Käytännesäännöt ja pakotteiden noudattaminen

Lainkuuliaisuus & Rehellisyys

Noudatamme voimassa olevaa lakia – poikkeuksetta ja ilman harmaiden alueiden hyödyntämistä. Korruptio, lahjukset ja epäasianmukainen etujen tarjoaminen hylätään; kutsut ja lahjoitukset pysyvät sosiaalisesti hyväksyttävinä. Osalliset ilmoittavat eturistiriidoista ennen päätöksiä.

Pakotteet & Vientivalvonta

Noudatamme Euroopan unionin ja Saksan liittotasavallan pakotesääntöjä. Emme ylläpidä liikesuhteita pakotteiden alaisiin henkilöihin tai organisaatioihin, tarkistamme sopimuskumppanit perustellusta syystä, emmekä tarjoa palveluja, jotka rikkoisivat pakote- tai vientivalvontamääräyksiä. Kohdemarkkinamme ovat EU:n jäsenvaltiot.

Rahanpesun torjunta ja maksujen eheys

Käsittelemme maksut ainoastaan säänneltyjen maksupalveluntarjoajien ja yritystilien kautta; emme vastaanota käteismaksuja. Poikkeavat maksupyynnöt – kolmannen osapuolen maksajien käyttö, epätavalliset summat, liikamaksut hyvitystä vastaan – hylkäämme ja selvitämme ennen palvelun alkamista.

Oikeudenmukaisuus työntekijöitä ja verkostoa kohtaan

Oikeudenmukaiset, sopimuksellisesti selkeät palkkiot tarkastajille, oikea-aikainen maksu, molemminpuolinen luottamuksellisuuden suoja ja kunnioitus alkuperästä, kielestä tai uskonnosta riippumatta ovat yhteistyömme perusedellytyksiä. Emme hyväksy syrjintää tai häirintää.

Rikkomuksista ilmoittaminen

Jokainen, joka havaitsee tämän käytännesäännön rikkomuksen, voi ilmoittaa siitä ilmoituskanavasivulla kuvattuja reittejä pitkin – pyynnöstä luottamuksellisesti. Hyvässä uskossa tehdyt ilmoitukset eivät koskaan aiheuta haittaa ilmoittajalle.

Yleiset väärinkäsitykset

Yleinen väärinkäsitys on, että pakotetarkastuksia tehdään ainoastaan uusille asiakkaille tai sopimuksen alussa. Todellisuudessa teemme tarkastuksia konkreettisen syyn perusteella – kuten epätavallisten maksutapojen tai uusien tietojen yhteydessä – myös jatkuvan liikesuhteen aikana. Toinen väärinkäsitys: Jotkut olettavat, että pienet lahjat tai kutsut ovat aina sallittuja. Käytännesääntömme sallii ne vain sosiaalisesti hyväksyttävissä rajoissa – esimerkiksi kohtuullinen illalliskutsu liike-elämän kontekstissa. Säännölliset etuudet tai kalliit huomionosoitukset, jotka voitaisiin tulkita vaikutusvaltana, eivät ole sallittuja. Lisäksi joskus luullaan, että käteismaksujen ehdottomasta kiellosta voidaan poiketa yksityisasiakkaiden tai pienten summien kohdalla. Näin ei ole: Emme vastaanota käteismaksuja lainkaan, summasta tai tilanteesta riippumatta. Lopuksi jotkut uskovat, että EU:n pakotelistat koskevat ainoastaan EU:n ulkopuolisia maita. Tosiasiassa listat sisältävät myös EU:n sisäisiä pakotteiden kohteita, ja tarkastamme kaikki sopimuskumppanit ilman maantieteellisiä rajoituksia. Nämä selvennykset auttavat välttämään virheellisiä odotuksia ja ymmärtämään paremmin vaatimustenmukaisuuskäytäntöjämme.

Mitä tämä konkreettisesti merkitsee asiakkaille

Kuvatuista periaatteista seuraa asiakkaillemme joitakin konkreettisia vaikutuksia. Kun teette yhteistyötä kanssamme, teidän on varauduttava siihen, että ennen palvelun aloittamista keräämme nimenne ja tarvittaessa muita tunnistetietoja (kuten syntymäajan tai kaupparekisteritiedot). Vertaamme näitä tietoja pakotelistoihin – tämä on puhtaasti tekninen toimenpide, joka yleensä valmistuu muutamassa minuutissa. Teitä ei erikseen informoida tästä, ellei nimenne johda osumaan.

Lisäksi hyväksymme ainoastaan maksut omalta liiketililtänne. Jos kolmas osapuoli haluaa maksaa puolestanne, pyydämme teitä suorittamaan maksun itse tai sopimaan siitä etukäteen kanssamme – käytännössä kuitenkin kieltäydymme tästä yleensä. Myöskään ylimaksuja ja niiden jälkeen tehtäviä palautuspyyntöjä ei suoriteta. Jos toimitatte meille projektin yhteydessä tietoja omista asiakkaistanne tai kumppaneistanne (esimerkiksi lokalisoitua compliance-asiakirjaa varten), käsittelemme niitä luottamuksellisesti ja käytämme niitä vain sovittuun tarkoitukseen.

Nämä toimenpiteet palvelevat yksinomaan lainmukaisuutta ja kaikkien osapuolten suojaa. Pyrimme tekemään prosesseista mahdollisimman vaivattomia laiminlyömättä huolellisuutta. Jos teillä on kysyttävää omaan tapaukseenne liittyvistä vaatimuksista, yhteyshenkilönne vastaa mielellään.

Käytännön esimerkki vaihe vaiheelta

Jotta compliance-käytäntömme olisi konkreettisempi, havainnollistamme tyypillistä prosessia uuden asiakassuhteen aloittamisessa.

Oletetaan, että potentiaalinen asiakas Ranskasta haluaa käyttää lokalisointipalveluitamme. Vaihe 1: Ennen sopimuksen tekemistä keräämme perustiedot – yleensä yrityksen nimen, oikeudellisen muodon, alv-tunnuksen ja laillisen edustajan nimen. Vaihe 2: Vertaamme näitä tietoja tavanomaisiin pakotelistoihin (EU, YK, Bafin). Tämä tapahtuu automaattisesti ja kestää yleensä vain muutaman minuutin. Jos osumaa ei tule, siirrymme vaiheeseen 3: Tarkistamme, kuuluuko haluttu palvelu – esimerkiksi verkkosivuston lokalisointi saksasta ranskaksi – vientivalvontasäännösten piiriin. Koska kyseessä on palvelu ilman teknologiansiirtoa, se ei kuulu tähän. Vaihe 4: Pyydämme asiakasta suorittamaan maksun omalta liiketililtään. Kun maksu saapuu, palvelu suoritetaan.

Jos asiakas sen sijaan antaisi kolmannen osapuolen maksaa tai tarjoaisi käteismaksua, tämä johtaisi heti perusteellisempaan tarkastukseen. Myös jos asiakkaan nimi johtaisi osumaan pakotelistalla, meidän olisi kieltäydyttävä asiakassuhteesta. Tämä esimerkki osoittaa, kuinka järjestelmällisiä ja samalla tehokkaita tarkastuksemme ovat.

Sisäinen menettelymme

Baduno GmbH:ssa käytännesääntöjen noudattamista ei valvo ainoastaan johto, vaan se on integroitu päivittäisiin työprosesseihin.

Jokainen uusi työntekijä ja uusi freelance-tarkastaja saa yhteistyön alussa lyhennelmän säännöistä ja vahvistaa kirjallisesti tulleensa niistä tietoiseksi. Toimeksiantoa hyväksyttäessä projektipäällikön on ennen suorituksen aloittamista tarkistettava asiakkaan henkilöllisyys ja tehtävä pakotelistatarkistus. Tämä dokumentoidaan CRM-järjestelmäämme. Epätavallisia maksutoiveita varten – esimerkiksi jos kolmas osapuoli haluaa maksaa tai maksu on ylisuuri – on olemassa eskalointiprosessi: asianomainen käsittelijä ohjaa tapauksen vaatimustenmukaisuusvastaaville, jotka tarkistavat ja päättävät asiasta. Hyväksyntä annetaan vain, jos maksutoive ei selvästi viittaa rahanpesuun tai pakotteiden kiertämiseen.

Lisäksi järjestämme vuosittain sisäisen vaatimustenmukaisuuskoulutuksen, jossa käsitellään ajankohtaisia pakotejärjestelmiä, tyypillisiä riskejä ja ilmoituskanavia. Tarkastajaverkostoamme tiedotetaan olennaisista muutoksista tiedotuskirjeellä. Erityistapauksissa – kuten uuden EU-pakoteasetuksen yhteydessä – annetaan ad-hoc-tiedotus. Nämä sisäiset prosessit varmistavat, että kaikki osapuolet noudattavat aina samoja standardeja.

Käsitteet selitetty ymmärrettävästi

Käytännesäännöissämme esiintyy joitakin juridisia erityistermejä, jotka eivät aina ole asiakkaille ja kumppaneille itsestäänselviä. Seuraavassa selitämme tärkeimmät.

Sosiaalisesti hyväksyttävä kehys: Tämä termi kuvaa etuuksia tai kutsuja, joita pidetään liike-elämässä tavanomaisina ja asianmukaisina ja jotka eivät anna vaikutelmaa epäasiallisesta vaikuttamisesta. Esimerkki: Yhteinen lounas asiakaskeskustelun jälkeen, jossa kustannukset pysyvät kohtuullisina (noin 30 euroa henkilöä kohden), on sosiaalisesti hyväksyttävää. Sen sijaan säännölliset illalliset ylellisissä ravintoloissa tai matkakustannusten korvaaminen eivät enää olisi sosiaalisesti hyväksyttäviä.

Pakotelistat: Nämä ovat julkisesti saatavilla olevia luetteloita, joissa on henkilöitä, organisaatioita tai maita, joihin EU tai Saksa on kohdistanut taloudellisia pakotteita. Tunnetuimpia ovat EU-neuvoston yhdistetty luettelo ja Saksan finanssivalvonnan (BaFin) pakotelista. Osuma tällaisella listalla tarkoittaa yleensä, että liikesuhdetta ei saa aloittaa tai jatkaa.

Vientivalvonta: Tällä tarkoitetaan kansallisia ja EU:n laajuisia määräyksiä, jotka rajoittavat tiettyjen tavaroiden, ohjelmistojen tai teknologioiden vientiä. Verkkosivustojen lokalisointipalveluillemme tällä ei ole käytännössä merkitystä, koska kyse on puhtaista kielipalveluista, jotka eivät kuulu vientivalvonnan piiriin. Tarkistamme tämän kuitenkin tapauskohtaisesti varmistaaksemme, ettemme tarjoa kiellettyjä palveluja.

Käytännön esimerkki askel askeleelta

Kuvitellaan, että uusi asiakas Ranskasta tilaa verkkosivustonsa lokalisoinnin. Prosessi etenee teidän kannaltanne seuraavasti: Ensin keräämme nimenne ja yritystietonne – kuten SIRET-numeron tai kaupparekisteritiedot. Vertaamme näitä tietoja voimassa oleviin EU:n pakkausluetteloihin automaattisesti, ja se tapahtuu muutamassa minuutissa. Osuma on erittäin harvinainen; jos sellainen ilmenee, otamme teihin yhteyttä selvittääksemme asian. Samanaikaisesti tarkistamme, kuuluuko maanne tai toimialanne erityisten vientivalvontasääntöjen piiriin – EU:n sisäisille yrityksille tämä on yleensä ongelmatonta.

Seuraavaksi sovimme maksuehdoista: saatte laskun yritystilillenne, ja maksatte sen samalta tililtä. Emme hyväksy käteismaksua tai kolmannen osapuolen suorittamaa maksua, ei edes pienille summille. Jos joku freelancer-tarkastajistamme vahingossa pyytää epätavallista maksua, sisäinen valvontamme puuttuu asiaan: Compliance-tiimimme pysäyttäisi prosessin ja selvittäisi asian kaikkien osapuolten kanssa. Koko prosessi on suunniteltu niin, että te rehellisenä asiakkaana ette huomaa siitä mitään – se toimii taustalla ilman viivettä.

Sisäinen prosessimme

Kun meillä on sisäinen compliance-tarkastus, se kulkee useiden vaiheiden läpi. Ensin vastuuhenkilö tunnistaa konkreettisen syyn – kuten uuden asiakkaan tilaus, epätavallinen maksupyyntö tai liikesuhteen muutos. Sen jälkeen hän vertaa asiaankuuluvia tietoja automaattisesti EU:n ja liittovaltion talous- ja vientivalvontaviraston pakkausluetteloihin. Tämä vertailu tehdään sertifioidulla ohjelmistolla ja dokumentoidaan. Jos osuma (”hit”) ilmenee, asia eskaloidaan välittömästi johdolle; käytännössä voi olla kyse virheellisestä tarkistuksesta, jonka sitten selvitämme henkilöllisyyden todentamisella.

Samanaikaisesti tarkistamme, kuuluuko pyydetty palvelu vientivalvontasäännösten piiriin – esimerkiksi ohjelmisto, jossa on salauskomponentteja. Puhtaissa verkkosivujen lokalisointiprojekteissa tämä on harvinaista, mutta tarkistamme sen kaikille tilauksille. Kun compliance-yksikkö on hyväksynyt asian, tilaus käsitellään normaalisti. Kaikki tarkastukset kirjataan tilintarkastusvarmaan lokiin. Tavoitteena on tunnistaa oikeudelliset riskit varhaisessa vaiheessa ilman että toimintaa tarpeettomasti kuormitetaan.

Keskeiset käsitteet selkeästi selitetty

Jotta compliance-periaatteemme olisi helpompi ymmärtää, selitämme keskeiset käsitteet: 'Pakotelistoilla' tarkoitamme Euroopan unionin virallisia luetteloita, joihin on merkitty henkilöitä, yrityksiä ja järjestöjä, joihin on kohdistettu taloudellisia tai rahoituksellisia toimenpiteitä. Osuma tällaisella listalla ei automaattisesti tarkoita rikosta, vaan sitä, että olemme lain mukaan velvollisia olemaan harjoittamatta liiketoimintaa. 'Vienninvalvonta' tarkoittaa tarkastuksia, joilla selvitetään, voidaanko tuote tai palvelu toimittaa tiettyihin maihin tai tietyille vastaanottajille. Lokalisointipalveluidemme osalta tämä on yleensä merkityksellistä vain salausohjelmistojen tai sellaisten asiakkaiden kohdalla, jotka ovat sijoittautuneet kolmansiin maihin.

'Rahanpesun torjunta' kattaa toimenpiteet, kuten sopimuskumppaneiden henkilöllisyyden tarkistamisen, epätavallisten maksuvirtojen seurannan ja ilmoitusvelvollisuuden epäilyttävistä liiketoimista. Emme itse ole suoraan velvollisia tekemään ilmoituksia, koska emme ole rahoituslaitos, mutta hylkäämme epäilyttävät tapahtumat. 'Sosiaalisesti hyväksyttävä viitekehys' on oikeudellinen termi, jonka mukaan vähäiset huomionosoitukset, kuten kahvi tai yksinkertainen liikelounas, ovat sallittuja, jos ne eivät luo vaikutelmaa lahjonnasta. Epävarmoissa tilanteissa valitsemme aina rajoittavamman vaihtoehdon.

Yhteensopivuus muiden ohjeidemme kanssa

Tämä käytännesäännöstö ei ole erillinen asiakirja, vaan osa Baduno GmbH:n kattavaa compliance-kehystä. Se määrittelee keskeiset eettiset ja oikeudelliset periaatteet, ja sitä täydennetään tarkemmilla käytännöillä. Säännöstö toimii tiiviissä yhteistyössä tietosuojakäytäntömme kanssa, joka säätelee henkilötietojen käsittelyä. Esimerkiksi pakotelistan tarkistuksen yhteydessä pyydämme nimesi ja tarvittaessa syntymäaikasi – toimenpide, joka toteutetaan tietojen minimoinnin ja tarkoitussidonnaisuuden periaatteiden mukaisesti. Tietoturvakäytäntömme varmistaa, että nämä tiedot ovat suojattuja siirron ja tallennuksen aikana. Lahjoja ja kutsuja koskeva käytäntö tarkentaa, mikä säännöstön puitteissa katsotaan sosiaalisesti hyväksyttäväksi. Myös ilmoittajansuojelukäytäntö, jota kuvataan erillisellä ilmoittajansuojelusivulla, täydentää säännöstöä antamalla yksityiskohtaiset ohjeet rikkomuksista ilmoittamiseen. Yhteenvetona: Säännöstö antaa arvot, muut käytännöt kääntävät ne konkreettisiksi toimintaohjeiksi työarkeen. Näin syntyy ristiriidaton järjestelmä, joka edistää lainmukaisuutta, rehellisyyttä ja läpinäkyvyyttä. Sinulle asiakkaana tämä tarkoittaa, että tietojasi ja maksujasi käsitellään yhdenmukaisten, korkeiden standardien mukaisesti.

Muita yleisiä väärinkäsityksiä

Edellä käsiteltyjen väärinkäsitysten lisäksi kohtaamme käytännössä muita oletuksia, jotka haluamme selventää. Yleinen harhaluulo on, että sanktiotarkastuksia tehdään vain tietyn liikevaihdon tai transaktiovolyymin ylittyessä. Todellisuudessa tarkastamme kaikki liikekumppanit ilman taloudellisia kynnysarvoja – jo pienen käännöstoimeksiannon tekeminen laukaisee tarkastuksen. Toinen väärinkäsitys koskee rikkomusten ilmoittamista: jotkut olettavat, että ilmoitus on hyödyllinen vain, jos käytettävissä on konkreettisia todisteita. Ilmoituskanavamme on kuitenkin tarkoitettu nimenomaan epäilytapauksiin – pyydämme ilmoituksia myös vahvistamattomista havainnoista, jotka sitten tarkastamme sisäisesti. Lopuksi usein luullaan, että lahjoja ja kutsuja koskevat säännöt koskevat vain suoraa asiakaskontaktia. Ne koskevat kuitenkin kaikkia ulkopuolisia tahoja, mukaan lukien mahdolliset uudet asiakkaat, palveluntarjoajat ja tarkastajat. Myös kutsu liikeillalliselle sellaisen henkilön kanssa, joka ei vielä ole asiakas, on oltava sosiaalisesti hyväksyttävä. Näiden selvennysten tarkoituksena on varmistaa, että compliance-käytäntömme ymmärretään oikein.

Mitä tapahtuu sanktio-osuman sattuessa?

Sanktio-osuma syntyy, kun liikekumppanin tai transaktioon osallistuvan henkilön nimi täsmää voimassaolevan sanktiolistan merkinnän kanssa. Sisäisesti tämä laukaisee standardoidun menettelyn, jonka kuvaamme tässä läpinäkyvästi. Ensinnäkin compliance-tiimimme vahvistaa osuman manuaalisesti, koska kyseessä voi olla nimien yhtäläisyys ilman muita täsmäyksiä. Tarkistamme syntymäajan, osoitteen ja muut saatavilla olevat tunnistetiedot. Jos osuma vahvistuu, liikesuhde keskeytetään välittömästi: emme suorita uusia toimeksiantoja emmekä vastaanota maksuja. Tapahtuma dokumentoidaan ja – jos laki sitä edellyttää – ilmoitetaan toimivaltaiselle viranomaiselle. Jos kyseessä on väärä hälytys, tarkastus todetaan negatiiviseksi ja liiketoiminta jatkuu viipymättä. Sinulle ilmoitetaan tuloksesta vain, jos sillä on vaikutusta yhteistyöhön, eli vahvistetun osuman tapauksessa tai jos tarvitsemme lisätietoja. Tämä prosessi varmistaa, että täytämme lakisääteiset velvoitteemme rasittamatta tarpeettomasti liikesuhteita.