Verhaltenskodex & Sanktions-Compliance

Rechtstreue & Integrität

Wir halten geltendes Recht ein – ohne Ausnahme und ohne Grauzonen-Optimierung. Korruption, Bestechung und unlautere Vorteilsgewährung lehnen wir ab; Einladungen und Zuwendungen bewegen sich im sozialadäquaten Rahmen. Interessenkonflikte legen Beteiligte offen, bevor Entscheidungen fallen.

Sanktionen & Exportkontrolle

Wir beachten die Sanktionsregime der Europäischen Union und der Bundesrepublik Deutschland. Wir unterhalten keine Geschäftsbeziehungen zu sanktionierten Personen oder Einrichtungen, prüfen bei begründetem Anlass unsere Vertragspartner und erbringen keine Leistungen, die Sanktions- oder Exportkontrollvorschriften verletzen würden. Unser Zielmarkt sind die Mitgliedstaaten der EU.

Geldwäscheprävention & Zahlungsintegrität

Zahlungen wickeln wir ausschließlich über regulierte Zahlungsdienstleister und Geschäftskonten ab; Barzahlungen nehmen wir nicht an. Ungewöhnliche Zahlungswünsche – Dritte als Zahler, auffällige Stückelungen, Überzahlungen mit Rückerstattungsbitte – lehnen wir ab und klären sie vor Leistungsbeginn.

Fairness gegenüber Mitarbeitenden & Netzwerk

Faire, vertraglich klare Honorare für Prüferinnen und Prüfer, pünktliche Zahlung, Vertraulichkeitsschutz in beide Richtungen und Respekt unabhängig von Herkunft, Sprache oder Religion sind Grundbedingungen unserer Zusammenarbeit. Diskriminierung und Belästigung dulden wir nicht.

Verstöße melden

Wer einen Verstoß gegen diesen Kodex beobachtet, kann ihn über die auf der Hinweisgeber-Seite beschriebenen Wege melden – auf Wunsch vertraulich. Meldungen in gutem Glauben führen niemals zu Nachteilen für die meldende Person.

Häufige Missverständnisse

Ein häufiges Missverständnis ist, dass die Sanktionsprüfung nur bei neuen Kunden oder zu Vertragsbeginn stattfinde. Tatsächlich führen wir bei konkretem Anlass – etwa bei ungewöhnlichen Zahlungsmustern oder neuen Informationen – auch während der laufenden Geschäftsbeziehung Prüfungen durch. Ein weiteres: Manche gehen davon aus, dass kleine Geschenke oder Einladungen grundsätzlich in Ordnung seien. Unser Kodex erlaubt diese nur im sozialadäquaten Rahmen – etwa eine moderate Einladung zum Essen im geschäftlichen Kontext. Nicht erlaubt sind regelmäßige Zuwendungen oder teure Aufmerksamkeiten, die als Beeinflussung aufgefasst werden könnten. Auch wird manchmal angenommen, dass die strikte Ablehnung von Barzahlungen für Privatkunden oder sehr kleine Beträge gelockert sei. Das ist nicht der Fall: Wir nehmen generell keine Barzahlungen an, unabhängig von Höhe oder Anlass. Schließlich glauben einige, dass die EU-Sanktionslisten nur für Länder außerhalb der EU relevant seien. Dabei umfassen die Listen auch sanktionierte Personen innerhalb der EU, und wir prüfen alle Vertragspartner ohne geografische Einschränkung. Diese Klarstellungen helfen, Fehlerwartungen zu vermeiden und unsere Compliance-Praxis besser zu verstehen.

Was das für Kunden konkret bedeutet

Für unsere Kunden ergeben sich aus den beschriebenen Grundsätzen einige konkrete Auswirkungen. Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, müssen Sie damit rechnen, dass wir vor Leistungsbeginn Ihren Namen und ggf. weitere Identifikationsdaten (wie Geburtsdatum oder Registereintrag) erheben. Diese Daten gleichen wir mit Sanktionslisten ab – ein rein technischer Vorgang, der in der Regel innerhalb weniger Minuten abgeschlossen ist. Sie werden darüber nicht gesondert informiert, es sei denn, Ihr Name führt zu einem Treffer.

Ferner akzeptieren wir ausschließlich Zahlungen von Ihrem eigenen Geschäftskonto. Sollte ein Dritter für Sie zahlen wollen, bitten wir Sie, die Zahlung selbst zu veranlassen oder dies vorab mit uns abzustimmen – was wir jedoch in der Praxis meist ablehnen. Auch Überzahlungen mit anschließender Rückerstattungsbitte werden nicht durchgeführt. Falls Sie uns im Rahmen eines Projekts Informationen über Ihre eigenen Kunden oder Partner zur Verfügung stellen (etwa für ein lokalisiertes Compliance-Dokument), gehen wir vertraulich damit um und nutzen sie nur für den vereinbarten Zweck.

Diese Maßnahmen dienen allein der Rechtstreue und dem Schutz aller Beteiligten. Wir bemühen uns, die Prozesse so unaufwendig wie möglich zu gestalten, ohne die Sorgfalt zu vernachlässigen. Bei Rückfragen zu den konkreten Anforderungen in Ihrem Fall steht Ihnen Ihr Ansprechpartner gern zur Verfügung.

Praxisbeispiel Schritt für Schritt

Um unsere Compliance-Praxis greifbarer zu machen, soll ein typischer Ablauf veranschaulichen, wie wir bei einer neuen Geschäftsbeziehung vorgehen.

Nehmen wir an, ein potenzieller Kunde aus Frankreich möchte unsere Lokalisierungsdienstleistungen in Anspruch nehmen. Schritt 1: Vor Vertragsabschluss erheben wir grundlegende Identifikationsdaten – in der Regel den Namen des Unternehmens, die Rechtsform, die Umsatzsteuer-ID und den Namen des gesetzlichen Vertreters. Schritt 2: Diese Daten gleichen wir mit den gängigen Sanktionslisten (EU, UN, Bafin) ab. Dieser Vorgang erfolgt automatisiert und dauert meist nur wenige Minuten. Ergibt sich kein Treffer, fahren wir mit Schritt 3 fort: Wir prüfen, ob die gewünschte Leistung – etwa eine Website-Lokalisierung von Deutsch ins Französische – unter Exportkontrollvorschriften fällt. Da es sich um eine Dienstleistung ohne Technologietransfer handelt, ist dies hier nicht der Fall. Schritt 4: Wir fordern den Kunden auf, die Zahlung von einem eigenen Geschäftskonto zu leisten. Geht die Zahlung ein, wird die Leistung erbracht.

Würde der Kunde hingegen von einem Dritten zahlen lassen oder eine Zahlung in bar anbieten, würde dies sofort zu einer vertieften Prüfung führen. Auch wenn der Name des Kunden einen Treffer auf einer Sanktionsliste ergäbe, müssten wir die Geschäftsbeziehung ablehnen. Dieses Beispiel zeigt, wie systematisch und gleichzeitig effizient unsere Prüfungen ablaufen.

Interner Ablauf bei uns

Die Einhaltung des Verhaltenskodex wird bei der Baduno GmbH nicht nur vom Management überwacht, sondern in die täglichen Arbeitsabläufe integriert.

Jeder neue Mitarbeitende und jeder neue freiberufliche Prüfer erhält bei Beginn der Zusammenarbeit eine Kurzfassung des Kodex und bestätigt deren Kenntnisnahme schriftlich. Bei der Auftragsannahme ist der Projektmanager verpflichtet, vor Leistungsbeginn die Identität des Kunden zu prüfen und einen Sanktionslistenabgleich durchzuführen. Dies wird in unserem CRM-System dokumentiert. Für ungewöhnliche Zahlungswünsche – etwa wenn ein Dritter zahlen möchte oder eine Überzahlung vorliegt – ist ein Eskalationsprozess hinterlegt: Der zuständige Sachbearbeiter leitet den Fall an die Compliance-Verantwortlichen weiter, die den Vorgang prüfen und entscheiden. Eine Freigabe erfolgt nur, wenn der Zahlungswunsch eindeutig nicht auf Geldwäsche oder Sanktionsumgehung hindeutet.

Darüber hinaus führen wir jährlich eine interne Compliance-Schulung durch, in der aktuelle Sanktionsregime, typische Gefahren und Meldewege behandelt werden. Unser Prüfernetzwerk wird über ein Rundschreiben zu relevanten Änderungen informiert. Bei konkretem Anlass – etwa einer neuen EU-Sanktionsverordnung – erfolgt eine ad-hoc-Unterrichtung. Diese internen Prozesse stellen sicher, dass alle Beteiligten jederzeit die gleichen Standards anwenden.

Begriffe verständlich erklärt

In unserem Verhaltenskodex tauchen einige juristische Fachbegriffe auf, die für Kunden und Partner nicht immer selbsterklärend sind. Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten.

Sozialadäquater Rahmen: Dieser Begriff beschreibt Zuwendungen oder Einladungen, die im Geschäftsleben als üblich und angemessen gelten und nicht den Eindruck einer unlauteren Beeinflussung erwecken. Ein Beispiel: Ein gemeinsames Mittagessen im Anschluss an ein Kundengespräch, bei dem die Kosten in einem moderaten Rahmen (etwa 30 Euro pro Person) bleiben, ist sozialadäquat. Nicht mehr sozialadäquat wären hingegen regelmäßige Abendessen in luxuriösen Restaurants oder die Übernahme von Reisekosten.

Sanktionslisten: Dies sind öffentlich zugängliche Verzeichnisse, die Personen, Organisationen oder Länder aufführen, gegen die die EU oder Deutschland wirtschaftliche Sanktionen verhängt hat. Zu den bekanntesten gehören die Konsolidierte Liste des EU-Rates und die Sanktionsliste der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Ein Treffer auf einer solchen Liste bedeutet in der Regel, dass keine Geschäftsbeziehung aufgenommen oder fortgeführt werden darf.

Exportkontrolle: Damit sind nationale und EU-weite Vorschriften gemeint, die die Ausfuhr bestimmter Güter, Software oder Technologien beschränken. Für unsere Dienstleistungen im Bereich Website-Lokalisierung spielt dies praktisch keine Rolle, da es sich um reine Sprachdienstleistungen handelt, die nicht unter Exportkontrollen fallen. Dennoch prüfen wir dies im Einzelfall, um sicherzustellen, dass wir keine verbotenen Leistungen erbringen.

Praxisbeispiel Schritt für Schritt

Stellen Sie sich vor, ein neuer Kunde aus Frankreich beauftragt uns mit der Lokalisierung seiner Website. Für Sie als Kunden läuft der Prozess so ab: Zunächst erheben wir Ihren Namen und Ihre Firmendaten – etwa die SIRET-Nummer oder das Handelsregister. Diese Informationen gleichen wir mit den gängigen EU-Sanktionslisten ab, was automatisiert und innerhalb weniger Minuten geschieht. Ein Treffer ist äußerst selten; sollte er auftreten, melden wir uns bei Ihnen zur Klärung. Parallel prüfen wir, ob Ihr Land oder Ihre Branche besonderen Exportkontrollen unterliegt – für Unternehmen innerhalb der EU ist dies in der Regel unproblematisch.

Im nächsten Schritt vereinbaren wir Zahlungsmodalitäten: Sie erhalten eine Rechnung auf Ihr Geschäftskonto, die Sie von ebendiesem Konto überweisen. Barzahlung oder Zahlung durch Dritte lehnen wir ab, selbst bei Kleinbeträgen. Sollte ein Mitarbeiter eines unserer freiberuflichen Prüfer versehentlich eine ungewöhnliche Zahlung anfordern, greift unsere interne Kontrolle: Unser Compliance-Team würde den Vorgang stoppen und mit allen Beteiligten klären. Der gesamte Prozess ist darauf ausgelegt, dass Sie als rechtschaffener Kunde nichts davon spüren – er läuft im Hintergrund, ohne Verzögerung.

Interner Ablauf bei uns

Wenn bei uns intern eine Compliance-Prüfung ansteht, durchläuft sie mehrere Stationen. Zunächst identifiziert der verantwortliche Mitarbeiter einen konkreten Anlass – etwa einen Neukundenauftrag, eine ungewöhnliche Zahlungsanfrage oder eine Änderung der Geschäftsbeziehung. Anschließend gleicht er die relevanten Daten automatisiert mit den Sanktionslisten der EU und des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle ab. Dieser Abgleich erfolgt über eine zertifizierte Software und wird dokumentiert. Bei einem Treffer („Hit“) wird der Fall sofort von der Geschäftsführung eskaliert; in der Praxis ist eine Fehlprüfung möglich, die wir dann durch persönliche Identifikation klären.

Parallel prüfen wir, ob die angefragte Leistung selbst unter Exportkontrollvorschriften fällt – etwa bei Software mit Verschlüsselungskomponenten. Für reine Website-Lokalisierungsprojekte ist dies selten der Fall, dennoch prüfen wir es für alle Aufträge. Nach Freigabe durch die Compliance-Stelle wird der Auftrag regulär bearbeitet. Alle Prüfungen werden in einem revisionssicheren Log festgehalten. Ziel ist es, rechtliche Risiken frühzeitig zu erkennen, ohne den laufenden Betrieb unnötig zu belasten.

Begriffe verständlich erklärt

Um unsere Compliance-Grundsätze besser einordnen zu können, erläutern wir zentrale Begriffe: Unter „Sanktionslisten“ verstehen wir die offiziellen Listen der Europäischen Union, die Personen, Unternehmen und Organisationen aufführen, gegen die wirtschaftliche oder finanzielle Maßnahmen verhängt wurden. Ein Treffer auf diesen Listen bedeutet nicht automatisch eine Straftat, sondern dass wir rechtlich verpflichtet sind, keine Geschäfte abzuwickeln. „Exportkontrolle“ bezeichnet Prüfungen, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung in bestimmte Länder oder an bestimmte Empfänger geliefert werden darf. Bei unseren Lokalisierungsleistungen ist dies in der Regel nur bei Verschlüsselungstechnik oder wenn Kunden in Drittstaaten ansässig sind, relevant.

„Geldwäscheprävention“ umfasst Maßnahmen wie die Identitätsprüfung von Vertragspartnern, die Überwachung ungewöhnlicher Zahlungsströme und die Meldepflicht bei verdächtigen Transaktionen. Wir selbst sind nicht direkt verpflichtet, diese Meldungen zu erstatten, da wir kein Finanzinstitut sind, aber wir lehnen verdächtige Vorgänge ab. „Sozialadäquater Rahmen“ ist ein Rechtsbegriff, der besagt, dass geringfügige Aufmerksamkeiten wie ein Kaffee oder ein einfaches Geschäftsessen zulässig sind, wenn sie nicht den Eindruck der Bestechlichkeit erwecken. Bei Unsicherheiten entscheiden wir uns stets für die restriktive Variante.

Zusammenspiel mit unseren anderen Richtlinien

Dieser Verhaltenskodex ist kein isoliertes Dokument, sondern Teil eines umfassenden Compliance-Rahmenwerks bei der Baduno GmbH. Er legt die grundlegenden ethischen und rechtlichen Prinzipien fest und wird durch spezifischere Richtlinien ergänzt. So arbeitet der Kodex eng mit unserer Datenschutzrichtlinie zusammen, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Beispielsweise fordern wir bei einer Sanktionsprüfung Ihren Namen und ggf. Ihr Geburtsdatum an – ein Vorgang, der nach den Grundsätzen der Datenminimierung und Zweckbindung erfolgt. Unsere IT-Sicherheitsrichtlinie stellt sicher, dass diese Daten während der Übertragung und Speicherung geschützt sind. Die Richtlinie zur Vergabe von Geschenken und Einladungen konkretisiert, was im Rahmen des Kodex als sozialadäquat gilt. Auch die Hinweisgeberrichtlinie, die auf der separaten Hinweisgeber-Seite beschrieben ist, ergänzt den Kodex, indem sie den Meldeweg für Verstöße detailliert vorgibt. Zusammengefasst: Der Kodex gibt die Werte vor, die anderen Richtlinien übersetzen diese in konkrete Handlungsanweisungen für den Arbeitsalltag. So entsteht ein widerspruchsfreies System, das Rechtstreue, Integrität und Transparenz gleichermaßen fördert. Für Sie als Kunde bedeutet dies, dass Ihre Daten und Zahlungen nach einheitlichen, hohen Standards behandelt werden.

Weitere häufige Missverständnisse

Neben den bereits erläuterten Missverständnissen begegnen uns in der Praxis weitere Annahmen, die wir hier klarstellen möchten. Ein verbreiteter Irrglaube ist, dass Sanktionsprüfungen nur ab einem bestimmten Umsatz oder Transaktionsvolumen durchgeführt werden. Tatsächlich prüfen wir alle Geschäftspartner ohne finanzielle Schwellen – bereits der Abschluss eines kleinen Übersetzungsauftrags löst eine Prüfung aus. Ein weiteres Missverständnis betrifft die Meldung von Verstößen: Manche gehen davon aus, dass eine Meldung nur dann sinnvoll sei, wenn man bereits handfeste Beweise hat. Unser Hinweisgebersystem ist jedoch gerade für den Verdachtsfall gedacht – wir bitten auch um Hinweise auf unbestätigte Beobachtungen, die wir dann intern prüfen. Schließlich wird oft angenommen, dass die Regelungen zu Geschenken und Einladungen nur für den direkten Kontakt mit Kunden gelten. Sie gelten jedoch für alle externen Dritten, einschließlich potenzieller Neukunden, Dienstleister und Prüfer. Auch eine Einladung zu einem Geschäftsessen mit einem Interessenten, der noch nicht Kunde ist, muss sozialadäquat sein. Diese Klarstellungen sollen dazu beitragen, dass die Compliance-Praxis bei uns korrekt verstanden wird.

Was passiert bei einem Sanktionstreffer?

Ein Sanktionstreffer liegt vor, wenn der Name eines Geschäftspartners oder einer an der Transaktion beteiligten Person mit einem Eintrag auf einer gültigen Sanktionsliste übereinstimmt. Intern löst dies einen standardisierten Ablauf aus, den wir hier transparent beschreiben. Zunächst wird der Treffer durch unser Compliance-Team manuell validiert, da es sich um eine Namensgleichheit ohne weitere Übereinstimmungen handeln kann. Wir prüfen dazu Geburtsdatum, Anschrift und andere verfügbare Identifikationsmerkmale. Bestätigt sich der Treffer, wird die Geschäftsbeziehung sofort gestoppt: Wir führen keine weiteren Aufträge aus und nehmen keine Zahlungen mehr entgegen. Der Vorgang wird dokumentiert und – sofern rechtlich erforderlich – der zuständigen Behörde gemeldet. Handelt es sich um einen Fehlalarm, wird die Prüfung als negativ abgeschlossen und der Geschäftsablauf unverzüglich fortgesetzt. Sie werden über das Ergebnis nur informiert, wenn es Auswirkungen auf die Zusammenarbeit hat, also bei einem bestätigten Treffer oder wenn wir zusätzliche Informationen benötigen. Dieser Prozess gewährleistet, dass wir unseren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen, ohne die Geschäftsbeziehungen unnötig zu belasten.