Código de Conducta y Cumplimiento de Sanciones

Legalidad e integridad

Cumplimos la legislación vigente, sin excepción y sin optimización de zonas grises. Rechazamos la corrupción, el soborno y la concesión ilícita de ventajas; las invitaciones y atenciones se mantienen dentro de un marco socialmente adecuado. Los conflictos de intereses son revelados por las partes implicadas antes de que se tomen decisiones.

Sanciones y control de exportaciones

Respetamos los regímenes de sanciones de la Unión Europea y de la República Federal de Alemania. No mantenemos relaciones comerciales con personas o entidades sancionadas, verificamos a nuestros socios contractuales cuando existe motivo fundado y no prestamos servicios que pudieran infringir las normas de sanciones o control de exportaciones. Nuestro mercado objetivo son los Estados miembros de la UE.

Prevención del blanqueo de capitales e integridad de los pagos

Procesamos los pagos exclusivamente a través de proveedores de servicios de pago regulados y cuentas comerciales; no aceptamos pagos en efectivo. Rechazamos y aclaramos antes del inicio del servicio las solicitudes de pago inusuales – terceros como pagadores, denominaciones sospechosas, pagos en exceso con solicitud de reembolso.

Equidad hacia los empleados y la red

Honorarios justos y contractualmente claros para evaluadores, pago puntual, protección de confidencialidad en ambas direcciones y respeto independientemente del origen, idioma o religión son condiciones fundamentales de nuestra colaboración. No toleramos la discriminación ni el acoso.

Denunciar infracciones

Quien observe una infracción de este código puede reportarla a través de los canales descritos en la página de denuncias – de forma confidencial si así lo desea. Las denuncias realizadas de buena fe nunca conllevarán desventajas para la persona denunciante.

Malentendidos frecuentes

Un error común es pensar que la verificación de sanciones solo se realiza con clientes nuevos o al inicio del contrato. En realidad, ante un motivo concreto – por ejemplo, patrones de pago inusuales o nueva información – también realizamos verificaciones durante la relación comercial en curso. Otro error: algunos suponen que los pequeños obsequios o invitaciones están siempre permitidos. Nuestro código solo los permite en un marco socialmente adecuado – por ejemplo, una invitación moderada a comer en un contexto profesional. No están permitidas las atenciones regulares ni los regalos costosos que pudieran interpretarse como un intento de influencia. También se asume a veces que la prohibición estricta de pagos en efectivo se relaja para clientes particulares o montos muy pequeños. Ese no es el caso: no aceptamos pagos en efectivo en general, independientemente del importe o la ocasión. Finalmente, algunos creen que las listas de sanciones de la UE solo son relevantes para países fuera de la UE. Sin embargo, las listas incluyen también personas sancionadas dentro de la UE, y verificamos a todos los socios contractuales sin restricción geográfica. Estas aclaraciones ayudan a evitar expectativas erróneas y a comprender mejor nuestra práctica de cumplimiento.

Qué significa esto concretamente para los clientes

Para nuestros clientes, los principios descritos tienen algunas consecuencias concretas. Si trabaja con nosotros, debe contar con que, antes de comenzar la prestación del servicio, recopilemos su nombre y, en su caso, otros datos de identificación (como fecha de nacimiento o registro). Cotejamos estos datos con las listas de sanciones – un proceso puramente técnico que suele completarse en cuestión de minutos. No se le informará de ello de forma separada, a menos que su nombre coincida con algún registro.

Asimismo, aceptamos únicamente pagos desde su propia cuenta comercial. Si un tercero desea pagar por usted, le rogamos que realice el pago usted mismo o lo acuerde con nosotros previamente – lo que, en la práctica, solemos denegar. Tampoco se realizan pagos en exceso con posterior solicitud de reembolso. Si en el marco de un proyecto nos proporciona información sobre sus propios clientes o socios (por ejemplo, para un documento de cumplimiento localizado), la tratamos de forma confidencial y la utilizamos únicamente para el fin acordado.

Estas medidas están dirigidas exclusivamente al cumplimiento de la ley y a la protección de todas las partes implicadas. Nos esforzamos por hacer que los procesos sean lo menos gravosos posible, sin descuidar la diligencia debida. Si tiene preguntas sobre los requisitos concretos en su caso, su interlocutor estará encantado de atenderle.

Ejemplo práctico paso a paso

Para hacer más tangible nuestra práctica de cumplimiento, se ilustrará un procedimiento típico de cómo actuamos en una nueva relación comercial.

Supongamos que un cliente potencial de Francia desea utilizar nuestros servicios de localización. Paso 1: Antes de la celebración del contrato, recopilamos datos de identificación básicos —normalmente el nombre de la empresa, la forma jurídica, el VAT ID y el nombre del representante legal. Paso 2: Comparamos estos datos con las listas de sanciones habituales (UE, ONU, BaFin). Este proceso se realiza de forma automatizada y suele durar solo unos minutos. Si no hay coincidencia, pasamos al Paso 3: Verificamos si el servicio solicitado —por ejemplo, una localización web de alemán a francés— está sujeto a normativas de control de exportaciones. Como se trata de un servicio sin transferencia de tecnología, este no es el caso. Paso 4: Solicitamos al cliente que realice el pago desde una cuenta bancaria comercial propia. Una vez recibido el pago, se presta el servicio.

Si el cliente, en cambio, quisiera que un tercero realizara el pago u ofreciera un pago en efectivo, esto daría lugar inmediatamente a una investigación más exhaustiva. También si el nombre del cliente coincidiera con alguna lista de sanciones, tendríamos que rechazar la relación comercial. Este ejemplo muestra cómo nuestras verificaciones son sistemáticas y a la vez eficientes.

Procedimiento interno en nuestra empresa

En Baduno GmbH, el cumplimiento del código de conducta no solo es supervisado por la dirección, sino que está integrado en los procesos de trabajo diarios.

Cada nuevo empleado y cada nuevo traductor autónomo recibe al inicio de la colaboración un resumen del código y confirma por escrito su conocimiento. Al aceptar un pedido, el gestor de proyectos está obligado a verificar la identidad del cliente antes de comenzar el servicio y a realizar una comparación con las listas de sanciones. Esto queda documentado en nuestro sistema CRM. Para solicitudes de pago inusuales —por ejemplo, si un tercero desea pagar o hay un sobrepago— existe un proceso de escalado: el responsable deriva el caso a los responsables de cumplimiento, quienes lo revisan y deciden. La autorización solo se concede si la solicitud de pago no indica claramente blanqueo de capitales o elusión de sanciones.

Además, realizamos anualmente una formación interna sobre cumplimiento, en la que se tratan los regímenes de sanciones actuales, los riesgos típicos y los canales de notificación. Nuestra red de traductores es informada sobre cambios relevantes mediante una circular. En caso de una ocasión concreta —como un nuevo reglamento de sanciones de la UE— se realiza una notificación ad hoc. Estos procesos internos garantizan que todos los implicados apliquen en todo momento los mismos estándares.

Explicación clara de términos

En nuestro código de conducta aparecen algunos términos jurídicos que no siempre resultan evidentes para clientes y socios. A continuación, explicamos los más importantes.

Marco socialmente adecuado: Este término describe obsequios o invitaciones que se consideran habituales y apropiados en el ámbito empresarial y no generan la impresión de una influencia desleal. Un ejemplo: una comida de trabajo después de una reunión con un cliente, en la que los costes se mantienen dentro de un límite moderado (unos 30 euros por persona), es socialmente adecuada. En cambio, dejarían de serlo las cenas periódicas en restaurantes de lujo o la asunción de gastos de viaje.

Listas de sanciones: Son registros de acceso público que enumeran personas, organizaciones o países sobre los que la UE o Alemania han impuesto sanciones económicas. Entre las más conocidas figuran la Lista Consolidada del Consejo de la UE y la lista de sanciones de la Autoridad Federal de Supervisión Financiera (BaFin). Una coincidencia en una de estas listas significa, por lo general, que no se puede iniciar ni mantener una relación comercial.

Control de exportaciones: Se refiere a las normativas nacionales y de la UE que restringen la exportación de determinados bienes, software o tecnologías. Para nuestros servicios de localización de sitios web, esto prácticamente no tiene relevancia, ya que se trata de servicios lingüísticos puros que no están sujetos a controles de exportación. No obstante, lo verificamos en cada caso para asegurarnos de no prestar servicios prohibidos.

Ejemplo práctico paso a paso

Imagine que un nuevo cliente de Francia nos encarga la localización de su sitio web. Para usted, como cliente, el proceso transcurre así: En primer lugar, recopilamos su nombre y los datos de su empresa —por ejemplo, el número SIRET o el registro mercantil—. Esta información la cotejamos con las listas de sanciones de la UE habituales, lo que se realiza de forma automatizada y en cuestión de minutos. Una coincidencia es extremadamente rara; si ocurriera, nos pondríamos en contacto con usted para aclararlo. Paralelamente, comprobamos si su país o sector está sujeto a controles de exportación especiales; para empresas dentro de la UE, esto no suele ser problemático.

En el siguiente paso, acordamos las modalidades de pago: usted recibe una factura en su cuenta comercial y realiza la transferencia desde esa misma cuenta. Rechazamos el pago en efectivo o por parte de terceros, incluso para importes pequeños. Si algún empleado de nuestros auditores independientes solicitara por error un pago inusual, nuestro control interno intervendría: nuestro equipo de cumplimiento normativo detendría el proceso y lo aclararía con todos los implicados. Todo el proceso está diseñado para que usted, como cliente de buena fe, no note nada —ocurre en segundo plano, sin demoras.

Proceso interno en Baduno

Cuando en nuestra empresa se realiza una auditoría de cumplimiento, esta pasa por varias etapas. En primer lugar, el empleado responsable identifica un motivo concreto —por ejemplo, un pedido de un nuevo cliente, una solicitud de pago inusual o un cambio en la relación comercial. A continuación, compara automáticamente los datos relevantes con las listas de sanciones de la UE y de la Oficina Federal de Economía y Control de Exportaciones. Esta comparación se realiza mediante un software certificado y queda documentada. Si se produce una coincidencia ("hit"), el caso se escala de inmediato a la dirección; en la práctica, es posible que se produzca un falso positivo, que luego aclaramos mediante identificación personal.

Paralelamente, verificamos si el servicio solicitado está sujeto a normativas de control de exportaciones —por ejemplo, en el caso de software con componentes de cifrado. Para proyectos de localización de sitios web puros, esto rara vez ocurre, pero lo comprobamos en todos los pedidos. Tras la aprobación por parte del departamento de cumplimiento, el pedido se procesa con normalidad. Todas las comprobaciones quedan registradas en un registro a prueba de auditoría. El objetivo es identificar los riesgos legales de forma temprana, sin sobrecargar innecesariamente las operaciones.

Explicación clara de términos

Para comprender mejor nuestros principios de cumplimiento, explicamos los términos clave: Por "listas de sanciones" entendemos las listas oficiales de la Unión Europea que incluyen personas, empresas y organizaciones sujetas a medidas económicas o financieras. Una coincidencia en estas listas no implica automáticamente un delito, sino que estamos legalmente obligados a no realizar negocios. El "control de exportaciones" se refiere a las verificaciones sobre si un producto o servicio puede entregarse a determinados países o destinatarios. En nuestros servicios de localización, esto suele ser relevante solo en caso de tecnología de cifrado o cuando los clientes residen en terceros países.

La "prevención del blanqueo de capitales" incluye medidas como la verificación de la identidad de los socios contractuales, la supervisión de flujos de pago inusuales y la obligación de reportar transacciones sospechosas. Nosotros mismos no estamos directamente obligados a presentar dichos informes, ya que no somos una institución financiera, pero rechazamos operaciones sospechosas. El "marco socialmente adecuado" es un concepto legal que indica que pequeños obsequios como un café o una comida de negocios sencilla son aceptables si no crean la apariencia de soborno. En caso de duda, optamos siempre por la variante restrictiva.

Interacción con nuestras otras políticas

Este código de conducta no es un documento aislado, sino parte de un marco de cumplimiento integral en Baduno GmbH. Establece los principios éticos y legales fundamentales y se complementa con directrices más específicas. Así, el código trabaja en estrecha colaboración con nuestra política de protección de datos, que regula el tratamiento de datos personales. Por ejemplo, al realizar una verificación de sanciones, solicitamos su nombre y, en su caso, su fecha de nacimiento, un proceso que se lleva a cabo según los principios de minimización de datos y limitación de la finalidad. Nuestra política de seguridad informática garantiza que estos datos estén protegidos durante la transmisión y el almacenamiento. La política sobre obsequios e invitaciones concreta lo que se considera socialmente adecuado en el marco del código. También la política de denuncias, descrita en la página separada de denunciantes, complementa el código al detallar el canal de comunicación para infracciones. En resumen: el código establece los valores, y las demás políticas los traducen en instrucciones concretas para el día a día laboral. Así se crea un sistema coherente que promueve por igual el cumplimiento legal, la integridad y la transparencia. Para usted como cliente, esto significa que sus datos y pagos se tratan conforme a estándares uniformes y elevados.

Otros malentendidos frecuentes

Además de los malentendidos ya explicados, en la práctica nos encontramos con otras suposiciones que deseamos aclarar. Una creencia común es que las verificaciones de sanciones solo se realizan a partir de un determinado volumen de negocio o de transacciones. En realidad, verificamos a todos los socios comerciales sin umbrales financieros; incluso la realización de un pequeño encargo de traducción desencadena una verificación. Otro malentendido se refiere a la notificación de infracciones: algunos piensan que solo tiene sentido notificar si ya se dispone de pruebas sólidas. Sin embargo, nuestro sistema de denuncias está precisamente concebido para casos de sospecha; solicitamos también información sobre observaciones no confirmadas, que luego investigamos internamente. Por último, a menudo se asume que las normas sobre obsequios e invitaciones solo se aplican al contacto directo con clientes. Pero se aplican a todos los terceros externos, incluidos posibles nuevos clientes, proveedores de servicios y auditores. Incluso una invitación a una comida de negocios con un interesado que aún no es cliente debe ser socialmente adecuada. Estas aclaraciones pretenden contribuir a que se comprenda correctamente nuestra práctica de cumplimiento normativo.

¿Qué sucede cuando se detecta una coincidencia de sanciones?

Se produce un acierto sancionador cuando el nombre de un socio comercial o de una persona involucrada en la transacción coincide con una entrada en una lista de sanciones vigente. Internamente, esto desencadena un proceso estandarizado que describimos aquí de forma transparente. En primer lugar, nuestro equipo de cumplimiento valida manualmente el acierto, ya que podría tratarse de una mera coincidencia de nombres sin otras coincidencias. Para ello, verificamos la fecha de nacimiento, la dirección y otros datos de identificación disponibles. Si se confirma el acierto, se detiene inmediatamente la relación comercial: no ejecutamos más pedidos ni aceptamos pagos. El proceso se documenta y, si así lo exige la ley, se notifica a la autoridad competente. Si se trata de una falsa alarma, la verificación se cierra como negativa y el flujo de trabajo se reanuda de inmediato. Solo se le informará del resultado si tiene repercusiones en la colaboración, es decir, en caso de un acierto confirmado o si necesitamos información adicional. Este proceso garantiza que cumplamos con nuestras obligaciones legales sin sobrecargar innecesariamente las relaciones comerciales.