Kodiċi ta’ Kondotta & Konformità ta’ Sanzjonijiet

Lealtà leġittima & Integrità

Aħna nirrispettaw il-liġi applikabbli – mingħajr eċċezzjoni u mingħajr ottimizzazzjoni ta’ żoni griżi. Nirrifjutaw korruzzjoni, tixħim, u għoti ta’ vantaġġi inġusti; stediniet u donazzjonijiet jibqgħu fil-limiti soċjalment aċċettabbli. Il-kunflitti ta’ interessi jiġu żvelati mill-persuni kkonċernati qabel ma jittieħdu deċiżjonijiet.

Sanzjonijiet & Kontroll ta' l-Esportazzjoni

Aħna nirrispettaw ir-reġimi ta' sanzjonijiet ta' l-Unjoni Ewropea u tar-Repubblika Federali tal-Ġermanja. Ma nżommu l-ebda relazzjoni kummerċjali ma' persuni jew entitajiet sanzjonati, niċċekkjaw lill-imsieħba kuntrattwali tagħna meta jkun hemm raġuni valida, u ma nipprovdu l-ebda servizz li jikser ir-regolamenti dwar is-sanzjonijiet u l-kontroll ta' l-esportazzjoni. Is-suq fil-mira tagħna huma l-istati membri ta' l-UE.

Prevenzjoni tal-ħasil tal-flus & Integrità tal-Ħlasijiet

Aħna nittrattaw il-ħlasijiet biss permezz ta' fornituri ta' servizzi ta' ħlas regolati u kontijiet kummerċjali; ma naċċettawx ħlasijiet fi flus kontanti. Talbiet ta' ħlas mhux tas-soltu – terzi persuni bħala min iħallas, denominazzjonijiet suspettużi, ħlasijiet żejda b'talba ta' rifużjoni – niċħduhom u niċċarawhom qabel ma nibdew is-servizz.

Ġustizzja lejn impjegati u netwerk

Ħlasijiet ġusti u kuntrattwalment ċari għall-verifikaturi, ħlas fil-ħin, protezzjoni tal-kunfidenzjalità fiż-żewġ direzzjonijiet, u rispett indipendentement mill-oriġini, lingwa jew reliġjon huma kundizzjonijiet bażiċi tal-kooperazzjoni tagħna. Ma naċċettawx diskriminazzjoni u fastidju.

Rapporta ksur

Min josserva ksur ta’ dan il-kodiċi jista’ jirrapportah permezz tal-modi deskritti fuq il-paġna tal-whistleblower – b’mod kunfidenzjali jekk jixxiequ. Rapporti magħmula b’fidi tajba qatt ma jwasslu għal żvantaġġi għall-persuna li tirrapporta.

Kunċetti żbaljati komuni

Kunċett żbaljat komuni huwa li l-verifika tas-sanzjonijiet isseħħ biss ma' klijenti ġodda jew fil-bidu tal-kuntratt. Fil-fatt, aħna nwettqu verifiki waqt relazzjoni kummerċjali attiva meta jkun hemm raġuni speċifika – pereżempju, mudelli ta' ħlas mhux tas-soltu jew informazzjoni ġdida. Ieħor: Uħud jassumu li rigali żgħar jew stediniet huma ġeneralment aċċettabbli. Il-kodiċi tagħna jippermettihom biss f'kuntest soċjalment xieraq – pereżempju, stedina moderata għall-ikel f'kuntest tan-negozju. Mhumiex permessi kontribuzzjonijiet regolari jew attenzjonijiet għaljin li jistgħu jitqiesu bħala influwenza. Kultant jingħad ukoll li r-rifjut qawwi ta' ħlasijiet fi flus kontanti huwa maħlul għal klijenti privati jew ammonti żgħar ħafna. Dan mhux il-każ: Aħna ġeneralment ma naċċettawx ħlasijiet fi flus kontanti, irrispettivament mill-ammont jew raġuni. Fl-aħħar nett, xi wħud jemmnu li l-listi ta' sanzjonijiet tal-UE huma rilevanti biss għal pajjiżi barra mill-UE. Madankollu, il-listi jinkludu wkoll persuni suġġetti għal sanzjonijiet fi ħdan l-UE, u aħna nivverifikaw lill-partijiet kollha tal-kuntratt mingħajr restrizzjoni ġeografika. Dawn iċ-ċarifiki jgħinu biex jevitaw aspettattivi żbaljati u jifhmu aħjar il-prattika ta' konformità tagħna.

Xi jfisser dan konkretament għall-klijenti

Għall-klijenti tagħna, il-prinċipji deskritti jħallu konsegwenzi konkreti. Jekk taħdem magħna, trid tistenna li qabel ma nibdew is-servizz, niġbru ismek u, jekk meħtieġ, dejta oħra ta' identifikazzjoni (bħad-data tat-twelid jew reġistrazzjoni). Dawn id-dejta nqabblu mal-listi ta' sanzjonijiet – proċess purament tekniku li ġeneralment jitlesta fi ftit minuti. M'intix se tiġi infurmat separatament, sakemm ismek ma jħabbatx.

Barra minn hekk, naċċettaw biss ħlasijiet mill-kont kummerċjali tiegħek stess. Jekk terza persuna tixtieq tħallas għalik, nitolbuk li tagħmel il-ħlas int stess jew tikkordina dan magħna minn qabel – iżda fil-prattika ġeneralment niċħdu dan. Lanqas ma nagħmlu ħlasijiet żejda segwiti minn talba għal rifużjoni. Jekk tipprovdilna informazzjoni dwar il-klijenti jew l-imsieħba tiegħek fil-kuntest ta' proġett (pereżempju għal dokument ta' konformità lokalizzat), aħna nittrattawha b'mod kunfidenzjali u nużawha biss għall-iskop miftiehem.

Dawn il-miżuri huma biss għall-fedeltà legali u l-protezzjoni tal-partijiet kollha. Aħna nistinkaw biex inżommu l-proċessi kemm jista' jkun sempliċi, mingħajr ma ninjoraw id-diliġenza. Għal mistoqsijiet dwar ir-rekwiżiti konkreti fil-każ tiegħek, il-persuna ta' kuntatt tiegħek hija disponibbli.

Eżempju Prattiku Pass Wara Pass

Biex nagħmlu l-prattika tal-konformità tagħna aktar tanġibbli, ejja nuru proċedura tipika ta' kif nittrattaw relazzjoni kummerċjali ġdida.

Ejjew ngħidu li klijent potenzjali minn Franza jixtieq juża s-servizzi ta' lokalizzazzjoni tagħna. Pass 1: Qabel ma nikkonkludu l-kuntratt, niġbru data bażika ta' identifikazzjoni – normalment l-isem tal-kumpanija, il-forma legali, l-ID tal-VAT, u l-isem tar-rappreżentant legali. Pass 2: Din id-data nqabbluha mal-listi ta' sanzjonijiet komuni (UE, UN, Bafin). Dan il-proċess huwa awtomatizzat u ġeneralment jieħu biss ftit minuti. Jekk ma jkun hemm l-ebda qabla, nimxu għall-Pass 3: Niċċekkjaw jekk is-servizz mixtieq – pereżempju lokalizzazzjoni ta' sit web mill-Ġermaniż għall-Franċiż – jaqax taħt regolamenti ta' kontroll tal-esportazzjoni. Peress li huwa servizz mingħajr trasferiment ta' teknoloġija, dan mhuwiex il-każ hawn. Pass 4: Nitolbu lill-klijent jagħmel il-ħlas minn kont bankarju tan-negozju tiegħu stess. Meta l-ħlas jasal, inwettqu s-servizz.

Jekk il-klijent minflok jipproponi li jħallas minn parti terza jew joffri ħlas fi flus kontanti, dan immedjatament iwassal għal investigazzjoni aktar approfondita. Ukoll, jekk il- isem tal-klijent jikkorrispondi ma' lista ta' sanzjonijiet, ikollna nirrifjutaw ir-relazzjoni kummerċjali. Dan l-eżempju juri kemm il-verifiki tagħna huma sistemiċi u fl-istess ħin effiċjenti.

Proċess Intern Tagħna

Il-konformità mal-Kodiċi ta' Kondotta fil-Baduno GmbH mhix biss immonitorjata mill-ġestjoni, iżda hija integrata fil-proċeduri ta' kuljum.

Kull impjegat ġdid u kull reviżur freelance ġdid jirċievi fil-bidu tal-kollaborazzjoni verżjoni qasira tal-kodiċi u jikkonferma bil-miktub li huwa konxju minnu. Fl-aċċettazzjoni tal-ordni, il-maniġer tal-proġett huwa obbligat li jivverifika l-identità tal-klijent qabel ma jibda s-servizz u jwettaq kontroll tal-lista ta' sanzjonijiet. Dan jiġi ddokumentat fis-sistema CRM tagħna. Għal talbiet ta' ħlas mhux tas-soltu – pereżempju jekk terza persuna trid tħallas jew jekk ikun hemm ħlas żejjed – hemm proċess ta' eskalazzjoni: l-impjegat responsabbli jgħaddi l-każ lill-uffiċjali tal-konformità, li jeżaminaw u jiddeċiedu. L-approvazzjoni tingħata biss jekk it-talba ta' ħlas ma tindikax b'mod ċar ħasil ta' flus jew evażjoni ta' sanzjonijiet.

Barra minn hekk, kull sena nwettqu taħriġ intern dwar il-konformità, li jkopri r-reġimi ta' sanzjonijiet attwali, perikli tipiċi u rotot ta' rappurtar. In-netwerk ta' reviżuri tagħna jiġi infurmat permezz ta' ċirkolari dwar bidliet rilevanti. F'każ ta' avveniment speċifiku – pereżempju regolament ġdid ta' sanzjonijiet tal-UE – isiru notifiki ad hoc. Dawn il-proċessi interni jiżguraw li l-partijiet kollha involuti japplikaw l-istess standards f'kull ħin.

Termini spjegati b'mod ċar

Fil-Kodiċi ta' Kondotta tagħna jidhru xi termini legali li mhux dejjem huma ċari għall-klijenti u l-imsieħba. Hawn taħt nispjegaw l-aktar importanti.

Qafas Soċjalment Adegwat: Dan it-terminu jiddeskrivi benefiċċji jew stediniet li huma meqjusa bħala komuni u xierqa fin-negozju u ma jagħtux impressjoni ta' influwenza inġusta. Eżempju: Ikla flimkien wara laqgħa ma' klijent, fejn l-ispejjeż jibqgħu f'limitu moderat (madwar €30 għal kull persuna), hija soċjalment adegwata. Min-naħa l-oħra, ikliet regolari f'ristoranti lussużi jew il-ħlas tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar ma jkunux aktar soċjalment adegwati.

Listi ta' Sanzjonijiet: Dawn huma reġistri aċċessibbli pubblikament li jelenkaw persuni, organizzazzjonijiet jew pajjiżi li kontrihom l-UE jew il-Ġermanja imponiet sanzjonijiet ekonomiċi. L-aktar magħrufa jinkludu l-Lista Konsolidata tal-Kunsill tal-UE u l-lista ta' sanzjonijiet tal-Uffiċċju Federali għas-Sorveljanza Finanzjarja (BaFin). Laqgħa fuq tali lista tfisser ġeneralment li ma jistax jibda jew jitkompla relazzjoni kummerċjali.

Kontroll tal-Esportazzjoni: Dan jirreferi għal regolamenti nazzjonali u tal-UE li jillimitaw l-esportazzjoni ta' ċerti oġġetti, software jew teknoloġiji. Għas-servizzi tagħna fil-qasam tal-lokazzjoni tal-websajt, dan m'għandu l-ebda rwol prattiku, peress li huma servizzi lingwistiċi puri li mhumiex soġġetti għall-kontroll tal-esportazzjoni. Madankollu, niddeterminaw dan każ b'każ biex niżguraw li ma nwettaq l-ebda servizz ipprojbit.

Eżempju prattiku pass pass

Immaġina li klijent ġdid minn Franza jikkmandana biex inwettqu l-lokazzjoni tal-websajt tiegħu. Għalik bħala klijent, il-proċess jimxi hekk: L-ewwel, niġbru ismek u d-data tal-kumpanija tiegħek – pereżempju n-numru SIRET jew ir-reġistru tal-kummerċ. Din l-informazzjoni nqabbluha mal-listi ta' sanzjonijiet tal-UE, li jsir awtomatikament fi ftit minuti. Laqgħa hija rari ħafna; jekk isseħħ, nikkuntattjawk għal kjarifika. Fl-istess ħin, niċċekkjaw jekk pajjiżek jew is-settur tiegħek humiex soġġetti għal kontrolli speċjali tal-esportazzjoni – għal kumpaniji fl-UE, dan ġeneralment mhuwiex problema.

Fil-pass li jmiss, naqblu dwar il-modalitajiet ta' ħlas: Tirċievi fattura fuq il-kont bankarju tal-kumpanija tiegħek, li tittrasferixxi minn dak l-istess kont. Niċħdu l-ħlas fi flus kontanti jew il-ħlas minn terzi, anki għal ammonti żgħar. Jekk impjegat ta' wieħed mill-awdituri freelance tagħna jitlob b'mod żbaljat ħlas mhux tas-soltu, jintervjeni l-kontroll intern tagħna: It-tim tal-konformità tagħna jwaqqaf il-proċess u jiċċara mal-partijiet kollha. Il-proċess kollu huwa ddisinjat sabiex inti, bħala klijent li jirrispetta l-liġi, ma tinnota xejn minnu – jaħdem fl-isfond, mingħajr dewmien.

Proċedura Interna Tagħna

Meta jkollna verifika ta' konformità interna, din tgħaddi minn diversi stadji. L-ewwel, l-impjegat responsabbli jidentifika raġuni speċifika – pereżempju, ordni ta' klijent ġdid, talba ta' ħlas mhux tas-soltu, jew bidla fir-relazzjoni kummerċjali. Imbagħad, huwa jqabbel id-dejta rilevanti b'mod awtomatiku mal-listi ta' sanzjonijiet tal-UE u tal-Uffiċċju Federali għall-Ekonomija u l-Kontroll tal-Esportazzjoni. Dan it-tqabbil isir permezz ta' software ċċertifikat u jiġi dokumentat. F'każ ta' 'hit' (laqgħa), il-każ jiġi eskalat immedjatament lill-maniġment; fil-prattika, jista' jkun hemm żball ta' verifika, li naċċertaw permezz ta' identifikazzjoni personali.

B'mod parallel, niċċekkjaw jekk is-servizz mitlub jaqax taħt regoli ta' kontroll tal-esportazzjoni – pereżempju, softwer b'komponenti ta' kriptaġġ. Għal proġetti ta' lokalizzazzjoni ta' websajts biss, dan rarament ikun il-każ, iżda xorta niċċekkjaw għall-istruzzjonijiet kollha. Wara approvazzjoni mill-uffiċċju tal-konformità, l-ordni tiġi pproċessata b'mod regolari. Il-verifiki kollha jiġu rreġistrati f'log sikur għal reviżjoni. L-għan huwa li jiġu identifikati r-riskji legali kmieni, mingħajr ma titgħabbel bla bżonn l-operat kurrenti.

Termini Spjegati b'mod Ċar

Biex nifhmu aħjar il-prinċipji tagħna ta' konformità, nispjegaw termini ewlenin: B' 'listi ta' sanzjonijiet' nirreferu għal-listi uffiċjali tal-Unjoni Ewropea li jelenka persuni, kumpaniji u organizzazzjonijiet li kontrihom ġew imposti miżuri ekonomiċi jew finanzjarji. Laqgħa fuq dawn il-listi ma tfissirx awtomatikament reat, iżda li aħna legalment obbligati li ma nwettqux negozji. 'Kontroll tal-esportazzjoni' jirreferi għal verifiki dwar jekk prodott jew servizz jistax jiġi kkonsenjat f'ċerti pajjiżi jew lil ċerti riċevituri. Għas-servizzi ta' lokalizzazzjoni tagħna, dan normalment ikun rilevanti biss jekk ikun hemm teknoloġija ta' kriptaġġ jew jekk il-klijenti jkunu residenti f'pajjiżi terzi.

'Prevenzjoni tal-ħasil tal-flus' tinkludi miżuri bħall-verifika tal-identità tal-imsieħba kuntrattwali, il-monitoraġġ ta' flussi ta' ħlas mhux tas-soltu, u l-obbligu ta' rappurtar għal transazzjonijiet suspettużi. Aħna stess m'aħniex direttament obbligati li nagħmlu dawn ir-rapporti, peress li m'aħniex istituzzjoni finanzjarja, iżda nirrifjutaw proċeduri suspettużi. 'Qafas soċjalment adegwat' huwa terminu legali li jgħid li attenzjonijiet żgħar bħal kafè jew ikla sempliċi tan-negozju huma permessi sakemm ma joħolqux impressjoni ta' korruzzjoni. F'każ ta' inċertezza, dejjem nagħżlu l-għażla restrittiva.

Interazzjoni mal-linji gwida l-oħra tagħna

Dan il-Kodiċi ta' Kondotta mhuwiex dokument iżolat, iżda parti minn qafas ta' konformità komprensiv f'Baduno GmbH. Huwa jistabbilixxi l-prinċipji etiċi u legali fundamentali u jkun supplimentat minn linji gwida aktar speċifiċi. Pereżempju, il-Kodiċi jaħdem mill-qrib mal-politika tal-privatezza tagħna, li tirregola l-immaniġġjar ta' data personali. Pereżempju, matul kontroll ta' sanzjonijiet, aħna nitolbu ismek u, jekk applikabbli, id-data tat-twelid tiegħek - proċess li jsir skont il-prinċipji ta' minimizzazzjoni tad-data u limitazzjoni tal-iskop. Il-politika tagħna tas-sigurtà tal-IT tiżgura li din id-data tkun protetta waqt it-trasmissjoni u l-ħażna. Il-politika dwar rigali u stediniet tikkonkretizza dak li hu meqjus bħala soċjalment xieraq skont il-Kodiċi. Ukoll, il-politika dwar ir-rappurtar ta' irregolaritajiet, deskritta fil-paġna separata tar-rappurtar, tissupplimenta l-Kodiċi billi tippreskrivi bil-miktub il-proċedura ta' rappurtar għal vjolazzjonijiet. Fil-qosor: Il-Kodiċi jipprovdi l-valuri, il-linji gwida l-oħra jittraduċuhom f'istruzzjonijiet konkreti għall-użu ta' kuljum. Dan joħloq sistema konsistenti li tippromwovi kemm il-konformità legali, l-integrità u t-trasparenza. Għalik bħala klijent, dan ifisser li d-data u l-ħlasijiet tiegħek jiġu ttrattati skont standards għoljin u uniformi.

Kunċetti żbaljati komuni oħra

Minbarra l-kunċetti żbaljati diġà spjegati, fil-prattika niltaqgħu ma' suppożizzjonijiet oħra li nixtiequ niċċaraw hawn. Twemmin komuni huwa li l-kontrolli tas-sanzjonijiet isiru biss meta jkun hemm ċertu fatturat jew volum ta' transazzjonijiet. Fil-fatt, aħna niċċekkjaw lill-imsieħba kollha mingħajr l-ebda limitu finanzjarju – anki l-konklużjoni ta' ordni żgħira ta' traduzzjoni tqanqal kontroll. Nuqqas ieħor ta' ftehim jikkonċerna r-rappurtar ta' vjolazzjonijiet: xi wħud jassumu li rapport huwa utli biss jekk diġà jkollok evidenza soda. Is-sistema tagħna ta' rappurtar, madankollu, hija maħsuba propju għal każijiet ta' suspett – aħna nitolbu wkoll għal osservazzjonijiet mhux ikkonfermati, li mbagħad niċċekkjaw internament. Fl-aħħar nett, spiss wieħed jassumi li r-regoli dwar rigali u stediniet japplikaw biss għal kuntatt dirett mal-klijenti. Iżda japplikaw għall-partijiet terzi esterni kollha, inklużi klijenti potenzjali ġodda, fornituri ta' servizzi u awdituri. Anki stedina għal pranzu tan-negozju ma' persuna interessata li għadha mhijiex klijent trid tkun soċjalment xierqa. Dawn il-kjarifiki għandhom jgħinu biex il-prattika ta' konformità tagħna tinftiehem b'mod korrett.

X'jiġri f'każ ta' laqgħa ta' sanzjoni?

Laqgħa ta' sanzjoni sseħħ meta l-isem ta' sieħeb kummerċjali jew persuna involuta fit-tranżazzjoni jaqbel ma' reġistrazzjoni fuq lista ta' sanzjonijiet valida. Internament, dan jibda proċess standardizzat li niddeskrivu b'mod trasparenti hawn. L-ewwel, il-laqgħa tiġi vvalidata manwalment mit-tim ta' konformità tagħna, peress li tista' tkun qabża ta' isem mingħajr qbil ieħor. Aħna niċċekkjaw id-data tat-twelid, l-indirizz u karatteristiċi oħra ta' identifikazzjoni disponibbli. Jekk il-laqgħa tiġi kkonfermata, ir-relazzjoni kummerċjali tieqaf immedjatament: ma nwettqux aktar ordnijiet u ma naċċettawx aktar ħlasijiet. Il-proċess jiġi ddokumentat u, jekk meħtieġ mil-liġi, jiġi rrappurtat lill-awtorità kompetenti. Jekk ikun allarm falz, il-verifika titqies bħala negattiva u l-proċess kummerċjali jkompli minnufih. Inti tiġi infurmat biss dwar ir-riżultat jekk ikollu impatt fuq il-kollaborazzjoni, jiġifieri f'każ ta' laqgħa kkonfermata jew jekk ikollna bżonn informazzjoni addizzjonali. Dan il-proċess jiżgura li nissodisfaw l-obbligi legali tagħna mingħajr ma nfixklu bla bżonn ir-relazzjonijiet kummerċjali.