Kodeks ponašanja i sukladnost sa sankcijama

Zakonitost i integritet

Poštujemo važeće zakone – bez iznimke i bez optimizacije sive zone. Odbijamo korupciju, podmićivanje i nepošteno davanje prednosti; pozivi i darovi kreću se u okviru društveno prihvatljivog. Sukobe interesa sudionici otkrivaju prije donošenja odluka.

Sankcije i izvozna kontrola

Poštujemo sankcijske režime Europske unije i Savezne Republike Njemačke. Ne održavamo poslovne odnose sa sankcioniranim osobama ili subjektima, provjeravamo naše ugovorne partnere kad postoji opravdan razlog i ne pružamo usluge koje bi kršile propise o sankcijama ili kontroli izvoza. Naše ciljno tržište su države članice EU.

Sprječavanje pranja novca i integritet plaćanja

Plaćanja obavljamo isključivo putem reguliranih pružatelja platnih usluga i poslovnih računa; ne primamo gotovinska plaćanja. Neuobičajene zahtjeve za plaćanjem – treće osobe kao platitelji, sumnjive apoene, preplate s molbom za povrat – odbijamo i rješavamo prije početka pružanja usluge.

Poštenje prema zaposlenicima i mreži

Poštene, ugovorno jasne naknade za provjeravateljice i provjeravatelje, pravovremeno plaćanje, zaštita povjerljivosti u oba smjera i poštovanje bez obzira na podrijetlo, jezik ili vjeru temeljni su uvjeti naše suradnje. Ne toleriramo diskriminaciju i uznemiravanje.

Prijavljivanje prekršaja

Tko primijeti povredu ovog kodeksa, može je prijaviti na načine opisane na stranici za prijavitelje – na zahtjev, povjerljivo. Prijave u dobroj vjeri nikada ne dovode do nepovoljnog položaja za prijavitelja.

Uobičajene zablude

Uobičajena zabluda je da se provjera sankcija provodi samo kod novih klijenata ili na početku ugovora. Zapravo, provodimo provjere i tijekom trajanja poslovnog odnosa kada postoji konkretan povod – primjerice kod neuobičajenih obrazaca plaćanja ili novih informacija. Još jedna zabluda: neki smatraju da su mali darovi ili pozivi općenito prihvatljivi. Naš kodeks to dopušta samo u okviru društveno prihvatljivog ponašanja – primjerice umjereni poslovni ručak. Nisu dopuštena redovita davanja ili skupocjeni znakovi pažnje koji bi se mogli smatrati utjecajem. Također se ponekad pretpostavlja da je strogo odbijanje gotovinskih plaćanja ublaženo za privatne klijente ili vrlo male iznose. To nije točno: općenito ne primamo gotovinska plaćanja, bez obzira na iznos ili povod. Naposljetku, neki vjeruju da se popisi EU sankcija odnose samo na zemlje izvan EU-a. Međutim, popisi uključuju i sankcionirane osobe unutar EU-a, a mi provjeravamo sve ugovorne partnere bez geografskog ograničenja. Ova pojašnjenja pomažu u izbjegavanju pogrešnih očekivanja i boljem razumijevanju naše prakse usklađenosti.

Što to konkretno znači za klijente

Iz opisanih načela proizlaze neki konkretni učinci za naše klijente. Kada surađujete s nama, morate računati na to da ćemo prije početka usluge prikupiti vaše ime i eventualno dodatne identifikacijske podatke (poput datuma rođenja ili registarskog unosa). Te podatke uspoređujemo s popisima sankcija – čisto tehnički postupak koji je obično završen u roku od nekoliko minuta. O tome nećete biti posebno obaviješteni, osim ako vaše ime ne rezultira pogotkom.

Nadalje, prihvaćamo isključivo uplate s vašeg vlastitog poslovnog računa. Ako treća osoba želi platiti umjesto vas, molimo vas da sami izvršite uplatu ili da to prethodno uskladite s nama – što u praksi uglavnom odbijamo. Također se ne provode preplate s naknadnim zahtjevom za povrat. Ako nam u okviru projekta dostavite informacije o svojim vlastitim klijentima ili partnerima (primjerice za lokalizirani dokument o usklađenosti), postupat ćemo s njima povjerljivo i koristiti ih samo u dogovorenu svrhu.

Ove mjere služe isključivo poštivanju zakona i zaštiti svih uključenih. Nastojimo da procesi budu što jednostavniji, bez zanemarivanja pažnje. Za pitanja o konkretnim zahtjevima u vašem slučaju na raspolaganju vam stoji vaš kontakt.

Praktični primjer korak po korak

Kako bismo našu praksu usklađenosti učinili konkretnijom, prikazat ćemo tipičan postupak prilikom započinjanja novog poslovnog odnosa.

Pretpostavimo da potencijalni klijent iz Francuske želi koristiti naše usluge lokalizacije. Korak 1: Prije sklapanja ugovora prikupljamo osnovne identifikacijske podatke – u pravilu naziv tvrtke, pravni oblik, PDV identifikacijski broj i ime zakonskog zastupnika. Korak 2: Te podatke uspoređujemo s važećim sankcijskim popisima (EU, UN, Bafin). Ovaj postupak je automatiziran i obično traje svega nekoliko minuta. Ako nema podudaranja, nastavljamo s korakom 3: Provjeravamo potpada li željena usluga – primjerice lokalizacija web stranice s njemačkog na francuski – pod propise o izvoznoj kontroli. Budući da se radi o usluzi bez prijenosa tehnologije, u ovom slučaju to nije primjenjivo. Korak 4: Tražimo od klijenta da izvrši plaćanje sa svog poslovnog računa. Nakon zaprimanja uplate, usluga se pruža.

Međutim, ako bi klijent želio da plaćanje izvrši treća strana ili ponudio gotovinsko plaćanje, to bi odmah dovelo do detaljnije provjere. Također, ako bi se ime klijenta podudaralo s unosom na sankcijskom popisu, morali bismo odbiti poslovni odnos. Ovaj primjer pokazuje koliko su naše provjere sustavne, ali istovremeno i učinkovite.

Interni postupak kod nas

Poštivanje Kodeksa ponašanja u tvrtki Baduno GmbH ne nadzire samo uprava, već je integrirano u svakodnevne radne procese.

Svaki novi zaposlenik i svaki novi vanjski suradnik pri početku suradnje dobiva sažetak Kodeksa i pismeno potvrđuje da ga je primio na znanje. Prilikom prihvaćanja narudžbe, voditelj projekta dužan je prije početka pružanja usluge provjeriti identitet klijenta i izvršiti usporedbu sa sankcijskim popisima. To se dokumentira u našem CRM sustavu. Za neobične zahtjeve za plaćanjem – primjerice ako treća strana želi platiti ili postoji preplata – postoji postupak eskalacije: nadležni službenik prosljeđuje predmet odgovornim osobama za usklađenost, koje ga provjeravaju i donose odluku. Odobrenje se izdaje samo ako zahtjev za plaćanjem nedvojbeno ne ukazuje na pranje novca ili izbjegavanje sankcija.

Osim toga, svake godine provodimo internu obuku o usklađenosti, u kojoj se obrađuju aktualni sankcijski režimi, tipične opasnosti i načini prijavljivanja. Našu mrežu vanjskih suradnika obavještavamo okružnicom o relevantnim promjenama. U slučaju konkretnog povoda – primjerice nove sankcijske uredbe EU-a – provodi se ad hoc informiranje. Ovi interni procesi osiguravaju da svi uključeni u svakom trenutku primjenjuju iste standarde.

Pojmovi jasno objašnjeni

U našem kodeksu ponašanja pojavljuju se neki pravni stručni izrazi koji kupcima i partnerima nisu uvijek samorazumljivi. U nastavku objašnjavamo najvažnije.

Socijalno adekvatan okvir: Ovaj pojam opisuje beneficije ili pozive koji se u poslovnom životu smatraju uobičajenima i primjerenima te ne stvaraju dojam nepoštenog utjecaja. Primjer: zajednički ručak nakon razgovora s klijentom, pri čemu troškovi ostaju u umjerenim okvirima (oko 30 eura po osobi), socijalno je adekvatan. Nasuprot tome, redovite večere u luksuznim restoranima ili pokrivanje putnih troškova više ne bi bili socijalno adekvatni.

Popisi sankcija: To su javno dostupni registri koji navode osobe, organizacije ili zemlje protiv kojih je EU ili Njemačka uvela ekonomske sankcije. Među najpoznatijima su Konsolidirani popis Vijeća EU-a i popis sankcija Savezne agencije za financijski nadzor (BaFin). Pogodak na takvom popisu obično znači da se poslovni odnos ne smije započeti ili nastaviti.

Kontrola izvoza: Odnosi se na nacionalne propise i propise na razini EU-a koji ograničavaju izvoz određene robe, softvera ili tehnologija. Za naše usluge u području lokalizacije web stranica to praktički nema značaja jer se radi o čistim jezičnim uslugama koje ne podliježu kontroli izvoza. Ipak, provjeravamo to u svakom pojedinačnom slučaju kako bismo osigurali da ne pružamo zabranjene usluge.

Praktični primjer korak po korak

Zamislite da nas novi klijent iz Francuske angažira za lokalizaciju svoje web stranice. Za vas kao klijenta proces izgleda ovako: Prvo prikupljamo vaše ime i podatke o tvrtki – primjerice SIRET broj ili podatke iz registra trgovačkih društava. Te informacije uspoređujemo s uobičajenim popisima sankcija EU-a, što se odvija automatski i u roku od nekoliko minuta. Pogodak je iznimno rijedak; ako se dogodi, javljamo vam se radi razjašnjenja. Usporedno provjeravamo podliježe li vaša zemlja ili industrija posebnim kontrolama izvoza – za poduzeća unutar EU-a to obično nije problematično.

U sljedećem koraku dogovaramo uvjete plaćanja: dobit ćete račun na svoj poslovni račun, koji plaćate s tog istog računa. Gotovinsko plaćanje ili plaćanje od strane trećih osoba odbijamo, čak i za male iznose. Ako zaposlenik nekog od naših vanjskih revizora slučajno zatraži neuobičajeno plaćanje, aktivira se naša interna kontrola: naš tim za usklađenost zaustavio bi postupak i razjasnio situaciju sa svim uključenim stranama. Cijeli proces osmišljen je tako da vi, kao pošteni klijent, ne osjetite ništa – odvija se u pozadini, bez odgađanja.

Interni postupak kod nas

Kada je u našoj internoj provjeri usklađenosti, ona prolazi kroz nekoliko faza. Prvo, odgovorna osoba identificira konkretan povod – primjerice, novi nalog klijenta, neuobičajeni zahtjev za plaćanje ili promjenu poslovnog odnosa. Zatim automatski uspoređuje relevantne podatke s popisima sankcija EU i Saveznog ureda za gospodarstvo i kontrolu izvoza. Ova usporedba provodi se putem certificiranog softvera i dokumentira se. U slučaju pogotka („hit“) slučaj se odmah eskalira upravi; u praksi je moguća pogrešna provjera koju tada rješavamo osobnom identifikacijom.

Paralelno provjeravamo potpada li tražena usluga pod propise o kontroli izvoza – primjerice kod softvera s komponentama enkripcije. Za čisto web-lokalizacijske projekte to je rijetko slučaj, no ipak provjeravamo za sve naloge. Nakon odobrenja od strane odjela za usklađenost, nalog se obrađuje uobičajeno. Sve provjere bilježe se u revizijski sigurnom dnevniku. Cilj je rano prepoznati pravne rizike bez nepotrebnog opterećenja tekućeg poslovanja.

Pojmovi jasno objašnjeni

Kako bismo bolje razumjeli naša načela usklađenosti, objašnjavamo ključne pojmove: Pod „popisima sankcija“ podrazumijevamo službene popise Europske unije koji navode osobe, poduzeća i organizacije protiv kojih su uvedene gospodarske ili financijske mjere. Pogodak na tim popisima ne znači automatski kazneno djelo, već da smo pravno obvezni ne provoditi poslove. „Kontrola izvoza“ označava provjere smije li se proizvod ili usluga isporučiti u određene zemlje ili određenim primateljima. Za naše usluge lokalizacije to je obično relevantno samo kod tehnologije enkripcije ili ako su klijenti iz trećih zemalja.

„Sprečavanje pranja novca“ uključuje mjere poput provjere identiteta ugovornih strana, praćenje neuobičajenih tokova plaćanja i obvezu prijavljivanja sumnjivih transakcija. Mi sami nismo izravno obvezni podnositi takve prijave jer nismo financijska institucija, ali odbijamo sumnjive radnje. „Socijalno prihvatljiv okvir“ je pravni pojam koji kaže da su manje pažnje poput kave ili jednostavnog poslovnog ručka dopuštene ako ne stvaraju dojam podmitljivosti. U slučaju nesigurnosti uvijek se odlučujemo za restriktivnu varijantu.

Međudjelovanje s našim ostalim smjernicama

Ovaj kodeks ponašanja nije izolirani dokument, već dio sveobuhvatnog okvira usklađenosti u Baduno GmbH. On utvrđuje temeljna etička i pravna načela te je dopunjen specifičnijim smjernicama. Kodeks usko surađuje s našom politikom zaštite podataka koja regulira postupanje s osobnim podacima. Primjerice, prilikom provjere sankcija tražimo Vaše ime i, prema potrebi, datum rođenja – postupak koji se provodi u skladu s načelima minimizacije podataka i ograničenja svrhe. Naša politika IT sigurnosti osigurava zaštitu tih podataka tijekom prijenosa i pohrane. Politika davanja darova i poziva konkretizira što se u okviru kodeksa smatra društveno prihvatljivim. Također, politika prijavljivanja nepravilnosti, opisana na zasebnoj stranici za prijavu, nadopunjuje kodeks detaljnim propisivanjem načina prijave povreda. Ukratko: Kodeks postavlja vrijednosti, dok ostale politike pretvaraju te vrijednosti u konkretne upute za svakodnevni rad. Na taj način nastaje dosljedan sustav koji promiče poštivanje zakona, integritet i transparentnost. Za Vas kao klijenta to znači da se Vaši podaci i plaćanja obrađuju prema jedinstvenim, visokim standardima.

Dodatni uobičajeni nesporazumi

Osim već objašnjenih nesporazuma, u praksi se susrećemo s dodatnim pretpostavkama koje želimo razjasniti. Uobičajena zabluda je da se provjere sankcija provode tek nakon određenog prihoda ili volumena transakcija. Zapravo, provjeravamo sve poslovne partnere bez financijskih pragova – čak i sklapanje malog prijevodnog zadatka pokreće provjeru. Još jedna zabluda odnosi se na prijavu povreda: neki smatraju da je prijava korisna samo ako već imate čvrste dokaze. No naš sustav prijave nepravilnosti namijenjen je upravo sumnjama – molimo za prijavu čak i nepotvrđenih opažanja, koja potom interno provjeravamo. Konačno, često se pretpostavlja da se pravila o darovima i pozivima odnose samo na izravan kontakt s klijentima. Međutim, ona se primjenjuju na sve vanjske treće strane, uključujući potencijalne nove klijente, pružatelje usluga i revizore. Čak i poziv na poslovni ručak s osobom koja još nije klijent mora biti društveno prihvatljiv. Ova pojašnjenja trebala bi doprinijeti ispravnom razumijevanju prakse usklađenosti kod nas.

Što se događa kod pogotka sankcija?

Pogodak sankcije postoji kada se ime poslovnog partnera ili osobe uključene u transakciju podudara s unosom na važećem popisu sankcija. To interno pokreće standardizirani postupak koji ovdje transparentno opisujemo. Prvo, naš tim za usklađenost ručno validira pogodak jer se može raditi o istoimenosti bez daljnjih podudaranja. Provjeravamo datum rođenja, adresu i druge dostupne identifikacijske oznake. Ako se pogodak potvrdi, poslovni odnos se odmah prekida: ne izvršavamo daljnje narudžbe niti primamo uplate. Postupak se dokumentira i, ako je zakonski potrebno, prijavljuje nadležnom tijelu. Ako se radi o lažnoj uzbuni, provjera se zaključuje kao negativna i poslovanje se odmah nastavlja. O rezultatu ćete biti obaviješteni samo ako utječe na suradnju, odnosno u slučaju potvrđenog pogotka ili ako su nam potrebne dodatne informacije. Ovaj postupak osigurava da ispunjavamo svoje zakonske obveze bez nepotrebnog opterećivanja poslovnih odnosa.