stijlgids of termbank zijn opgenomen en toegankelijk zijn voor alle vertalers en redacteuren. Controleer bij updates of er nieuwe termen bijkomen. Een niet-vertalen-lijst voorkomt ongewenste aanpassingen en behoudt de merkidentiteit.
Tonaliteit en aanspreekvorm definiëren
Bepaal voor elke doeltaal of de aanspreekvorm formeel (u) of informeel (jij) moet zijn. Houd rekening met culturele verschillen en de merkpersoonlijkheid: een jeugdig modemerk kan anders spreken dan een B2B-softwareleverancier. Definieer ook de toon – zakelijk, emotioneel, humoristisch of autoritair. Documenteer voorbeelden van toegestane en vermeden formuleringen. De stijlgids moet ook genderaspecten behandelen, bijvoorbeeld of er wordt gegenderd of welke neutrale alternatieven worden gebruikt. Consistentie in tonaliteit versterkt de merkbeleving.
Consistentie over alle talen waarborgen
Gebruik vertaalgeheugens (Translation Memories) en termbanken om herhalingen te herkennen en uniforme vertalingen te waarborgen. Voer regelmatig consistentiecontroles uit, geautomatiseerd via QA-tools of handmatig door redacteuren. Let vooral op sleutelbegrippen, slogans en CTA's. Een centraal stijlgidsdocument dat bindend is voor alle talen helpt afwijkingen te minimaliseren. Communiceer wijzigingen tijdig aan alle betrokkenen. Consistentie is geen eenmalig doel, maar een doorlopend proces.
Onderhoud en actualisatie van de stijlgids
Een stijlgids leeft alleen als hij regelmatig wordt bijgewerkt. Stel een verantwoordelijke of team aan dat wijzigingen documenteert en nieuwe vermeldingen goedkeurt. Plan per kwartaal of halfjaar reviews om verouderde regels te schrappen of nieuwe op te nemen. Betrek feedback van vertalers en redacteuren – zij zien het snelst waar de gids tekortschiet. Zorg ervoor dat alle betrokkenen (bureaus, freelancers, interne teams) altijd de huidige versie gebruiken. Een versiehistorie zorgt voor traceerbaarheid.
