Tegevusjuhend ja sanktsioonide järgimine

Seaduskuulekus ja integriteet

Peame kinni kehtivatest seadustest – eranditeta ja ilma halltsoonide ärakasutamiseta. Korruptsiooni, altkäemaksu ja lubamatute eeliste andmist lükkame tagasi; kutsed ja kingitused peavad jääma sotsiaalselt sobivasse raamistikku. Huvide konfliktid avalikustavad asjaosalised enne otsuste langetamist.

Sanktsioonid ja ekspordikontroll

Järgime Euroopa Liidu ja Saksamaa Liitvabariigi sanktsioonirežiime. Me ei säilita ärisuhteid sanktsioonide all olevate isikute või üksustega, kontrollime põhjendatud juhtudel oma lepingupartnereid ega osuta teenuseid, mis rikuksid sanktsioonide või ekspordikontrolli eeskirju. Meie sihtturg on ELi liikmesriigid.

Rahapesu tõkestamine ja maksete terviklikkus

Maksed sooritame ainult reguleeritud makseteenuse pakkujate ja ettevõttekontode kaudu; sularahamakseid me ei aktsepteeri. Ebatavalisi maksetaotlusi – kolmandad isikud maksjatena, silmatorkavad nimiväärtused, enammaksed tagasimakse taotlusega – lükkame tagasi ja selgitame need välja enne teenuse osutamise algust.

Õiglus töötajate ja võrgustiku suhtes

Õiglased, lepinguliselt selged honorarid hindajatele, õigeaegne maksmine, konfidentsiaalsuskaitse mõlemas suunas ja austus sõltumata päritolust, keelest või usutunnistusest on meie koostöö põhitingimused. Diskrimineerimist ja ahistamist me ei salli.

Rikkumistest teatamine

Igaüks, kes märkab selle koodeksi rikkumist, võib sellest teatada teavitaja lehel kirjeldatud viisidel – soovi korral konfidentsiaalselt. Heausksed teated ei too kunagi kaasa kahjulikke tagajärgi teatajale.

Levinud eksiarvamused

Levinud eksiarvamus on, et sanktsioonide kontroll toimub ainult uute klientide puhul või lepingu alguses. Tegelikult viime konkreetse põhjuse korral – näiteks ebatavaliste makseharjumuste või uue teabe korral – läbi kontrolle ka jooksva ärisuhte ajal. Teine eksiarvamus: mõned arvavad, et väikesed kingitused või kutsed on üldiselt lubatud. Meie koodeks lubab neid ainult sotsiaalselt sobivas raamistikus – näiteks mõõdukas söögikutse ärikeskkonnas. Regulaarsed soodustused või kallid tähelepanuavaldused, mida võiks tõlgendada mõjutamisena, pole lubatud. Samuti arvatakse mõnikord, et sularahamaksete range keeld on leevendatud eraklientidele või väga väikeste summade puhul. See pole nii: me ei aktsepteeri üldse sularahamakseid, olenemata summast või põhjusest. Lõpuks usuvad mõned, et ELi sanktsioonide nimekirjad on olulised ainult ELi väliste riikide jaoks. Tegelikult hõlmavad nimekirjad ka sanktsioneeritud isikuid ELi sees ning me kontrollime kõiki lepingupartnereid ilma geograafiliste piiranguteta. Need selgitused aitavad vältida valesid ootusi ja mõista meie vastavuspraktikat paremini.

Mida see klientidele konkreetselt tähendab

Meie klientide jaoks tuleneb kirjeldatud põhimõtetest mitu konkreetset mõju. Kui teete meiega koostööd, peate arvestama, et kogume enne teenuse osutamist teie nime ja vajadusel muid isikuandmeid (nagu sünnikuupäev või registrikanne). Võrdleme neid andmeid sanktsioonide nimekirjadega – see on puhtalt tehniline protsess, mis lõpeb tavaliselt mõne minutiga. Teid sellest eraldi ei teavitata, välja arvatud juhul, kui teie nimi tabab mõnda kirjet.

Lisaks võtame vastu makseid ainult teie enda ettevõtte kontolt. Kui kolmas isik soovib teie eest maksta, palume teil makse ise teha või eelnevalt meiega kooskõlastada – praktikas aga keeldume sellest enamasti. Ka enammakseid koos tagasimakse taotlusega ei teostata. Kui esitate meile projekti raames teavet oma klientide või partnerite kohta (näiteks lokaliseeritud vastavusdokumendi jaoks), käsitleme seda konfidentsiaalselt ja kasutame ainult kokkulepitud eesmärgil.

Need meetmed on ainult seaduskuulekuse ja kõigi osapoolte kaitse tagamiseks. Püüame muuta protsessid võimalikult vähekoormavaks, ilma hoolsust unarusse jätmata. Kui teil on küsimusi konkreetsete nõuete kohta teie juhtumil, on teie kontaktisik meeleldi teie käsutuses.

Praktiline näide samm-sammult

Et meie vastavuspraktika oleks käegakatsutavam, illustreerime tüüpilist protsessi, kuidas me uue ärisuhte puhul toimime.

Oletame, et potentsiaalne klient Prantsusmaalt soovib kasutada meie lokaliseerimisteenuseid. Samm 1: Enne lepingu sõlmimist kogume põhilised identifitseerimisandmed – tavaliselt ettevõtte nime, õigusliku vormi, käibemaksukohustuslase numbri ja juriidilise esindaja nime. Samm 2: Neid andmeid võrdleme kehtivate sanktsiooniloenditega (EL, ÜRO, BaFin). See protsess on automatiseeritud ja võtab tavaliselt vaid mõne minuti. Kui tabamust ei leita, jätkame sammuga 3: kontrollime, kas soovitud teenus – näiteks veebisaidi lokaliseerimine saksa keelest prantsuse keelde – kuulub ekspordikontrolli eeskirjade alla. Kuna tegemist on teenusega ilma tehnoloogiaülekandeta, ei ole see siinkohal nii. Samm 4: palume kliendil teha makse oma ettevõtte pangakontolt. Kui makse laekub, osutatakse teenus.

Kui klient laseks aga maksta kolmandal isikul või pakuks sularahamakset, tooks see kohe kaasa põhjalikuma kontrolli. Samuti, kui kliendi nimi tabaks sanktsiooniloendit, peaksime ärisuhtest keelduma. See näide illustreerib, kui süsteemsed ja samas tõhusad on meie kontrollid.

Sisemine protseduur meil

Baduno GmbH-s ei jälgi käitumiskoodeksi järgimist mitte ainult juhtkond, vaid see on integreeritud igapäevastesse tööprotsessidesse.

Iga uus töötaja ja iga uus vabakutseline hindaja saab koostöö alguses koodeksi lühiversiooni ja kinnitab selle teadmise kirjalikult. Tellimuse vastuvõtmisel on projektijuht kohustatud enne teenuse osutamist kontrollima kliendi identiteeti ja tegema sanktsiooniloendite võrdluse. See dokumenteeritakse meie CRM-süsteemis. Ebatavaliste maksesoovide korral – näiteks kui kolmas isik soovib maksta või esineb enammakse – on ette nähtud eskaleerimisprotsess: vastutav töötaja suunab juhtumi vastavuse eest vastutavatele isikutele, kes kontrollivad ja otsustavad. Heakskiit antakse ainult siis, kui maksesoov ei viita selgelt rahapesule või sanktsioonide vältimisele.

Lisaks viime igal aastal läbi sisemise vastavuskoolituse, kus käsitletakse kehtivaid sanktsioonirežiime, tüüpilisi ohte ja teatamiskanaleid. Meie hindajate võrgustikku teavitatakse asjakohastest muudatustest ringkirjaga. Konkreetse juhtumi korral – näiteks uue ELi sanktsioonimääruse puhul – toimub ad hoc teavitamine. Need sisemised protsessid tagavad, et kõik osapooled rakendavad alati samu standardeid.

Mõisted arusaadavalt selgitatud

Meie käitumiskoodeksis esineb mõningaid juriidilisi mõisteid, mis pole klientidele ja partneritele alati iseenesestmõistetavad. Järgnevalt selgitame olulisemaid.

Sotsiaalselt adekvaatne raamistik: See mõiste kirjeldab soodustusi või kutseid, mida peetakse ärielus tavalisteks ja asjakohasteks ning mis ei tekita muljet ebaausast mõjutamisest. Näiteks: Ühine lõunasöök pärast kliendikohtumist, kus kulud jäävad mõõdukasse raamistikku (umbes 30 eurot inimese kohta), on sotsiaalselt adekvaatne. Sotsiaalselt adekvaatseks ei peeta aga regulaarseid õhtusööke luksusrestoranides või reisikulude katmist.

Sanktsioonide nimekirjad: Need on avalikult kättesaadavad loendid, mis sisaldavad isikuid, organisatsioone või riike, kelle suhtes EL või Saksamaa on kehtestanud majandussanktsioone. Tuntumate hulka kuuluvad EL Nõukogu konsolideeritud nimekiri ja Saksamaa Finantsjärelevalveameti (BaFin) sanktsioonide nimekiri. Tabamus sellisel nimekirjal tähendab tavaliselt, et ärisuhet ei tohi algatada ega jätkata.

Ekspordikontroll: Selle all mõeldakse riiklikke ja EL-i hõlmavaid eeskirju, mis piiravad teatud kaupade, tarkvara või tehnoloogiate eksporti. Meie veebisaidi lokaliseerimise teenuste puhul pole sellel praktiliselt mingit rolli, kuna tegemist on puhtalt keeleteenustega, mis ei kuulu ekspordikontrolli alla. Sellegipoolest kontrollime seda igal üksikjuhul, veendumaks, et me ei osuta keelatud teenuseid.

Praktiline näide samm-sammult

Kujutage ette, et uus klient Prantsusmaalt tellib meilt oma veebisaidi lokaliseerimise. Teie kui kliendi jaoks kulgeb protsess järgmiselt: Esiteks kogume teie nime ja ettevõtte andmed – näiteks SIRET-number või kaubandusregistri number. Neid andmeid võrdleme kehtivate EL-i sanktsioonide nimekirjadega, mis toimub automaatselt ja mõne minutiga. Tabamus on äärmiselt haruldane; kui see peaks juhtuma, võtame teiega selgitamiseks ühendust. Paralleelselt kontrollime, kas teie riik või tegevusala allub erilistele ekspordikontrollidele – EL-i ettevõtetele on see tavaliselt probleemitu.

Järgmises etapis lepime kokku maksetingimused: Teile saadetakse arve teie ärikontole, mille maksate samalt kontolt. Sularahamakseid või kolmandate isikute makseid me ei aktsepteeri, isegi väikeste summade puhul. Kui mõni meie vabakutseliste kontrollijate töötaja peaks ekslikult taotlema ebatavalist makset, rakendub meie sisekontroll: meie nõuetele vastavuse meeskond peataks protsessi ja selgitaks asja kõigi osapooltega. Kogu protsess on loodud nii, et te kui aus klient ei tunne sellest midagi – see toimub taustal, viivituseta.

Meie sisemine protseduur

Kui meil sisemiselt tekib vajadus vastavuskontrolliks, läbib see mitu etappi. Esmalt tuvastab vastutav töötaja konkreetse põhjuse – näiteks uue kliendi tellimuse, ebatavalise maksetaotluse või ärisuhte muudatuse. Seejärel võrreldakse asjakohaseid andmeid automaatselt EL-i ja Liitvabariigi Majandus- ja Ekspordikontrolli Ameti sanktsiooninimekirjadega. See võrdlus toimub sertifitseeritud tarkvara abil ja dokumenteeritakse. Tabamuse korral („hit“) suunatakse juhtum kohe juhatusele; praktikas on võimalik ekslik tabamus, mille selgitame isikutuvastuse teel.

Paralleelselt kontrollime, kas taotletud teenus ise kuulub ekspordikontrolli alla – näiteks krüpteerimiskomponentidega tarkvara puhul. Pelgalt veebisaidi lokaliseerimisprojektide puhul on see harva nii, kuid kontrollime seda siiski kõigi tellimuste puhul. Pärast vastavusosakonna heakskiitu töödeldakse tellimust tavapäraselt. Kõik kontrollid salvestatakse revisjonikindlas logis. Eesmärk on tuvastada õigusriskid varakult, ilma jooksvat tegevust tarbetult koormamata.

Mõisted arusaadavalt selgitatud

Et paremini mõista meie vastavuspõhimõtteid, selgitame põhimõisteid: „Sanktsiooninimekirjad“ – Euroopa Liidu ametlikud loetelud, mis sisaldavad isikuid, ettevõtteid ja organisatsioone, kelle suhtes on kehtestatud majandus- või finantsmeetmed. Tabamus nendes nimekirjades ei tähenda automaatselt kuritegu, vaid et meil on seaduslik kohustus mitte teha nendega äri. „Ekspordikontroll“ tähendab kontrolli, kas toodet või teenust tohib tarnida teatud riikidesse või teatud saajatele. Meie lokaliseerimisteenuste puhul on see tavaliselt asjakohane ainult krüpteerimistehnoloogia puhul või kui kliendid asuvad kolmandates riikides.

„Rahapesu tõkestamine“ hõlmab meetmeid nagu lepingupoolte identiteedi kontroll, ebatavaliste maksevoogude jälgimine ja kahtlaste tehingute teatamiskohustus. Meie ei ole otseselt kohustatud neid teatisi esitama, kuna me ei ole finantsasutus, kuid lükkame kahtlased toimingud tagasi. „Sotsiaalselt adekvaatne raamistik“ on õigusmõiste, mis tähendab, et väikesed tähelepanuavaldused, nagu kohv või lihtne ärialane lõunasöök, on lubatud, kui need ei tekita muljet altkäemaksust. Kahtluste korral valime alati rangeima variandi.

Koostoime meie teiste juhistega

See käitumiskoodeks ei ole isoleeritud dokument, vaid osa Baduno GmbH terviklikust vastavusraamistikust. See kehtestab põhilised eetilised ja juriidilised põhimõtted ning seda täiendavad spetsiifilisemad juhised. Koodeks teeb tihedat koostööd meie andmekaitsespoliitikaga, mis reguleerib isikuandmete töötlemist. Näiteks nõuame sanktsioonide kontrolli käigus teie nime ja vajadusel sünnikuupäeva – see protsess toimub andmete minimeerimise ja eesmärgi piiritlemise põhimõtete kohaselt. Meie IT-turvapoliitika tagab, et neid andmeid kaitstakse edastamise ja salvestamise ajal. Kingituste ja kutsete andmise poliitika täpsustab, mis on koodeksi raames sotsiaalselt aktsepteeritav. Samuti täiendab koodeksit vihjete poliitika, mida kirjeldatakse eraldi vihjete lehel, andes üksikasjalikult teada rikkumistest teatamise viisi. Kokkuvõttes: koodeks seab väärtused, teised juhised tõlgivad need konkreetseteks tegevusjuhisteks igapäevatöös. Nii tekib vastuoluvaba süsteem, mis soodustab võrdselt seaduskuulekust, terviklikkust ja läbipaistvust. Teie kliendina tähendab see, et teie andmeid ja makseid käsitletakse ühtsete, kõrgete standardite kohaselt.

Muud levinud väärarusaamad

Lisaks juba selgitatud väärarusaamadele kohtame praktikas veel muid eeldusi, mida soovime siin selgitada. Üks levinud eksiarvamus on, et sanktsioonikontrolle tehakse ainult teatud käibe või tehingumahu korral. Tegelikult kontrollime kõiki äripartnereid ilma rahaliste piirideta – juba väikese tõlketöö sõlmimine käivitab kontrolli. Teine väärarusaam puudutab rikkumistest teatamist: mõned arvavad, et teade on mõttekas ainult siis, kui on juba käegakatsutavad tõendid. Meie vihjete süsteem on aga just kahtluse korral mõeldud – palume teada anda ka kinnitamata tähelepanekutest, mida me siis seesmiselt kontrollime. Lõpuks arvatakse sageli, et kingituste ja kutsete reeglid kehtivad ainult otseses kontaktis klientidega. Need kehtivad aga kõigi väliste kolmandate isikute suhtes, sealhulgas potentsiaalsed uued kliendid, teenusepakkujad ja audiitorid. Ka kutse äriõhtusöögile huvitatud isikuga, kes pole veel klient, peab olema sotsiaalselt aktsepteeritav. Need selgitused aitavad tagada, et meie vastavuspraktikat mõistetakse õigesti.

Mis juhtub sanktsioonitabamuse korral?

Sanktsioonitabamus esineb, kui äripartneri või tehingus osaleva isiku nimi ühtib kehtival sanktsioonide nimekirjal oleva kandega. See käivitab meie siseselt standardiseeritud protseduuri, mida kirjeldame siin läbipaistvalt. Esmalt kontrollib meie vastavusmeeskond tabamust käsitsi, kuna tegemist võib olla ainult nimekokkulangevusega ilma muude vastavusteta. Seejärel kontrollime sünnikuupäeva, aadressi ja muid kättesaadavaid identifitseerimistunnuseid. Kui tabamus kinnitub, peatame ärisuhte viivitamatult: me ei täida enam tellimusi ega võta vastu makseid. Toiming dokumenteeritakse ja – kui see on seadusega nõutud – teatatakse sellest pädevale asutusele. Valehäire korral lõpetatakse kontroll negatiivse tulemusega ja äritegevus jätkub viivitamatult. Teid teavitatakse tulemusest ainult juhul, kui see mõjutab koostööd, st kinnitatud tabamuse korral või kui vajame lisateavet. See protsess tagab, et täidame oma juriidilisi kohustusi, koormamata ärisuhteid tarbetult.